Rhaglen, penderfyniadau a chofnodion

I ethol Cadeirydd ar gyfer 2022 - 2023

Ethol Mrs Sharon Warnes yn Gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer y cyfnod 2022 - 23

PENDERFYNWYD ethol Mrs Sharon Warnes yn Gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer y cyfnod 2022 – 23

Mynegodd y Cynghorydd Angela Russell (Arweinydd yr Wrthblaid) ei hanfodlonrwydd bod Cadeiryddiaeth y Pwyllgor, yn unol â Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021, yn trosglwyddo i Aelod Lleyg. Ategodd bod y newid yn amlygu bwriad y Llywodraeth o amddifadu Cynghorau Lleol o arwain ar y gwaith a gwneud penderfyniadau yn lleol.

I ethol Is-gadeirydd ar gyfer 2022 - 2023

Ethol Mr Eifion Jones yn Is Gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer y cyfnod 2022 - 23

PENDERFYNWYD ethol Mr Eifion Jones yn Is Gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer y cyfnod 2022 – 23

I dderbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan y Cynghorydd Menna Baines

I dderbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol

Dim i’w nodi

Nodi unrhyw eitemau sy’n fater brys ym marn y cadeirydd fel y gellir eu hystyried.

Dim i’w nodi

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion cyfarfod o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd 10fed o Chwefror 2022 fel rhai cywir  

Derbyniodd y Cadeirydd gofnodion y cyfarfodydd blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd 10 Chwefror 2022 fel rhai cywir

I dderbyn y wybodaeth, ystyried unrhyw risgiau sy’n deillio o’r gwir wariant ac incwm yn erbyn cyllideb 2021/22, a chraffu penderfyniadau’r Cabinet yng nghyswllt rheoli cyllidebau’r Cyngor a’i Adrannau.

PENDERFYNIAD:

Derbyn yr adroddiad

Nodi’r risgiau perthnasol

Cefnogi penderfyniad y Cabinet (14 Mehefin 2022)

Nodyn: Awgrym bod materion gorwariant a gwireddu arbedion ym maes bwrdeistrefol yn cael ei graffu. Cynnig cyfeirio’r awgrym at yr Uned Iaith a Chraffu fel bod modd i Aelodau’r Pwyllgor Craffu Cymunedau ei ystyried fel maes posib i’w graffu yn eu gweithdy blynyddol.

Amlygodd yr Aelod Cabinet Cyllid bod yr adroddiad wedi ei gyflwyno i’r Cabinet 14 Mehefin 2022 a bod y Cabinet wedi cymeradwyo’r holl argymhellion a’r trosglwyddiadau ariannol.

Gosodwyd cyd-destun yr adroddiad gan yr Uwch Reolwr Cyllid. Nodwyd bod yr adroddiadau yn manylu ar wariant y Cyngor yn 2021/22, sefyllfa alldro tanwariant neu orwariant yr adrannau unigol, a’r rhesymau am hynny. Cyfeiriwyd at grynodeb o sefyllfa derfynol yr holl adrannau sy’n amlygu’r symiau i’w parhau ar ddiwedd y flwyddyn ynghyd a’r prif faterion a meysydd ble fu gwahaniaethau sylweddol. Amlygwyd,

·         Bod effaith ariannol Covid19 yn sylweddol i’r Cyngor unwaith eto yn 2021/22, gyda £17.5 miliwn wedi ei hawlio o’r gronfa caledi a furlough erbyn diwedd y flwyddyn (cyfuniad o gostau ychwanegol o £15.2 miliwn a cholledion incwm o £2.3 miliwn).

·         Bod y Cyngor wedi derbyn nifer o grantiau sylweddol ychwanegol yn hwyr yn y flwyddyn sydd wedi trawsnewid y sefyllfa erbyn diwedd y flwyddyn ariannol -  grantiau sylweddol yn cynnwys:

-       ychwanegiad i setliad Llywodraeth Leol 21/22 (£2.5 miliwn)

-       pwysau gofal cymdeithasol (£1.9 miliwn)

-       cronfa adfer gofal cymdeithasol (£1.5 miliwn)

-       grantiau i gyllidebau ysgolion sef cynnal a chadw (£1.8 miliwn)

-       Cyflymu Dysgu mewn ysgolion (£1.2 miliwn)

-       Ôl groniad Treth Cyngor (£0.9 miliwn)

-       £0.8miliwn blaenoriaethau Fframwaith Economaidd.

