Rhaglen, penderfyniadau a chofnodion drafft

I dderbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan y Cynghorwyr Menna Baines, Arwyn Herald Roberts, Rob Triggs ac Elfed Wyn ap Elwyn

I dderbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol

Dim i’w nodi

Nodi unrhyw eitemau sy’n fater brys ym marn y cadeirydd fel y gellir eu hystyried.

Dim i’w nodi

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion cyfarfod o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd 14 Rhagfyr 2023 fel rhai cywir  

Derbyniodd y Cadeirydd gofnodion y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd  14 Rhagfyr 2023 fel rhai cywir.

I ystyried yr adroddiad a chynnig sylwadau

PENDERFYNIAD:

Derbyn yr adroddiad

Nodyn:

·         Cywiro ‘Hunanasesiad o Effeithlonrwydd y Pwyllgor’ – gweithred i  adnabod diwrnod

·         Dileu Adroddiad Blynyddol Cynigon Gwella Gwasanaeth 2021/22

Cyflwynwyd adroddiad oedd yn rhoi amlinelliad o sut mae adrannau’r Cyngor wedi ymateb i benderfyniadau’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel bod modd i’r Aelodau gael sicrwydd bod eu penderfyniadau yn cael sylw. Nodwyd bod yr adroddiad yn rhoi cyfle i’r Aelodau ystyried y penderfyniad a wnaed gyda bwriad o ddileu’r eitem / penderfyniad pan fydd y weithred wedi cwblhau.

Tynnwyd sylw bod angen cywiro eitem Hunanasesiad o Effeithlonrwydd y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu (14-12-23) i nodi bod angen trefnu diwrnod ac adnabod hwylusydd yn hytrach na ‘dim gweithredu’.

Diolchwyd am yr adroddiad

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan aelodau:

·         Bod Adroddiad Blynyddol Cwynion a Gwella Gwasanaeth 2022/23 wedi ei gyflwyno ac felly bod modd dileu eitem Adroddiad Blynyddol Cwynion a Gwella Gwasanaeth 17 Tachwedd 2022

·         Bod y Cadeirydd wedi rhoi trosolwg ar gyfrifoldebau’r Pwyllgor ac wedi amlygu byddai’r Pwyllgor yn edrych ar drefniadau mewnol yr Adran Addysg a derbyn crynodeb o waith y gwasanaethau gofal.

Mewn ymateb i sylw bod absenoldeb salwch hirdymor y Gwasanaeth Archwilio Mewnol bellach wedi dod i ben, nododd y Pennaeth Cyllid bod modd ail ddechrau cynnal cyfarfodydd o’r Gweithgor Gwella Rheolaethau.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad

Nodyn: Nodyn:

Cywiro ‘Hunanasesiad o Effeithlonrwydd y Pwyllgor’ – gweithred i  adnabod diwrnod

Tynnu allan Adroddiad Blynyddol Cynigon Gwella Gwasanaeth 2021/22

Cyflwynir:

·         Datganiad o’r Cyfrifon ôl-Archwiliad

·         Adroddiad ‘ISA260’ Archwilio Cymru

·         Llythyr Cynrychiolaeth (Atodiad 1)

I ystyried a chymeradwyo’r wybodaeth cyn awdurdodi’r Cadeirydd i ardystio’r llythyr

PENDERFYNIAD:

• Derbyn a chymeradwyo Adroddiad 'ISA260’ gan Archwilio Cymru ar gyfer Cyngor Gwynedd
• Derbyn a chymeradwyo Datganiad o’r Cyfrifon 2022/23 (ôl-archwiliad) - Cadeirydd y Pwyllgor i ardystio’r Datganiad o Gyfrifoldebau am y Datganiad o’r Cyfrifon
• Cadeirydd y Pwyllgor ynghyd a’r Pennaeth Cyllid i ardystio’r Llythyr Cynrychiolaeth yn electroneg
• Llongyfarch y swyddogion ar eu gwaith o dderbyn datganiad diamod

Croesawyd Yvonne Thomas (Archwilio Cymru) i’r cyfarfod

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Cyllid yn gofyn i’r pwyllgor ystyried a chymeradwyo’r Datganiad o’r Cyfrifon 2022/23 (ôl-archwiliad), adroddiad ‘ISA260’ Archwilio Cymru a’r Llythyr Cynrychiolaeth (Atodiad 1 i adroddiad Archwilio Cymru), cyn awdurdodi’r Cadeirydd i ardystio’r llythyr yn electroneg.

