skip to main content

Rhaglen, penderfyniadau a chofnodion

Lleoliad: Cyfarfod Rhithiol / Virtual Meeting. Gweld cyfarwyddiadau

Cyswllt: Lowri Haf Evans  01286 679878

Eitemau
Rhif eitem

1.

YMDDIHEURIADAU

I dderbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb

 

Cofnod:

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan y Cynghorwyr  R Medwyn Hughes, Huw W Jones

a Gethin Glyn Williams

 

2.

DATGAN BUDDIANT PERSONOL

I dderbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol

 

Cofnod:

Ni dderbyniwyd datganiad o fuddiant personol gan unrhyw aelod oedd yn bresennol.

 

3.

MATERION BRYS

Nodi unrhyw eitemau sy’n fater brys ym marn y cadeirydd fel y gellir eu hystyried.

 

Cofnod:

Dim i’w nodi

 

4.

COFNODION pdf eicon PDF 315 KB

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion cyfarfod o’r pwyllgorau hwn a gynhaliwyd 27 Mai a 17 Mehefin 2021 fel rhai cywir  

 

Dogfennau ychwanegol:

Cofnod:

Derbyniodd y Cadeirydd gofnodion y cyfarfodydd blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd 27 Mai a 17 Mehefin 2021 fel rhai cywir.

 

5.

ADRODDIADAU ARCHWILIO CYMRU pdf eicon PDF 210 KB

I dderbyn diweddariad ar raglen waith Chwarter 1 Archwilio Cymru

 

·         Diweddariad Chwarterol: hyd at 30 Mehefin 2021

·         Adolygiad Cynnydd Bargen Twf Gogledd Cymru – Bwrdd Uchelgais Economaidd Gogledd Cymru (BUE)

·         Ymateb Rheolwyr i gynnydd rhaglen waith BUE

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

Derbyn yr adroddiadau

 

Cofnod:

Cyflwynwyd tri adroddiad yn diweddaru’r Pwyllgor ar waith Chwarter 1 Archwilio Cymru.

 

           Diweddariad Chwarterol: hyd at 30 Mehefin 2021

           Adolygiad Cynnydd Bargen Twf Gogledd Cymru – Bwrdd Uchelgais

Economaidd Gogledd Cymru (BUE)

           Ymateb Rheolwyr i gynnydd rhaglen waith BUE

 

Croesawyd Alan Hughes (Archwilio Cymru) a Nia Williams (BUE) i’r cyfarfod i gyflwyno eu sylwadau / ymatebion. Cyfeiriwyd at raglen waith Archwilio Cymru gan amlygu bod y rhaglen yn grynodeb defnyddiol o’r gwaith lleol, y gwaith cenedlaethol a’r gwaith sydd yn cael ei weithredu gan arolygwyr eraill yn ystod y cyfnod.

 

Yng nghyd-destun adroddiad cynnydd Bargen Twf Gogledd Cymru (BUE)  cyflwynwyd chwe cynnig ar gyfer ffyrdd y gallai’r cynghorau drwy’r BUE wella eu gallu i gyflawni eu nodau cyffredinol. Amlygwyd bod BUE wedi sefydlu fframwaith llywodraethu clir, er nad yw pob elfen yn weithredol,  ynghyd a Swyddfa Rheoli Portffolio gydag adnoddau da i gefnogi a chyflawni’r gwaith.

 

Cyflwynwyd ymateb i’r chwe maes gwella gan Reolwyr BUE ar ffurf rhaglen waith gydag eglurhad cryno o’r cynlluniau a’r gwaith sydd wedi ei osod ar gyfer cyflawni. Trafodwyd y meysydd gwaith yn unigol ac ymhelaethwyd ar y canlyniadau i sicrhau rheolaeth a chynnydd yn y chwe maes dan sylw.

 

Diolchwyd am yr adroddiadau

           

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â’r ymatebion ar heriau ‘byw’ oedd yn wynebu’r Swyddogion, amlygwyd bod llawer o waith yn cael ei wneud i geisio cadw balans drwy osod amserlen realistig a pharhau i gynllunio ymlaen. Ategwyd bod achosion busnes pob prosiect yn heriol iawn a bod sefydlu’r Cyd-bwyllgor Corfforaethol rhanbarthol yn cyflwyno heriau ychwanegol.