·         Bod tanwariant gan yr holl adrannau (heblaw am yr Adran Priffyrdd a Bwrdeistrefol oedd yn gorwario £746 mil). Nodwyd bod y maes bwrdeistrefol yn parhau i fod yn fater o bryder gyda’r problemau amlycaf yn y maes casglu a gwaredu gwastraff. Ategwyd bod yr adran hefyd yn cael trafferthion gwireddu arbedion gwerth £608k.

·         Cafwyd gwelliant yn sefyllfa’r Adran Oedolion o ganlyniad i dderbyn grantiau sylweddol ym misoedd olaf y flwyddyn (gan gynnwys grant o £1.9 miliwn Pwysau Gofal Cymdeithasol ar Awdurdodau Lleol). Nodwyd bod effaith Covid wedi parhau i  gael ardrawiad sylweddol ar yr Adran eto yn 21/22 oedd yn gyfwerth a dros £3.7 miliwn erbyn diwedd y flwyddyn.

·         Bod nifer o resymau tanwariant un-tro ar nifer o benawdau Corfforaethol

·         Bod balansau’r ysgolion wedi cynyddu o £10.7 miliwn ar ddiwedd Mawrth 2021 i £16.7 miliwn erbyn diwedd Mawrth 2022 yn sgil effaith Covid19 a derbyniad grantiau amrywiol.

·         Bod adolygiad digonolrwydd cronfeydd penodol y Cyngor wrth gau’r cyfrifon, lle llwyddwyd i gynaeafu £851 mil o adnoddau.

Adroddwyd bod y datganiadau ariannol statudol 2021/22 eisoes wedi eu cwblhau ac wedi eu cyflwyno i Archwilio Cymru eu harchwilio.

Diolchwyd i’r staff am eu gwaith trylwyr a’u hyblygrwydd dros y cyfnod herio

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan aelodau:

·         bod balansau ysgolion yn dderbyniol o ystyried mai anodd yw gwario arian sydd ynghlwm a’r grantiau hwyr (prinder staff llanw sydd yn ei dro yn arwain at leihad mewn costau teithio a chynnal hyfforddiant)

·         Nad yw derbyn grantiau yn hwyr yn y flwyddyn yn ‘hwyluso trefniadau ariannol’

Mewn ymateb i sylw ynglŷn â dibyniaeth ar grantiau arbennig, nodwyd er bod tuedd o dderbyn grantiau yn hwyr yn y flwyddyn nid oedd y sefyllfa yn un ddibynadwy

Mewn ymateb i  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 7.

Gofynnir i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu nodi’r sefyllfa ac unrhyw risgiau yng nghyswllt rhaglen gyfalaf y Cyngor, ystyried penderfyniad y Cabinet, a sylwebu fel bo angen

PENDERFYNIAD:

Derbyn yr adroddiad

Nodi’r risgiau perthnasol

Cefnogi penderfyniad y Cabinet (14 Mehefin 2022)

Amlygodd y Uwch Reolwr Cyllid mai prif ddiben yr adroddiad oedd cyflwyno’r rhaglen gyfalaf diwygiedig ar ddiwedd y flwyddyn ariannol (sefyllfa 31 Mawrth 2022), a chymeradwyo’r ffynonellau ariannu perthnasol. Cyfeiriwyd at ddadansoddiad fesul Adran o’r rhaglen gyfalaf £139.3 miliwn am y 3 blynedd 2021/22 - 2023/24 ynghyd a’r ffynonellau sydd ar gael i ariannu’r cynnydd net sydd oddeutu £11.0 miliwn ers yr adolygiad diwethaf.

Prif gasgliadau’r adolygiad oedd bod y Cyngor wedi llwyddo i wario £37.1m yn 2021/22 ar             gynlluniau cyfalaf, gyda £29.9m (81%) ohono wedi’i ariannu trwy grantiau penodol.