Nododd yr Aelod Cabinet Cyllid bod y Swyddogion wedi rhyddhau’r cyfrifon i Archwilio Cymru ers diwedd Mehefin 2023 fel bod modd i Archwilio Cymru baratoi adroddiad er cymeradwyaeth y Pwyllgor. Amlygodd rwystredigaeth nad oedd y cyfrifon wedi eu   dychwelyd tan ganol Rhagfyr.

Arweiniodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol - Cyfrifeg a Phensiynau, yr Aelodau drwy’r datganiad gan eu hatgoffa bod cyfrifon amodol wedi eu cyflwyno i’r Pwyllgor ym mis Medi 2023 ble amlygwyd y prif faterion a’r nodiadau perthnasol. Adroddwyd bod mân addasiadau i’r  adroddiad hwnnw a tynnwyd sylw at y canlynol:

·         Bod nifer o’r addasiadau yn rhai technegol o ran triniaeth / sut mae rhywbeth yn cael ei gategoreiddio / sut mae pethau yn cael eu dangos a’u bod yn cael eu symud o un pennawd i’r llall, ond nad ydynt yn effaith ar linell waelod y cyfrifon.

·         Wrth gyfeirio at un ysgol eglwys, bod y ffigwr islaw'r ffigyrau ‘materol’, ac y byddai ei addasu yn golygu addasiadau niferus i nodiadau a datganiadau. Penderfynwyd  cytuno i weithredu hyn yng nghyfrifon 2023/24.

Tynnwyd sylw at falansau a chronfeydd y Cyngor, ac yn benodol at y Datganiad Symudiad mewn Reserfau sydd yn crynhoi sefyllfa ariannol y Cyngor. Nodwyd bod amrywiol o gronfeydd wedi eu hymrwymo (Reserfau ar gyfer y Rhaglen gyfalaf, Cronfa Premiwm Treth Cyngor, Reserfau Adnewyddu (cerbydau, offer, offer technoleg gwybodaeth ysgolion), Cronfa Trawsffurfio / Cynllun y Cyngor a’r Gronfa Strategaeth Ariannol).

Ategodd Archwilio Cymru bod Gwasanaeth Cyfrifeg Cyngor Gwynedd wedi ymgorffori’r addasiadau i’r datganiad terfynol a braf oedd nodi barn ddiamod eto eleni. Nodwyd bod y cyfrifon yn rhoi darlun cywir a theg o’r sefyllfa, yn cydymffurfio ag arferion priodol ac mai gweithio i lefel o ‘berthnasedd’ roedd Archwilio Cymru. Adroddwyd bod y lefel o berthnasedd yn cael ei  bennu i geisio adnabod a chywiro camddatganiadau allai beri fel arall i’r sawl sydd yn defnyddio’r cyfrifon gael eu camarwain. Pennwyd y lefel perthnasedd o £5.387miliwn ar gyfer yr archwiliad eleni.

Cyfeiriwyd eto at y camddatganiad Eiddo, Offer a Chyfarpar oedd yn cynnwys adeilad un ysgol eglwys nad oedd yn eiddo i’r Cyngor a bod y ffigwr islaw'r ffigyrau ‘materol’. Ategwyd bod Archwilio Cymru yn derbyn y penderfyniad  i weithredu hyn yng nghyfrifon 2023/24. Diolchwyd i’r tîm Cyllid am eu cymorth i gwblhau’r archwiliad.

Cynigiwyd ac eiliwyd derbyn yr adroddiad

PENDERFYNWYD:

·         Derbyn a chymeradwyo Adroddiad 'ISA260’ gan Archwilio Cymru ar gyfer Cyngor Gwynedd

·         Derbyn a chymeradwyo Datganiad o’r Cyfrifon 2022/23 (ôl-archwiliad) - Cadeirydd y Pwyllgor i ardystio’r Datganiad o Gyfrifoldebau am y Datganiad o’r Cyfrifon

·         Cadeirydd y Pwyllgor ynghyd a’r Pennaeth Cyllid i ardystio’r Llythyr Cynrychiolaeth yn electroneg

·         Llongyfarch y swyddogion ar eu gwaith o dderbyn datganiad diamod

I nodi’r sefyllfa a’r risgiau perthnasol yng nghyswllt y Trosolwg Arbedion, ystyried penderfyniadau i’r Cabinet a sylwebu fel bo angen.

