Rhaglen, penderfyniadau a chofnodion

I dderbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

Derbyniwyd ymddiheuriad gan Geraint Owen (Pennaeth Cefnogaeth Gorfforaethol).

I dderbyn unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol.

I nodi unrhyw eitemau sydd yn fater o frys yn nhyb y cadeirydd er mwyn eu hystyried.

Ni godwyd unrhyw faterion brys.

Bydd y Cadeirydd yn cynnig fod cofnodion y cyfarfod diwethaf o’r Pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 16 Tachwedd, 2021 yn cael eu harwyddo fel rhai cywir

Derbyniodd y Cadeirydd gofnodion cyfarfod blaenorol y pwyllgor hwn a gynhaliwyd 16 Tachwedd, 2021 fel rhai cywir.

Cyflwyno diweddariad ar y gwaith paratoi ar gyfer Etholiad Llywodraeth Leol, Mai 2022.

Derbyniwyd yr adroddiad gan nodi’r wybodaeth.

PENDERFYNIAD 

Derbyniwyd yr adroddiad gan nodi’r wybodaeth.

Fe gyflwynwyd yr eitem gan Arweinydd Tîm Gwasanaeth Democratiaeth.

Nodwyd fod llawer o waith trefnu a chynllunio wedi bod yn y cefndir ers oddeutu blwyddyn at Etholiadau Mai 2022. Cyhoeddwyd y bydd sesiynau gwybodaeth i ddarpar Gynghorwyr yn cael eu cynnal yn rhithiol ar yr 28ain o Chwefror ac ar y 7fed o Fawrth. Eglurwyd y bydd y sesiynau hyn yn gyfle da i’r ymgeiswyr gael cyfle i holi unrhyw gwestiynau sydd yn eu pryderu nhw ac i rannu’r wybodaeth berthnasol.

Parhawyd i egluro fod paratoadau mewn lle at y dyddiau croeso ac anwytho i’r cynghorwyr caiff eu hethol yn yr etholiadau. Eglurwyd fod y cynlluniau at y dyddiau croeso eleni yn unol â’r sylwadau ac adborth a dderbyniwyd yn dilyn etholiadau 2017. Nodwyd fel rhan o’r cynlluniau hyn bod trefniadau i aelodau o’r tîm democratiaeth ddiweddaru’r wefan gyda chanlyniadau’r etholiadau yn effeithlon ar y diwrnod canlyniadau.

Yn ystod y drafodaeth cododd y sylwadau :

-        Gofynnwyd beth oedd y canllawiau sy’n cael eu rhoi i ymgeiswyr cyn yr etholiad. Eglurwyd fod y cyfnod etholiadol yn dechrau 18eg o Fawrth, a fydd yn dod i ben 5ed o Ebrill. Nodwyd y bydd arweiniad cadarn yn y sesiynau gwybodaeth, ac y bydd y canllawiau hyn yn cael eu nodi ar y wefan cyn gynted â byddent yn derfynol.

-        Holwyd os oedd bwriad i’r cynlluniau etholiadau cael eu haddasu fel a wnaethpwyd i Etholiadau’r Senedd yn 2021 i gydymffurfio â rheoliadau Covid-19. Atebwyd fod y Tîm Etholiadau am greu y trefniadau hyn ac am eu cyhoeddi unwaith y byddent yn derfynol, gan sicrhau fod trefniadau Covid yn cael eu hystyried. Nodwyd hefyd y bydd system o gadarnhau canlyniadau’r etholiad ar lein o fewn munudau o’u cyhoeddi yn lleihau’r nifer o bobl sydd angen bod yn y neuaddau etholiad.

-        Yn dilyn y newidiadau i’r wardiau, holwyd os oes addasiadau i’r gofrestr etholwyr a’r gorsafoedd pleidleisio. Nodwyd fod gwaith yn cael ei wneud ar hyn o bryd i addasu’r gofrestr etholwyr a threfniadau ar gyfer lleoliadau newydd ar gyfer gorsafoedd pleidleisio.

Cyflwyno diweddariad o’r camau gweithredu i’r Pwyllgor.

a)    Derbyn y diweddariad, gan nodi’r sylwadau a gyflwynwyd yn ystod y cyfarfod.

b)    Sefydlu trefniadau anffurfiol ar gyfer Merched sy’n Gynghorwyr yn dilyn Etholiad Mai 2022.

