Rhaglen, penderfyniadau a chofnodion

I dderbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan y Cynghorydd Menna Baines a’r Cynghorydd Jina Gwyrfai

I dderbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol

Dim i’w nodi

Nodi unrhyw eitemau sy’n fater brys ym marn y cadeirydd fel y gellir eu hystyried.

Dim i’w nodi

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion cyfarfod o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd 7fed o Fedi 2023 fel rhai cywir  

.

Derbyniodd y Cadeirydd gofnodion y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd 7fed Medi 2023 fel rhai cywir.

Eitem 6: Adroddiad Blynyddol Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 2022-23 – ‘y bwriad o gyflwyno adroddiad i’r cyfarfod nesaf ynglŷn â chynnal hunan-arfarniad o waith y Pwyllgor’ – nodwyd y byddai’r adroddiad yn cael ei gyflwyno i gyfarfod 14 Rhagfyr 2023.

Braf oedd gweld Sharon Warnes yn Cadeirio’r cyfarfod a hithau wedi gwella ar ôl cyfnod o waeledd. Diolchwyd i’r Cyng. Paul Rowlinson am gyflwyno Adroddiad Blynyddol Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 2022-23 i’r Cyngor Llawn ddiwedd mis Medi yn ei habsenoldeb. Dymunwyd gwellhad buan i Luned Fôn Jones (Rheolwr Archwilio)

I ystyried yr adroddiad a chynnig sylwadau

PENDERFYNIAD:

Derbyn yr adroddiad

Nodyn: Bod eitem cwynion ac eitem cynnyrch archwilio mewnol yn parhau ar y rhestr am y tro

Cyflwynwyd adroddiad oedd yn rhoi amlinelliad o sut mae adrannau’r Cyngor wedi ymateb i benderfyniadau’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel bod modd i’r Aelodau gael sicrwydd bod eu penderfyniadau yn cael sylw. Nodwyd bod yr adroddiad yn rhoi cyfle i’r Aelodau ystyried y penderfyniad a wnaed gyda bwriad o ddileu’r eitem / penderfyniad pan fydd y weithred wedi cwblhau.

Diolchwyd am yr adroddiad

Mewn ymateb i sylw ynglŷn ag absenoldeb hirdymor staff yn y Gwasanaeth Archwilio Mewnol, nodwyd bod staff o fewn y gwasanaeth wedi camu i fyny a bod rheolaeth dda o gyflawni dyletswyddau statudol. Mewn ymateb, cynigiwyd bod eitem cynnyrch archwilio mewnol, ynghyd ag eitem cwynion, yn parhau ar y rhestr am y tro.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad

Nodyn: Bod eitem cwynion ac eitem cynnyrch archwilio mewnol yn parhau ar y rhestr am y tro

I ystyried a chymeradwyo’r datganiad at bwrpasau ei arwyddo gan Arweinydd y Cyngor a’r Prif Weithredwr

PENDERFYNIAD:

Derbyn a chymeradwyo’r datganiad at bwrpas cael ei arwyddo gan Arweinydd y Cyngor a’r Prif Weithredwr

Nodyn:

• Angen ystyried dilyniant gwasanaeth - effaith un maes ar faes arall
• Awgrym, ynghyd a’r datganiad blynyddol, bod adroddiad canol blwyddyn yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor yn rhoi diweddariad o’r sefyllfa

Cyflwynwyd y Datganiad gan y Pennaeth Cyllid. Eglurodd  bod y datganiad, er nad yn rhan o’r cyfrifon, yn ddogfen statudol ac angen ei chyhoeddi gyda’r cyfrifon. Yn unol â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) a Chod ymarfer CIPFA mae’n rhaid i bob Awdurdod Lleol sicrhau bod datganiad o reolaeth fewnol yn ei le. Adroddwyd mai’r Prif Weithredwr ac Arweinydd y Cyngor sydd yn arwyddo’r datganiad er bod angen cymeradwyaeth gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Rhoddwyd ychydig o gefndir i’r datganiad sydd yn seiliedig ar Fframwaith CIPFA / SOLACE sydd yn adnabod 7 egwyddor graidd ar gyfer llywodraethu da sydd wedyn yn cael eu rhannu ymhellach i is-egwyddorion. Amlygwyd bod y Grŵp Asesu Trefniadau Llywodraethu, o dan arweiniad y Prif Weithredwr, yn ystyried yr egwyddorion a’r is-egwyddorion hyn gan lunio Cofrestr Risg Llywodraethu sydd yn rhan o Gofrestr Risg Corfforaethol y Cyngor. Adnabuwyd risgiau mewn 24 o feysydd llywodraethu gwahanol, gan nodi’r rheolaethau sydd gan y Cyngor yn eu lle er mwyn lliniaru’r risgiau hynny.

