Rhaglen, penderfyniadau a chofnodion

I ethol Cadeirydd ar gyfer 2023 /24

PENDERFYNIAD:

I AIL ETHOL SHARON WARNES YN GADEIRYDD Y PWYLLGOR HWN AR GYFER 2023 /24

PENDERFYNWYD ail ethol Sharon Warnes yn gadeirydd y Pwyllgor hwn ar gyfer

2023 /24

I ethol dirprwy gadeirydd ar gyfer 2023 / 24

PENDERFYNIAD:

I AIL-ETHOL EIFION JONES YN DDIRPRWY GADEIRYDD Y PWYLLGOR HWN AR GYFER 2023/24

PENDERFYNWYD ail ethol H Eifion Jones yn is ddirprwy'r Pwyllgor hwn ar gyfer 2023 / 24

I dderbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb

.

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan y Cyng. Angela Russell

Croesawyd Carys Edwards (Aelod Lleyg) i’w chyfarfod cyntaf.

Cydymdeimlwyd a Ffion Madog Evans (Pennaeth Cyllid Cynorthwyol – Cyfrifeg a Phensiynau) oedd wedi colli ei thad yn ddiweddar.

I dderbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol

Carys Edwards – Aelod Lleyg  Eitem 11: Atodiad 12  - Manddaliadau oherwydd ei bod yn denant mewn un o fanddaliadau’r Cyngor. Roedd yn fuddiant a oedd yn rhagfarnu ac felly gadawodd y cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar y pwnc.

Nodi unrhyw eitemau sy’n fater brys ym marn y cadeirydd fel y gellir eu hystyried

Dim i’w nodi

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion cyfarfodydd o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd 26 o Ionawr 2023 a 9fed o Chwefror 2023  fel rhai cywir  

Derbyniodd y Cadeirydd gofnodion y cyfarfodydd blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd 26 Ionawr 2023 a 9fed o Chwefror 2023 fel rhai cywir

I ystyried cynnwys yr adroddiad a chynnig unrhyw sylwadau.

PENDERFYNIAD:

Derbyn yr adroddiad

Cyflwynwyd adroddiad oedd yn rhoi amlinelliad o sut mae adrannau’r Cyngor wedi ymateb i benderfyniadau’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel bod modd i’r Aelodau gael sicrwydd bod eu penderfyniadau yn cael sylw. Nodwyd bod yr adroddiad yn rhoi cyfle i’r Aelodau ystyried y penderfyniad a wnaed gyda bwriad o ddileu’r eitem / penderfyniad pan fydd y weithred wedi cwblhau.

Diolchwyd am yr adroddiad

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad

Rhoi diweddariad i’r pwyllgor ar raglen waith Chwarter 4 Archwilio Cymru ynghyd a Chrynodeb Archwilio Blynyddol 2022 a Chynllun Archwilio Amlinellol 2023 sydd wedi eu cyhoeddi yn ddiweddar. 

PENDERFYNIAD:

Derbyn yr adroddiadau

Croesawyd Alan Hughes ac YvonneThomas (Swyddfa Archwilio Cymru i’r cyfarfod i gyflwyno’r adroddiadau canlynol

Rhaglen Waith Chwarter 4 Archwilio Cymru

Cyflwynwyd diweddariad ar raglen waith ac amserlen Archwilio Cymru  hyd ddiwedd Mawrth 2023. Amlygwyd bod adroddiad drafft yn crynhoi’r gwaith archwilio a gwblhawyd ers y Crynodeb Archwilio Blynyddol  wedi ei gyhoeddi Mawrth 2023.

Cadarnhawyd bod Datganiad o Gyfrifon 2021 -22 y Cyngor wedi derbyn barn ddiamod ar 31ain Ionawr 2023

Nodwyd bod y flwyddyn wedi bod yn un brysur ac er llithriad yn nhrosiant staff bod y gwaith yn parhau er bod yr amserlen hefyd wedi llithro rhywfaint.

Crynodeb Archwilio Blynyddol 2022

Cyflwynwyd adroddiad oedd yn crynhoi archwiliad ar gyfer Cyngor Gwynedd oedd yn amlygu gwaith a gwblhawyd ers Crynodeb Archwilio a gafodd ei gyhoeddi Ionawr 2022. Nodwyd bod yr archwiliad yn rhan o ddyletswyddau Archwilydd Cyffredinol Cymru.

Amlygwyd bod y gwaith a gyflawnwyd yn cwmpasu dyletswyddau megis gwelliant parhau, archwilio cyfrifon, sicrhau gwerth am arian ac asesu i ba raddau mae cyrff cyhoeddus yn cydymffurfio a’r dyletswydd datblygu gynaliadwy.

Cyfeiriwyd at rai prosiectau penodol a adolygwyd. Yng nghyd-destun adolygiad o Reoli Perfformiad daethpwyd i’r casgliad bod gan y Cyngor fframwaith rheoli perfformiad sydd yn datblygu’n dda er bod gweithredu amrywiol ar y broses ar hyn o bryd yn anodd  llywio’r broses adrodd.

