Rhaglen, penderfyniadau a chofnodion

I dderbyn unrhyw ymddiheuriad am absenoldeb.

Ni dderbyniwyd unrhyw ymddiheuriadau.

I dderbyn unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol.

I nodi unrhyw eitemau sydd yn faterion brys ym marn y Cadeirydd er mwyn eu hystyried.

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

Bydd y Cadeirydd yn cynnig bod cofnodion y cyfarfod diwethaf o’r Pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 5 Gorffennaf, 2022 yn cael eu harwyddo fel rhai cywir.

Derbyniodd y Cadeirydd gofnodion cyfarfod blaenorol y pwyllgor hwn a gynhaliwyd 5 Gorffennaf, 2022 fel rhai cywir.

I bennodi un o swyddogion i swydd statudol Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd.

Penodi Ian Jones, Pennaeth Cefnogaeth Gorfforaethol i swydd statudol Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd.

PENDERFYNIAD 

Penodi Ian Jones, Pennaeth Cefnogaeth Gorfforaethol i swydd statudol Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd.

Mynegodd Cadeirydd y Pwyllgor ei ddiolch i’r Cyn-bennaeth Gwasanaethau Democrataidd am ei waith dros y 7 mlynedd ddiwethaf gan ddymuno pob llwyddiant iddo yn ei swydd newydd fel Cyfarwyddwr Corfforaethol.

Diolchodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol am y geiriau caredig a chyfleu ei werthfawrogiad i aelodau presennol yn ogystal â chyn aelodau’r Pwyllgor hwn am y cydweithio dros y blynyddoedd. Nododd ei ddiolchiadau i’r Cadeiryddion dros y blynyddoedd ac i Reolwr y Gwasanaeth Democratiaeth ac Iaith â’r tîm am y gefnogaeth.

Eglurwyd bod angen penodi Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd newydd gan ei bod yn rôl statudol.

Adroddwyd bod Ian Jones bellach wedi cael ei benodi fel Pennaeth Cefnogaeth Gorfforaethol a chynhigiwyd derbyn yr argymhelliad i benodi Ian Jones yn Bennaeth Gwasanaethau Democrataidd. Mynegwyd hyder y byddai’r Pennaeth Cefnogaeth Gorfforaethol yn rhoi’r ddyledus barch i’r swyddogaeth hon.

Yn dilyn pleidlais unfrydol croesawyd y Pennaeth Cefnogaeth Gorfforaethol i’r rôl. Mynegodd ei ddiolchiadau am y gefnogaeth ar ei benodiad fel Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd gan adrodd ei fod yn anrhydedd ymgymryd â’r rôl. Adroddodd ei fod yn edrych ymlaen at gydweithio a chefnogi’r Aelodau yn eu gwaith dros y blynyddoedd nesaf.

Nid oedd unrhyw sylwadau pellach.

I nodi’r sylwadau a derbyn yr adroddiad ar y gefnogaeth sydd ar gael i Gynghorwyr.

Nodi’r sylwadau a derbyn y wybodaeth.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r sylwadau a derbyn y wybodaeth.

Cyflwynwyd yr adroddiad oedd yn adrodd ar ganlyniadau’r holiadur a anfonwyd i’r holl Aelodau ym mis Hydref 2022.

Nodwyd mai rhan gyntaf yr holiadur oedd holi Aelodau am amseriad cyfarfodydd y Cyngor. Adroddwyd ar y canlyniadau gan nodi bod 42 aelod wedi ateb yr holiadur yn llawn. Nodwyd bod y canlyniadau yn dangos parodrwydd i addasu rhywfaint ar rai o gyfarfodydd y Cyngor megis symud amser cychwyn y Cyngor Llawn o 1:00yp i 1:30yp. Dangosa’r canlyniadau bod awydd i barhau efo amseru cyfredol y Pwyllgorau Craffu ond bod rhai wedi mynegi awydd i newid amser y Pwyllgor Cynllunio i gychwyn am 10:00yb. Ychwanegwyd y gall newid o’r fath greu anawsterau ynghylch cynnal ymweliadau safle.

Adroddwyd y bydd y canlyniadau yn cael eu defnyddio fel sail i’r calendr cyfarfodydd 2023/24. Cadarnhawyd bod trafodaethau a gwaith pellach i’w wneud wrth ystyried amser cychwyn y Pwyllgor Cynllunio cyn dod i gasgliad. Adroddwyd bod yr holiadur wedi amlygu’r angen am doriad amserol mewn Pwyllgorau; nodwyd y bydd hyn yn derbyn sylw ac yn cael ei drafod gyda Cadeiryddion gwahanol Bwyllgorau.