Adroddwyd bod 4 math o risg a bod pob risg gyda pherchnogaeth adrannol; y Grŵp wedi dod i gasgliad bod 0 maes gyda risgiau uchel iawn, 4 maes risgiau uchel, 12 maes risgiau canolig a 9 maes risgiau isel. Nodwyd mai'r meysydd risg uchel oedd, ‘Diwylliant’, ‘Gwybodaeth’, ‘Iechyd, Diogelwch a Llesiant’ a Cyswllt Cwsmer.

Diolchwyd am yr adroddiad. Cyfeiriwyd at bob risg yn ei dro gan roi cyfle i’r Aelodau holi ynglŷn â’r maes hwnnw. Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan aelodau:

·         Cyllid - bod cynyddu risg effaith o 3 i 5 yn ddoeth, ond anghytuno gyda newid y tebygolrwydd o 3 i 2 o ystyried bod 9 allan o 10 Adran yn gorwario. Ategwyd bod y sylwadau yn dderbyniol a bod cynlluniau rheoli yn eu lle, ond nad oedd adroddiadau (megis sefyllfa refeniw a throsolwg arbedion) yn adlewyrchu’r un sefyllfa; bod methiant i reoli cyllideb yn cael effaith ar nifer fawr o drigolion ac yn gorfodi defnydd o arian wrth gefn.

·         I’r dyfodol bod angen mwy o eglurhad yn y golofn sylwadau - hynny yw, amlinellu beth yw'r rhesymau tu ôl i’r newid yn yr asesiad e.e., a’i sefyllfa, mater penodol sydd wedi newid neu farn y swyddogion sydd wedi newid

·         Cyswllt Cwsmer – bod diffyg ymateb a chwynion i’r gwasanaeth wedi bod yn amlwg ers blynyddoedd – pam felly, mai rŵan mae’r maes yma yn cael ei osod fel maes risg uchel?

·         Faint o waith data sydd wedi ei ystyried i asesu’r risgiau i sicrhau bod y farn yn gadarn ? Oes sgôr cysondeb?

·         Ydy’r effaith yn gyfwerth ymysg penawdau? Hynny yw, a yw’r un ystyriaeth yn cael ei roi i gysylltiadau allanol a chysylltiadau mewnol? e.e., Cyfoeth Naturiol Cymru v Ffordd Gwynedd

·         Bod angen sicrhau perthynas rhwng cyswllt cwsmer a gofal cwsmer - os nad yw’r cysylltiad cyntaf gyda'r Cyngor yn un llwyddiannus yna gall hyn adlewyrchu risgiau pellach, niweidiol e.e., gyda phartneriaethau - rhaid sicrhau enw da, cadw perthynas gref a sicrhau bodlonrwydd  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 6.

I dderbyn yr wybodaeth ac ystyried y risgiau cyffredinol sy’n deillio o lithriadau yn yr arbedion

PENDERFYNIAD:

Derbyn yr adroddiad gan nodi’r sefyllfa a’r risgiau perthnasol yng nghyswllt y Trosolwg Arbedion

Nodyn: Argymell i’r Cabinet bod angen herio manwl ar gynlluniau sydd ddim yn cael eu gwireddu - angen sicrhau adolygiad rheolaidd o’r cynlluniau hynny

Cyflwynwyd adroddiad gan yr Aelod Cabinet Cyllid, oedd yn crynhoi sefyllfa arbedion y Cyngor ac yn gofyn i’r pwyllgor nodi’r sefyllfa a’r risgiau perthnasol yng nghyswllt y Trosolwg Arbedion cyn cyflwyno i’r Cabinet 7.11.23.

Eglurodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol - Cyfrifeg a Phensiynau, er mwyn cau'r bwlch ariannol eleni, rhaid oedd gweithredu gwerth £7.6 miliwn o arbedion yn ystod 2023/24, sydd yn gyfuniad o bron i filiwn oedd wedi ei gymeradwyo yn flaenorol, arbedion ar gyfer yr Ysgolion o £1.1 miliwn, £3 miliwn ar gyfer adrannau’r Cyngor a £2.4 miliwn pellach drwy adolygu polisi ad-dalu dyled cyfalaf y Cyngor.

Ategwyd, fel sydd wedi cael ei adrodd yn gyson i’r Pwyllgor, bod trafferthion gwireddu arbedion mewn rhai meysydd (y rhai mwyaf amlwg oedd yr Adran Oedolion, Iechyd a Llesiant a’r maes Gwastraff). Nodwyd, yng Ngorffennaf 2023, adolygwyd yr holl gynlluniau arbedion ac asesu pa gynlluniau oedd bellach yn anghyraeddadwy. Lluniwyd rhaglen i ddileu gwerth £2 filiwn o gynlluniau oedd â risgiau sylweddol i’w cyflawni. Cyfeiriwyd hefyd at y cynlluniau arbedion hanesyddol am gyfnod blwyddyn ariannol 2015/16 hyd flwyddyn ariannol 2023/24ac er bod rhai o’r cynlluniau hyn wedi eu dileu, bod 98%, sef dros £33.7 miliwn o’r £34.3 miliwn o arbedion, bellach wedi eu gwireddu.

Cyfeiriwyd at gynlluniau newydd yn y flwyddyn ariannol gyfredol a bod 81% o arbedion 2023/24 eisoes wedi eu gwireddu gyda 6% pellach i gyflawni’n amserol. Ategwyd bod ychydig o oediad i wireddu gwerth £700k o gynlluniau arbedion 2023/24, ond nad oedd yr Adrannau yn rhagweld problem i’w gwireddu. Adroddwyd bod mwyafrif o’r swm yma, oedd  yn cynnwys arbedion o £539k gan ysgolion, yn llithro gan fod yr ysgolion yn gweithio i flwyddyn academaidd, ac felly bydd y gwireddu yn llithro i’r flwyddyn ariannol nesaf. Trafodwyd gwerth yr arbedion sydd eisoes wedi eu cymeradwyo ar gyfer 2024/25 ymlaen ynghyd a chynlluniau arbedion a thoriadau pellach ar gyfer 2024/25 sydd eisoes dan ystyriaeth. Bydd y rhain yn destun adroddiad pellach.

Wrth grynhoi, adroddwyd bod £39.1 miliwn o arbedion wedi eu gwireddu sydd yn 96% o’r £41 miliwn gofynnol dros y cyfnod. Rhagwelwyd y bydd 1% pellach yn cael ei wireddu erbyn diwedd y flwyddyn ariannol, ond y bydd oediad a rhai risgiau i gyflawni'r cynlluniau sydd yn weddill.

Diolchwyd am yr adroddiad. Nodwyd yr angen i ganolbwyntio ar y llwyddiant  - bod 96% o’r Arbedion wedi eu gwireddu - y  tuedd yw rhoi gormod o ffocws ar y rhai hynny sydd heb eu gwireddu, sydd efallai'r rhai anoddach.

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan aelodau:

·         Bod patrwm hanesyddol cyson o orwario yn yr Adran Oedolion, Iechyd a Llesiant

·         Er bod gorwario mewn deg cynllun gan yr Adran Oedolion, Iechyd a Llesiant, nid oedd eglurhad clir na rhesymau dros y gorwariant. A oedd Rheolwr Prosiect wedi ei benodi? Angen sicrhau bod trefniadau yn cael eu tynhau a bod gwersi yn cael eu dysgu. Annog i’r Cabinet gwestiynu mwy am y sefyllfa

·         Awgrym y dylid ystyried rhoi sylw allanol i’r cynlluniau  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 7.

