Rhaglen a chofnodion

I dderbyn unrhyw ymddhieuriadau am absenoldeb.

Y Cynghorwyr Thomas G Ellis a Dylan Fernley.

I dderbyn unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol.

Ni dderbyniwyd datganiad o fuddiant personol gan unrhyw aelod oedd yn bresennol.

Nodi unrhyw eitemau sy’n fater brys ym marn y Cadeirydd fel y gellir eu hystyried.

Dim.

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar Dachwedd 29ain, 2016 fel rhai cywir.

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 29 Tachwedd, 2016 fel rhai cywir.

Cyflwyno drafft o’r adroddiad a fydd i’w gyflwyno i’r Cyngor Llawn ym mis Mehefin 2017 yn amlinellu’r gefnogaeth sydd wedi ei ddatblygu ac wrthi’n cael ei ddatblygu ar gyfer aelodau.  

Cyflwynwyd – drafft o’r adroddiad sydd i’w gyflwyno i’r Cyngor ym mis Mehefin 2017 yn amlinellu’r gefnogaeth i aelodau sydd wedi ei wireddu hyd yma dros gyfnod y Cyngor hwn, ynghyd â’r elfennau sy’n parhau i gael eu datblygu ar gyfer aelodau etholedig.

Manteisiodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd ar y cyfle i ddiolch i’r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd a gweddill y Tîm am eu cefnogaeth i’r aelodau dros gyfnod y Cyngor hwn.  Diolchodd hefyd i Arwel Ellis Jones, oedd bellach wedi ymddeol yn hyblyg o’i swydd fel Uwch Reolwr Cefnogaeth Gorfforaethol, ac yn aros ymlaen am gyfnod i gyflwyno cynghorwyr i waith y Cyngor newydd ar ôl yr etholiadau ym Mai.  Diolchodd i ddau Gadeirydd y pwyllgor dros gyfnod y Cyngor hwn, y Cynghorwyr Lesley Day a Thomas G.Ellis, a dymunodd y gorau i’r aelodau hynny fyddai’n sefyll i lawr o’r Cyngor ym mis Mai.

Nodwyd y byddai dyddiad y Cyngor llawn yn yr ail bwynt bwled o’r Trefniadau Llywodraethu dan y pennawd ‘Beth sydd wedi newid yn y cyfnod ers 2012?’ yn cael ei gywiro i ddarllen yr 2il o Fawrth, 2017.

Sylwadau yn codi o’r drafodaeth:-

·         Nodwyd, er bod y wefan yn rhestru dyddiadau cyfarfodydd ymchwiliadau craffu, nad oedd dogfennau ar gael ar gyfer y cyfarfodydd hynny.  Atebodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd nad oedd rhaglenni a nodiadau cyfarfodydd ymchwiliadau craffu yn ddogfennau cyhoeddus ac mai’r aelodau’n unig oedd yn eu gweld.  Nododd hefyd fod gwaith ar droed i ddatblygu Modern.gov ymhellach.

·         Nodwyd nad oedd llawer o gyfeiriad yn yr adroddiad blynyddol at y ddarpariaeth TG i aelodau, er i’r Grŵp Ffocws dreulio cryn amser yn edrych ar hynny, ond croesawyd y bwriad i symud o’r Ipad i offer mwy defnyddiol yn y Cyngor newydd.  Nodwyd y byddai cyfle i drafod y gofynion TG yn llawn o dan yr eitem nesaf.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.

Diweddaru’r Pwyllgor ar y trefniadau anwytho i aelodau yn dilyn etholiadau Mai 4ydd, 2017

Cyflwynwyd - adroddiad yn diweddaru’r pwyllgor ar y trefniadau anwytho i aelodau yn dilyn etholiadau 4 Mai, 2017.

Rhoddodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd gyflwyniad byr ar drefniadau’r etholiadau, gan gyfeirio at:-

·         Y sefyllfa gyfredol

·         Amserlen

·         Anwytho

Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau, nododd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd:-

·         Y byddai’r aelodau yn arwyddo i dderbyn y swydd wrth ymweld â’r stondin Côd Ymddygiad ar y Dyddiau Croeso ar y 9fed a’r 10fed o Fai a bod hynny’n dderbyniol yn gyfreithiol.