PENDERFYNIAD:

• Derbyn yr adroddiad
• Nodi’r cynnydd, y sefyllfa a’r risgiau perthnasol yng nghyswllt Trosolwg Arbedion

Cyflwynwyd adroddiad yr Aelod Cabinet Cyllid yn gofyn i’r pwyllgor nodi’r sefyllfa a’r risgiau perthnasol yng nghyswllt y Trosolwg Arbedion, ystyried argymhellion i’r Cabinet (23-01-2024) a sylwebu fel bo’ angen. Nododd yr Aelod Cabinet bod y sefyllfa arbedion yn dwysau a bod gwireddu arbedion yn fater o bryder.

            Ategodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol,

·         Er mwyn cau'r bwlch ariannol, roedd rhaid gweithredu gwerth £7.6 miliwn o arbedion yn ystod 2023/24, oedd yn gyfuniad o bron i filiwn oedd wedi ei gymeradwyo yn flaenorol, arbedion ar gyfer yr Ysgolion o £1.1 miliwn, £3 miliwn ar gyfer adrannau’r Cyngor a £2.4 miliwn pellach drwy adolygu polisi ad-dalu dyled cyfalaf y Cyngor.

·         Dros y blynyddoedd diwethaf, ac fel sydd wedi ei adrodd i’r Pwyllgor yma yn gyson, gwelwyd bod trafferthion gwireddu arbedion mewn rhai meysydd (yn amlwg yn yr Adran Oedolion, Iechyd a Llesiant ac yn y maes Gwastraff). O ganlyniad, bu i werth £2 filiwn o gynlluniau, oedd â risgiau sylweddol i gyflawni, eu dileu fel rhan o Adolygiad Diwedd Awst.

Cyfeiriwyd at y cynlluniau arbedion hanesyddol am y cyfnod o’r flwyddyn ariannol 2015/16 hyd at y flwyddyn ariannol 2023/24 a thynnwyd sylw bod 98%, sef dros £33.7 miliwn o’r £34.3 miliwn o arbedion, bellach wedi eu gwireddu.

Yng nghyd-destun cynlluniau newydd yn y flwyddyn ariannol gyfredol, adroddwyd bod  81% o arbedion 2023/24 eisoes wedi eu gwireddu a 6% pellach ar waith i gyflawni’n amserol. Amlygwyd bod ychydig o oediad i wireddu gwerth £694k o gynlluniau arbedion 2023/24 ond nad oedd yr Adrannau yn rhagweld problem i’w gwireddu. Ategwyd bod y  mwyafrif o’r swm yma yn cynnwys arbedion o £539k gan ysgolion, sydd yn llithro gan fod yr ysgolion yn gweithio i flwyddyn academaidd - y gwireddu felly yn llithro i’r flwyddyn ariannol nesaf.

Cyfeiriwyd at werth yr arbedion sydd eisoes wedi eu cymeradwyo ar gyfer 2024/25 ymlaen gan amlygu bod cynlluniau arbedion a thoriadau pellach ar gyfer 2024/25 eisoes dan ystyriaeth gan y Cyngor. Bydd y rhain yn destun adroddiad i’r Pwyllgor yn fuan.

Eglurwyd felly, bod £39 miliwn o arbedion wedi eu gwireddu, sef 96% o’r £41 miliwn gofynnol dros y cyfnod. Rhagwelwyd y bydd 1% pellach yn cael ei wireddu erbyn diwedd y flwyddyn ariannol ond bod oediad a rhai risgiau i gyflawni'r cynlluniau sydd yn weddill.

Diolchwyd am yr adroddiad. Nodwyd yr angen i ganolbwyntio ar y llwyddiant  - bod 96% o’r Arbedion wedi eu gwireddu - y  tuedd yw rhoi gormod o ffocws ar y rhai hynny sydd heb eu gwireddu, sydd efallai'r rhai anoddach.