I dderbyn y wybodaeth, ystyried risgiau sy’n deillio o’r tafluniadau gwariant yn erbyn y gyllideb, a chraffu’r penderfyniadau i’r Cabinet yng nghyswllt rheoli cyllidebau’r Cyngor a’i adrannau

PENDERFYNIAD:

1. Derbyn yr adroddiad gan nodi’r sefyllfa a’r risgiau yng nghyswllt cyllidebau’r Cyngor a’i adrannau
2. Cytuno gyda’r argymhelliad i’r Cabinet:

·         Drosglwyddo £3.275k o danwariant ar gyllidebau corfforaethol i Gronfa Cefnogi Strategaeth Ariannol y Cyngor

·         Bod gwaith eisoes wedi ei gomisiynu gan y Prif Weithredwr  i gael gwell dealltwriaeth o orwariant eithriadol gan yr Adran Oedolion Iechyd a Llesiant yn gosod rhaglen glir i ymateb i’r sefyllfa

Nodyn: bod gorwariant sylweddol gan yr Adran Oedolion Iechyd a Llesiant, Adran Addysg, Adran Priffyrdd, Peirianneg ac YGC a’r Adran Amgylchedd

Cyflwynwyd adroddiad gan Aelod Cabinet Cyllid yn gofyn i’r pwyllgor graffu’r sefyllfa a’r risgiau perthnasol yng nghyswllt cyllidebau’r Cyngor a’i adrannau. Nododd ei bryder ynglŷn a gorwariant ym maes anabledd dysgu a diffyg incwm yn y maes gwasaneth gwastraff.  Cymerodd y cyfle i ddiolch i staff yr Adran Cyllid am eu gwaith o gwblhau’r wybodaeth ac i aelodau Pwyllgor am eu craffu a cydweithio da.

Eglurodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol - Cyfrifeg a Phensiynau bod yr adroddiad yn manylu ar yr adolygiad diweddaraf o gyllideb refeniw’r Cyngor am 2023/24, a’r rhagolygon tuag at ddiwedd y flwyddyn ariannol. Bydd yr adroddiad yma yn cael ei gyflwyno i’r Cabinet 7 Tachwedd 2023.

Yn dilyn adolygiad diwedd Awst nodwyd bod y rhagolygon yn awgrymu y bydd naw o’r deg adran yn gorwario erbyn diwedd y flwyddyn, gyda gorwariant sylweddol gan yr Adran Oedolion, Iechyd a Llesiant, Adran Addysg, Adran Priffyrdd, Peirianneg ac YGC a’r Adran Amgylchedd. Eglurwyd, dros y blynyddoedd diwethaf bu adrodd rheolaidd ar risgiau i gyflawni rhai cynlluniau arbedion, oedd amlycaf yn yr Adran Oedolion, Iechyd a Llesiant ac yn y maes Gwastraff. Yn dilyn adolygiad diweddar o’r arbedion nad oedd yn cael eu gwireddu, penderfynwyd dileu gwerth £2 filiwn o gynlluniau arbedion drwy ddefnyddio darpariaeth risg arbedion i’w gyllido. Roedd yr adroddiad felly yn adrodd ar y sefyllfa ariannol yn dilyn dileu yr arbedion hynny.

Tynnwyd sylw at y prif faterion:

·         Adran Oedolion, Iechyd a Llesiant - rhagolygon diweddaraf yn awgrymu £6.6 miliwn o orwariant, sydd yn gyfuniad o nifer o ffactorau sy’n cynnwys nifer o achosion newydd a chostus llety cefnogol yn y gwasanaeth anabledd dysgu.  Yng nghyd-destun gofal cymunedol, nodwyd bod costau staffio uwch a chyfraddau oriau digyswllt yn uchel ac felly’n cael effaith negyddol ar yr incwm a adenillir. Yng nghyd-destun  gwasanaethau pobl hŷn, gwelwyd ffioedd uwch gan ddarparwyr preifat, ond lleihad mewn gyda defnydd cynyddol o staff asiantaeth mewn gwahanol feysydd hefyd yn cyfrannu at y gorwariant

·         Adran Addysg - bod tuedd o bwysau cynyddol ar y gyllideb tacsis a bysus ysgolion yn dod yn fwy amlwg eleni, gyda gorwariant o £1.5m yn cael ei ragweld. Nodwyd bod y maes cludiant eisoes wedi bod yn destun adolygiad strategol i geisio rheoli’r cynnydd yn y gwariant ac awgrymwyd bod angen gwneud gwaith pellach i geisio lleihau’r gorwariant a manteisio ar gyfleoedd effeithlonrwydd.