Nodwyd bod ail ran yr adroddiad yn cyfeirio at fodlonrwydd yr Aelodau efo’r tîm Gwasanaethau Democratiaeth a chyfeiriwyd at y sylwadau sydd wedi eu nodi yn yr adroddiad. Adroddwyd bod trydedd rhan yr adroddiad yn ymdrin â materion cyfathrebu a nod yr uned o gyfleu negeseuon yn amserol a hwylus i Aelodau. Nodwyd bod y canlyniadau yn foddhaol ar y cyfan.

I gloi nodwyd bod sylwadau wedi eu cyflwyno megis brolio’r sesiynau anffurfiol Merched sy’n Gynghorwyr gan nodi bod y rhain yn hybu cydweithio ymhlith Cynghorwyr benywaidd ac yn codi hyder y Cynghorwyr hyn. Derbyniwyd sylwadau positif ar y rhaglen hyfforddi yn ogystal â sylwadau ar ddiogelwch Cynghorwyr.

Yn ystod y drafodaeth cododd y sylwadau canlynol:

-        Mynegwyd awydd i barhau efo amser cyfredol y Pwyllgor Cynllunio. Credwyd bod cynnal y Pwyllgorau yn y prynhawn yn gweithio’n dda ac yn galluogi cynnal ymweliadau safle yn rhwydd ar fore’r Pwyllgor. Nodwyd y byddai’n fwy costus i’r Cyngor pe bai angen cynnal yr ymweliadau safle ar ddiwrnod arall.

-        Gwnaethpwyd sylw ar ddiogelwch Cynghorwyr yn dilyn cyfarfod arbennig o’r Cyngor Llawn ym mis Awst a thybiwyd os oedd angen ail ystyried trefniadau diogelwch y Cyngor. Adroddwyd bod dau Gynghorydd wedi derbyn bygythiadau difrifol o ganlyniad i’r cyfarfod dan sylw a cwestiynwyd a ddylai’r Heddlu fod yn bresennol pan fydd eitemau dadleuol yn cael eu trafod.

-        Credwyd bod y dirwedd wleidyddol wedi newid a phryderwyd gweld rhagor o ddigwyddiadau tebyg yn y dyfodol. Nodwyd hefyd bod cyfrifoldeb ar Gynghorwyr i gymryd sylw o’r hyn maent yn ei gyfleu a’r iaith sy’n cael ei ddefnyddio. 

-        Mynegwyd gwerthfawrogiad bod asesiadau risg bellach yn cael eu cynnal.

-        Nodwyd ei bod yn rhan o rôl Cynghorydd i herio er enghraifft aelodau’r Pwyllgorau Craffu a bod cyfrifoldeb i siarad ar ran eu cynrychiolwyr. Ychwanegwyd ei bod yn bwysig cymryd ystyriaeth o’r cod ymddygiad wrth herio.

-        Diolchwyd i’r gwasanaeth am eu cymorth.  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 6.

I dderbyn y diweddariad o’r camau gweithredu yn unol â gofynion y Ddeddf ac i argymell y Cynllun Deisebau i’r Cabinet. Hefyd i adnabod 2 neu 3 aelod i gynorthwyo gyda’r gwaith o ddatblygu protocol ‘Cymorth a Gwasanaethau Ymchwil i Gynghorwyr’.

a)    Derbyn yr adroddiad gan nodi sylwadau ar y Cynllun Deisebau fydd yn cael ei argymell i’r Cabinet.

b)    Adnabod y Cynghorwyr Dewi Owen, Beca Roberts a Stephen Churchman fel aelodau i gynorthwyo gyda’r gwaith o ddatblygu protocol ‘Cymorth a Gwasanaethau Ymchwil i Gynghorwyr’.  

PENDERFYNWYD:

a)     Derbyn yr adroddiad gan nodi sylwadau ar y Cynllun Deisebau fydd yn cael ei argymell i’r Cabinet.

b)     Adnabod y Cynghorwyr Dewi Owen, Beca Roberts a Stephen Churchman fel aelodau i gynorthwyo gyda’r gwaith o ddatblygu protocol ‘Cymorth a Gwasanaethau Ymchwil i Gynghorwyr’.

