Rhaglen, penderfyniadau a chofnodion

I dderbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb

Derbyniwyd ymddiheuriad gan y Cynghorydd Jina Gwyrfai.

I dderbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol

Holodd y Cynghorydd Rob Triggs a ddylai ddatgan buddiant personol yn eitem 5 – Datganiad o Gyfrifon 2021-22, oherwydd ei fod yn derbyn pensiwn Gwasanaeth Tân, a bod cyfeiriad yn yr adroddiad at gronfeydd pensiwn.  Mewn ymateb, nododd y Pennaeth Cyllid nad oedd hwn yn fuddiant oedd yn effeithio ar y gyllideb o ran gallu’r aelod i gymryd rhan yn y drafodaeth.

Nodi unrhyw eitemau sy’n fater brys ym marn y cadeirydd fel y gellir eu hystyried.

Gan gyfeirio at fwriad y Prif Weinidog i wneud cyhoeddiad yn nes ymlaen yn y dydd ynglŷn â’i chynlluniau ar gyfer mynd i’r afael â’r cynnydd aruthrol ym mhris tanwydd, holodd aelod a fyddai yna gyfle i’r pwyllgor hwn drafod y mater mewn cyfarfod yn y dyfodol.  Awgrymwyd bod hynny’n fater i’w godi dan eitem 7 – Blaen Raglen y Pwyllgor.

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion cyfarfod o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd 30eg Mehefin 2022 fel rhai cywir  

Derbyniodd y Cadeirydd gofnodion y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd 30 Mehefin, 2022 fel rhai cywir.

I ystyried a  derbyn Y Datganiad O Gyfrifon Statudol (drafft cyn Archwiliad) er gwybodaeth

Derbyn a nodi Datganiad o Gyfrifon y Cyngor (yn amodol ar archwiliad) am 2021/22.

Cyflwynwyd – adroddiad y Pennaeth Cyllid yn cyflwyno’r Datganiad o Gyfrifon statudol (drafft cyn archwiliad) ar gyfer blwyddyn ariannol 2021/22.  Nodwyd:-

·         Bod y cyfrifon drafft yn cael eu harchwilio ar hyn o bryd, ac y cyflwynid y fersiwn terfynol yn dilyn archwiliad er cymeradwyaeth yng nghyfarfod 17 Tachwedd 2022 o’r pwyllgor hwn. 

·         Nad oedd gofyn statudol i aelodau etholedig gymeradwyo’r fersiwn drafft o’r Datganiad o Gyfrifon.  Er hynny, ystyrid bod cyflwyno’r datganiad drafft i’r pwyllgor hwn er gwybodaeth yn arfer da i’w ddilyn, ac yn gyfle i’r aelodau holi swyddogion ariannol am y cynnwys ac arfogi eu hunain gyda gwybodaeth berthnasol er mwyn ystyried risgiau perthnasol, a materion eraill fydd yn destun archwiliad, yn eu cyd-destun.

Rhoddodd yr Aelod Cabinet Cyllid ddiweddariad i’r aelodau ar eu cyfrifoldebau ynghyd ag amlinelliad o lle rydym wedi cyrraedd ar y daith.  Yna manylodd yr Uwch Reolwr Cyllid ar gynnwys yr adroddiad.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Adran am y gwaith manwl, gan wahodd cwestiynau a sylwadau gan yr aelodau.  Yn ystod y drafodaeth, codwyd y materion a ganlyn:-

·         Diolchwyd i’r Aelod Cabinet a’r Uwch Reolwr Cyllid am roi cyflwyniadau clir iawn, oedd yn tynnu sylw at nifer o faterion hynod o bwysig mewn ffordd ddealladwy.

·         Gan gyfeirio at yr angen i brisio mwy o eiddo yn sgil y ffaith bod lefelau chwyddiant mor uchel, holwyd a oedd yna unrhyw newidiadau o ran prisio asedau priffyrdd, ac a oedd hynny’n debygol o greu unrhyw oedi o ran archwilio’r cyfrifon.  Mewn ymateb, nodwyd bod priffyrdd yn ymddangos dan ‘is-adeiladwaith’ yn Nodyn 15 o’r Cyfrifon (Eiddo, Offer a Chyfarpar).  Eglurwyd nad oedd priffyrdd yn cael eu hail-brisio, a’u bod i mewn ar eu cost hanesyddol.  Pe bai’r Cyngor yn gwneud darn o waith ar unrhyw ffordd, roedd yn mynd i mewn ar y gost, ac yn cael ei brisio yn unol â’r polisi yn Nodyn 1 o’r Cyfrifon dros 40 o flynyddoedd.  Nodwyd ymhellach bod gwaith ar droed yn Lloegr i newid y drefn oherwydd nad oedd hyn, o bosib’, yn adlewyrchiad o beth ydi gwerth y ffordd, ac un o’r cynigion dan ystyriaeth oedd bod y ffigwr net yn unig yn cael ei roi i mewn, yn hytrach na chynnwys y dadansoddiad manwl fel yn Nodyn 15.  Efallai bod yna opsiynau eraill hefyd, ond nid oedd hyn yn fater hawdd gan fod y wybodaeth sydd gan y cynghorau ynglŷn â’r gwariant a wnaethpwyd ar ffyrdd ar sail y gost hanesyddol yn unig, gan nad oedd prisiad wedi’i wneud ohonynt erioed.  Holwyd ymhellach a fyddai hyn yn effeithio ar archwiliad eleni o Gyfrifon y Cyngor hwn.  Mewn ymateb, nodwyd y gallai gael effaith, ond bod y trafodaethau’n parhau.