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan aelodau:

·         Sut mae dewis rhwng priodoldeb ariannol a chyflawni dyletswyddau statudol?  Beth ydym yn ei wneud pan fo arian yn dod i ben? 

·         Pryder am y diffyg adnoddau i gyflawni pethau, ond cydnabyddiaeth mai dyma ydi realiti’r sefyllfa erbyn hyn.

·         Sicrhau bod y Pwyllgor yn amlygu risgiau wrth reoli defnydd priodol o adnoddau ariannol

·         Bod y Cyngor bellach yn gweithio mewn diwylliant o arbedion

·         Awgrym i gynnal gwaith modelu  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 7.

I dderbyn yr wybodaeth, ystyried risgiau sy’n deillio o’r tafluniadau gwariant yn erbyn y gyllideb, a chraffu’r penderfyniadau i’r Cabinet yng nghyswllt rheoli cyllidebau’r Cyngor a’i adrannau.

PENDERFYNIAD:

·         Derbyn yr adroddiad ar adolygiad diwedd Tachwedd 2023 o’r Gyllideb Refeniw

·         Nodi sefyllfa ariannol ddiweddaraf parthed cyllidebau pob adran / gwasanaeth.

·         Nodi bod rhagolygon gorwariant sylweddol gan yr Adran Oedolion, Iechyd a Llesiant, Adran Plant a Theuluoedd, Adran Priffyrdd, Peirianneg ac YGC eleni.

·         Cytuno gyda’r argymhelliad i’r Cabinet (23-01-24) i gymeradwyo trosglwyddiad o £4,241k o danwariant ar gyllidebau corfforaethol i Gronfa Cefnogi Strategaeth Ariannol y Cyngor

Nodyn: Cais i’r Cabinet,

·         ystyried amserlen adolygiad gorwariant yr Adran Oedolion Iechyd a Llesiant ac adolygiad gorwariant yr Adran Amgylchedd (materion cludiant Integredig)

·         ystyried anghydbwysedd defnydd grantiau

Cyflwynwyd adroddiad gan Aelod Cabinet Cyllid yn gofyn i’r pwyllgor graffu’r sefyllfa a’r risgiau perthnasol yng nghyswllt cyllidebau’r Cyngor a’i adrannau, ac ystyried argymhellion i’r Cabinet 24-01-23.

Gosododd yr Aelod Cabinet y cyd-destun i’r adroddiad drwy nodi:-

·         Yn dilyn adolygiad diwedd Tachwedd mae’r rhagolygon yn awgrymu y bydd pob un o’r deg adran yn gorwario erbyn diwedd y flwyddyn

·         Bod gorwariant sylweddol gan yr Adran Oedolion, Iechyd a Llesiant, Adran Plant a Theuluoedd a’r Adran Priffyrdd, Peirianneg ac YGC.

·         Bod oediad mewn gwireddu Arbedion yn ffactor

Ategodd mai adrodd ar y sefyllfa oedd y Swyddogion Cyllid ac mai’r Adrannau eu hunain oedd yn gyfrifol am eu cyllidebau.

Amlygodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol, yn dilyn adolygiad diwedd Tachwedd bod y rhagolygon yn awgrymu y bydd pob un o’r deg adran yn gorwario erbyn diwedd y flwyddyn, gyda gorwariant sylweddol gan yr Adran Oedolion, Iechyd a Llesiant, Adran Plant a Theuluoedd a’r Adran Priffyrdd, Peirianneg ac YGC. Yn ogystal, rhagwelwyd y bydd  bwlch ariannol o £8.1 miliwn (o’i gymharu gyda £9.1 miliwn yn yr Adolygiad Awst), ac felly, er bod y sefyllfa filiwn yn well yn ei gyfanrwydd, bod defnydd o gronfeydd un-tro wedi gorfod digwydd i helpu sefyllfa'r adrannau.