Cyflwynwyd yr eitem gan osod cyd-destun y Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021. Eglurwyd bod yr adroddiad yn cyfeirio at dair elfen o’r Ddeddf ac yn rhoi diweddariad i’r Pwyllgor ar y camau gweithredu perthnasol a’r gwaith sydd wedi ei wneud hyd yma yn unol â gofynion y Ddeddf. Nodwyd bod tîm gweithredol o’r Gwasanaeth Democratiaeth ac Iaith a’r Gwasanaeth Cyfreithiol wedi ei sefydlu er mwyn ymgymryd â’r gwaith.

Adroddwyd bod gofyniad yn y Ddeddf i Awdurdodau Lleol gyhoeddi Strategaeth Cyfranogiad er mwyn nodi’r ffyrdd y caiff pobl leol eu hannog i gymryd rhan ym mhrosesau’r Cyngor o wneud penderfyniadau. Nodwyd bod y tîm gweithredol wedi bod yn datblygu strategaeth ddrafft a bydd y strategaeth honno yn cael ei datblygu dros amser wrth i arferion da ddod i’r amlwg. Ychwanegwyd ei bod yn ofynnol cynnal ymgynghoriad cyhoeddus ar y Strategaeth a bwriedir cyflwyno canfyddiadau’r ymgynghoriad yn y fersiwn derfynol o’r strategaeth i’r Cyngor Llawn ym mis Mawrth.

Nodwyd mai gofyniad arall yn ôl y Ddeddf yw creu a chyhoeddi Cynllun Deisebau. Eglurwyd nad yw hyn yn rhywbeth newydd i’r Cyngor ond nad oes unrhyw ganllawiau penodol mewn lle ar hyn o bryd yn amlygu’r camau. Ategwyd bod y Cynllun wedi ei gynnwys yn yr adroddiad fel atodiad ac yn dilyn derbyn sylwadau’r Pwyllgor heddiw bydd y Cynllun yn cael ei gyflwyno i’r Cabinet ddiwedd Tachwedd i’w argymell i’w fabwysiadu gan y Cyngor Llawn ym mis Rhagfyr. Ychwanegwyd y byddai’r Swyddogion yn ddiolchgar o dderbyn unrhyw sylwadau gan y Pwyllgor.

Y gofyniad olaf yw rhoi sylw i ganllawiau Cymorth a Gwasanaethau Ymchwil i Gynghorau. Adroddwyd bod y ddogfen yn nodi y dylai pob Aelod allu cael gafael ar amrywiaeth o wybodaeth a chyngor; mae’r protocol hwn yn cael ei ddatblygu ar hyn o bryd. Nodwyd bod angen adnabod tri Aelod i gynorthwyo gyda’r gwaith yma er mwyn sicrhau mewnbwn Aelodau.

Yn ystod y drafodaeth cododd y sylwadau canlynol:

-        Gofynnwyd am eglurder ynglŷn â’r posibilrwydd o gyflwyno deiseb bapur yn hytrach na drwy e-bost ac am y nifer o lofnodwyr ar ddeiseb. Mynegwyd pryder bod deisebau efo llai na 100 o enwau am gael eu gwrthod a chredwyd y byddai hyn yn cael effaith ar faterion mewn pentrefi bach. Gofynnwyd i’r geiriad gael ei ail ystyried.

-        Holiwyd am eglurder ynglŷn â’r pwynt am aelodau o’r cyhoedd yn gallu gofyn cwestiwn yn y Cyngor Llawn a gofynnwyd os yw hyn yn golygu newid i’r Cyfansoddiad.

-        Cyfeiriwyd at ddau achos ble roedd Aelod wedi holi dau Bennaeth Adran am wybodaeth; cafwyd ymateb boddhaol gan un Pennaeth ond credwyd bod yr ymateb yn siomedig gan y Pennaeth arall. 

-        Cwestiynwyd pa mor ddefnyddiol ydi deisebau gan nodi y gall casglu dros 100 o lofnodion  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 7.

I roi diweddariad o’r ddarpariaeth Dysgu a Datblygu i Aelodau, gan amlygu llwyddiannau, sialensiau a datblygiadau.

Derbyn yr adroddiad gan nodi’r sylwadau a gyflwynwyd.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad gan nodi’r sylwadau a gyflwynwyd.

Cyflwynwyd trosolwg o’r ddarpariaeth Dysgu a Datblygu i Aelodau gan amlygu llwyddiannau, sialensiau a datblygiadau. Adroddwyd bod dewis o hyfforddiant rhithiol ac wyneb yn wyneb yn cael ei gynnig er mwyn darparu amrywiaeth i’r Aelodau ond hefyd annog llai o deithio.