·         Y byddai’n rhaid edrych fesul achos ar sefyllfa’r aelodau hynny sy’n gwasanaethu ar gyrff allanol, ond ddim yn cael eu hail-ethol ar y Cyngor ar ôl Mai.

Dangoswyd y fersiwn ddiweddaraf o’r Porth Aelodau a gofynnwyd i’r aelodau gysylltu â’r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd, neu aelod o’r Tîm, os hoffent gyflwyno syniadau o ran sut i ddatblygu’r porth ymhellach.

Rhoddodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd ddiweddariad o’r sefyllfa o ran y ddarpariaeth TG i aelodau o fis Mai ymlaen.  Nododd:-

·         O ganlyniad i farn wahanol ymhlith aelodau’r Grŵp Ffocws (tri o’r farn y dylid safoni ar y Microsoft Surface Pro 4, un eisiau’r Surface Pro 4 at ei ddefnydd ei hun, ond yn hapus i eraill gael y dewis ac un yn ffafrio’r Ipad Air 2 ar gyfer pawb) y gofynnwyd iddo ef, fel Pennaeth y Gwasanaeth Democrataidd, ddod i benderfyniad ar y mater.

·         Iddo bwyso a mesur yn ofalus, gan gymryd i ystyriaeth farn y mwyafrif ac ymgynghori gyda’r swyddogion a’r Dirprwy Arweinydd, oedd yn aelod o’r Grŵp Ffocws, cyn penderfynu ar y Microsoft Surface Pro 4, ar y sail ei fod yn cynnig llawer mwy nag sy’n bosib’ gyda’r mathau eraill o gyfarpar.

·         Mai’r bwriad dros amser fyddai symud yn llwyr i’r Surface Pro 4, ac er y byddai anogaeth i bawb ddefnyddio’r Surface Pro 4 o’r cychwyn, caniateid i aelodau sy’n dychwelyd barhau i ddefnyddio’r Ipad hyd oni fyddai’n amser adnewyddu eu cyfarpar.

·         Byddai hawl hefyd i aelodau ddefnyddio eu teclynnau personol eu hunain ac ‘roedd yr Uned TG yn ffyddiog y gallent gefnogi’r offer hwnnw hefyd.

Mynegodd y Cadeirydd ei siomedigaeth na chafodd y pwyllgor hwn y cyfle i ddod i benderfyniad ar y mater a gofynnodd i’r aelodau hynny oedd yn aelodau o’r Grŵp Ffocws gyflwyno eu sylwadau. 

Nododd pob un o aelodau’r grŵp eu bod yn gefnogol i benderfyniad y Pennaeth.  Ychwanegodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd bod yr amserlen prynu’r cyfarpar yn golygu nad oedd yn bosib’ i’r Grŵp Ffocws adrodd yn ôl i’r pwyllgor.

Pwysleisiwyd pwysigrwydd trefnu hyfforddiant buan i’r aelodau ar yr offer newydd.  Atebodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd fod hyfforddiant wedi ei drefnu ym Mehefin / Gorffennaf ac y byddai swyddogion TG ar gael ar ddiwrnod y Cyngor Blynyddol i gynorthwyo aelodau i gael mynediad i’w dogfennau.  Ychwanegodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y gofynnid i bob aelod lenwi holiadur ar gychwyn y Cyngor newydd ynglŷn â lefel eu hyder wrth ddefnyddio technoleg.

Trafodwyd beth fyddai’n digwydd i’r cyfarpar presennol.  Nodwyd mai argymhelliad y Grŵp Ffocws oedd gofyn  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 6.

Diweddaru’r pwyllgor ar y cais am y Siarter

Cyflwynwyd – adroddiad yn diweddaru’r pwyllgor ar y cais am y Siarter Aelodau gan gyfeirio’n benodol at y gwaith o ddatblygu disgrifiadau o rolau aelodau.

Nodwyd mai un o’r prif fanteision o greu a mabwysiadu’r ‘disgrifiad o rolau’ fyddai’r budd i aelodau newydd o’u defnyddio fel canllaw i ddeall yn well y gwahanol rolau ar wahanol bwyllgorau.  Gwahoddwyd y pwyllgor i gyflwyno’r ‘disgrifiad o rolau’ ar eu ffurf drafft presennol fel argymhelliad i’r Cyngor llawn newydd eu mabwysiadu’n ffurfiol yn ei gyfarfod ym Mehefin.  Gofynnwyd hefyd i’r pwyllgor ystyried cyhoeddi’r ‘disgrifiad o rolau’ drafft ar y Porth aelodau fel arf i gynorthwyo’r aelodau newydd ym mis Mai, cyn eu mabwysiadu yn ffurfiol gan y Cyngor newydd.