Diolchwyd am yr adroddiad clir ac hunanesboniadwy.

Cynllun Archwilio Amlinellol 2023

Cyflwynwyd adroddiad gan Archwilio Cymru yn nodi’r gwaith maent yn bwriadu ei wneud yn ystod 2023 fel modd o gyflawni eu cyfrifoldebau statudol fel archwilydd allanol y Cyngor ac yn unol â’u rôl o dan Còd Ymarfer Archwilio. Nodwyd bod y cynllun yn cynnwys llinell amser archwilio gan dynnu sylw y byddai Cynllun Archwilio Manwl 2023 yn cael ei gwblhau erbyn Medi 2023 – o ganlynaid i gyflwyniad o addasiadau i drefniadau gofynion Archwilwyr sydd yn cynnwys gwaith pellach mewn asesu risg cyn cyflwyno datganiadau.

Diolchwyd am yr adroddiad

Mewn ymateb i gwestiwn a fyddai gofynion newydd yr Archwilwyr yn rhoi mwy o bwysau ar staff y Cyngor, nodwyd mai adnoddau Archwilio Cymru fydd yn cael eu defnyddio i adnabod risgiau a chynllunio ac felly bydd gofyn efallai am yr angen am gydweithio pellach.  Ategwyd bydd y gwaith o adnabod risgiau yn cymryd blaenoriaeth.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiadau

I ddiweddaru y Pwyllgor ar y cynnydd yn y rhaglen waith

PENDERFYNIAD:

Derbyn yr adroddiad a’r cynnydd yn y Rhaglen Waith

Cyflwynwyd diweddariad gan Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol (Swyddog Monitro) ar raglen waith gweithredu Deddf Llywodraeth Leol Etholiad (Cymru) 2021. Atgoffwyd yr Aelodau bod nifer o gamau gweithredu yn deillio o ddarpariaethau’r Ddeddf a ddaeth i rym yn 2022 yn dilyn Cydsyniad Brenhinol. Nodwyd bod y Ddeddf wedi ei gosod o fewn Cofrestr Risg Corfforaethol y Cyngor gyda’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cadw trosolwg a sicrwydd ar y gweithredu sydd ei angen i weithredu’r darpariaethau.

Amlygwyd bod prif elfennau’r Ddeddf wedi eu mabwysiadu a bellach yn weithredol ynghyd a’r Strategaeth Cyfranogiad a’r Cynllun Deisebau wedi eu mabwysiadu ac yn cael eu gosod ar wefan y Cyngor. Ategwyd bod y gwaith ar baratoi Canllawiau i'r Cyfansoddiad drafft yn cael eu cwblhau ac y bydd angen cynnal proses ymgynghorol cyn y gellid  cyhoeddi fersiwn derfynol.

Cyfeiriwyd at y ffaith bod y Ddeddf yn darparu dewis trefn bleidleisio ‘pleidlais sengl drosglwyddadwy’ (Single Transferable Vote - STV)  ar gyfer etholiadau Prif Gynghorau ac fe ddarparwyd papur briffio ar gyfer Arweinyddion Grwpiau ar y mater yma.  Nodwyd bod bwriad cynnal gweithdy i’r holl aelodau ym Mehefin 2023 i drafod y nifer materion sydd yn datblygu ar draws maes etholiadau a phleidleisio, fydd yn cynnwys yr elfen yma. Yn dilyn hyn, bydd angen adrodd ar drefn pleidleisio i'r Cyngor Llawn yn ystod yr Hydref er gwyntyllu'r dewisiadau a cheisio arweiniad ar ddymuniad i gychwyn proses ystyried mabwysiadau trefn amgen.

Elfen olaf y gwaith fydd cwblhau gwaith diweddaru ac addasu'r Cyfansoddiad (er bod  diweddariadau angenrheidiol eisoes wedi eu mabwysiadau a’u cyhoeddi). Eglurwyd bod materion technegol angen eu cwblhau (megis materion o gwmpas y Cyd Bwyllgor Corfforaethol) a chyfle hefyd i adolygu a diweddaru cynnwys y Cyfansoddiad yn gyffredinol. Y bwriad yw cwblhau'r gwaith yn derfynol erbyn yr Hydref gydag adroddiadau yn cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor am arweiniad ar elfennau penodol.

Diolchwyd am yr adroddiad

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn ag apwyntio ‘panel’ (o drigolion a budd-ddeiliaid) ar gyfer cynnal asesiad perfformiad y Cyngor fydd yn cyfarfod unwaith bob tymor i adolygu gwaith y Cyngor, nodwyd bod y ddarpariaeth mewn grym. Ategwyd mai’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio sydd a’r rôl ganolog i dderbyn adroddiadau ar berfformiad, ac y bydd disgwyl i’r adborth o’r panel gael ei fwydo i mewn i gyfundrefn perfformiad y Cyngor fel bod modd i'r Pwyllgor ei ystyried cyn cyflwyno i’r Cabinet.

