skip to main content

Rhaglen, penderfyniadau a chofnodion

Lleoliad: Cyfarfod Rhithiol / Virtual Meeting. Gweld cyfarwyddiadau

Cyswllt: Lowri Haf Evans  01286 679878

Eitemau
Rhif eitem

1.

YMDDIHEURIADAU

I dderbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb

Cofnod:

Derbyniwyd ymddiheuriad gan y Cynghorydd Sion Jones

 

 

 

 

 

2.

DATGAN BUDDIANT PERSONOL

I dderbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol

Cofnod:

Ni dderbyniwyd datganiad o fuddiant personol gan unrhyw aelod oedd yn bresennol.

 

3.

MATERION BRYS

Nodi unrhyw eitemau sy’n fater brys ym marn y cadeirydd fel y gellir eu hystyried.

Cofnod:

Dim i’w nodi

 

4.

COFNODION pdf eicon PDF 255 KB

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid derbyn cofnodion cyfarfod o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd Chwefror 13eg 2020 fel rhai cywir  

Cofnod:

Cadarnhaodd y Cadeirydd bod y cofnod yn gofnod priodol o’r cyfarfod hwn a gynhaliwyd 13 Chwefror 2020

 

5.

DATGANIAD LLYWODRAETHU BLYNYDDOL CYNGOR GWYNEDD AR GYFER 2019/20 pdf eicon PDF 386 KB

I ystyried yr adroddiad

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

Cymeradwyo’r Datganiad (drafft) yn ddarostyngedig i addasu’r pedwerydd cymal yn y rhanAtebolrwyddi ddileu’r cyfeiriad at ddiffyg dyhead y cyhoedd i ddal y Cyngor yn atebol, ac argymell fod Arweinydd y Cyngor a’r Prif Weithredwr yn ei arwyddo

Cofnod:

Cyflwynwyd y datganiad gan Pennaeth Cynorthwyol - Refeniw a Risg  ac eglurodd  bod y datganiad, er nad yn rhan o’r cyfrifon, yn ddogfen statudol ac angen ei chyhoeddi gyda’r cyfrifon. Yn unol â Rheoliadau Cyfrifon Archwilio (Cymru) a Chod ymarfer CIPFA mae’n rhaid i bob Awdurdod Lleol sicrhau bod datganiad o reolaeth fewnol yn ei le. Adroddwyd mai’r Prif Weithredwr ac Arweinydd y Cyngor sydd yn arwyddo’r datganiad er bod angen cymeradwyaeth gan y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu.

 

Rhoddwyd ychydig o gefndir i’r datganiad gan nodi bod dyletswydd ar bob Awdurdod Lleol i gyflwyno datganiad blynyddol ac er yn wahanol o ran fformat neu ddull mae eu cynnwys yn debyg iawn. Yng Ngwynedd, y Grŵp Asesu Trefniadau Llywodraethu, o dan arweiniad y Prif Weithredwr sydd yn adolygu'r gofrestr risg. Bydd y grwp yn trafod risgiau mewn 22 o feysydd llywodraethu gwahanol, gan nodi’r rheolaethau sydd gan y Cyngor yn eu lle er mwyn lliniaru’r risgiau hynny. Caiff hyn ei wneud mewn ymateb i fframwaith CIPFA sydd yn adnabod egwyddorion craidd ar gyfer llywodraethu da.

 

Adroddwyd bod y Grŵp wedi dod i gasgliad bod 0 maes gyda risgiau uchel iawn, 1 maes risgiau uchel, 11 maes risgiau canolig a 10 maes risgiau isel. Nodywd mai y maes risg uchel oedd diwylliant, a’r rhesymeg hyn yw bod diwylliant amhriodol o fewn y Cyngor yn llesteirio’r holl agweddau llywodraethu. Er hynny, ategwyd bod Gweledigaeth Ffordd Gwynedd yn dangos enghreifftiau da iawn gyda chynnydd arwyddocaol cyffredinol ond nid  yn gyson ar draws y Cyngor. Ategwyd bod yr amserlen wedi llithro ychydig oherwydd pandemig covid 19, ond ceir enghreifftiau bod diwylliant Ffordd Gwynedd wedi cynorthwyo’r sefyllfa mewn rhai llefydd wrth ymateb i’r argyfwng.

 

Tynnwyd sylw mai un sgôr risg sydd wedi newid yn y flwyddyn sef adolygu deilliannau a hynny oherwydd methiant i ddysgu gwersi o brofiad gan barhau i wneud yr un pethau yn anghywir.