PENDERFYNWYD:

a)     Derbyn y diweddariad, gan nodi’r sylwadau a gyflwynwyd yn ystod y cyfarfod.

b)     Sefydlu trefniadau anffurfiol ar gyfer Merched sy’n Gynghorwyr yn dilyn Etholiad Mai 2022.

Cyflwynwyd diweddariad gan y Rheolwr Gwasanaeth Democratiaeth ac Iaith ar gamau gweithredu’r Cyngor o geisio annog mwy o amrywiaeth mewn Democratiaeth. Eglurwyd bod Datganiad Amrywiaeth Cyngor Gwynedd wedi ei gyhoeddi ym mis Hydref 2021 cyn i’r rhaglen waith gael ei fabwysiadu gan y Cyngor Llawn yn ei gyfarfod ar yr 2^il o Ragfyr, 2021.

Tynnwyd sylw’r Pwyllgor at y Datganiad diweddar sydd wedi cael ei arwyddo gan holl Arweinyddion Cynghorau Cymru i gynnal ymgyrch etholiadol teg a pharchus. Credwyd y bydd hyn yn annog amrywiaeth mewn Democratiaeth ac y byddai yn ychwanegu at raglen waith y Cyngor hwn. Yn sgil y Datganiad gofynnwyd i bawb sy’n ymgyrchu’n etholiadol i drin ei gilydd â pharch a chwrteisi.

Ychwanegwyd fod yr adborth sydd wedi cael ei dderbyn ar ffurf holiaduron am y sesiynau Merched sy’n Gynghorwyr wedi bod yn gadarnhaol iawn hyd yn hyn.

Yn ystod y drafodaeth cododd y sylwadau canlynol:

-        Mynegwyd balchder am y Datganiad ymgyrch teg a pharchus a cydnabyddwyd ei bwysigrwydd.

-        Credwyd bod angen system bleidleisio gyfrannol ac y byddai hyn yn denu ymgeiswyr newydd drwy ei gwneud yn haws iddynt roi eu henwau ymlaen.

-        Gwnaethpwyd sylw y dylid lleihau nifer y Cynghorwyr ymhellach gan wneud y swydd yn un llawn amser er mwyn hybu amrywiaeth.

-        Derbyniwyd yr hyn mae’r Cyngor yn ei wneud.

-        Mynegwyd fod y sesiynau Merched sy’n Gynghorwyr wedi bod yn fuddiol ac wedi rhoi cyfle i aelodau drafod yn agored a’n anffurfiol gan rannu profiadau. Credwyd eu bod yn arbennig o fuddiol i Gynghorwyr newydd.

-        Awgrymwyd y gall sesiynau tebyg i Ddynion sy’n Gynghorwyr gael eu trefnu pe bai dymuniad gan aelodau.

Cyflwyno diweddarid ar drefniadau cyfarfodydd yn unol â Rhan 3 o’r Ddeddf uchod – cyfarfodydd Hybrid.

Derbyniwyd yr adroddiad gan nodi’r wybodaeth.

PENDERFYNWYD:

Derbyniwyd yr adroddiad gan nodi’r wybodaeth.

Cyflwynwyd yr eitem gan Reolwr Gwasanaeth Democratiaeth ac Iaith.

Diweddarwyd y Pwyllgor am y trefniadau ynghylch â chyfarfodydd hybrid. Nodwyd fod y Cyngor Llawn wedi penderfynu ar ba bwyllgorau fydd yn cael eu cynnal yn hybrid o fewn y calendr pwyllgorau sef y Cyngor Llawn, Cabinet, Pwyllgorau Craffu yn ogystal â’r Pwyllgor Cynllunio.

Eglurwyd fod rheoliadau Cofid Llywodraeth Cymru wedi arafu’r cyfleoedd i ddatblygu’r trefniadau ar gyfer cyfarfodydd hybrid. Er hynny, nodwyd fod y cyfleoedd wedi bod i brofi’r system a bod Pennaeth Cefnogaeth Gorfforaethol wedi ei gymeradwyo.

