Rhaglen, penderfyniadau a chofnodion

Penodi Is-gadeirydd ar gyfer 2023/24.

Ethol y Cynghorydd Arwyn Herald Roberts  yn Is-Gadeirydd y Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth am y flwyddyn 2023/24.

Cynigwyd ac eiliwyd dau enw ar gyfer yr is-gadeiryddiaeth sef y Cynghorydd Arwyn Herald Roberts a’r Cynghorydd John Pughe.

PENDERFYNWYD penodi y Cynghorydd Arwyn Herald Roberts yn is-gadeirydd Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth ar gyfer y flwyddyn 2023/24.

Derbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan y Cynghorydd Gwynfor Owen a’r Cynghorydd Stephen Churchman.

Derbyn unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol.

Nodi unrhyw eitemau sy’n fater brys ym marn y Cadeirydd fel y gellir eu hystyried.

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 16 Mawrth 2023 fel rhai cywir.

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion y cyfarfod blaenorol, a gynhaliwyd ar 16 Mawrth, 2023, fel rhai cywir.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Gwasanaethau Democratiaeth.

Derbyn yr adroddiad a’r wybodaeth.

Cyflwynwyd yr eitem fel dilyniant i adroddiad blynyddol y Pennaeth Gwasanaethau Democratiaeth gan ganolbwyntio ar ddau o’r pedwar maes blaenoriaeth a nodwyd fel rhan o’r adroddiad hwnnw: sgyrsiau datblygiad personol a chyngor di-bapur. Eglurwyd bod gwaith eisoes wedi ei ddechrau ar geisio sicrhau fod y cyngor yn symud i fod mor ddi-bapur a phosib, a hynny er mwyn lleihau ôl troed carbon a lleihau costau argraffu a phostio, yn unol â phenderfyniad y Cyngor Llawn. Y bwriad yw ceisio symud i fod mor ddi-bapur a phosib o gychwyn tymor yr Hydref gan gydnabod bod newid arferion yn gallu cymryd amser ac yn gallu bod yn heriol i ddechrau.

Nodwyd na fydd newid o’r math yn digwydd dros nos a phwysleisiwyd y bydd cefnogaeth ac arweiniad ar gael i dywys y cynghorwyr drwy’r newid graddol hwn. Y bwriad yw cynnig sgriniau i gynghorwyr sydd heb dderbyn rhai yn barod yn ogystal â chynnig cyfle i gynghorwyr drefnu hyfforddiant 1:1 ar sut i ddefnyddio cyfarpar TG. Nodwyd y bydd eithriadau yn debygol o fod i’r rheolau a thrwy ymgymryd â’r newid yn raddol, gellir sicrhau y bydd cyfle i gynghorwyr gysylltu a chyflwyno tystiolaeth er mwyn cyfiawnhau pam y dylent gael eu heithrio a pharhau i dderbyn copïau papur.

Materion a godwyd yn ystod y drafodaeth:-

-        Mewn ymateb i’r adroddiad, cyfeiriodd ambell i gynghorydd at eu sefyllfa bersonol gan nodi pam y byddai rhaid iddynt barhau i dderbyn copïau papur. Nododd y Pennaeth Gwasanaethau Democratiaeth nad cyfle i drafod sefyllfaoedd personol oedd y cyfarfod ond drwy gyflwyno’r newid yn raddol gellir rhoi ystyriaeth i sefyllfaoedd personol cynghorwyr unigol.

-        Ategodd y Rheolwr Gwasanaethau Democratiaeth ac Iaith bod cyfle ar gael i aelodau drefnu sesiwn gyda Swyddog Datblygu er mwyn ateb unrhyw bryderon sydd ganddynt a gofynnodd i’r aelodau rannu’r genadwri am y sesiynau ymhlith eu cyd-aelodau. Nododd bod swyddogion y cyngor eisoes wedi gwneud y newid i fod mor ddi-bapur a phosib ac yn gweld budd i hynny.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad er gwybodaeth.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Gwasanaethau Democratiaeth ac Iaith, y Pennaeth Cynorthwyol Cefnogaeth Gorfforaethol a’r Swyddog Datblygu Aelodau.

Derbyn yr adroddiad a’r wybodaeth.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau Democratiaeth ac Iaith fel diweddariad o’r hyn sydd ar gael fel cefnogaeth i gynghorwyr. Tynnwyd sylw at y Fewnrwyd Aelodau, sy’n ffynhonnell gynhwysfawr o gefnogaeth i gynghorwyr, y bwletin aelodau sy’n cynnwys eitem fisol ar lesiant cynghorwyr, a’r cyfleoedd hyfforddiant sydd ar gael i gynghorwyr. Nodwyd bod y niferoedd sy’n mynychu’r sesiynau hyfforddiant yn isel a gofynnodd y Rheolwr Gwasanaethau Democratiaeth ac Iaith i’r aelodau rannu’r wybodaeth am y cyfleoedd hyfforddiant gyda’u cyd-aelodau.

Materion a godwyd yn ystod y drafodaeth:-

-        Nodwyd bod y pecyn diogelwch sydd gan gynghorwyr wedi gwella o’i gymharu â’r sefyllfa ychydig flynyddoedd yn ôl ond bod lle i barhau i ddatblygu a chynyddu’r pecyn.

-        Cyfeiriodd ambell gynghorydd at y modd y mae’n rhaid i gynghorwyr fod yn groendew wrth ddelio gyda’r cyhoedd allan yn eu wardiau a bod sylwadau gan aelodau’r cyhoedd yn gallu bod yn eithafol ar adegau.

-        Nodwyd bod cynghorwyr wedi hen arfer derbyn beirniadaeth gan aelodau’r cyhoedd ond bod y sefyllfa wedi gwaethygu’n sylweddol dros y blynyddoedd diwethaf. Dadleuwyd bod y cyhoedd yn llawer mwy parod i herio pethau erbyn heddiw a bod hyn yn cael ei amlygu gan faterion cyfoes.

-        Cyfeiriwyd at y modd y mae defnydd o gyfryngau cymdeithasol wedi cynyddu’r feirniadaeth ar gynghorwyr. Gofynnwyd a oes modd i’r cyngor wneud unrhyw beth i helpu cynghorwyr sy’n derbyn negeseuon cas ac anwir gan gyfrifon â ffugenwau ar gyfryngau cymdeithasol.

-        Mewn ymateb, nododd y Pennaeth Gwasanaethau Democratiaeth y byddai’n anodd i’r cyngor ymyrryd yng nghyd-destun negeseuon personol, penodol ond y byddai’n bosib anfon negeseuon cyffredinol yn erbyn y math yma o ymddygiad.

-        Nododd y Rheolwr Gwasanaethau Democratiaeth ac Iaith bod y pecyn diogelwch sydd ar gael i gynghorwyr yn ceisio mynd i’r afael a’r gwahanol elfennau a bod angen i’r cynghorwyr sicrhau eu bod yn tynnu sylw swyddogion y cyngor at y pethau sy’n eu pryderu.

-        Ategodd y Pennaeth Gwasanaethau Democratiaeth bod angen i gynghorwyr adrodd unrhyw beth sy’n peri pryder iddynt er mwyn i’r cyngor allu ymateb a chymryd y camau priodol. Nododd bod y cyfarfod hwn yn gyfle gwerthfawr i adnabod y gwahanol bryderon a’r risgiau sy’n wynebu cynghorwyr ac yn gyfle i ddatblygu asesiad risg mwy cyflawn.

-        Rhoddwyd canmoliaeth i gefnogaeth y Tîm Democratiaeth a’r Gwasanaeth Cyfreithiol.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad er gwybodaeth.