Awgrymwyd y dylai’r ‘disgrifiad o rolau’ gynnwys cymal bod rhaid i aelodau fynychu cyfarfodydd, ond nodwyd y byddai hynny’n tramgwyddo’r rheol 6 mis, sef Adran 85 o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972 sy’n darparu bod cyfnod aelod o’r Cyngor yn dod i ben 6 mis ar ôl ei bresenoldeb diwethaf mewn cyfarfod o’r Cyngor, os na chymeradwyir yr absenoldeb gan yr awdurdod.

Nododd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd mai mater o anogaeth ydoedd a bod ‘mynychu holl gyfarfodydd a phwyllgorau perthnasol ...’ wedi’i restru fel un o’r swyddogaethau penodol yn y disgrifiad o rôl a chyfrifoldebau Aelod o’r Cyngor.  Holwyd a fyddai’n bosib’ amlygu’r swyddogaeth yma mewn print bras, ond nodwyd y gallai hynny danseilio’r swyddogaethau eraill ar y rhestr, sydd yr un mor bwysig.

Awgrymodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y gellid edrych ar Bapur Gwyn diweddar Llywodraeth Cymru ar ddiwygio llywodraeth leol er mwyn gweld oes modd cryfhau’r disgwyliadau o safbwynt presenoldeb.

PENDERFYNWYD

1.       Cyflwyno’r ‘disgrifiad o rolau’ ar eu ffurf drafft presennol fel argymhelliad i’r Cyngor llawn newydd eu mabwysiadu’n ffurfiol yn ei gyfarfod ar 15 Mehefin, 2017.

2.       Cyflwyno’r ‘disgrifiad o rolau’ ar eu ffurf drafft presennol ar y Porth aelodau hyd iddynt gael eu mabwysiadu’n ffurfiol gan y Cyngor llawn.

Diweddaru’r pwyllgor ar faterion cydnabyddiaeth ariannol a cheisio eu barn ar argymhellion i’r Cyngor newydd. 

Cyflwynwyd – adroddiad yn diweddaru’r pwyllgor ar faterion cydnabyddiaeth ariannol ac yn ceisio eu barn ar argymhellion i’r Cyngor newydd ynglŷn â’r hyn y dylid ei dalu ym mlwyddyn gyntaf y Cyngor newydd.

Cyfeiriwyd at brif bwyntiau Adroddiad Blynyddol Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol a gyhoeddwyd ym mis Chwefror, a gofynnwyd am farn y pwyllgor ar ddau o’r pwyntiau hynny’n benodol, sef:-

·         Pob cyngor unigol i benderfynu gosod Aelodau Cabinet ar un o ddwy lefel, Lefel 1 (£29,100) neu Lefel 2 (£26,200).

·         Pob cyngor unigol i benderfynu gosod Cadeiryddion Pwyllgorau ar un o ddwy lefel, Lefel 1 (£22,100) neu Lefel 2 (£20,100).

Atgoffwyd yr aelodau fod y Cyngor wedi penderfynu gwneud taliadau ar Lefel 1 y llynedd.  Nodwyd, wrth wneud penderfyniad eleni, y dylai’r Cyngor ystyried, nid yn unig ar ba lefel i osod y swyddi gwahanol, ond hefyd a oes gwahaniaeth yn y cyfrifoldebau a ysgwyddir gan Gadeiryddion Pwyllgorau (yn cynnwys y rhai sy’n derbyn cydnabyddiaeth arbennig ar hyn o bryd a’r rhai sydd ddim).

PENDERFYNWYD argymell i’r Cyngor y dylid:-

1.       Cadw lefel cyflogau Aelodau Cabinet a Chadeiryddion Pwyllgorau ar Lefel 1 ym mlwyddyn gyntaf y Cyngor newydd.

2.       Cynnal arolwg o lwyth gwaith yr holl gadeiryddion ymhen blwyddyn i weld a oes lle i amrywio’r penderfyniad neu ail-ystyried y lefelau cyflog.