 

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan Aelodau:

·         Pryder am atebolrwydd y Cyngor ac am gymal yn yr adroddiad sydd yn mynegi nad oes ‘ dim dyhead gan y cyhoedd i ddal y cyngor yn atebol’.  Ystyriwyd hyn yn gymal dilornus a bod awydd ymysg y cyhoedd ond bod diffyg ymddiriedaeth oherwydd penderfyniadau anodd yn y gorffennol. Er mai Aelodau sydd yn cynrychioli’r cyhoedd nid oes grym gan aelodau cyffredin gan nad ydynt yn rhan o drafodaethau ac felly efallai'r cyhoedd yn colli cysylltiad.

·         Cysylltiad gydag Aelodau wedi bod yn wan yn ystod y cyfnod clo. Diffyg cyfathrebu gyda Chadeiryddion Pwyllgoraubach

·         Diffyg mewnbwn i benderfyniadau -  derbyn gwybodaeth o benderfyniadau ond braf fuasai cael gwybod beth sydd yn cael ei drafod ymlaen llaw.

·         Risg sgôr ddim yn gwahaniaethu o flwyddyn i flwyddyn. Pam nad oes ymateb i’r her? Pam nad oes gwelliant?

·         Meysydd wedi eu cytuno ar gyfer datblygu - sut fydd ‘mewnbwn’ y cyhoedd yn cael ei fesur ac  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 5.

6.

CYFRIFON TERFYNOL 2019/20 - Alldro Refeniw pdf eicon PDF 186 KB

I ystyried yr adroddiad

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

-           derbyn y sefyllfa a’r risgiau perthnasol yng nghyswllt cyllidebau’r Cyngor a’i adrannau

-           derbyn penderfyniadau'r Cabinet (16/6/20)

Cofnod:

Nododd yr Aelod Cabinet Cyllid y cyflwynwyd yr adroddiad i’r Cabinet 16 Mehefin 2020 a bod y Cabinet wedi cymeradwyo’r holl argymhellion a’r trosglwyddiadau ariannol. Pwysleisiodd bod yr Aelodau Cabinet i gyd yn ymwybodol o’u cyfrifoldeb i gadw at y gyllideb. Nododd bod sefyllfa gofal oedolion a gorwariant Adran Plant a Theuluoedd yn amlygu pryder.

 

Gosodwyd y cyd-destun ac ymhelaethwyd ar gynnwys yr adroddiad gan yr Uwch Reolwr Cyllid. Cyfeiriwyd at grynhoad o’r sefyllfa fesul adran oedd yn amlygu’r symiau i’w cario ymlaen ar ddiwedd y flwyddyn. Amlygwyd bod y Gwasanaeth Plant aTheuluoedd yn gorwario £3.3m ar ddiwedd y flwyddyn ariannol a’r Adran Priffyrdd a Bwrdeistrefol gyda gorwariant o £500k. Tynnwyd sylw at y manylion pellach (atodiad 2) a’r pwysau amlwg, sylweddol sydd yn wynebu y maes gofal a maes gwastraff i geisio lleihau’r ardrawiad ar drigolion Gwynedd drwy beidio torri gwasanethau -  gwelir tystioaleth bod trafferthion cyflawni arbedion.

 

Amlygwyd bod yr Adran Oedolion wedi profi gwelliant yn y sefyllfa ariannol erbyn diwedd y flwyddyn ariannol gan dderbyn ac ailgyfeirio grantiau hwyr a defnydd cyllid un tro o £420k. Heb y cyfraniadau ychwanegol hyn buasai’r adran wedi gorwario £1.5m, fodd bynnag wedi derbyn   bidiau ychwanegol gwerth £1.8m ar gyfer 2020/21.

 

Adroddwyd bod cynnydd pellach yn y tueddiad gorwariant ar y gwasanaethau gweithredol, lleoliadau ac ôl 16 yn yr Adran Plant a Theuluoedd  ac felly adroddwyd ar orwariant o  £3.4m. Ategwyd nad oedd y sefyllfa yn unigryw i Wynedd ond yn hytrach yn ddarlun cyfarwydd ar draws yr holl awdurdodau. Er hynny, y sefyllfa yn parhau yn un pryderus ac er bod £2m ychwanegol wedi ei ddyrannu i gyllideb 2020/21 yr Adran i gwrdd ar pwysau cynyddol, bod methiant i wireddu  arbedion yn fater sydd angen ei ddatrys - bwriad cyfarch hyn mewn  adroddiad dilynol i’r Cabinet.

 

Sylwadau pellach:

·         Priffyrdd a Bwrrdeistrefol yn dangos  lleihad  ond maes gwastraff yn broblemus eleni

·         Balansau ysgolion wedi cynyddu o £4m i £4.3m

·         Addysg a YGC wedi perfformio yn well na’r hyn a ragwelwyd yn ystod y flwyddyn

·         Tanwariant yn yr Adran Amgylechedd  a thanwariant un tro ar nifer o benawdau Corfforaethol

·         Yn dilyn adolygiad digonolrwydd  o’r cronfeydd a darpariaethau penodol y Cyngor wrth  gau’r cyfrifon a  llwyddwyd i gynaeafu £825,000 o adnoddau.