Mewn ymateb i sylw ynglŷn â pharatoi canllawiau i’r Cyfansoddiad ac os mai ‘dogfen i egluro dogfen’ fydd hyn, nododd y Swyddog Monitro bod y Cyfansoddiad yn ddogfen weithredol o tua 300 tudalen ac y byddai’r ddogfen yn grynodeb fyddai’n cynnwys prif agweddau’r Cyfansoddiad  wedi ei hysgrifennu mewn dull llai technegol, yn egluro trefniadau’r Cyngor ynghyd ag elfennau llywodraethiant a gweithredol.

Mewn ymateb i sylw ynglŷn ag annog cyfranogiad ac i ba raddau bydd hyn yn rhedeg yn gyfochrog a threfniadau Democratiaeth, nododd y Swyddog Monitro mai amcan Llywodraeth Cymru oedd creu cyswllt perthnasedd llywodraeth leol gyda’r gymuned - bod y rhai hynny sydd gydag elfen o ddiddordeb yn  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 9.

I ystyried a chymeradwyo’r Siarter

PENDERFYNIAD:

Derbyn yr adroddiad a chymeradwyo’r Siarter Archwilio Mewnol

Yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Gyhoeddus 2013 (diwygiedig  2017) rhaid llunio Siarter Archwilio Mewnol gyda chynnwys y Siarter yn cyfarch Nodyn Gweithredu Llywodraeth Leol (2019) a gyhoeddwyd gan CIPFA.  Cyflwynwyd Siarter Archwilio Mewnol Gwynedd gan y Rheolwr Archwilio gan nodi mai cyfrifoldeb y Pwyllgor yw cymeradwyo’r siarter yn flynyddol.

Diolchwyd am yr adroddiad

Mewn ymateb i sylw ynglŷn â threfniadau ar gyfer  osgoi  buddiannau gwrthdaro a / neu gwblhau gwaith ar wahân i waith sicrwydd, nododd y Rheolwr Archwilio, os, er enghraifft byddai’r Uned Archwilio yn rhoi mewnbwn i sefydlu system newydd, anodd fyddai archwilio’r maes os eisoes wedi bod yn rhan o’r broses sefydlu. Bydd yr Uned felly yn ceisio sicrhau, os oes archwilydd wedi bod yn rhan o’r gwaith ymgynghorol, bod archwilydd arall yn gwneud y gwaith archwilio er mwyn osgoi gwrthdaro.

Awgrymwyd, i’r dyfodol, cynnwys yr eglurhad yn yr adroddiad.

PENDERFYNWYD

Derbyn yr adroddiad a chymeradwyo’r Siarter Archwilio Mewnol

I ystyried a derbyn yr adroddiad hwn ar waith Archwilio Mewnol am y cyfnod o 25 Ionawr 2023 hyd 31 Mawrth 2023, sylwebu ar y cynnwys yn ôl dymuniad yr aelodau, a chefnogi’r gweithrediadau cytunedig sydd eisoes wedi’u cyflwyno i reolwyr y gwasanaethau perthnasol.

PENDERFYNIAD:

• Derbyn yr adroddiad
• Cefnogi gweithrediadau sydd eisoes wedi eu cytuno gyda’r gwasanaethau perthnasol

• Cyfeirio 3 maes cyfyngedig i’r Gweithgor Gwella

-       Cynllunio – Trefniadau Cyfathrebu

-       Mesurau Diogleu Amddiffyn Rhyddid

-       Manddaliadau

Nodyn: Atodiad 10 Trefniadau Recriwtio a Dargadw Staff. Camau gweithredu.

Pwynt bwled 3 ‘Symud y system ffurflenni gadael i system Hunanwasaneth y Cyngor ond parhau i flaenoriaethu cyfweliadau wyneb yn wyneb fel modd o ganfod rhesymau unigolion dros adael eu swyddi’

Cyflwynwyd, er gwybodaeth, adroddiad gan y Rheolwr Archwilio yn diweddaru’r Pwyllgor ar waith archwilio mewnol am y cyfnod o 25 Ionawr 2023 hyd 31 Mawrth 2023. Amlygwyd bod 12 o archwiliadau’r cynllun gweithredol wedi eu cwblhau  ac wedi ei gosod ar lefel sicrwydd uchel; digonol neu gyfyngedig.

            Cyfeiriwyd at bob archwiliad yn ei dro.

            Materion yn codi o’r drafodaeth ddilynol

·      Cynllunio – Trefniadau Cyfathrebu – Cyfyngedig

-     Bod perfformiad y gwasanaeth yn annigonol wrth ymateb i geisiadau cynllunio

-     Nad yw gorfodaeth cynllunio yn digwydd

-     Yng nghyd-destun penderfyniadau cynllunio wedi eu gwneud o fewn 8 wythnos, er bod 70% o’r ceisiadau a wiriwyd wedi derbyn penderfyniad o fewn yr 8 wythnos, bod angen mwy o wybodaeth a manylder am y 30% arall

-     Bod yr adroddiad yn siomedig, ond nid  yn syndod. Er bod yr adroddiad yn nodi problemau cyfnod covid a phroblemau recriwtio, pa mor ffyddiog yw’r Uned Archwilio y gall y Gwasanaeth Cynllunio weithredu yn effeithiol?