·         Holwyd a oedd y prisio mwy manwl am fod yn batrwm i’r dyfodol.  Mewn ymateb, eglurwyd mai’r lefelau chwyddiant uchel oedd wedi effeithio ar hyn, a tra bo lefelau chwyddiant yn parhau’n uchel, roedd yn debygol y byddai yna fwy o ofyn am hyn oherwydd y prisiau cyfnewidiol yma.  Roedd y mater hwn yn cael ei drafod hefyd  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 5.

I dderbyn diweddariad ar raglen waith Chwarter 1 Archwilio Cymru ac adroddiadau sydd wedi eu cyhoeddi yn ddiweddar

Derbyn yr adroddiad.

Cyflwynwyd - adroddiad ar y cyd gan Reolwr Gwasanaeth Cefnogi Busnes y Cyngor ac Archwilydd Arweiniol, Archwilio Cymru yn amgáu diweddariad Chwarter 1 Archwilio Cymru ar waith y cyrff adolygu (Atodiad 1) ac adroddiad cenedlaethol ‘Taliadau Uniongyrchol ar gyfer Gofal Cymdeithasol i Oedolion’ (Atodiad 2).

Croesawyd Alan Hughes (Archwilio Cymru) i’r cyfarfod, a manylodd ar gynnwys adroddiad Chwarter 1.

Gwahoddwyd cwestiynau a sylwadau gan yr aelodau.  Yn ystod y drafodaeth, codwyd y materion a ganlyn:-

·         Mewn ymateb i gwestiwn, cadarnhawyd mai yn 2023 y byddai’r adroddiad terfynol ar y gwaith Sicrwydd ac Asesu Risg (tudalen 114 o’r rhaglen) yn barod.  Eglurwyd bod yna 2 elfen i’r gwaith, sef ystyried yr elfennau er sicrwydd a’r mannau lle mae’r risg yn bodoli.  Fel arfer, roedd y gwaith yn cael ei grynhoi o gwmpas Rhagfyr / Ionawr cyn trafod gyda’r cynghorau ynglŷn â lle mae’r budd mwyaf i fod yn siapio cynllun lleol y flwyddyn i ddod, a’r siapio yna oedd wedi helpu dylanwadu’r cynllun archwilio ar gyfer eleni.  Gan hynny, wrth edrych ar faterion fel Gofal heb ei Drefnu, Digidol ac Adolygiad o Effethiolrwydd Craffu ddaeth allan o’r gwaith y llynedd, byddai’r archwilwyr yn mynd drwy’r drefn eto o asesu sicrwydd a risg ac yn ceisio dod i gasgliad ynglŷn â lle mae’r elfennau sicrwydd.  Roedd yna ychydig o risg yn bodoli hefyd, a gallai’r risg fod yn genedlaethol, yn rhanbarthol neu’n lleol.  Byddai’r gwaith yn digwydd drwy gydol y flwyddyn, gan edrych ar y sefyllfa ariannol tuag at ddiwedd y flwyddyn pan fyddai’r cyfrifon wedi’u drafftio, fel bod modd tynnu’r ffigurau ohonynt.  Dyna un o’r darnau gwaith oedd ar y gweill ar hyn o bryd, sef edrych ar y patrwm ariannol yn y cynghorau.