 

Mewn ymateb i sylw bod nifer o’r adrannau yn cynnwys trosiant staff fel problem, nodwyd yn gyffredinol, os yn anwybyddu gwaraint cyfalaf, bod  ¾ o’r gwaraint yn waraint staff ac felly yn anochel y byddai materion staff yn codi. Ategwyd, bod bidiau mewn rhai adrannau wedi ei cymeradwyo i helpu’r sefyllfa yma.

 

PENDERFYNWYD

 -          derbyn y sefyllfa a’r risgiau perthnasol yng nghyswllt cyllidebau’r Cyngor a’i adrannau

-           derbyn penderfyniadau'r Cabinet (16/6/20)

 

7.

DATGANIAD O GYFRIFON CYNGOR GWYNEDD 2019/20 pdf eicon PDF 111 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

Derbyn y Datganiad o Gyfrifon Statudol (drafft cyn archwiliad) er gwybodaeth

Cofnod:

Cymerodd  yr Aelod Cabinet Cyllid y cyfle i ddiolch i holl staff yr Adran Cyllid am sicrhau bod Datganiad y Cyfrifon y Cyngor wedi eu paratoi erbyn 15fed o Fehefin. Adroddwyd bod  Llywodraeth Cymru ers hynny wedi ymestyn dyddiad y cyflwyno i fis Tachwedd gan fod nifer o Gynghorau wedi cadarnhau nad oedd modd cwblhau’r dasg erbyn mis Mehefin. Roedd yn destun balchder gan yr Aelod Cabinet, o dan yr holl amgylchiadau, bod y Cyngor wedi llwyddo i gwblhau’r datganiad trwy ymroddiad staff yr adran o fewn cyfnod heriol iawn. Ategodd ers mis Mawrth mai blaenoriaeth y Cyngor yw amddiffyn pobl fregus ein cymunedau.

 

Ategodd y Pennaeth Cyllid bod y datganiad wedi ei gwblhau ar ffurf  statudol ac fe nododd bod y ffigyrau pensiwn yn ystumio’r ffigyrau  - cyfeiriwyd atynt fel  ffigyrau papur ac i ddeall y sefyllfa ychydig yn well cyfeiriodd at y wybodaeth am y symudiadau yn y reserfau (tud 79). Teimlwyd yr angen i gyflwyno’r datganiad gan y byddant wedi dyddio erbyn cyfarfod nesaf y Pwyllgor (14/09/20). Gan nad oes modd i Deloittes gwblhau eu harchwiliad hwy o’r cyfrifon tan fis Medi, ystyriwyd  y gall y  Pwyllgor, yn y cyfarfod hwnnw, ganolbwyntio ar archwiliad yr archwilwyr allanol. Ategodd yr Uwch Reolwr Cyllid bod chwe set o gyfrifon wedi eu cwblhau ac yng nghyd-destun y datganiad, nodwyd ei fod yn ddatganiad cymhleth a hirfaith yn dilyn ffurf safonol CIPFA. Tynnwyd sylw at yr adroddiad naratif ac at y prif faterion yn y datganiad.

 

PENDERFYNWYD derbyn y Datganiad o Gyfrifon Statudol (drafft cyn archwiliad) er gwybodaeth

 

8.

CYFRIFON TERFYNOL HARBYRAU GWYNEDD 2019/20 pdf eicon PDF 210 KB

I ystyried yr adroddiad

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

Derbyn a chymeradwyo’r wybodaeth

-           Cyfrif Incwm a Gwariant Refeniw 2019 / 20

-           Ffurflen Datganiad cyfrifon a ddaeth i ben 31 Mawrth 2020 (yn amodol ar archwiliad)

Cofnod:

Cyflwynwyd yr adroddiad gan yr  Uwch Reolwr Cyllid  a eglurwyd yn unol â’r gofynion statudol o dan Ddeddf Harbyrau 1964 mae’n rhaid i Wynedd, fel awdurdod harbyrau, ddarparu datganiad cyfrifon blynyddol sy’n ymwneud â gweithgareddau harbyrau Abermaw, Aberdyfi, Pwllheli a Porthmadog. Gyda throsiant yr harbyrau yn is na £2.5m,ystyriwyd i fod yn gorff llywodraeth leol llai o faint ac felly mae cwblhau ffurflen datganiadau cyfrifon a ddarparwyd gan Archwilio Cymru yn cwrdd â’r gofynion statudol.