-     Awgrym bod trefniadau gorfodaeth yn cael ei ystyried fel maes i’w archwilio

Mewn ymateb i’r sylwadau nododd y Rheolwr Archwilio mai’r Rheolwr Cynllunio oedd wedi  cynnig y camau gweithredu ac felly bod pryderon megis adnoddau staffio wedi eu hystyried wrth drafod yr adroddiad drafft a’r cynllun gweithredu gyda’r archwilwyr.

·      Trefniadau Clefyd Coed Ynn

-     Y dylai risgiau i bobl a cherbydau uchafu risgiau i fioamrywiaeth yng nghyd-destun clefyd yr Onnen

·      Trefniadau Recriwtio a dargadw Staff

-        Yn croesawu bod yr Adran Oedolion, Iechyd a Llesiant yn bwriadu sefydlu cyfweliadau gadael a bod hyn i’w wneud drwy’r system hunanwasanaeth. Hyn yn gyfle da i ddeall a gwella amodau gwaith, yn rhan o ymarfer da ac yn gyfle i unigolion fynegi barn heb oblygiadau.

-        Argymell bod yr archwilwyr yn dychwelyd at y Gwasanaeth i awgrymu cynnal cyfweliadau personol

-        Er yn derbyn nad yw cynnal cyfweliadau personol bob amser yn bosib a bod hunanwasanaeth yn cynnig amgylchiadau gwell, awgrym rhoi dewis i’r unigolyn.

-        Mai proses fiwrocrataidd sydd yma o hwyluso proses - dim gorfodaeth i gwblhau cyfweliad ar system - gwirfoddol yn unig. Fel cyflogwr mawr, dylai’r Cyngor wneud defnydd o gynnal cyfweliadau personol fyddai yn darganfod problemau a ffyrdd o’u datrys.

Mewn ymateb, cynigodd y Rheolwr Archwilio wneud darn o waith ychwanegol ar ‘gyfweliadau gadael’ ac adrodd nôl i’r Pwyllgor. Ategodd bod yr Adran Cefnogaeth Gorfforaethol yn ceisio gwell trefniadau gyda chyfweliadau gadael – angen ystyried  cyfweliadau personol fel cyfle da i dderbyn adborth, derbyn cyfarpar a ‘chwblhau’r’ gyflogaeth

·      Mesurau Diogelu Amddiffyn Rhyddid

-     Pryder diffyg staff a defnydd staff asiantaethau all arwain at gosb ariannol

-     Bod disgwyl i swyddogion BIA gynnal asesiadau yn eu ‘hamser eu hunain’ yn annerbyniol

Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio mai’r dymuniad yw i staff BIA neilltuo amser i gwblhau’r gwaith DoLS gan ddefnyddio’r elfen goramser - nid oes disgwyliad iddynt ei wneud am ddim

·      Manddaliadau

-     Bod yr adroddiad yn siomedig ac nad oedd y sefyllfa wedi gwella o gwbl dros y 5 mlynedd diwethaf

-     Nad oedd yn cael ei  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 11.

I ystyried yr adroddiad

PENDERFYNIAD:

• Derbyn yr adroddiad yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Gyhoeddus am y flwyddyn ariannol 2022/23
• Ail sefydlu Gweithgor Gwella Rheolaethau.

-       Aelodaeth i gynnwys Sharon Warnes (Cadeirydd), Eifon Jones (Is gadeirydd).

Rhys Parry, Meryl Roberts a Carys Edwards yn gwirfoddoli eu hunain

Cyflwynwyd adroddiad gan y Rheolwr Archwilio yn mynegi  barn Archwilio Mewnol ar  amgylchedd rheolaethol gyffredinol o fewn yr Awdurdod yn ystod 2022/23 gan ddarparu cyfryw farn archwilio mewnol blynyddol i’r Awdurdod. Nodwyd na all sicrwydd fyth fod yn llwyr ac y mwyaf y gall gwasanaeth archwilio mewnol ei ddarparu i’r Cyngor ydi cyngor rhesymol nad oes gwendidau mawr yn y system gyfan o reolaeth fewnol.

Ar sail gwaith Archwilio Mewnol a gwblhawyd yn ystod 2022/2023, ystyriwyd bod  fframwaith rheolaeth fewnol Cyngor Gwynedd yn ystod y flwyddyn ariannol 2020/2021 yn gweithredu ar lefel sicrwydd rhesymol ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd cyffredinol fframwaith llywodraethu’r Awdurdod, rheoli risg a rheolaeth fewnol.