Mynegwyd y byddai’r uned Dysgu a Datblygu yn ddiolchgar o dderbyn sylwadau am y ddarpariaeth er mwyn gallu addasu a gwella i geisio ymateb i ofynion Aelodau. Nodwyd bod y Rhaglen Datblygu Aelodau Etholedig yn esblygu ac yn gyfuniad o geisiadau gan Swyddogion y Cyngor ac Aelodau. Anogwyd yr Aelodau i roi eu barn ar beth y dymunant ei weld ar y Rhaglen.

Yn ystod y drafodaeth cododd y sylwadau canlynol:

-        Mynegwyd bod y cyfnod Cofid wedi newid bywydau a bod y cynnig o hyfforddiant rhithiol o fantais i lawer am ei fod yn arbed amser teithio Cynghorwyr ac yn arbed arian i’r Cyngor.

-        Credwyd bod safon yr hyfforddiant yn dda iawn.

-        Mynegwyd safbwynt bod y cyrsiau neu’r hyfforddiant rhithiol yn anoddach i’w deall a’u cofio o gymharu â’r rhai sy’n cael eu cynnal wyneb yn wyneb ble gall Aelodau gyd-drafod a sgwrsio, credwyd bod y rhain yn fwy effeithiol.

-        Ategwyd y farn uchod gan nodi bod hyfforddiant wyneb yn wyneb yn fwy diddorol.

-        Nodwyd y byddai'n ddefnyddiol gweld rhestr o ba hyfforddiant mae Aelodau wedi eu mynychu ac angen eu mynychu, yn enwedig efo’r hyfforddiant hanfodol.

-        Adroddwyd bod y Cyngor yn arfer cynnig hyfforddiant ar sut i ddelio efo’r wasg e.e. cyfweliadau teledu neu radio, a broliwyd yr hyfforddiant hwn. Gofynnwyd a fydd rhywbeth tebyg yn cael ei gynnig yn y misoedd nesaf.

-        Ategwyd y sylw uchod efo budd derbyn hyfforddiant ar sut i ddeilio efo’r wasg yn ogystal ag elfen o hyfforddiant ar siarad yn gyhoeddus. 

-        Holiwyd am y drefn o ddarparu adborth ar ôl mynychu hyfforddiant.

-        Mynegwyd sylw y byddai mwy o hyfforddiant yn ymwneud a Deddfau a’r ochr gyfreithiol o fudd er mwyn cael gwell eglurder am y materion hyn.

-        Diolchwyd i’r uned Dysgu a Datblygu am eu gwaith.

Mewn ymateb i’r sylwadau:

-        Mynegwyd ei bod yn bwysig cynnig amrywiaeth o hyfforddiant rhithiol ac wyneb yn wyneb a bod yr uned yn ceisio taro’r balans cywir.

-        Nodwyd bod modd gweld rhestr o ba hyfforddiant mae Aelodau unigol wedi eu mynychu ar y Modiwl Datblygu Staff o dan Fy Nghofnod Hyfforddi. Gall y Swyddog Datblygu Aelodau anfon e-bost at yr Aelodau yn esbonio ble i ddod o hyd i’r cofnod hwn.

-        Adroddwyd y gall sesiwn hyfforddi ar ddelio efo’r wasg gael ei drefnu pe bai’r Aelodau yn dymuno. Ychwanegwyd yn hanesyddol fod yr hyfforddiant hwn yn cael ei gynnig i Aelodau Cabinet neu Gadeiryddion ond cytunwyd y dylai gael ei gynnig yn ehangach. Nodwyd bod y sesiynau ar gyfer Aelodau Cabinet wedi cael eu trefnu at ddechrau 2023; bydd yr uned yn trafod pryd sy’n amserol i gynnig yr hyfforddiant i weddill yr Aelodau.  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 8.

I ofyn i’r Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth am:

·         sylwadau ar gyfer llunio ymateb i ymgynghoriad adroddiad drafft Panel Annibynnol ar Gydnabyddiaeth Ariannol.

·         sylwadau ar y trefniadau i adolygu uwch gyflogau.

Derbyn yr adroddiad gan nodi sylwadau’r Pwyllgor ar gyfer llunio ymateb i ymgynghoriad adroddiad drafft Panel Annibynnol ar Gydnabyddiaeth Ariannol ac ar y trefniadau i adolygu uwch gyflogau.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad gan nodi sylwadau’r Pwyllgor ar gyfer llunio ymateb i ymgynghoriad adroddiad drafft Panel Annibynnol ar Gydnabyddiaeth Ariannol ac ar y trefniadau i adolygu uwch gyflogau.