 

Cyfeiriwyd at y cyfrif incwm a gwawriant ac amlygwyd, er bod yr incwm yn llai na’r target roedd  tanwariant o £10.5k (staffio cynnal a chadw). Tynnwyd sylw at ffurflen safonol yr archwilwyr allanol a nodwyd bod y cyfrifon eisoes wedi bod yn destun archwiliad mewnol ac ers canol mis Mai yn destun archwiliad allanol gan Deloitte. Ategwyd mai dim ond os bydd angen gweithredu newidiadau yn dilyn archwiliad y bydd fersiwn ddiwygiedig yn cael ei chyflwyno i gyfarfod nesaf o’r Pwyllgor ar Fedi 14eg 2020.

 

PENDERFYNWYD derbyn a chymeradwyo’r wybodaeth

-           Cyfrif Incwm a Gwariant Refeniw 2019 / 20

-           Ffurflen Datganiad cyfrifon a ddaeth i ben 31 Mawrth 2020 (yn amodol ar archwiliad)

-           Cadeirydd y Pwyllgor i lofnodi’r datganiadau (yn electroneg)

 

9.

RHEOLAETH TRYSORLYS 2019/20 pdf eicon PDF 307 KB

I ystyried adroddiad y Rheolwr Buddsoddi

Penderfyniad:

Derbyn yr adroddiad er gwybodaeth

Cofnod:

Cyflwynwyd adroddiad gan y Rheolwr Buddsoddi yn adrodd ar wir ganlyniadau rheolaeth trysorlys y Cyngor yn ystod 2019/20, yn erbyn y strategaeth a sefydlwyd am y flwyddyn ariannol honno. Nodwyd bod gweithgaredd benthyca’r Cyngor o fewn y cyfyngiadau a osodwyd yn wreiddiol, a derbyniwyd £546,000 o log ar fuddsoddiadau a oedd yn uwch na’r £406,000 yn y gyllideb. Cadarnhawyd nad oedd unrhyw fanc roedd y Cyngor wedi buddsoddi arian gyda nhw wedi methu â thalu.

 

Tynnwyd sylw at fanylder y gweithgareddau benthyca gan amlygu bod y benthyciadau tymor hir wedi aros yn gyson ond y gwahaniaeth mwyaf yw’r benthyciadau tymor byr sydd wedi ei gymryd allan. Nodwyd bydd yn arferol gofyn am lif arian tuag at ddiwedd y flwyddyn ariannol ond gyda goblygiadau pandemig covid 19  ar ansicrwydd sut i dalu grantiau i fusnesau yn ddiogel, penderfynwyd cymryd benthyciadau tymor byr er mwyn talu’r grantiau. Adroddwyd bod £15m eisoes wedi ei dalu yn ôl gyda £4m i’w dalu eto.

 

Adroddwyd yng nghyd-destun buddsoddiadau bod hwn wedi bod yn gyfnod distaw a’r opsiynau buddsoddi yn rhoi dychweliadau eithaf isel. Nodwyd bod gwerth y £10m a fuddsoddwyd yn y gronfa eiddo yn Chwefror 2019 wedi lleihau yn sylweddol erbyn diwedd Mawrth 2020 a hynny oherwydd effaith niweidiol pandemig covid 19. Ategwyd bod  y gwerth yn isel ond bod adferiad o ryw 20% yng ngwerth marchnadoedd wedi ei gael ers hynny. Y bwriad yw parhau gyda’r buddsoddiadau am y tymor canolig / hir a chynnal trafodaethau cyson gydag Arling Close i gadw llygad ar y portffolio. Amlygwyd bod cyfradd dychwelyd eiddo yn agos i 4%  ac yn trosi incwm refeniw o ryw £400k y flwyddyn ac felly yn arf da iawn i’w gael mewn portffolio.

 

PENDERFYNWYD derbyn y wybodaeth.

 

10.

CYNLLUN ARCHWILIO ALLANOL 2020 CYNGOR GWYNEDD pdf eicon PDF 355 KB

I ystyried yr adroddiad

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

Derbyn adroddiad Archwilio Cymru

Cofnod:

Cyflwynwyd yr Adroddiad gan Alan Hughes (Archwilio Cymru) ac Ian Howse (Deloitte)

 

Nodwyd y byddai’r cyfrifon ar gael i’r cyhoedd hyd at fis Medi gyda’r Archwilwyr Allanol yn cyflwyno eu harchwiliad terfynol o’r cyfrifon wedi hynny.

 

Tynnwyd sylw at y risgiau arwyddocaol sydd wedi eu hadnabod ar gyfer archwiliad y Cyngor oedd yn cynnwys gwrthwneud rheolaethau gan Reolwyr (sydd yn risg gyffredin i bob Awdurdod), effaith argyfwng cenedlaethol covid 19, cyflawnrwydd gwariant a gronnwyd, incwm a gwariant grant GwE, archwilio’r ddarpariaeth a wnaed mewn perthynas â dyfarniad achos McCloud (Pensiynau) a gwaith dechreuol i adolygu parodrwydd ar gyfer cyflwyno prydlesi.