Adroddwyd bod effaith argyfwng Covid19 a’r cyfnod clo ar y rhaglen gyfalaf yn amlwg ac yn ychwanegol i’r £31.2m a adroddwyd arno yn yr adolygiadau blaenorol, roedd £26.8m pellach o wariant arfaethedig wedi’i ail-broffilio, sef wedi llithro o 2021/22 i 2022/23, gyda’r prif gynlluniau yn cynnwys:

·         £7.6 miliwn Cynlluniau Strategaeth Tai a Digartrefedd

·         £7.2 miliwn Cynlluniau Atal Llifogydd a Traenio Tir

·         £6.5 miliwn Cynlluniau Ysgolion Ganrif 21 ac Eraill

·         £4.0 miliwn Grantiau Newydd Llywodraeth Cymru yn y maes Tai (adnodd a ddisodlir yn llithro)

·         £3.2 miliwn Grant Cyfalaf Cyffredinol Ychwanegol 21/22 (derbyniwyd yn chwarter olaf y flwyddyn gyda’r hawl i’w lithro i 22/23)

Yn ogystal, llwyddodd y Cyngor i ddenu grantiau pellach ers yr adolygiad diwethaf (dros 11miliwn) oedd yn cynnwys;

·         £3.2 miliwn - Grant Cyfalaf Cyffredinol Ychwanegol 21/22 - caniatâd llithro i 22/23

·         £3.1 miliwn - Grantiau o’r Gronfa Datblygu Tir ac Adeiladu sy’n caniatau disodli ariannu cyfredol i’w wario yn  22/23.

·         £1.3 miliwn - Grant Cronfa Gofal Canolraddol – addasiadau sefydliadau oedolion a hwyluso gweithio ar y cyd ag asiantaethau eraill yn y maes gofal.

·         £1.1 miliwn - Grant Cyfalaf Prydau Ysgol am Ddim - caniatáu disodli ariannu cyfredol i’w wario yn  22/23 ar addasiadau i geginau ysgolion.

Penderfynodd y Cabinet (14 Mehefin 2022) i dderbyn yr holl argymhellion oedd yn cynnwys:

·         Derbyn yr adroddiad

·         Nodi'r gwariant o £37,054,000 ar y rhaglen gyfalaf yn ystod y flwyddyn ariannol 2021/22, sydd wedi ei ddefnyddio fel sail i’r datganiadau ariannol statudol ar gyfer 2021/22.

·         Cymeradwyo yr ariannu addasedig:

            Diolchwyd am yr adroddiad

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â’r sicrhad o dderbyn grantiau neu fod grantiau wedi eu colli oherwydd llithriad, amlygwyd bod rhai telerau grant yn golygu disodli tra bod eraill yn rhoi caniatâd i barhau

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn ag adnabod risg o gynnydd mewn costau adeiladu a chostau byw a bod hyn yn cael ei ystyried o fewn cais / swm y grant, nodwyd yn gyffredinol bod rhaid derbyn rhai grantiau gan wneud y gorau ohono, ond gydag eraill bod cais ychwanegol yn cael ei wneud i Lywodraeth Cymru. Ategwyd, wrth ymateb i gynnydd mewn costau, bod penderfyniadau yn cael eu gwneud i ohirio rhai cynlluniau.

PENDERFYNWYD

Derbyn yr adroddiad

Nodi’r risgiau perthnasol

Cefnogi penderfyniad y Cabinet (14 Mehefin 2022)

I dderbyn a chymeradwyo’r cyfrifon

PENDERFYNIAD

Derbyn yr adroddiad

Cymeradwyo:

• Cyfrif Incwm a Gwariant Refeniw 2021 / 22
• Ffurflen Flynyddol ar gyfer y Flwyddyn a ddaeth i ben 31 Mawrth 2022, yn amodol ar archwiliad gan Archwilio Cymru

Cyflwynwyd yr adroddiad gan yr Uwch Reolwr Cyllid. Eglurwyd, yn unol â’r gofynion statudol o dan Ddeddf Harbyrau 1964 mae’n rhaid i Wynedd, fel awdurdod harbyrau, ddarparu datganiad cyfrifon blynyddol sy’n ymwneud â gweithgareddau harbyrau Abermaw, Aberdyfi, Pwllheli a Porthmadog. Gyda throsiant yr harbyrau yn is na £2.5m,ystyriwyd i fod yn gorff llywodraeth leol llai o faint ac felly mae cwblhau ffurflen datganiadau cyfrifon a ddarparwyd gan Archwilio Cymru yn cwrdd â’r gofynion statudol.