Cyfeiriwyd at y prif faterion:

·         Adran Oedolion, Iechyd a Llesiant - y rhagolygon diweddaraf yn awgrymu £5.4 miliwn o orwariant, a hynny yn gyfuniad o nifer o ffactorau sydd yn cynnwys nifer o achosion newydd a chostus llety cefnogol yn y gwasanaeth anabledd dysgu,  costau staffio uwch, lefelau salwch a chyfraddau oriau digyswllt uchel yn y maes Gofal Cartref ynghyd a ffioedd uwch gan ddarparwyr preifat yng ngwasanaethau Pobl Hŷn. Yn wyneb y rhagolygon gorwariant eithriadol gan yr Adran nodwyd bod y gwaith a gafodd ei gomisiynu gan y Prif Weithredwr, bellach yn cyfleu darlun manwl o gymhlethdod gwariant gofal oedolion ac yn rhoi gwell dealltwriaeth o’r materion hynny i greu rhaglen glir i ymateb. Ategwyd bod y gwaith yn cael ei arwain gan Gyfarwyddwr Statudol Gwasanaethau Cymdeithasol.

·         Adran Plant a Theuluoedd - sefyllfa ariannol yr adran wedi gwaethygu’n sylweddol ers adolygiad diwedd Awst yn dilyn cynnydd costau oherwydd cymhlethdodau pecynnau all-sirol a ddarperir. Erbyn hyn, rhagwelir gorwariant o £1.3m erbyn diwedd y flwyddyn ariannol.

·         Adran Addysg - pwysau cynyddol ar y gyllideb tacsis a bysus ysgolion yn amlwg eleni, gyda gorwariant o £1.5m yn cael ei ragweld. Nodwyd bod y maes cludiant eisoes yn destun adolygiad strategol i geisio rheoli’r cynnydd yn y gwariant ac awgrymwyd fod gwaith yn parhau fel bod modd ceisio lleihau’r gorwariant a manteisio ar gyfleoedd effeithlonrwydd. Ategwyd bod cyfuniad o danwariant mewn meysydd eraill, ynghyd â defnydd o gronfeydd wrth gefn, yn lleihau’r gorwariant adrannol.

·         Byw’n Iach - covid wedi cael effaith ar incwm Cwmni Byw’n Iach ac o ganlyniad rhoddodd y Cyngor £550k o gefnogaeth ariannol i Byw'n Iach yn 2022/23  i'w galluogi i gynnal eu gwasanaethau. Nodwyd bod y gefnogaeth ariannol yn parhau eleni a'r swm gofynnol wedi lleihau ymhellach i £350k.

·         Adran Priffyrdd, Peirianneg ac YGC - rhagwelwyd gorwariant o £780k gan  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 8.

I dderbyn y wybodaeth, ystyried y risgiau ynglŷn â’r Rhaglen Gyfalaf, a chraffu penderfyniadau i’r Cabinet

PENDERFYNIAD:

• Derbyn yr adroddiad
• Nodi’r sefyllfa a’r risgiau perthnasol yng nghyswllt cyllidebau’r Cyngor a’i adrannau
• Cytuno gyda’r argymhelliad i’r Cabinet (23-01-24) i gymeradwyo ariannu addasedig:

-       cynnydd o £3,576,000 mewn defnydd o fenthyca

-       cynnydd o £2,373,000 mewn defnydd o grantiau a chyfraniadau

-       cynnydd o £317,000 mewn defnydd o gyfraniadau refeniw

-       cynnydd o £1,038,000 mewn defnydd o gronfeydd adnewyddu ac eraill.

Cyflwynwyd adroddiad yr Aelod Cabinet Cyllid. Prif ddiben yr adroddiad oedd cyflwyno’r rhaglen gyfalaf (sefyllfa diwedd Tachwedd 2023) a gofyn i’r Pwyllgor ystyried y ffynonellau ariannu perthnasol a chraffu argymhellion i’r Cabinet (23-01-24). Amlygodd bryder fod % y gwariant yn isel, ond bod rhesymau priodol yn cyfarch hyn. Nododd hefyd nad oedd bygythiad o golli grantiau wrth i’r cynlluniau cyfalaf drosglwyddo i’r flwyddyn ganlynol.

Cyfeiriwyd at ddadansoddiad fesul Adran o’r rhaglen gyfalaf £185.9 miliwn am y 3 blynedd 2023/24 – 2025/26 ynghyd a’r ffynonellau sydd ar gael i ariannu’r cynnydd net sydd oddeutu £7.3 miliwn ers yr adolygiad diwethaf.

Ategodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol,

·         Fod gan y Cyngor gynlluniau pendant mewn lle i fuddsoddi tua £86.8 miliwn yn 2023/24 ar gynlluniau cyfalaf, gyda £41.5miliwn (48%) ohono wedi’i ariannu trwy grantiau penodol.