·         Byw’n Iach – gyda covid wedi cael effaith ar incwm Cwmni Byw’n Iach, yn 2022/23 rhoddodd y Cyngor £550k o gefnogaeth ariannol i Byw'n Iach i'w galluogi i gynnal eu gwasanaethau. Adroddwyd bod y gefnogaeth ariannol yn parhau eleni a'r swm gofynnol wedi lleihau i £375k.

·         Adran Priffyrdd, Peirianneg ac YGC - rhagwelir gorwariant o bron i filiwn gan yr adran, gyda lleihad yn y gwaith sydd yn cael ei gomisiynu gan asiantaethau allanol sy’n cael effaith negyddol ar incwm gwasanaethau priffyrdd. Yng nghyd-destun maes bwrdeistrefol gwelwyd cyfuniad o resymau, oedd yn cynnwys pwysau ychwanegol ar gyllidebau glanhau strydoedd a glanhau toiledau cyhoeddus. Nodwyd hefyd bod colledion incwm cynnal tiroedd a thoiledau cyhoeddus,  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 8.

I ystyried a derbyn yr adroddiad er gwybodaeth, ystyried y risgiau ynglŷn â’r Rhaglen Gyfalaf, a chraffu penderfyniadau i’r Cabinet

PENDERFYNIAD:

Derbyn yr adroddiad gan nodi’r sefyllfa a’r risgiau yng nghyswllt rhaglen gyfalaf y Cyngor

Cyflwynwyd adroddiad gan yr Aelod Cabinet Cyllid a eglurodd mai prif ddiben yr adroddiad oedd cyflwyno’r rhaglen gyfalaf (sefyllfa diwedd Awst 2023) a chymeradwyo’r ffynonellau ariannu perthnasol. Ategodd bod yr adroddiad yn un cadarnhaol a bod y grantiau ychwanegol yn newyddion da.

Cyfeiriwyd at ddadansoddiad fesul Adran o’r rhaglen gyfalaf £178.6 miliwn am y 3 blynedd 2023/24 - 2025/26 ynghyd a’r ffynonellau sydd ar gael i ariannu’r cynnydd net sydd oddeutu £78.8 miliwn ers y gyllideb wreiddiol.

Ategodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol - Cyfrifeg a Phensiynau,

·         bod gan y Cyngor gynlluniau pendant mewn lle i fuddsoddi tua £107.3 miliwn yn 2023/24 ar gynlluniau cyfalaf, gyda £42.8miliwn (40%) ohono wedi’i ariannu trwy grantiau penodol.

·         bod effaith heriau ariannol diweddar yn parhau ar y rhaglen gyfalaf gyda £11.5m sef 11% o’r gyllideb wedi ei wario hyd at ddiwedd Awst eleni, o’i gymharu â 11% dros yr un cyfnod flwyddyn yn ôl a 16% ddwy flynedd yn ôl.

·         bod £12.5 miliwn pellach o wariant arfaethedig wedi’i ail-broffilio o 2023/24 i 2024/25 a 2025/26, gyda’r prif gynlluniau yn cynnwys:

-       £5.7 miliwn Cynlluniau Ysgolion (Cymunedau Dysgu Cynaliadwy ac Eraill)

-       £2.8 miliwn Cynlluniau Rheoli Carbon a Phaneli Solar

-       £1.5 miliwn Cynllun Hwb Iechyd a Gofal Penygroes

-       £1.4 miliwn Cynlluniau Sefydliadau Preswyl, Gofal Dydd ac eraill yn y maes Oedolion

-       £0.9 miliwn Cynlluniau Atal Llifogydd

Tynnwyd sylw at restr grantiau ychwanegol roedd y Cyngor wedi llwyddo i’w denu oedd yn cynnwys Grant Cronfa Ffyniant Cyffredin gan Lywodraeth y DU i’w ddosrannu ar draws siroedd gogledd Cymru; Grant Cronfa Ffyniant Bro gan Lywodraeth y DU i’w ddosrannu ar draws siroedd gogledd Cymru; Grantiau  o’r Gronfa Trafnidiaeth Lleol (LTF) a’r Gronfa Teithio Llesol (ATF) gan Lywodraeth Cymru; Grant Cymunedau Dysgu Cynaliadwy - Defnydd Cymunedol Ysgolion 2023-2025.