 

Yng nghyd-destun Archwilio Perfformiad ar gwaith am y flwyddyn i ddod, nodwyd bod covid wedi taro rhywfaint o gynnwys y cynllun. Gwnaed penderfyniad i ddiddymu archwiliad Deddf Llesiant a chanolbwyntio ar ddilyn trefn adfer y Cyngor. Amlygwyd bod gweddill y cynllun yn aros run fath ar Archwilwyr yn parhau i gasglu sicrwydd ac asesu risg, cyflawni gwaith ar gynaliadwyedd ariannol, cwblhau adolygiad rhanbarthol o gomisiynu gofal preswyl a nyrsio (gwaith sgopio a thrafodaethau i  ddechrau ym mis Medi). Tynnwyd sylw at y bwriad o wneud gwaith lleol arein ffordd o weithio’, ond nodwyd y bydd angen cynnal trafodaethau gyda swyddogion i ganfod os yw’r testun yn parhau yn briodol.

 

PENDERFYNWYD derbyn adroddiad Archwilio Cymru

 

 

11.

ASESIAD O GYNALIADWYEDD ARIANNOL - CYNGOR GWYNEDD pdf eicon PDF 411 KB

I ystyried adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru

 

Penderfyniad:

Derbyn adroddiad Archwilio Cymru

Cofnod:

Cyflwynwyd yr Adroddiad gan Alan Hughes (Archwilio Cymru). Nodwyd, er bod yr adroddiad wedi ei ysgrifennu cyn cyfnod covid roedd y prif ganfyddiadau, cysyniadau ac egwyddorion yn parhau yn briodol. Cyfeiriwyd at y crynodeb o ddarganfyddiadau’r archwiliad gan amlygu mai’r prif ganfyddiad oedd bod sefyllfa ariannol y Cyngor yn gymharol gryf ar hyn o bryd gyda strategaeth ariannol yn cefnogi cydnerth ariannol. Er hynny, amlygwyd risg bod rhai o wasanaethau  yn gorwario yn sylweddol ac nid yw’r holl arbedion yn cael eu gwireddu. Aethpwyd drwy’r canfuddiadau fesul un gan dynnu sylw at y risigau.

 

Mewn ymateb, diolchodd y Pennaeth Cyllid am yr adroddiad gan nodi ei fod yn adlewyrchiad teg o’r sefyllfa ond yr adroddiad wedi dyddio rhyw ychydig erbyn hyn. Rhoddwyd diweddariad ar lafar o’r sefyllfa bresennol:

 

·         Gwynedd oedd yr awdurdod gyntaf i adrodd ar Effaith Covid-19 ar Gyllideb 2020/21 a gwnaed hynny i’r Cabinet 19/05/20

·         Ers hynny, sawl awdurdod wedi derbyn adroddiadau gan eu trysorydd, a’r hyn sydd yn gyffredinol ymhob adroddiad yw’r ansicrwydd –

 

a)            ynglŷn â pharhad cyfyngiadau’r argyfwng, ac

b)            am faint y cymorth gellid disgwyl gan Lywodraeth  Cymru.

·         Nid yw sefyllfa debygol Cyngor Gwynedd wedi newid yn sylfaenol ers adrodd ym mis Mai.

·         Yn y chwarter cyntaf, roedd y gwariant ychwanegol oddeutu £2m oedd ychydig yn fwy na’r hyn a ragwelwyd, ond swmp ohono wedi’i ddigolledu. 

·         Nid oedd y gost ychwanegol a adroddwyd arno yn cynnwys taliadau Gostyngiadau Treth Cyngor. Disgwylir y bydd Llywodraeth Cymru yn digolledu hwn hefyd gyda thrafodaethau yn cael eu cynnal 30/07/20

·         Roedd colled incwm y Cyngor ychydig yn llai na’r hyn a  amcangyfrifwyd, ac mae gobaith hefyd o ddigolledu’r swmp yma yn Ch.1.

·         Ym mis Mai, trafodwyd colled incwm o £5m yn Ch.1, a £5m pellach yn Ch.2. Gwir golled incwm Ch.1 oedd £4.9m, ac mae tebygolrwydd y bydd Llywodraeth Cymru yn digolledu awdurdodau am gyfran dda ohono (cais wedi ei  gyflwyno 27/07/20).

·         Bydd Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (WLGA) yn gwneud achos i Llywodraeth Cymru neilltuo cronfa am Ch.2, ond dim sicrwydd o hynny.