·         Bod effaith heriau ariannol diweddar yn parhau ar y rhaglen gyfalaf gyda £23.2 miliwn sef 27% o’r gyllideb wedi ei wario hyd at ddiwedd Tachwedd eleni, o gymharu â 40% dros yr un cyfnod flwyddyn yn ôl.

·         Bod £27.4 miliwn ychwanegol o wariant arfaethedig wedi’i ail-broffilio o 2023/24 i 2024/25 a 2025/26. Y prif gynlluniau sydd wedi llithro ers y gyllideb wreiddiol yn cynnwys £12.2 miliwn Cynlluniau Ysgolion (Cymunedau Dysgu Cynaliadwy ac Eraill), £11.0 miliwn Cynlluniau Strategaeth Tai, £3.9 miliwn Cynlluniau Risgiau Arfordirol ac Atal Llifogydd, £2.9 miliwn Cynlluniau Rheoli Carbon a Phaneli Solar, £2.5 miliwn Cynllun Hwb Iechyd a Gofal Penygroes ac £1.7 miliwn Cynlluniau Cronfa Ffyniant Bro.

Tynnwyd sylw’r Aelodau at y rhestr grantiau ychwanegol y llwyddodd y Cyngor eu denu ers yr adolygiad diwethaf oedd yn cynnwys £661 mil - Grant Cyfalaf Economi Gylchol gan Lywodraeth Cymru, £550 mil – Grantiau tuag at Gae Synthetig 3G Ysgol Syr Hugh Owen, Caernarfon gan Sefydliad Pêl Droed Cymru a’r “Football Foundation”, £350 mil – Grant Rhwydwaith Orielau Celf Cyfoes gan Gyngor Celfyddydau Cymru a £329 mil – Grant Trawsnewid Trefi Bach gan Lywodraeth Cymru.

Diolchwyd am yr adroddiad.

PENDERFYNWYD:

·         Derbyn yr adroddiad

·         Nodi’r sefyllfa a’r risgiau perthnasol yng nghyswllt cyllidebau’r Cyngor a’i adrannau

·         Cytuno gyda’r argymhelliad i’r Cabinet (23-01-24) i gymeradwyo ariannu addasedig:

-     cynnydd o £3,576,000 mewn defnydd o fenthyca

-     cynnydd o £2,373,000 mewn defnydd o grantiau a chyfraniadau

-     cynnydd o £317,000 mewn defnydd o gyfraniadau refeniw

-     cynnydd o £1,038,000 mewn defnydd o gronfeydd adnewyddu ac eraill.

I ystyried y gwaith adolygu manwl sydd wedi ei weithredu; Ystyried argymhelliad y Fforwm Craffu, sef, Opsiwn 1 – Cadw at y trefniadau Craffu Cyfredol a gwneud argymhelliad i’w gyflwyno i’r Cyngor Llawn ar 07/03/2024. 

PENDERFYNIAD:

·         Derbyn yr adroddiad

·         Croesawu’r gwaith adolygu a wnaed o’r trefniadau craffu cyfredol yn sgil adroddiad Archwilio Cymru

·         Argymell i’r Cyngor Llawn gymeradwyo Opsiwn 1 yn ddarostyngedig bod gwaith yn cael ei gynnal i wella effeithlonrwydd a gweithrediadau’r Pwyllgorau Craffu

Croesawyd Ian Jones (Pennaeth Adran Cefnogaeth Gorfforaethol), Vera Jones (Rheolwr Democratiaeth ac Iaith), Bethan Adams (Ymgynghorydd Craffu) ac Iwan Evans (Swyddog Monitro i’r cyfarfod.

Cyflwynwyd adroddiad yn amlygu’r gwaith a wnaed i adolygu’r trefniadau craffu cyfredol yn sgil adroddiad Archwilio Cymru. Roedd y wybodaeth yn cynnwys yr holl drafodaethau a gynhaliwyd (mewn gweithdai i Gynghorwyr, trafodaethau gyda’r Tîm Arweinyddiaeth a Phenaethiaid Adrannau) gan gyflwyno’r sylwadau / darganfyddiadau drwy bedwar opsiwn i gyd-gyfarfod o’r Fforwm Craffu a’r Aelodau Cabinet. Gofynnwyd i’r cyd-gyfarfod ystyried manteision ac anfanteision pob opsiwn gan ddod i gasgliad ac argymhelliad ar gyfer y ffordd ymlaen. Cyflwynwyd safbwynt y cyd-gyfarfod i’r Tîm Rheoli oedd yn cydweld ar argymhelliad i gyflwyno opsiwn 1 - cadw at y trefniadau cyfredol.