Cyflwynwyd yr adroddiad oedd yn argymell i gynyddu cyflog sylfaenol Cynghorwyr i £17,600, sef cynnydd o 4.76%. Gofynnwyd am sylwadau ar gyfer llunio ymateb i ymgynghoriad adroddiad drafft Panel Annibynnol ar Gydnabyddiaeth Ariannol sydd yn amlinellu’r newidiadau a fwriedir ar gyfer blwyddyn ariannol 2023/24. Eglurwyd mai cyfrifoldeb y Panel yw gosod lefelau cyflogau Cynghorwyr Cymru a bod eu rôl yn hollol annibynnol.

Ychwanegwyd nad oes rhaid i Aelodau dderbyn y cyflog, mae’r hawl ganddynt i wrthod y cyflog ond rhaid gwneud hynny yn ysgrifenedig i’r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd.

Adroddwyd mai 18 yw’r uchafswm o uwch gyflogau y gellir eu talu ac mae’r adroddiad yn manylu ar argymhellion a safbwynt y Panel. Cadarnhawyd mai 17 allan o’r 18 uwch gyflog sydd wedi eu neilltuo ar gyfer 2022/23 yn sgil y newidiadau o benodi Aelod Lleyg yn Gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Gofynnwyd i’r Pwyllgor adolygu’r sefyllfa ar gyfer 2023/24. Nodwyd bod y rhestr o’r uwch gyflogau i’w weld ym mharagraff 17 o’r adroddiad.

Nodwyd bod yr adroddiad yn cyfeirio at adolygu cyfrifoldebau Cadeiryddion Pwyllgorau felly bydd y tîm Democratiaeth yn ceisio asesu'r pwysau gwaith a’r cyfrifoldebau ar y Cadeiryddion dros y misoedd nesaf. Bydd y canlyniadau yn cael eu hadrodd yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth ym mis Mawrth 2023 er mwyn llunio argymhelliad i gyfarfod blynyddol y Cyngor llawn ym mis Mai.

Yn ystod y drafodaeth cododd y sylwadau canlynol:

-        Mynegwyd sylw bod yr Aelodau wedi derbyn beirniadaeth yn barod am dderbyn rhagor o gyflog.

-        Gwnaethpwyd sylw bod Aelodau yn gallu hawlio ad-daliadau costau gofal i’w cynorthwyo efo gofal plant a bod ganddynt hawl i absenoldeb mamolaeth a chwestiynwyd os oedd yr holl Aelodau yn ymwybodol o hyn.

-        Ategwyd bod hyn hefyd yn wir i ofalwyr sydd â dibynyddion a’i bod yn bwysig hyrwyddo’r cymorth sydd ar gael.

-        Mynegwyd siomedigaeth nad oedd gwahaniaeth yng nghyflogau Cynghorwyr Tref a Chynghorwyr ardaloedd gwledig. Ychwanegwyd nad oedd angen i Gynghorwyr ardaloedd trefnol ddefnyddio eu ceir na thalu am logi ystafelloedd ar gyfer cynnal cymorthfeydd felly yn arbed llawer o arian o gymharu â Chynghorydd ward gwledig. Credwyd bod y diffyg ystyriaeth i’r costau ychwanegol i Gynghorwyr gwledig yn annheg.

-        Ategwyd mai’r ffordd fwyaf teg o benderfynu pa Gadeiryddion Pwyllgorau sy’n derbyn yr uwch gyflog fydd drwy edrych ar eu rôl yn unigol a’u llwyth gwaith.

Mewn ymateb i’r sylwadau:

-        Nodwyd bod y Gwasanaeth yn parhau i gymryd camau i godi ymwybyddiaeth o’r hyn sydd ar gael i Aelodau o ran ad-daliadau costau gofal. Cyfeiriwyd at y Llawlyfr Aelodau sy’n cyfeirio at yr hyn sydd ar gael. 

-        Nodwyd bod gwybodaeth yn yr adroddiad llawn gan Banel Annibynnol Cymru ar gydnabyddiaeth ariannol a gall y Rheolwr Gwasanaeth Democratiaeth ac Iaith anfon copi o’r adroddiad llawn i Aelodau pe baent yn dymuno.

-        Ychwanegwyd y gall y  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 9.