 

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â rheoli risgiau, nodwyd pwysigrwydd y gofrestr risg ar angen i adnabod risgiau yn fuan ynghyd a diweddaru ac addasu'r gofrestr yn rheolaidd. Yn ogystal â gorfod sefydlu prosiectau i adfer yr economi o ganlyniad i covid 19, cyfeiriwyd at esiampl o ymateb i her o fewn y sector dwristiaeth o fethu cael staff i weithio yn y sector -cafodd y Prosiect Talent Twristiaeth ei addasu i ymateb i broblemau’r sector. Yn ychwanegol, amlygwyd bod ffactorau allanol hefyd yn heriol. Gyda’r prosiectau yn cael eu hariannu gan ddwy lywodraeth gwelir ofynion y grantiau yn cael eu haddasu ar-hap mewn ymateb i newidiadau ym mlaenoriaethau’r llywodraethau hynny.

 

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â’r adnoddau sylweddol sydd yn cael eu defnyddio i sicrhau llwyddiant BUE a’r angen i Cyngor Gwynedd (fel yr awdurdod lletya) gael ei ddigolledu yn llawn, nodwyd mai cyfrifoldeb y swyddogion yw sicrhau bod y symiau cywir yn cael  eu hawlio. Ategwyd bod cyllidebau pwrpasol wedi eu gosod a bod lefelau cyflogaeth yn realistig

 

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â Chyngor Busnes Merswy Dyfrdwy yn tynnu allan o’r Bartneriaeth, nodwyd nad oedd y Cyngor Busnes yn cyfrannu yn ariannol at y Bartneriaeth ac mai pwysau gwaith un unigolyn oedd y rheswm dros ymadael. Er hynny,  amlygwyd bod perthynas dda yn parhau gyda’r Cyngor Busnes gyda chyfarwyddwr y Cyngor Busnes yn flaengar iawn. Defnyddiwyd enghraifft o ddigwyddiadau sydd yn cael eu cynnal ar y  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 5.

6.

ADOLYGIAD FFORDD GWYNEDD pdf eicon PDF 102 KB

I hysbysu’r Aelodau o gasgliadau’r Archwiliwr Dosbarth ac adrodd ar y camau nesaf arfaethedig

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

PENDERFYNIAD:

 

  • Derbyn yr adroddiad
  • Cytuno sefydlu Grŵp Tasg a Gorffen er mwyn cydweithio gyda’r Prif Weithredwr i gynnal adolygiad o sut ac i ba raddau y mae egwyddorion y  ‘Ffordd Gwynedd’ o weithio wedi gwreiddio ar draws y Cyngor
  • Ethol yr Cynghorwyr John Pughe Roberts, Medwyn Hughes, Selwyn Griffiths, Peredur Jenkins a Sharon Warnes yn aelodau o’r Grŵp Tasg a Gorffen
  • Bod y Grŵp Tasg a Gorffen yn cyflwyno adroddiad o ddarganfyddiadau’r adolygiad i’r Pwyllgor pan fydd wedi ei gwblhau

 

Cofnod:

Cyflwynwyd adroddiad gan Aelod Cabinet Cefnogaeth Corfforaethol y Cynghorydd Nia Jeffreys yn cyflwyno casgliadau Archwilio Cymru i adolygiad a wnaed o Ffordd Gwynedd. Adroddwyd bod Archwilio Cymru wedi cynnal adolygiad Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol ym maes gofal cymdeithasol oedolion o fewn y Cyngor yn 2019 ac o ganlyniad i’r adolygiad hwnnw cytunwyd y byddai’n fuddiol cynnal adolygiad dilynol o gynnydd Ffordd Gwynedd ar draws holl wasanaethau’r Cyngor

 

Ategwyd bod y Pwyllgor Archwilio hefyd wedi amlygu dymuniad i sefydlu Grŵp Tasg a Gorffen i adolygu’r cynnydd sydd wedi ei gyflawni yn enw Ffordd Gwynedd ac yn dilyn trafodaeth mewn Gweithgor Craffu (4/5/21) cytunwyd amseru’r gwaith yn ystod yr Hydref eleni.