Roedd 41 darn o waith wedi eu cynnwys yng nghynllun archwilio addasedig terfynol 2022/2023. Cafodd 40 o aseiniadau eu cwblhau erbyn 31 Mawrth 2023, sy’n cynrychioli 97.56% o’r cynllun. O’r adroddiadau perthnasol o gynllun archwilio 2022/2023 a dderbyniodd lefel sicrwydd, derbyniodd 77.14%% ohonynt lefel sicrwydd “Digonol” neu “Uchel.

Ers 1 Ebrill 2021, roedd 7 aelod llawn amser i’r Tîm Archwilio Mewnol ac un Uwch Archwiliwr Dros Dro. Nodwyd bod arian wedi ei neilltuo i ariannu’r adnodd ychwanegol i’r Gwasanaeth weithredu archwiliadau pan fydd cyfyngiadau’r argyfwng yn llacio, fel yr adroddwyd gan y Pennaeth Cyllid i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu ar 11/02/2021.

Yng nghyd-destun Rhaglen Sicrwydd Ansawdd a Gwelliant, nodwyd bod cyrff y sector gyhoeddus yn adolygu eu gweithdrefnau archwilio yn erbyn Safonau Archwilio Mewnol y Sector Gyhoeddus (PSIAS) o leiaf unwaith bob pum mlynedd. Bydd canlyniadau’r hunanasesiad yn erbyn y safonau a’r Nodyn diwygiedig i Lywodraeth Leol (2019) yn cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu yn ystod 2023/2024.

Diolchwyd am yr adroddiad.

            Materion yn codi o’r drafodaeth ddilynol

·         Croesawu adroddiad manwl

·         Llongyfarch yr Uned ar gwblhau 97.5% o’r archwiliadau - hyn yn gynnydd sylweddol o 2021/22

·         Angen gwell cydweithio a chefnogaeth adrannau i gynyddu cyfran gweithrediadau cytunedig - angen ail sefydlu’r Gweithgor Gwella Rheolaethol

·         Os nad oes ymateb i’r gweithrediadau cytunedig yna cais am adroddiad pellach i'r Pwyllgor wneud penderfyniad o alw gwasanaeth i mewn i drafod - pwysig bod y pwyllgor yn cefnogi hyn

·         Awgrym bod yr adroddiad diffyg ymateb i’r gweithrediadau yn cael ei gyfeirio at yr Aelod Cabinet - cyfle i drafod yng nghyfarfodydd chwarterol herio perfformiad

·         Grym gan y Pwyllgor i herio perfformiad - byddai ail sefydlu gweithgor yn fuddiol iawn i symud pethau ymlaen

·         Bod angen codi ymwybyddiaeth Penaethiaid Adrannau i waith Archwilio Mewnol

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â’r nifer archwilwyr sydd yn gweithio ar bob archwiliad, nodwyd bod un archwilydd yn gweithio ar archwiliad ac yn atebol i arweinydd fydd yn adolygu’r drefn ac yn monitro ansawdd yr archwiliad.  Eithriad fyddai cael mwy nag un yn gweithio ar archwiliad. Ategwyd bod y tîm yn cydweithio yn dda iawn. Diolchwyd i Bleddyn Rhys ac Eva Chan am gamu fyny yn ystod absenoldeb salwch Luned.

PENDERFYNWYD

·         Derbyn yr adroddiad yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Gyhoeddus am y flwyddyn ariannol 2022/23

·         Ail sefydlu Gweithgor Gwella Rheolaethau.

-           Aelodaeth i gynnwys Sharon Warnes  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 12.

I ystyried cynnwys y Strategaeth Archwilio Mewnol a'r Cynllun Archwilio Mewnol 2023/2024, ei gymeradwyo, a chefnogi Archwilio Mewnol i gyflawni ei rôl.

PENDERFYNIAD:

Derbyn yr adroddiad a chymeradwyo’r Strategaeth Archwilio Mewnol a’r Cynllun Archwilio Blynyddol

Cyflwynwyd, yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Gyhoeddus, gynllun yn seiliedig ar risg i bennu blaenoriaethau’r gweithgarwch Archwilio Mewnol sydd yn gyson ag amcanion y Cyngor. Eglurwyd bod y cynllun gyda hyblygrwydd i sicrhau rhydd sylw i unrhyw faterion a ddaw i’r amlwg, bydd unrhyw addasiadau  / newidiadau i’w cymeradwyo gan y Pwyllgor. Cyfeiriwyd at ddefnydd methodoleg AGILE sydd yn darparu modd hyblyg a dynamig i Gynllun Archwilio Mewnol o ganlyniad i fonitro risg yn barhaus.

Diolchwyd am yr adroddiad

PENDERFYNWYD

Derbyn yr adroddiad a chymeradwyo’r Strategaeth Archwilio Mewnol a’r Cynllun Archwilio Blynyddol

I nodi’r sefyllfa a’r risgiau perthnasol yng nghyswllt cyllidebau’r Cyngor a’i adrannau a sylwebu fel bo angen.