Diolchwyd am yr adroddiad ac i’r swyddogion ar ganfod grantiau ychwanegol.

Mewn ymateb i sylw ynglŷn â chynnydd sylweddol mewn costau adeiladu sy’n arwain at brosiectau sydd wedi eu cymeradwyo bellach yn fwy costus, nodwyd bod oediad pwrpasol wedi bod i brosiectau tra bod prisiau / chwyddiant yn uchel. Ategwyd bod hyn yn cael ei adlewyrchu yn y llithriadau.

PENDERFYNIAD:

Derbyn yr adroddiad gan nodi’r sefyllfa a’r risgiau yng nghyswllt rhaglen gyfalaf y Cyngor

Ystyried a derbyn yr adroddiad er gwybodaeth

PENDERFYNIAD:

Derbyn yr adroddiad er gwybodaeth

Cyflwynwyd adroddiad gan y Rheolwr Buddsoddi yn adrodd ar wir ganlyniadau rheolaeth trysorlys y Cyngor 2023/24 hyd yma, yn erbyn Strategaeth Rheolaeth Trysorlys 2023/24 a gymeradwywyd gan y Cyngor Llawn Mawrth 2023. Nodwyd bod y strategaeth yn gofyn i’r Rheolwr Buddsoddi adrodd ar y dangosyddion yn chwarterol - dyma’r adroddiad cyntaf o’i fath.

Adroddwyd bod y flwyddyn wedi bod yn flwyddyn brysur a llewyrchus iawn i weithgaredd rheolaeth trysorlys y Cyngor wrth i’r gweithgaredd aros o fewn y cyfyngiadau a osodwyd. Cadarnhawyd nad oedd unrhyw fethiant i ad-dalu gan y sefydliadau roedd y Cyngor wedi buddsoddi arian gyda nhw a bod y cyfraddau llog wedi bod yn uchel ac wedi cynhyrchu incwm llog sylweddol.

Ar Fehefin 30ain  2023 roedd y Cyngor mewn sefyllfa gref iawn gyda buddsoddiadau net a hynny oherwydd lefel uchel o fuddsoddiadau a chyfalaf gweithredol. Roedd hyn yn cynnwys arian y Bwrdd Uchelgais a’r Gronfa Bensiwn. 

Adroddwyd, yng nghyd-destun buddsoddiadau, bod y gweithgaredd benthyca wedi bod yn ddistaw iawn yn y cyfnod gyda dim ond ad-daliadau benthyg yn digwydd. Ategwyd bod y Cyngor wedi parhau i fuddsoddi gyda Banciau a Chymdeithasau Adeiladu, Cronfeydd Marchnad Arian, Cronfeydd wedi’i pwlio, Awdurdodau Lleol a Swyddfa Rheoli Dyledion sydd bellach yn gyson gyda’r math o fuddsoddiadau mae’r Gronfa wedi eu gweithredu ers nifer o flynyddoedd bellach.

Cyfeiriwyd at y Meincnod Ymrwymiadau gan nodi ei fod yn arf pwysig i ystyried os yw’r  Cyngor yn debygol o fod yn fenthyciwr hirdymor neu'n fuddsoddwr hirdymor yn y dyfodol, ac felly yn siapio ffocws strategol a miniogi penderfyniadau. Eglurwyd bod y Cyngor yn disgwyl parhau i fenthyca uwchlaw ei feincnod atebolrwydd hyd at 2025 a hyn oherwydd bod y Cyngor yn dal cronfeydd wrth gefn gyda’r llif arian hyd yma, wedi bod yn is na'r rhagdybiaethau a wnaed pan fenthycwyd yr arian.

Wrth edrych i’r dyfodol, nodwyd, yn seiliedig ar ragamcanion cyfredol, nad oes angen benthyca yn y tymor hir, ond efallai bydd angen gwneud yn y tymor byr i’r dyfodol agos. Nodwyd bod yr holl weithgareddau wedi cydymffurfio’n llawn gyda chod ymarfer CIPFA ar wahân i un dangosydd (Datguddiad Cyfraddau llog). Eglurwyd bod y dangosydd yma wedi ei osod yn amodau llog isel Mawrth 2023 ac felly’n rhesymol bod y symiau mor wahanol.