 

Yn unol  â dymuniad y Prif Weithredwr i gynnal adolygiad fydd yn adnabod sut ac i ba raddau mae egwyddorion y Ffordd Gwynedd o weithio wedi eu gwreiddio ar draws y Cyngor, ystyriwyd bod sefydlu’r Grŵp Tasg a Gorffen yn amserol gyda’r Prif Weithredwr yn cydweithio gyda’r Aelodau i lunio briff ar gyfer yr adolygiad. Ystyriwyd bod y llythyr a dderbyniwyd gan Archwilio Cymru, a oedd yn crynhoi casgliadau eu hadolygiad, yn gosod rhaglen waith cychwynnol i’r Grŵp Tasg a Gorffen.

 

Cyfeiriwyd at rai o gasgliadau’r adolygiad. Er bod y Cyngor wedi trawsnewid elfennau o’r ffordd y mae’n gweithio, ystyriwyd bod rhai camsyniadau cyffredin ynghyd a rhwystrau sydd yn atal cynnydd pellach ac yn cyfyngu’r gallu iddo wreiddio fel ffordd reddfol o weithio.

 

Ategodd Alan Hughes (Archwilio Cymru) ei fod yn croesawu ymateb y Cyngor i’r adolygiad ac i’r bwriad o sefydlu Grŵp Tasg a Gorffen fel modd o adolygu ymhellach.

 

Diolchwyd am yr adroddiad.

 

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan aelodau:

·         Bod canlyniad adolygiad yr Archwilwyr yn crynhoi yn dda'r materion ymarferol sydd angen ailymweld a hwy

·         Croesawu’r adroddiad a’r ymateb positif i hyrwyddo’r camau nesaf

·         Bod modd gwneud gwell defnydd o ddata

·         Bod angen cefnogi swyddogion i ymroi i’w gwaith

·         Bod angen sicrhau bod y ‘Ffordd Gwynedd’ yn cael ei wreiddio

·         Bod darganfyddiadau’r Grŵp Tasg i’w cyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio wedi iddynt gwblhau’r adolygiad

·         Bod pryder mewn ymateb rhai staff i ymholiadau trigolion Gwynedd

 

Mewn ymateb i’r sylwadau, nododd Pennaeth Cefnogaeth Gorfforaethol ei fod yn croesawu’r sylwadau gan dderbyn bod Ffordd Gwynedd yn waith parhaus ac y dylid cyfeirio unrhyw bryderon am ddiffyg gweithredu fel bod modd gwella’r sefyllfa. Ategodd bod bwriad cynnal sesiwn rhannu gwybodaeth gyda aelodau’r Grwp Tasg a Gorffen fel eu bod yn gwbl gyfarwydd ag hanfodion Ffordd Gwynedd. Nodwyd bod enghreifftiau da diweddar o ddefnyddio data yn effeithiol ond adroddwyd bod cydnabyddiaeth eisoes gan Dim Rheoli’r Cyngor bod lle i wella a bod ychwaneg o waith i wreiddio’r egwyddorion sylfaenol ar draws y Cyngor.

 

PENDERFYNWYD

 

·      Derbyn yr adroddiad

·      Cytuno sefydlu Grŵp Tasg a Gorffen er mwyn cydweithio gyda’r Prif Weithredwr i gynnal adolygiad o sut ac i ba raddau y mae egwyddorion y  ‘Ffordd Gwynedd’ o weithio wedi gwreiddio ar draws y Cyngor

·      Ethol y Cynghorwyr John Pughe Roberts, Medwyn Hughes, Selwyn Griffiths, Peredur Jenkins  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 6.

7.

TREFNIADAU RHEOLI RISG pdf eicon PDF 363 KB

I dderbyn yr adroddiad fel diweddariad ar y camau y mae’r Cyngor yn eu cymryd i sicrhau fod cofrestr risg gyflawn yn ei le ac yn cael chynnal, ac ystyried y risgiau uchaf mae’r Cyngor yn eu wynebu.