PENDERFYNIAD:

•      Derbyn yr adroddiad

•      Nodi’r risgiau perthnasol

•      Cefnogi argymhelliad i’r Cabinet (13 Mehefin 2023) gymeradwyo’r symiau i’w cario ’mlaen; i gymeradwyo’r holl argymhellion a’r trosglwyddiadau ariannol

Amlygodd yr Aelod Cabinet Cyllid byddai’r adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Cabinet 13 Mehefin 2023 a bod angen i’r Pwyllgor graffu a chynnig sylwadau ar y sefyllfa cyn hynny.

Gosodwyd cyd-destun yr adroddiad gan y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol - Cynaliadwyedd a Datblygiadau. Nodwyd bod yr adroddiad yn manylu ar wariant y Cyngor yn 2022/23, sefyllfa alldro tanwariant neu orwariant yr adrannau unigol, a’r rhesymau am hynny. Cyfeiriwyd at grynodeb o sefyllfa derfynol yr holl adrannau sy’n amlygu’r symiau i’w parhau ar ddiwedd y flwyddyn ariannol ynghyd a’r prif faterion a meysydd ble fu gwahaniaethau sylweddol. Amlygwyd,

·         Ar ddiwedd y flwyddyn ceir gorwariant o fewn saith adran, a hynny o ganlyniad i nifer o ffactorau megis methiant i wireddu arbedion, chwyddiant cyflogau uwchlaw’r gyllideb a phrisiau ynni cynyddol. Cyfeiriwyd at y pum adran sydd a'r gorwariant amlycaf

-       Adran Oedolion Iechyd a Llesiant: Gorwariant o £3.9 miliwn, gyda £921 mil yn sgil thrafferthion gwireddu arbedion.  Gwelwyd defnydd cynyddol o staff asiantaeth mewn gwahanol feysydd, pwysau ar lety cefnogol a phecynnau taliadau uniongyrchol yn faterion yng Ngwasanaethau Pobl Hŷn ac yn Anabledd Dysgu a oedd hefyd yn cyfrannu tuag at y gorwariant.

-       Adran Addysg: Gorwariant o £1.2 miliwn. Effaith cost ychwanegol chwyddiant cymorthyddion a staff gweinyddol o £690 mil ac effaith prisiau trydan uwch o £614 mil. Gydag ysgolion wedi elwa o bron i £1 miliwn o arbedion ynni yn deillio o Covid a'r cyfnodau clo cysylltiedig, defnyddir balansau ysgolion i gyllido'r pwysau ychwanegol o £1.304 miliwn.

-       Adran Economi / Byw’n Iach. Yn 2021/22 derbyniodd Byw’n Iach werth £1.4 miliwn o gymorth gan Lywodraeth Cymru. Nid oedd y cymorth ar gael yn 2022/23, ond sgil effaith ariannol Covid yn parhau ac yn amharu ar y gallu i gynhyrchu incwm. Y Cyngor felly wedi ymestyn y cyfnod sicrwydd ar gyfer cefnogaeth ariannol i’r cwmni hyd at ddiwedd 2022/23.

-       Adran Priffyrdd a Bwrdeistrefol; Gorwariant o £2.5 miliwn gyda’r maes casglu gwastraff ac ailgylchu yn parhau i orwario. Cyfeiriwyd at wariant un-tro a phwysau cynyddol ar gyllideb Priffyrdd erbyn diwedd y flwyddyn ynghyd a thrafferthion gwireddu arbedion gwerth £608 mil, gyda £335 mil ohono yn y maes gwastraff.

-       Adran Tai ac Eiddo: Effaith Deddf Ddigartrefedd wedi arwain at bwysau ariannol sylweddol ac er bod yr Adran wedi derbyn £1.5m o gronfa trefniadau yn sgil Covid, mae wedi parhau i orwario o £2.5m. Disgwyli’r  i’r gorwariant yma gael ei ariannu o Gronfa Premiwm Treth y Cyngor.

·         Bod nifer o resymau tanwariant un-tro ar nifer o benawdau Corfforaethol

·         Bod cynnydd mewn cyfraddau llog wedi arwain at £1.3 miliwn ychwanegol, a bu llai o aelwydydd yn hawlio gostyngiad treth cyngor o’i gymharu â blynyddoedd blaenorol.

·         Bod rhagdybiaethau darbodus wrth osod cyllideb 2022/23 a newid deddfwriaethol trethiant hefyd wedi cyfrannu at gynnyrch treth ychwanegol wrth i dai drosglwyddo yn ôl o drethi annomestig i dreth cyngor.

·         Bod balansau’r ysgolion wedi lleihau £4.8m, sef o £16.7m yn 2021/22 i £11.9m yn 2022/23. Dros y blynyddoedd diwethaf gwelwyd cynnydd sylweddol ym malansau ysgolion yn  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 14.