Atgoffwyd yr Aelodau bod gan y Pwyllgor Llywodraethu gyfrifoldeb i sicrhau bod trefniadau llywodraethu priodol wedi eu gweithredu wrth gynnal yr adolygiad ar y trefniadau craffu.

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan aelodau:

·         Siomedig bod y drefn gyfredol yn parhau - nid yw’r drefn bresennol yn caniatáu mynd o dan groen materion

·         Adroddiadau swmpus yn cael eu cyflwyno i’r cyfarfodydd a chyflwyniadau’r swyddogion yn rhy hir – yn cymryd amser i ffwrdd o graffu’r mater

·         Gormod o feysydd yn cael eu cyflwyno - methu cwrdd â'r galw

·         Anodd blaenoriaethu

·         Nid yw’r system yn gweithio - nid yw yn effeithiol. Nid yw’r Pwyllgorau Craffu yn llwyddo i newid dim

·         Ymchwiliadau Craffu yn cael effaith, ond dim digon ohonynt

·         Bod y drefn yn cynnig ‘perfformiad o gyfundrefn’ gan roi argraff bod craffu da yma

·         Bod enghreifftiau o graffu da yn y gorffennol – angen mewnbwn allanol a hyfforddiant priodol i symud ymlaen

·         Nad oes elfen wleidyddol i Graffu – trigolion Gwynedd sydd yn bwysig yma

·         Bod angen ystyried sut mae’r Pwyllgor Llywodraethu yn plethu i mewn i’r drefn. Pan fydd y Pwyllgor yn cyfeirio materion i’r Pwyllgorau craffu perthnasol, maent yntau yn rhy hwyr neu heb eu blaenoriaethu ar raglen y pwyllgor craffu perthnasol

·         Nad oedd opsiwn 1 yn creu argraff - byddai opsiwn 4 (sefydlu pedwerydd 4ydd Pwyllgor Craffu) yn un cytbwys ac yn rhoi cyfle i ddatblygu’r drefn.

·         Nad oedd yr adroddiad yn cyfleu / cynrychioli barn helaeth a sylwadau’r gweithdai – nid oedd canlyniadau’r gweithdai wedi eu rhannu gyda’r mynychwyr.

Mewn ymateb i gwestiwn ynghyn a sut mae’r Pwyllgorau Craffu yn ychwanegu gwerth i waith y Cyngor, nododd y  Rheolwr Democratiaeth ac Iaith mai pwrpas Craffu yw sicrhau a herio gwaith y Cabinet; gweithredu fel Ffrind Critigol gan sicrhau bod sylw yn cael ei roi i lais pobl Gwynedd; dal y Cabinet ac Aelodau unigol y Cabinet i gyfrif am eu penderfyniadau a chraffu effaith cynlluniau, polisïau a gwasanaethau’r Cyngor. Cyfeiriodd at enghreifftiau o’r effaith a'r gwahaniaeth mae Craffu wedi ei wneud dros y blynyddoedd diwethaf. Ategodd bod camau i wella’r drefn hefyd yn deillio o argymhellion Archwilio Cymru, oedd yn cynnwys creu argymhellion cryfach ar rai eitemau fel bod modd sicrhau bod yr Aelod Cabinet yn rhoi ystyriaeth briodol i’r maes ac adrodd yn  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 10.

I ystyried diweddariad i’r Pwyllgor ar adroddiad(au) sydd wedi eu cyhoeddi yn ddiweddar gan Archwilio Cymru – Defnyddio gwybodaeth am berfformiad: persbectif a chanlyniadau defnyddwyr gwasanaeth

PENDERFYNIAD

·         Derbyn yr adroddiad, er gwybodaeth

·         Croesawu ymateb y Rheolwyr

Croesawyd Alan Hughes a Lora Williams (Archwilio Cymru), Geraint Owen (Cyfarwyddwr Corfforaethol) a Dewi Wyn Jones (Rheolwr Gwasanaeth Cefnogi Busnes y Cyngor) i’r cyfarfod.