·         Asesiad y Cyngor o’r golled incwm ddim yn cynnwys sefyllfa casgliad o’r Dreth Cyngor – hyn yn bryder ac yn amhosib i’w fesur ar hyn o bryd.

·         Fodd bynnag, mae lle i ddisgwyl bydd incwm Ch.2 ar lefel dipyn agosach at y gyllideb wrth i fusnesau ail-agor, ymwelwyr yn talu am barcio, ayb.

·         Y reserfau am gymryd ergyd, ond bod digon ar gael i ymdopi gyda’r sefyllfa eleni

·         Bydd angen cynllunio ymlaen ar gyfer 2021/22, gan nad oes gwarant y bydd grant Llywodraeth Cymru yn cadw fyny gyda chwyddiant - cyn yr argyfwng, roedd setliad 2020/21, yn un o’r gorau ers degawd a mwy, oedd yn argoeli fod y blynyddoedd o doriadau llym wedi lleddfu.

·         Bydd angen cymryd stoc o’r sefyllfa a cheisio ystyried rhediad eang o bosibiliadau ar gyfer y flwyddyn nesaf. Y wybodaeth i’w gyflawni yn ffurfiol i’r Cabinet ym mis Hydref.

 

Diolchwyd am yr adroddiad ac am fewnbwn y  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 11.

12.

CYNNYRCH ARCHWILIO MEWNOL AM Y CYFNOD 01/02/2020 hyd 31/03/20 pdf eicon PDF 537 KB

I ystyried adroddiad y Rheolwr Archwilio

Penderfyniad:

Derbyn yr adroddiad a chefnogi’r gweithrediadau cytunedig sydd eisoes wedi’u cyflwyno i reolwyr y gwasanaethau perthnasol. Galw GwE (ynglŷn â chostau teithio) a Priffyrdd a Bwrdeistrefol (ynglŷn â goramser) i gyfarfod y Gweithgor Gwella Rheolaethau

 

Cofnod:

Cyflwynwyd, er gwybodaeth, adroddiad gan y Rheolwr Archwilio yn diweddaru’r Pwyllgor ar waith archwilio mewnol am y cyfnod 3 Chwefror hyd 31 Mawrth 2020. Amlygwyd bod 10 o archwiliadau’r cynllun wedi eu cwblhau.

 

Eglurwyd bod trefniadau newydd wedi eu sefydlu ar gyfer archwiliadau dilyniant. Yn 2018/19, daethpwyd i gytundeb ar 88 o gamau gweithredu i’w cyflawni erbyn 31 Mawrth 2020. Yn dilyn cais am wybodaeth a thystiolaeth gan yr Unedau/Gwasanaethau perthnasol ar gynnydd gweithrediadau, dengys ar 31 Mawrth 2020 bod gweithrediad derbyniol ar 100% o’r camau cytunedig a gytunwyd i liniaru risgiau uchel/uchel iawn, h.y. 11 allan o 11, a 72.73% o’r camau cytunedig a gytunwyd i liniaru risgiau isel/canolig., h.y. 56 allan o 77.

 

Ategwyd bod gweithrediad derbyniol ar 76.13% o’r camau cytunedig, h.y. 67 allan o 88 gweithrediad cytunedig gyd chynnydd wedi ei wneud ar 12.5%, h.y. 11 gweithrediad cytunedig. Er hynny, ni dderbyniwyd ymateb mewn perthynas â 11.36% o’r gweithrediadau er bod cais am wybodaeth wedi ei wneud.

 

Cyfeiriwyd at archwiliad o broses hawlio costau teithio GwE a dderbyniodd farn sicrwydd ‘cyfyngedig’. Bwriad yr archwiliad oedd sicrhau bod proses effeithlon ac effeithiol mewn lle ar gyfer hawlio costau teithio drwy system hunanwasanaeth, sydd yn lleihau’r baich gweinyddol ac yn cadw risg o golled drwy gamgymeriad neu dwyll i lefelau priodol.

 

Amlygwyd pryder gan Aelod, ar ôl i’r drefn o gyflwyno ceisiadau drwy hunanwasanaeth leihau'r gwaith gweinyddol yn sylweddol, bod rheolwyr wedi anghofio gwirio hawliadau costau teithio eu staff.  Cadarnhawyd fod rheolaeth GwE wedi ymrwymo i atgoffa rheolwyr i wirio hawliadau i liniaru’r risg a amlygwyd. 