I dderbyn y wybodaeth, ac ystyried y risgiau yn ymwneud â’r rhaglen gyfalaf

PENDERFYNIAD:

·           Derbyn yr adroddiad

·           Nodi’r risgiau perthnasol

·           Cefnogi argymhelliad i’r Cabinet (13 Mehefin 2023) gymeradwyo’r gwariant o £37,131,000 ar y rhaglen gyfalaf yn ystod y flwyddyn ariannol 2022/23 ac i gymeradwyo’r ariannu addasedig

Amlygodd Cyfrifydd Grŵp - Cyfalaf a Rheolaeth mai prif ddiben yr adroddiad oedd cyflwyno’r rhaglen gyfalaf diwygiedig ar ddiwedd y flwyddyn ariannol (sefyllfa 31 Mawrth 2023), a chymeradwyo’r ffynonellau ariannu perthnasol. Cyfeiriwyd at ddadansoddiad fesul Adran o’r rhaglen gyfalaf £142.2 miliwn am y 3 blynedd 2022/23 - 2024/25 ynghyd a’r ffynonellau sydd ar gael i ariannu’r cynnydd net sydd oddeutu £1.6miliwn ers yr adolygiad diwethaf.

Prif gasgliadau’r adolygiad oedd bod y Cyngor wedi llwyddo i wario £37.1m yn 2022/23 ar gynlluniau cyfalaf, gyda £17.1m (46%) ohono wedi’i ariannu trwy grantiau penodol.

Eglurwyd bod effaith heriau Ariannol diweddar ar y rhaglen gyfalaf yn amlwg ac yn  ychwanegol i’r £40.8 miliwn a adroddwyd arno yn adolygiadau blaenorol 2022/23 roedd £17.4 miliwn pellach o wariant arfaethedig wedi’i ail-broffilio o 2022/23 i 2023/24, gyda’r prif gynlluniau yn cynnwys,

·         £11.8 miliwn Cynlluniau Strategaeth Tai a Digartrefedd

·         £9.3 miliwn Cynlluniau Ysgolion (Cymunedau Dysgu Cynaliadwy ac Eraill)

·         £5.3 miliwn Adnewyddu Cerbydau

·         £5.2 miliwn Cynlluniau Grantiau ac Eraill Tai

·         £3.5 miliwn Cynllun Hwb Iechyd a Gofal Penygroes

Yn ogystal, llwyddodd y Cyngor i ddenu grantiau ychwanegol ers yr adolygiad diwethaf, oedd yn cynnwys y grantiau canlynol:

·         £2.2 miliwn - Grant Cynnal a Chadw Ysgolion 22/23.

·         £0.3 miliwn – Grantiau gan Lywodraeth Cymru a’r Ymddiriedolaeth Genedlaethol tuag at gynllun amddiffyn yr arfordir ym Mhorthdinllaen.

·         £0.2 miliwn - Grantiau  Dechrau’n Deg a Gofal Plant gan Lywodraeth Cymru.

·         £0.2 miliwn – Grant Cronfa Integreiddio Rhanbarthol – addasiadau sefydliadau a hwyluso gweithio ar y cyd ag asiantaethau eraill.

Gofynnwyd i’r Pwyllgor ystyried a chraffu’r wybodaeth cyn cyflwyno’r adroddiad i’r Cabinet ei gymeradwyo 13 Mehefin 2023.

Diolchwyd am yr adroddiad

PENDERFYNWYD

·         Derbyn yr adroddiad

·         Nodi’r risgiau perthnasol

·         Cefnogi argymhelliad i’r Cabinet (13 Mehefin 2023) gymeradwyo’r gwariant o £37,131,000 ar y rhaglen gyfalaf yn ystod y flwyddyn ariannol 2022/23 ac i gymeradwyo’r ariannu addasedig

Cyflwyno –

·         Adroddiad Cyfrif Incwm a Gwariant Refeniw 2022/23, a

·         Ffurflen Swyddogol Flynyddol o’r Cyfrifon, wedi’i ardystio, ond cyn Archwiliad

I dderbyn a chymeradwyo’r cyfrifon

PENDERFYNIAD:

Derbyn yr adroddiad

Cymeradwyo:

• Cyfrif Incwm a Gwariant Refeniw 2022 / 23
• Ffurflen Flynyddol ar gyfer y Flwyddyn a ddaeth i ben 31 Mawrth 2023, yn amodol ar archwiliad gan Archwilio Cymru
• Cadeirydd i arwyddo’r ffurflen yn electroneg

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol - Cynaliadwyedd a Datblygiadau).  Eglurwyd, gan fod y trefniant ar y cyd rhwng Gwynedd a Môn wedi dod i ben ar 31 Mawrth, a’r Pwyllgor Polisi Cynllunio ar y Cyd (oedd a’r hawl i gymeradwyo’r cyfrifon terfynol) heb gyfarfod wedi’r dyddiad yma, cyflwynwyd y cyfrifon terfynol i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. 

Gyda throsiant y cydbwyllgor yn is na £2.5m, fe’i hystyriwyd yn gorff llywodraeth leol llai o faint ac felly mae cwblhau ffurflen datganiadau cyfrifon a ddarparwyd gan Archwilio Cymru yn cwrdd â’r gofynion statudol.