Diolchwyd i aelodau’r gwasanaeth Democratiaeth ac Iaith am gymryd rhan yn y datblygiadau ar gyfer y system drwy gynnal ymarferiadau a phrofion cyson i ganfod y mannau gwan. Nodwyd y bydd y Prif Weithredwr a’r Swyddog Monitro’n treialu'r system yma yn fuan.

Mynegwyd y bydd hyfforddiant ac arweiniad i Gynghorwyr ar fynychu cyfarfodydd hybrid gan amlygu hyfforddiant ar gyfer Cadeiryddion. Eglurwyd y bydd protocolau i’r cyfarfodydd yn cael eu datblygu.

Yn ystod y drafodaeth codwyd y sylwadau :

-        Nodwyd balchder o weld y gwaith datblygu cyfarfodydd hybrid yn mynd yn ei flaen- a holwyd os oes modd cefnogi cyfarfodydd Cynghorau Cymunedau a Llywodraethwyr er mwyn eu galluogi i fod yn hybrid. Atebwyd fod system y siambr wedi ei osod, ond nad oedd systemau symudol. Nodwyd fod y tîm cyfieithu wedi bod yn helpu rhai cynghorau cymuned ar sut i gael system cyfieithu ar-lein.

-        Gofynnwyd a oes modd cael canllaw a phwynt cyswllt clir i’r aelodau sydd yn cael trafferthion i ymuno â chyfarfodydd gan nad oes modd i’r aelodau yn y pwyllgor fod yn ymwybodol o’r trafferthion a statws eu presenoldeb. Mynegwyd fod y rhif cyswllt ar flaen rhaglenni yn anaddas gan fod y cyswllt yna fel arfer yn cofnodi. Eglurwyd fod modd cysylltu gydag e-bost generic Gwasanaeth Democratiaeth.

-        Mynegwyd fod angen gwell hyfforddiant ar sut i ddefnyddio teclynnau ac ymuno efo cyfarfodydd. Nodwyd fod hyfforddiant ar gael i unrhyw un unrhyw dro maent ei angen.

-        Gofynnwyd am gadarnhad os bydd y datblygiad yn y cyfarfodydd hybrid yn cael ei rannu gyda’r wybodaeth am etholiadau gan y gallai ddenu amrywiaeth o bobl i sefyll i fod yn gynghorwyr. Cadarnhawyd fod hyn yn bendant yn cael ei nodi ac y bydd gwybodaeth bellach yn cael ei rannu yn y sesiynau gwybodaeth.

Derbyn yr adroddiad a chefnogi’r Calendr Pwyllgorau 2022/23 a’i argymell i gyfarfod y Cyngor Llawn ar y 3ydd o Fawrth, 2022.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad a chefnogi’r Calendr Pwyllgorau 2022/23 a’i argymell i gyfarfod y Cyngor Llawn ar y 3^ydd o Fawrth, 2022.

Cyflwynwyd y Calendr Cyfarfodydd ar gyfer y flwyddyn Bwyllgorau 2022/23. Eglurwyd fod y Calendr wedi cael ei ddatblygu ar y cyd efo Adrannau’r Cyngor i wneud yn siŵr fod Pwyllgorau yn cael eu cynnal yn amserol. Ychwanegwyd y bydd amseroedd Pwyllgorau yn cael eu cadarnhau efo aelodau ar ôl yr etholiad er mwyn gweld pa amseroedd fydd fwyaf cyfleus.

Nid oedd sylwadau pellach ac roedd yr aelodau yn hapus efo’r dyddiadau ac i argymell y Calendr i’r Cyngor Llawn.

Gofynnir i’r Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth am sylwadau ar yr argymhelliad ar gyfer rolau i dderbyn uwch gyflogau yn 2022/23.

a)         Derbyn yr adroddiad sy’n nodi pa rolau fydd yn derbyn uwch gyflog am 2022/23 a’i argymell i’r Cyngor Llawn.

b)         Adolygu’r rhestr ar gyfer 2023/24.

PENDERFYNIAD

a)     Derbyn yr adroddiad sy’n nodi pa rolau fydd yn derbyn uwch gyflog am 2022/23 a’i argymell i’r Cyngor Llawn.

b)     Adolygu’r rhestr ar gyfer 2023/24.