Diolchwyd am yr adroddiad.

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan aelodau:

·         Bod angen cywiro ffigwr Meincnod ymrwymiad / Colofn 31.3.24 (Amcan) / Llai: Adnoddau Mantolen o 177.1 i 117.1

·         Buasai’r sefyllfa’r Cyngor yn llawer  gwaeth oni bai am yr arian wrth gefn

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â'r dangosydd Datguddiad Cyfraddau Llog o 1%, ac os mae’r Cyngor sydd y gosod yr 1%, cytunwyd bod angen edrych ar well dangosydd, ond ar hyn o bryd bod rhaid adrodd ar y dangosydd presennol.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad er gwybodaeth

I ystyried yr adroddiad(au) sydd wedi eu cyhoeddi yn ddiweddar gan Archwilio Cymru – ‘Adolygiad o Effeithiolrwydd Craffu – Cyngor Gwynedd’

PENDERFYNIAD

Derbyn yr adroddiad

Nodyn: Angen ystyried trefn fel y gall gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fwydo i mewn i’r drefn Craffu

Diweddariad ar adroddiadau sydd wedi eu cyhoeddi yn ddiweddar gan  Archwilio Cymru ‘Adolygiad o Effeithiolrwydd Craffu – Cyngor Gwynedd

Croesawyd Alan Hughes ac Yvonne Thomas (Archwilio Cymru), Dewi Wyn Jones (Rheolwr Gwasanaeth Cefnogi Busnes y Cyngor) a Vera Jones (Rheolwr Democratiaeth ac Iaith) i’r cyfarfod.

Amlygwyd bod yr adroddiad yn un calonogol. Trafodwyd y darganfyddiadau a cyfeiriwyd at y chwe argymhelliad a gynigwyd gan Archwilio Cymru. Mewn ymateb gan y Cyngor, er yn derbyn bod y gwasanaeth yn mynd i’r cyfeiriad cywir, bod lle i wella ac i finiogi’r trefniadau presennol.

Diolchwyd am yr adroddiad

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan aelodau:

·         Bod gwahoddiad yn y gorffennol i aelodau Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fynychu gweithdai Craffu – angen trefnu sut gall y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fwydo i mewn i’r drefn Craffu.

·         Bod yr adroddiad yn optimistig. Y Pwyllgorau Craffu yn ‘cynnig barn,’ ond dim effaith i’w weld ar benderfyniadau. Bod ymdeimlad mai cyflwyno gwybodaeth yw’r nod  - aelodau yn cwestiynu lle mae eu grym o ddylanwadu ar benderfyniadau

·         A oes gwerth cynnal ymarferiad o beidio cynnal pwyllgorau am flwyddyn fel modd o weld os oes gwahaniaeth?

·         Bod angen sicrhau cynllun gweithredu fyddai’r sicrahu bod craffu yn rhoi grym a phwysau ar wneud penderfyniadau

·         Bod Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi ail sefydlu'r gweithgor gwella i ymdrin â meysydd sydd yn achosi pryder - byddai hawl craffu hynny?

·         Bod angen gwell cydweithio rhwng y Cabinet a’r Pwyllgorau Craffu

·         Bod angen gwell cydweithio rhwng y Pwyllgorau Craffu ac Archwilio Cymru - yn y gorffennol cynhaliwyd cyfarfodydd ar y cyd

Mewn ymateb i’r sylwadau, nododd Swyddog Archwilio Cymru bod y broses craffu, yn ddelfrydol yn cynnig allbynnau o ansawdd ac  argymhellion clir, ond nad oedd cofnodion craffu Cyngor Gwynedd ar ffurf argymhellion, hynny yw nid oedd yr allbwn yn weladwy. Derbyniwyd bod rhai rhwystredigaethau, ond y gobaith yw cyflwyno allbynnau o ansawdd a sefydlu proses craffu o werth fyddai’n plethu i raglen waith y Cyngor. Cyfle da yma i finiogi trefniadau ac amlygu craffu.