 

Yn ychwanegol, ystyriwyd bod ansicrwydd y bu ystyriaeth i werth am arian wrth newid lleoliadau gwaith swyddogol rhai o staff GwE.  Pwysleisiwyd nad oedd diffyg yn y drefn hunanwasanaeth yn gyffredinol, roedd gan reolwyr gyfrifoldeb  i wirio ceisiadau costau teithio, ac nad rôl weinyddol ydoedd.  Yn benodol ynglŷn â GwE, pryd penderfynodd Cabinet Gwynedd i newid trefniadau hawliau costau teithio, penderfynodd GwE newid lleoliadau gwaith rhai staff. Ategwyd nad oedd Archwilio Mewnol yn argyhoeddedig fod lleoliad gwaith rhithiol i staff yn rhoi sicrwydd o werth am arian.

 

Adroddwyd bu trafodaethau  rhwng GwE a Cefnogaeth Gorfforaethol ar adeg y newid lleoliad gwaith, a bod GwE wedi cyfiawnhau'r newidiadau cyn ei cymeradwyo.

 

Mewn ymateb i’r uchod, awgrymwyd dylai GwE ail adolygu’r newidiadau i leoliadau gwaith.

 

Mewn ymateb i gwestiwn a yw’n arferol i wyrdroi / newid penderfyniad y Cabinet, nododd y Pennaeth Cyllid roedd y Cabinet wedi sefydlu trefn hawliau teithio ar sail lleoliad gwaith, ac ar wahân i hynny roedd GwE wedi ail ddynodi lleoliad gwaith rhai o’i staff. Nodwyd nad oedd penderfyniad y Cabinet wedi ei wyrdroi ac nad oedd hynny’n arferiad.

 

Cyfeiriwyd ar archwiliad o daliadau goramser yr Adran Priffyrdd a Bwrdeistrefol a dderbyniodd farn sicrwydd cyfyngedig. Bwriad yr archwiliad oedd sicrhau bod trefniadau addas mewn lle i sicrhau bod taliadau goramser  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 12.

13.

ADRODDIAD BLYNYDDOL PENNAETH ARCHWILIO MEWNOL 2019/2020 pdf eicon PDF 579 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Archwilio Mewnol

Penderfyniad:

Derbyn yr adroddiad blynyddol yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Gyhoeddus am y flwyddyn ariannol 2019/2020

Cofnod:

Cyflwynwyd adroddiad gan y Rheolwr Archwilio yn mynegi  barn Archwilio Mewnol ar yr amgylchedd rheolaethol gyffredinol o fewn yr Awdurdod yn ystod 2019/20. Adroddwyd, ar sail y gwaith a gwblhawyd gan Archwilio Mewnol, bod Cyngor Gwynedd fframwaith cadarn o reolaeth fewnol. 

 

Adroddwyd bod 49 darn o waith wedi eu cynnwys yng nghynllun archwilio addasedig terfynol 2019/20. Nodwyd bod 45 o’r aseiniadau wedi eu cwblhau erbyn 31 Mawrth 2020, a oedd yn cynrychioli 91.84% o’r cynllun. O’r adroddiadau perthnasol a dderbyniodd lefel sicrwydd, derbyniodd 77.77% ohonynt lefel sicrwydddigonolneuuchel’. Adroddwyd yn rheolaidd i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu ac yng nghyd-destun gwaith dilyniant, allan o’r 88 gweithrediad cytunedig  wnaethpwyd yn 2018/19 roedd gweithrediad derbyniol ar 76.14% ohonynt erbyn Mawrth 31 2020. Ategwyd bod cynnydd wedi ei wneud ar 12% ac ni dderbyniwyd ymateb ar gyfer 11.36% - bydd y gwasanaeth yn ail ymweld â’r rhain yn y flwyddyn ariannol gyfredol.

 

Nodwyd bod gostyngiad yn nifer y dyddiau cynhyrchiol oedd ar gael i’w darparu ar gyfer archwiliadau Cyngor Gwynedd o 913 diwrnod rhwng 1af Ebrill 2018 a 31ain Mawrth 2019 i 681 diwrnod am yr un cyfnod yn 2019/20. Eglurwyd bod hy o ganlyniad i absenoldeb mamolaeth, cynorthwyo Awdurdod Parc Cenedlaethol Eryri yn eu trefniadau diwedd blwyddyn ariannol a darparu gwasanaeth archwilio Byw’n Iach Cyf. Ers Ebrill 2020 adroddwyd bod 7 aelod llawn amser i’r Tîm Archwilio Mewnol ac un Archwiliwr Dros Dro  i gyflenwi cyfnod mamolaeth ac absenoldeb uwch Archwilwyr i fynychu Coleg ar gyfer ennill  cymhwyster proffesiynol.

 

Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod parthed y defnydd o gynllun prentisiaeth fel modd o sicrhau parhad gwasanaeth a pharhad mewn safon, nododd y Rheolwr  Archwilio ei bod yn annog unigolion i ennill cymwysterau proffesiynol a manteisio ar gyfleoedd o fewn y maes.