Nododd y Rheolwr Gwasanaethau Democratiaeth ac Iaith ei bod yn disgwyl adroddiad terfynol gan y Panel Annibynnol ar Gydnabyddiaeth Ariannol erbyn diwedd y mis. Mynegwyd y bydd y wybodaeth yn cael ei amlinellu ym mwletin Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth.

Nodwyd mai’r prif beth i dynnu sylw ato yw’r argymhelliad i ostwng y nifer o aelodau ar gyflogau uwch o 18 i 17 gan dynnu Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu o’r rhestr o gadeiryddion ar gyflog uwch. Eglurwyd fod disgwyliad i’r Cyngor yn unol â Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiad Cymru (2021) benodi Cadeirydd Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio o blith yr Aelodau Lleyg o Mai 2022 ymlaen. Eglurwyd y byddai yn synhwyrol i Bwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth adolygu’r rhestr swyddi cyflog uwch yn llawn yn ystod 2022/23 i sicrhau fod y rolau cywir yn parhau i dderbyn y gydnabyddiaeth ariannol uwch.

Sylwadau â godwyd o’r drafodaeth :

-        Nodwyd y dylai Cadeirydd Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth gael cydnabyddiaeth o gyflog uwch gan ei fod â dipyn o gyfrifoldeb. Nodwyd, yn unol â’r argymhelliad, y gall cyfrifoldebau holl Gadeiryddion y Pwyllgorau gael ei asesu, ond na fydd modd gwneud hynny cyn Mai.

-        Gofynnwyd os oedd holl bwyllgorau’r Cyngor yn rhai statudol, ond atebwyd nad oeddynt ac yn hytrach yn cael eu penodi yn ôl gofyn yr Awdurdod lleol. Mynegwyd o ganlyniad i hyn fod lle i’r Cynghorwyr newydd asesu’r strwythur bresennol a rhoi argymhelliad ar gyfer 2023/24.

-        Mynegwyd fod yr adroddiad yma yn cael ei gyflwyno ar yr adeg anghywir o ystyried fod llawer o deuluoedd mewn trafferthion ariannol tra bod y Cyngor yn cynnig dosbarthu mwy o arian.

Derbyn yr adroddiad gan nodi’r sylwadau a gyflwynwyd yn ystod y cyfarfod.

PENDERFYNIAD

Derbyn yr adroddiad gan nodi’r sylwadau a gyflwynwyd yn ystod y cyfarfod.

Cyflwynwyd adroddiad ar berfformiad y tîm Gwasanaethau Democratiaeth. Nodwyd fod y tîm eisoes yn adrodd i’r drefn herio perfformiad Adrannol ond credwyd y byddai o fudd i aelodau’r Pwyllgor hwn hefyd dderbyn diweddariad a chael cyfle i roi barn ar waith y tîm.

Cyfeiriwyd at yr holiaduron sy’n cael eu cwblhau gan Aelodau ddwywaith y flwyddyn am berfformiad y tîm, yn ogystal â’r sgyrsiau un i un efo Aelodau sydd bellach wedi cychwyn. Bwriedir cynnal y sgyrsiau hyn yn rheolaidd  bydd y gwaith yma yn parhau dros y misoedd nesaf. Ychwanegwyd fod y tîm Gwasanaethau Democratiaeth hefyd yn derbyn sylwadau gan y cyhoedd, gellir gweld manylion pellach am yr adborth yma yn yr adroddiad.

I gloi nodwyd y bydd adroddiad ar berfformiad y tîm Democratiaeth yn cael ei gyflwyno i bob Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth yn y dyfodol fel y bydd yr Aelodau yn cael gwybodaeth gyson ar waith y tîm.

Yn ystod y drafodaeth cododd y sylwadau canlynol:

-        Gwnaethpwyd sylw y dylai’r cyhoedd gal cyfle i gyfleu eu teimladau am sut mae Aelodau’r Cyngor yn gweithredu ar eu rhan ac ar ran y Cyngor. Awgrymwyd at y flwyddyn Bwyllgorau 2022/23 y dylai’r Pwyllgor hwn holi a derbyn gwybodaeth am broblemau penodol gan y cyhoedd a’u trafod yn y cyfarfodydd. Awgrymwyd y byddai darparu holiadur i’r cyhoedd yn ffordd o ganfod y wybodaeth yma.