Cyfeiriwyd at yr adroddiad alldro oedd yn egluro sefyllfa derfynol incwm a gwariant y Pwyllgor Polisi Cynllunio ar y Cyd ar gyfer 2022/23. Nodwyd bod  tanwariant ar nifer o’r penawdau, gan gynnwys £26 mil o danwariant “Gweithwyr”, £10 mil o danwariant “Cludiant”,  £31 mil o danwariant  “Costau Datblygu’r Cynllun”, ond roedd £10 mil o “Arbedion i’w darganfod”.  Cafodd £22 mil o’r tanwariant ei drosglwyddo i’r Balansau oedd yn rhoi balans o £201 mil ar ddiwedd y flwyddyn ariannol.

Tynnwyd sylw at ffurflen safonol yr archwilwyr allanol ynghyd a’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol, sydd yn sicrhau system rheolaeth fewnol gadarn. Amlygwyd bod y cyfrifon eisoes wedi bod yn destun archwiliad Mewnol a hefyd yn destun archwiliad allanol gan Archwilio Cymru. Ategwyd mai dim ond os bydd angen gweithredu newidiadau yn dilyn archwiliad y bydd fersiwn ddiwygiedig yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor ym mis Rhagfyr.

Diolchwyd am yr adroddiad. Nododd cyn Aelod o’r Pwyllgor Polisi ar y Cyd, ac Aelod o’r Pwyllgor hwn bod y balans terfynol wedi ei rannu yn gyfartal rhwng Gwynedd a Môn

PENDERFYNWYD

·         Derbyn yr adroddiad

·         Cymeradwyo:

-       Cyfrif Incwm a Gwariant Refeniw 2022 / 23

-       Ffurflen Flynyddol ar gyfer y Flwyddyn a ddaeth i ben 31 Mawrth 2023, yn amodol ar archwiliad gan Archwilio Cymru

-       Cadeirydd i arwyddo’r ffurflen yn electroneg

Cyflwyno:

·         Adroddiad Cyfrif Incwm a Gwariant Refeniw 2022/23, a

·         Ffurflen Swyddogol Flynyddol o’r Cyfrifon, wedi’i ardystio, ond cyn Archwiliad

I dderbyn a chymeradwyo’r cyfrifon

PENDERFYNIAD:

Derbyn yr adroddiad

Cymeradwyo:

• Cyfrif Incwm a Gwariant Refeniw 2022 / 23
• Ffurflen Flynyddol ar gyfer y Flwyddyn a ddaeth i ben 31 Mawrth 2023, yn amodol ar archwiliad gan Archwilio Cymru
• Cadeirydd i arwyddo’r ffurflen yn electroneg

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol - Cynaliadwyedd a Datblygiadau).  Eglurwyd, yn unol â’r gofynion statudol o dan Ddeddf Harbyrau 1964 mae’n rhaid i Wynedd, fel awdurdod harbyrau, ddarparu datganiad cyfrifon blynyddol sy’n ymwneud â gweithgareddau harbyrau Abermaw, Aberdyfi, Pwllheli a Porthmadog. Gyda throsiant yr harbyrau yn is na £2.5m, fe’i hystyriwyd yn gorff llywodraeth leol llai o faint ac felly mae cwblhau ffurflen datganiadau cyfrifon a ddarparwyd gan Archwilio Cymru yn cwrdd â’r gofynion statudol.

Cyfeiriwyd at y cyfrif incwm a gwawriant, ac amlygwyd bod £53,346 o danwariant ar ddiwedd y flwyddyn. O’r swm yma, adroddwyd bod tanwariant ar staffio ac ar adeiladau (oherwydd llai o wariant ar gynnal a chadw a chynnal tiroedd), ond gwelwyd gorwariant ar arwyddion,  rhybuddion a chynnal cychod yn bennaf. O ran yr incwm adroddwyd bod diffyg incwm o £3mil ar lefelau ffioedd a rhenti.

Tynnwyd sylw at ffurflen safonol yr archwilwyr allanol ynghyd a’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol, sydd yn sicrhau system rheolaeth fewnol gadarn. Amlygwyd bod y cyfrifon eisoes wedi bod yn destun archwiliad Mewnol a hefyd yn destun archwiliad allanol gan Archwilio Cymru. Ategwyd mai dim ond os bydd angen gweithredu newidiadau yn dilyn archwiliad y bydd fersiwn ddiwygiedig yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor ym mis Rhagfyr.

Diolchwyd am yr adroddiad.

PENDERFYNWYD

·         Derbyn yr adroddiad

·         Cymeradwyo:

-       Cyfrif Incwm a Gwariant Refeniw 2022 / 23

-       Ffurflen Flynyddol ar gyfer y Flwyddyn a ddaeth i ben 31 Mawrth 2023, yn amodol ar archwiliad gan Archwilio Cymru

-       Cadeirydd i arwyddo’r ffurflen yn electroneg