·         Gan gyfeirio at waith sy’n digwydd dros gyfnod mwy hir-dymor, holwyd a oedd yna unrhyw negeseuon interim fyddai’n gallu helpu’r pwyllgor gyda’i waith, yn hytrach nag aros tan ddiwedd y broses.  Mewn ymateb, nodwyd bod argymhelliad yn yr adroddiad Taliadau Uniongyrchol ar gyfer Gofal Cymdeithasol i Oedolion ynglŷn â data, a bod cyfeiriad yn y 4 adroddiad diwethaf a baratowyd gan Archwilio Cymru yng Ngwynedd at well defnydd o ddata.  Cafwyd adroddiad yn edrych ar y drefn reoli perfformiad ac roedd cyfeiriad yno at ddefnydd o ddata yn hybu gwneud penderfyniadau, ac ati, fel rhan o edrych ar sut mae argymhellion yn deillio o archwiliad allanol, ac ati, yn cael eu cwblhau.  Roedd yna adroddiadau rheolaidd hefyd yn diweddaru’r pwyllgor ar yr ymateb i’r argymhellion.  Nid oedd yn debygol y byddai’r data yn symud oddi ar y radar yn fuan iawn a chredid bod angen gwneud y defnydd gorau ohono i wneud penderfyniadau.

·         Mewn ymateb i gwestiwn, eglurwyd bod yr Adolygiad o Effeithiolrwydd Craffu yn ddarn o waith lleol, er ei fod yn bwnc oedd yn codi mewn cynghorau eraill hefyd, a diau y byddai yna enghreifftiau o waith tebyg ar gael ar safle we Archwilio Cymru gan ei fod yn destun sy’n cael ei archwilio o dro i dro yn y cynghorau.

·         Holwyd  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 6.

I ystyried blaen raglen y Pwyllgor ar gyfer 2022/23

Derbyn yr adroddiad, gan nodi’r sylwadau a gyflwynwyd yn ystod y cyfarfod.

Cyflwynwyd – adroddiad y Pennaeth Cyllid yn amgáu drafft o raglen waith y pwyllgor am y flwyddyn i ddod, hyd at Chwefror, 2023.

Nododd y Pennaeth Cylld:-

·         Er bod Adroddiad y Gweithgor Gwella Rheolaethau yn eitem sefydlog ar raglen y pwyllgor, na fyddai’n ymddangos oni bai bod cyfarfod o’r gweithgor wedi’i gynnal yn ystod y cylch dan sylw.

·         Yn unol â rôl newydd y pwyllgor hwn o gadw trosolwg ar drefniadau’r Cyngor a sut yr ymdrinnir â chwynion, bod y swyddogion yn anelu at gyflwyno adroddiad craffu i’r pwyllgor ar 17 Tachwedd.

Gofynnodd y Cadeirydd a fyddai’n bosib’ i aelodau’r pwyllgor dderbyn hyfforddiant ar unrhyw feysydd anghyfarwydd cyn craffu adroddiadau ar y pwnc.  Mewn ymateb, cadarnhawyd bod hynny’n bosib’, a gofynnwyd i’r aelodau roi gwybod i’r swyddogion pe dymunent dderbyn hyfforddiant ar unrhyw faes penodol.

Gwahoddwyd cwestiynau a sylwadau gan yr aelodau.  Yn ystod y drafodaeth, codwyd y materion a ganlyn:-

·         Gofynnwyd am sicrwydd y byddai’r pecyn ar y Gyllideb i gyfarfod 9 Chwefror yn cynnwys adroddiad ar y sefyllfa gyfredol o ran yr arian wrth gefn yn bob maes ynghyd ag adroddiad ar y balansau cyffredinol.  Mewn ymateb, cadarnhawyd y bydd y pwyllgor hwn yn derbyn yr un pecyn ag a fydd yn cael ei gyflwyno i’r Aelodau Cabinet ar gyfer gwneud argymhelliad i’r Cyngor llawn.  Eglurwyd mai rôl y pwyllgor hwn fyddai herio a chymryd trosolwg a gwneud yn siŵr bod y pecyn sy’n cael ei gyflwyno i’r Cabinet yn cynnwys y wybodaeth gyflawn sydd ei hangen ar yr aelodau hynny i wneud eu hargymhelliad.  Hefyd, petai angen defnyddio rhywfaint o reserfau i bontio bwlch ariannol y flwyddyn nesaf, byddai’r pecyn yn amlinellu’r risgiau sydd ynghlwm â hynny.

·         Gofynnwyd am gynnwys eitem sefydlog ar raglen pob cyfarfod o’r pwyllgor yn rhoi diweddariadau ar faterion a godwyd mewn cyfarfodydd blaenorol, gan nad oes modd codi materion o’r cofnodion.  Mewn ymateb, nodwyd y gellid cynnwys eitem ar raglen pob cyfarfod yn diweddaru’r aelodau o ran gweithredu’r penderfyniadau, a chytunwyd i edrych i mewn i hynny ar gyfer y cyfarfod nesaf.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad, gyda’r sylwadau a gyflwynwyd yn ystod y drafodaeth.