 

Penderfyniad:

PENDERFYNIAD:

 

  • Derbyn yr adroddiad fel diweddariad ar y camau y mae’r Cyngor yn eu cymryd i sicrhau bod cofrestr risg gyflawn yn ei lle ac yn cael ei chynnal
  • Derbyn y risgiau uchaf y mae’r Cyngor yn eu hwynebu gan argymell cysoni’r drefn sgorio ymysg adrannau

 

Cofnod:

Cyflwynwyd adroddiad gan y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol (Refeniw a Risg) yn diweddaru’r Pwyllgor ar ddatblygiadau i’r trefniadau rheoli risg a’r camau gweithredu nesaf. Atgoffwyd yr Aelodau mai un o gyfrifoldebau statudol y Pwyllgor yw adolygu ac asesu trefniadau’r Awdurdod ar gyfer rheoli risgiau, rheolaeth fewnol a llywodraethu corfforaethol, yn unol â Rhan 81 (1)(c) Mesur Llywodraeth Lleol (Cymru) 2011.

 

Eglurwyd bod y gofrestr risg yn ddogfen fyw ac yn cael ei diweddaru’n briodol er mwyn adlewyrchu gwir sefyllfa’r Cyngor. Gyda chefnogaeth yr Adran TG, lansiwyd Cofrestr Risg Corfforaethol ar ei newydd wedd ym Mawrth 2021 gan hwyluso’r drefn o gadw’r gofrestr ar Sharepoint yn hytrach na thaflen Excel. Adroddwyd bod y system newydd yn cynnig cyfleuster hwylus i ddefnyddiwr ym mhob adran flaenoriaethu, diweddaru ac adolygu’r gofrestr, ond bod gwaith parhaus angen ei wneud i sicrhau bod defnydd y gofrestr yn gyson ar draws y Cyngor. Ategwyd bod esblygiad trefniadau rheoli perfformiad y Cyngor hefyd yn cynnwys trafodaeth ffurfiol ar y gofrestr risg mewn cyfarfodydd rheoli perfformiad adrannol  unwaith y flwyddyn. Ystyriwyd bod hyn yn ysgogiad i adrannau ddiweddaru’r gofrestr a'r camau gweithredu sy’n cael eu datblygu i liniaru risgiau.

 

Eglurwyd cyd-destun y disgwyliad gan nodi bod 300 o risgiau ar y gofrestr gan gynnwys pedwar heb eu sgorio. Trafodwyd y drefn sgorio a’r angen i liniaru’r risg hwnnw mor isel â  phosib o fewn yr adnoddau ar ymdrech sydd ar gael o fewn yr Adrannau.

 

Gwnaed cais i’r Aelodau gyflwyno sylwadau ynglŷn â’r dull gorau o gyflwyno’r adroddiad i’r dyfodol. Amlygwyd bod 23 risg uchel iawn wedi eu cynnwys fel atodiad i’r adroddiad a phwysleisiwyd mai’r Adrannau eu hunain oedd wedi gosod y sgôr. Derbyniwyd yr angen i gysoni’r drefn ac er bod trafodaethau wedi eu cynnal gyda phob adran i herio pob sgôr uchel iawn, adroddwyd bod yr Adrannau yn gyfforddus gyda’r sgôr a gyflwynwyd ar y gofrestr.  Atgoffwyd yr aelodau mai cyfrifoldeb y Pwyllgor yw sicrhau bod trefn rheoli risg mewn lle ac nad oedd hynny’n golygu ystyried pob risg unigol mewn manylder. Er hynny, petai’r Pwyllgor yn dymuno derbyn mwy o wybodaeth am risg benodol, yna byddai modd gwahodd yr Adrannau i gyfarfod i ymhelaethu ar y risg hwnnw.