Ategodd y Rheolwr Democratiaeth ac Iaith bod rhwystredigaeth gyda chyfundrefn y Cyngor  a pherthynas craffu gyda’r Cabinet, ac er yn derbyn bod Aelodau Cabinet perthnasol yn cael eu gwahodd i’r cyfarfodydd craffu, bod angen cryfhau’r berthynas a miniogi’r argymhellion. Eglurwyd bod tri Pwyllgor Craffu (Addysg ac Economi, Cymunedau a Gofal) gyda 18 aelod etholedig (+ aelodau cyfetholedig ar y Pwyllgor Craffu Addysg ac Economi)

Ategodd y Pennaeth Cyllid bod rôl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn un i graffu risgiau a threfniadau llywodraethu’r Cyngor ac nad oedd grym y Pwyllgor yn isafol i’r Pwyllgorau Craffu oedd yn craffu meysydd penodol a pholisïau’r Cyngor. Nododd bod Cyngor Gwynedd yn dilyn gofynion Deddf Rheoliadau Craffu.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad

Nodyn: Angen ystyried trefn fel y gall gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fwydo i mewn i’r drefn Craffu

Derbyn yr adroddiad, sylwebu ar y cynnwys a chefnogi’r gweithrediadau sydd eisoes wedi’u cytuno gyda’r gwasanaethau perthnasol

PENDERFYNIAD:

•      Derbyn yr adroddiad ar waith Archwilio Mewnol am y cyfnod o 1 Ebrill 2023 hyd 30 Medi 2023

•      Cefnogi gweithrediadau sydd eisoes wedi eu cytuno gyda’r gwasanaethau perthnasol

Cyflwynwyd, er gwybodaeth, adroddiad gan y Rheolwr Archwilio yn diweddaru’r Pwyllgor ar waith archwilio mewnol am y cyfnod o 1 Ebrill 2023 hyd 30 Medi 2023. Amlygwyd bod 8 o archwiliadau Cynllun Gweithredu 2023/24 wedi eu cwblhau gyda phump ohonynt yn dangos lefel sicrwydd uchel a thri yn dangos lefel sicrwydd digonol. Nododd y Pennaeth Cyllid bod lefelau staffio'r Adran yn isel ar hyn o bryd oherwydd bod un aelod o staff ar salwch tymor hir, un ar secondiad ac un arall ar gyfnod mamolaeth. Canmolwyd Bleddyn Rhys ac Eva Williams am arwain y gwasanaeth yn ystod y cyfnod yma.

Diolchwyd am yr adroddiad

Mewn ymateb i sylw ynglŷn â chyflwyno diweddariad ar gynllun archwilio 2023/24 nodwyd mai anodd yw cynllunio ymlaen gyda’r lefelau staffio presennol o fewn yr Uned, ond bod bwriad cyflwyno’r Cynllun addasedig i gyfarfod mis Rhagfyr 2023. Derbyniwyd yr awgrym i ‘barcio’ rhai archwiliadau am gyfnod a blaenoriaethu’r rhai ar risg uchel, ond amlygwyd bod hyn eisoes yn cael ei weithredu. Nodwyd hefyd bod bwriad gweithio tuag at gynllun mwy hyblyg i'r dyfodol yn hytrach na gosod cynllun gyda chyllideb o amser penodol. Byddai hyn yn creu proses o gwblhau gwaith i’r safon gorau yn hytrach na gosod ‘cynllun’ penodol ar gyfer y gwaith. Ategwyd bod nifer o gynghorau bellach yn symud i weithredu heb gynllun penodol.

Mewn ymateb i’r sylwadau, nododd y Cadeirydd nad oedd unrhyw fater gyda risg uchel a  bod hyn yn newyddion da. Ategwyd diolch y Pennaeth Cyllid i Bleddyn Rhys ac Eva Williams am arwain y gwasanaeth dros gyfnod salwch tymor hir y Rheolwr Archwilio.

PENDERFYNWYD

·         Derbyn yr adroddiad ar waith Archwilio Mewnol am y cyfnod o 1 Ebrill 2023 hyd 30 Medi 2023

·         Cefnogi gweithrediadau sydd eisoes wedi eu cytuno gyda’r gwasanaethau perthnasol