Cyflwynwyd adroddiad gan Archwilio Cymru yn amlygu eu canfyddiadau ar sut mae’r Cyngor yn defnyddio gwybodaeth am berfformiad. Cyflwynwyd hefyd ddogfen ymateb gan Cyngor Gwynedd yn amlinellu’r hyn mae’r Cyngor yn bwriadu ei wneud i ymateb i argymhellion Archwilio Cymru.

Nododd Swyddog Archwilio Cymru bod pob Cyngor yn defnyddio gwybodaeth perfformiad ond bod angen ystyried os yw’r wybodaeth yn cyflawni amcanion a sicrhau gwerth am arian. Ategodd bod Cyngor Gwynedd yn rhannu llawer o enghreifftiau da - yn darparu llawer o wybodaeth am berfformiad i uwch arweinwyr i’w helpu i ddeall persbectif defnyddwyr gwasanaeth a defnyddio adborth cwsmeriaid gwella gwasanaethau sydd yn adlewyrchu ar drefniadau perfformiad diweddar. Er hynny, adroddwyd bod llai o dystiolaeth ynglŷn â threfniadau gwirio data a bod gwybodaeth am ganlyniadau yn gyfyngedig.

Mewn ymateb i’r adroddiad, nododd y Rheolwr Gwasanaeth Cefnogi Busnes bod yr adroddiad yn ymddangos yn negyddol ei natur, ond wedi trafod ymhellach gyda swyddogion Archwilio Cymru bod pryderon wedi eu lleddfu a bod mwyafrif o’r camau sydd yn cael eu cynnig yn bethau mae’r Cyngor eisoes yn gweithio arnynt neu bellach wedi eu cyflawni. Cyfeiriodd at enghreifftiau o  gynnwys mwy o bobl yn y broses herio perfformiad, o sefydlu grŵp ymgysylltu traws adrannol i annog rheolwyr i ymgysylltu / ymgynghori gyda gwahanol grwpiau, i adnabod cerrig milltir penodol mewn prosiectau; yn ffyddiog bod trefniadau presennol yn bodoli o fewn y gwasanaethau i wirio ansawdd y data a’r wybodaeth sydd yn ei gyflwyno i uwch arweinwyr, Pwyllgorau ac i’r Cabinet.

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan aelodau:

·         Bod data cywir a da yn hanfodol ar gyfer gwneud penderfyniadau

·         Bod angen ystyried mesur canlyniadau yn hytrach na mesur gweithredoedd – i’r dyfodol byddai hyn yn fodd o gyfeirio adnoddau i’r lle cywir a gweld buddsoddiadau yn cael effaith

Mewn ymateb i sylw ynglŷn ag os yw Archwilio Cymru yn hapus bod rhai o’r argymhellion eisoes wedi eu cwblhau, nodwyd mai cod ymarfer Archwilio Cymru yw derbyn bod ystyriaeth briodol wedi ei roi i’r argymhellion ac nad oedd trothwy ffurfiol i gymeradwyo adroddiad cynnydd. Mewn ymateb i sylw pellach ar sut mae Cyngor Gwynedd yn cymharu gyda Chynghorau eraill, nodwyd mai’r flaenoriaeth oedd sut mae pob Cyngor yn cymharu gyda’r meini prawf ac nid gyda’i gilydd. Er hynny, nodwyd  nad oedd adroddiad pob Cyngor wedi ei gyhoeddi hyd yma ac annheg fyddai adrodd ar hynny, ond y byddai canfyddiadau wedi eu cynnwys yn yr adroddiad cenedlaethol.

Mewn ymateb i sylw ynglŷn â phrofiadau’r gorffennol o roi gormod o sail i weithgaredd yn hytrach na chanlyniadau, nododd y Rheolwr Gwasanaeth Cefnogi Busnes bod gwaith wedi  ei wneud i adolygu cylch cyntaf prosiectau Cynllun y Cyngor drwy osod cerrig milltir allweddol i gyflawni prosiectau gan ofyn i’r arweinyddion prosiect adrodd ar y cynnydd a’r camau sydd ar y gweill. Ategodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol bod parodrwydd i  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 11.