 

Diolchwyd am yr adroddiad

 

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan aelodau:

·         angen adolygu effaith ffyrlo

·         angen adolygu sgôr twristiaeth

·         prinder difrifol mewn darpariaeth breswyl a nyrsio a gofal cartref - angen adolygu’r sgôr ac ystyried risgiau ymadawiad staff o’r gwasanaethau hyn

·         diogelwch staff morwrol – angen blaenoriaethu camerâu corff i’r gwasanaeth

 

Sylwadau ynglŷn â chynnwys a fformat yr adroddiad i’r dyfodol:

·         angen cysoni penawdau

·         angen cysoni sylwadau / risgiau cyn cyflwyno i bwyllgor - rhai o’r risgiau ynwaith bob dydd yr adran’.

·         Angen adnabod y rhai sydd wirioneddol yncatastroffig’ a ‘dinistriol

·         Angen data, gwybodaeth, tystiolaeth galed ar sut mae’r sgôr yn cael ei osod

·         Byddai’n ddefnyddiol cynnwys y sgôr ‘tebygolrwydd’ ac ‘effaith’ yn ogystal â’r sgôr risg, fel bod modd i’r aelodau weld  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 7.

8.

GWYDNWCH SYSTEMAU T.G. - DIOGELWCH SEIBR pdf eicon PDF 895 KB

I ddiweddaru’r Pwyllgor am wytnwch diogelwch seibr Cyngor Gwynedd, a rhoi cyfle i’r aelodau graffu’r sefyllfa. Bu sôn am ymosodiadau seibr yn y newyddion yn ddiweddar, a gyda chynnydd yn ein dibyniaeth a defnydd o dechnoleg, mae’n amserol i adrodd ar yr hyn sy’n digwydd yn lleol yn y Cyngor.

Penderfyniad:

PENDERFYNIAD:

 

Derbyn y wybodaeth

Diolch i’r Adran Technoleg Gwybodaeth am eu cefnogaeth

 

Cofnod:

Cyflwynwyd, er gwybodaeth, adroddiad gan Pennaeth Cynorthwyol Cyllid -Technoleg Gwybodaeth yn diweddaru’r Pwyllgor o wytnwch diogelwch seibr Cyngor Gwynedd a’r ddarpariaeth sydd mewn lle i liniaru’r risg o ymosodiad seibr. Trafodwyd  y camau hynny sydd  yn eu lle i geisio atal ymsodiad ynghyd a’r rhai sydd yn ymateb yn effeithiol i’r risgiau hynny. Cyfeiriwyd at ddau achos lleol diweddar oedd yn tystiolaethu bod ymosodiadau seibr yn fygythiad realisitig ac felly’n herio’r Gwasanaeth Technoleg Gwybodaeth i sicrhau gwytnwch eu hamddiffynfeydd a’u gallu i adfer eu hunain o sefyllfa fregus petai’r amddiffynfeydd hynny yn methu.

 

Cyfeiriwyd at y risgiau a’r mesurau sydd yn eu lle ac amlygwyd bod y gwasanaeth wedi penodi Prentis Diogelwch Seibr i ymuno a’r tîm yn Medi 2021. Ategwyd bod drwg weithredwyr yn addasu eu dulliau o ymosodiadau seibr yn rheolaidd ac felly’r Cyngor yn adolygu eu mesurau yn gyson gyda chefnogaeth trydydd parti.  Nodwyd bod y Cyngor, yn bresennol, mewn lle da, ond bod elfen o risg yn bodoli bob amser.

 

Diolchwyd am yr adroddiad ac am y gwaith mae’r Gwasanaeth yn ei wneud i amddiffyn y Cyngor rhag ymosodiadau seibr. Ategwyd bod rhaid derbyn bod y Gwasanaeth yn gwneud pob dim o fewn eu gallu ac y dylai pawb fod yn ffyddiog bod y Gwasanaeth yn gweithredu yn briodol.

 

Mewn ymateb i gwestiwn os oedd risg ymosodiad seibr wedi ei gynnwys ar y gofrestr risg gorfforaethol, cadarnhawyd bod y risg wedi ei gynnwys ac wedi ei asesu fel ‘risg canolig’

 

                PENDERFYNIAD:

 

·           Derbyn y wybodaeth

·           Diolch i’r Adran Technoleg Gwybodaeth am eu cefnogaeth