Cyfeiriwyd at y cyfrif incwm a gwawriant, ac amlygwyd bod £975 o orwariant ar ddiwedd y flwyddyn. O’r swm yma, adroddwyd bod tanwariant ar staffio ac ar adeiladau (oherwydd llai o wariant ar gynnal a chadw a chynnal tiroedd), ond gwelwyd gorwariant ar arwyddion,  rhybuddion a chynnal cychod yn bennaf. O ran yr incwm adroddwyd bod lefelau ffioedd uwchlaw’r targed incwm oedd yn addawol iawn yn dilyn ardrawiad covid ar lefelau incwm 20/21. Cyfeiriwyd at y gymhariaeth costau dros y ddwy flynedd ddiwethaf oedd yn dangos fod pethau wedi dod nôl i lefelau gwariant arferol ar ôl cyfnod y covid, yn 20/21.

Tynnwyd sylw at ffurflen safonol yr archwilwyr allanol ynghyd a’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol, sydd yn sicrhau system rheolaeth fewnol gadarn. Amlygwyd bod y cyfrifon eisoes wedi bod yn destun archwiliad Mewnol a bellach wedi eu cyflwyno i’r archwilwyr allanol sef Archwilwyr Allanol Archwilio Cymru. Ategwyd mai dim ond os bydd angen gweithredu newidiadau yn dilyn archwiliad y bydd fersiwn ddiwygiedig yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor ym mis Hydref.

Diolchwyd am yr adroddiad.

PENDERFYNWYD

Derbyn yr adroddiad

Cymeradwyo:

·         Cyfrif Incwm a Gwariant Refeniw 2021 / 22

·         Ffurflen Flynyddol ar gyfer y Flwyddyn a ddaeth i ben 31 Mawrth 2022, yn amodol ar archwiliad gan Archwilio Cymru

I ystyried a chymeradwyo'r datganiad fel y gall Arweinydd y Cyngor a'r Prif Weithredwr ei lofnodi

PENDERFYNIAD

Derbyn yr adroddiad

Cymeradwyo’r datganiad

Argymell bod Arweinydd y Cyngor a Prif Weithredwr y Cyngor yn ei arwyddo

Nodyn:

Awgrym i sefydlu is-grŵp i adolygu’r risgiau a herio’r penawdau

Cyflwynwyd y Datganiad gan y Pennaeth Cyllid. Eglurodd  bod y datganiad, er nad yn rhan o’r cyfrifon, yn ddogfen statudol ac angen ei chyhoeddi gyda’r cyfrifon. Yn unol â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) a Chod ymarfer CIPFA mae’n rhaid i bob Awdurdod Lleol sicrhau bod datganiad o reolaeth fewnol yn ei le. Adroddwyd mai’r Prif Weithredwr ac Arweinydd y Cyngor sydd yn arwyddo’r datganiad er bod angen cymeradwyaeth gan y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu.

Rhoddwyd ychydig o gefndir i’r datganiad sydd yn seiliedig ar Fframwaith CIPFA / SOLACE sydd yn adnabod 7 egwyddor graidd ar gyfer llywodraethu da sydd wedyn yn cael eu rhannu ymhellach i is-egwyddorion. Amlygwyd bod y Grŵp Asesu Trefniadau Llywodraethu, o dan arweiniad y Prif Weithredwr, yn ystyried yr egwyddorion a’r is-egwyddorion hyn gan lunio Cofrestr Risg Llywodraethu sydd yn rhan o Gofrestr Risg Corfforaethol y Cyngor. Adnabuwyd risgiau mewn 23 o feysydd llywodraethu gwahanol, gan nodi’r rheolaethau sydd gan y Cyngor yn eu lle er mwyn lliniaru’r risgiau hynny.

Adroddwyd bod 4 math o risg a bod pob risg gyda pherchnogaeth adrannol; y Grŵp wedi dod i gasgliad bod 0 maes gyda risgiau uchel iawn, 2 faes risgiau uchel, 12 maes risgiau canolig a 9 maes risgiau isel. Nodwyd mai'r meysydd risg uchel oedd ‘Diwylliant’ a ‘Iechyd, Diogelwch a Llesiant’.