 

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â chytundeb i Cyngor Gwynedd roi cymorth ariannol i gwmni Byw’n Iach er nad oedd  trosolwg o’r sefyllfa, adroddodd y Pennaeth Cyllid bod amod i Wynedd ddigolledu incwm Byw’n Iach.

 

Nodwyd gwerthfawrogiad o waith y Rheolwr Archwilio.

 

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad blynyddol yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Gyhoeddus am y flwyddyn ariannol 2019/2020

 

14.

CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL DRAFFT 2020/21 pdf eicon PDF 421 KB

I ystyried adroddiad y Rheolwr Archwilio

Penderfyniad:

Cymeradwyo’r Cynllun Archwilio Diwygiedig ar gyfer cyfnod 1 Ebrill 2020 i 31 Mawrth 2021

Cofnod:

Cyflwynwyd cynllun drafft diwygiedig o waith Archwilio Mewnol am y flwyddyn ariannol 2020/21 er sylwadaeth a chymeradwyaeth gan y Pwyllgor. Amlygwyd,  yn unol ag arfer gorau a Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus, mae'r cynllun Archwilio Mewnol yn destun adolygiad parhaus i sicrhau ei fod yn parhau’n gyfredol ac yn adlewyrchu newidiadau yn y busnes.

 

Eglurwyd bod y cynllun wedi ei ddiweddaru yn sgîl pandemig Covid-19 a’r ffaith nad oedd modd i Archwilio Mewnol gynnal gwaith yn chwarter cyntaf y flwyddyn. Adroddwyd bod  swyddogion Archwilio Mewnol wedi cael eu hadleoli i gynorthwyo a chefnogi’r Cyngor drwy wirio a phrosesu Grantiau Llywodraeth Cymru i Fusnesau a weinyddir gan y Gwasanaeth Refeniw. Ategwyd bod gwariant rhagamcanol y Grantiau hyn yn £63m, yr ail gyngor uchaf yng Nghymru o ran gwariant a thrafodion – y gwaith wedi ei adlewyrchu yn y cynllun diwygiedig.

 

Tynnwyd sylw at  un o brif flaenoriaethau chwarter 1, fel yn y ddwy flynedd ariannol flaenorol, yw darparu gwasanaeth Archwilio Mewnol i oddeutu 70 o gynghorau cymuned, tref a dinas. Ar gyfer cyflawni hyn ac i gynorthwyo’r cynghorau i gwrdd â’u hamserlen statudol o ran cyflwyno eu cyfrifon erbyn 30 Mehefin 2020, derbyniwyd dogfennaeth drwy e-bost ble’n bosibl, a chynhaliwyd cyfarfodydd drwy ddefnyddio Zoom neu Microsoft Teams, yn ogystal â sgyrsiau dros y ffôn. Bu i’r Gwasanaeth dderbyn adborth positif gan y Clercod/Swyddogion Ariannol Cyfrifol ar y trawsffurfiad esmwyth o gynnal yr archwiliadau hyn.

 

Adroddwyd y byddai cynllun diwygiedig 2020/2021 Archwilio Mewnol yn rhoi ystyriaeth briodol bob amser i’r posibilrwydd y gall twyll neu lygredigaeth ddigwydd.  Eglurwyd y  byddant  yn manteisio ar y Fenter Twyll Cenedlaethol ac yn cynnal gwaith Atal Twyll Rhagweithiol gydag Archwilio Cymru hefyd wedi penderfynu ymestyn y Fenter i dargedu'r risgiau twyll sy'n gysylltiedig â grantiau neu daliadau Covid-19 a wneir gan awdurdodau lleol. Ategwyd na fyddai’r swyddogion Archwilio sydd wedi bod ynghlwm â’r gwaith o brosesu taliadau grant yn cynnal y gwaith hwn i sicrhau annibyniaeth a gwahaniad dyletswyddau priodol. Bydd y Gwasanaeth hefyd yn parhau i roi sylw i grantiau penodol, yn enwedig lle mae amodau’r grant yn disgwyl adolygiad gan Archwilio Mewnol.

 

Tynnwyd sylw at y prif newidiadau yn y  cynllun diwygiedig a nodwyd y byddai’r cynllun yn rhoi hyblygrwydd i alluogi’r Gwasanaeth i gefnogi’r Cyngor gydag unrhyw faterion a ddaw i’r amlwg ac i weithredu’n brydlon i unrhyw risgiau a ddeillir yn sgil y materion hynny.

 

Diolchwyd y Pennaeth Cyllid i’r staff am eu parodrwydd i drosglwyddo i gynorthwyo gyda’r lefel uchel o daliadau grant.

 

PENDERFYNWYD cymeradwyo’r Cynllun Archwilio Diwygiedig ar gyfer cyfnod 1 Ebrill 2020 i 31 Mawrth 2021