Diolchwyd am yr adroddiad. Cyfeiriwyd at bob risg yn ei dro gan roi cyfle i’r Aelodau holi ynglŷn â’r maes hwnnw. Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan aelodau:

·         Diwylliant ac Ymddygiad – pam bod sgôr effaith diwylliant yn 4 a sgôr effaith ymddygiad yn 2 o ystyried bod y ddau faes yn debyg?

·         ‘Cynllunio’r gweithlu’ – a ddylai ‘newid i risg’ fod yma o ystyried ei bod yn anodd recriwtio / staff yn gweithio o adre / cadw staff?

·         Cyllid - bod risg effaith o 3 a tebygolrwydd o 3 yn ymddangos yn isel o ystyried cynnydd mewn costau, cyflogau, chwyddiant

·         Bod nifer o’r penawdau yn ‘fwy pwysig na’i gilydd’ ac nad yw’r egwyddorion yn hafal – gormod o naratif – angen miniogi’r dystiolaeth

·         Bod rhai o’r risigiau yn hanesyddol – awgrymu sefydlu grŵp i adolygu’r rhestr

Mewn ymateb i gwestiwn os yw’r 23 risg yn gyffredinol i bob Awdurdod Lleol nodwyd bod y risgiau hyn yn unigryw i Wynedd.

PENDERFYNWYD

Derbyn yr adroddiad

Cymeradwyo’r datganiad

Argymell bod Arweinydd y Cyngor a Prif Weithredwr y Cyngor yn ei arwyddo

Nodyn:

Awgrym i sefydlu is-grŵp i adolygu’r risgiau a herio’r penawdau

I ystyried a derbyn yr adroddiad fel gwybodaeth

PENDERFYNIAD

Derbyn yr adroddiad a nodi’r wybodaeth

Cyflwynwyd adroddiad gan y Rheolwr Buddsoddi yn adrodd ar wir ganlyniadau rheolaeth trysorlys y Cyngor 2021/22, yn erbyn y strategaeth a gymeradwywyd gan y Cyngor Llawn 04/03/21. Adroddwyd bod sefyllfa diwedd y flwyddyn yn gryf iawn gyda chronfeydd defnyddiadwy wedi cynyddu, ac o ganlyniad y benthyciadau net wedi lleihau. Roedd hyn yn bwydo mewn i’r crynodeb rheolaeth trysorlys lle gwelwyd lefel uwch o fuddsoddiadau oherwydd y reserfau uwch.

Yng nghyd-destun gweithgaredd benthyca’r Cyngor amlygwyd blwyddyn ddistaw gydag ond ad-daliadau benthyg wedi digwydd. Amlygwyd bod y Cyngor wedi parhau i fuddsoddi gyda Banciau a Chymdeithasau Adeiladau, Awdurdodau Lleol, Cronfeydd Marchnad Arian, Cronfeydd wedi’i pwlio ac am y tro cyntaf eleni y Swyddfa Rheoli Dyledion (DMO). Gwnaed hynny oherwydd bod lefelau arian y Cyngor yn uchel ac felly angen gwasgaru'r arian ymhellach a bod y cyfraddau gan y DMO yn gystadleuol. Yn ystod y flwyddyn gwelwyd bod y cyfraddau arian wedi bod yn isel iawn, ond wedi gwella  unwaith cynyddodd y gyfradd sylfaenol o fis Rhagfyr 2021 ymlaen. 

Cyfeiriwyd at ddiwygiadau i’r cod ymarfer oedd yn amlinellu nad oedd Cynghorau yn cael benthyca er mwyn buddsoddi’n benodol ar gyfer enillion ariannol, na chwaith yn cael cynyddu’r CFR oni bai ei fod yn ymwneud a gweithgareddau'r Cyngor. Adroddwyd nad oedd gan y Cyngor fwriad nac yr angen i fenthyca ac felly nid yw’r newidiadau yn effeithio ar weithgareddau Gwynedd

Diolchwyd am yr adroddiad.

PENDERFYNWYD

Derbyn yr adroddiad a nodi’r wybodaeth

I dderbyn yr adroddiad, sylwebu ar y cynnwys a chefnogi’r gweithrediadau sydd eisoes wedi’u cytuno gyda’r gwasanaethau perthnasol

PENDERFYNIAD

Derbyn y wybodaeth

Cefnogi’r gweithrediadau sydd eisoes wedi eu cytuno gyda'r gwasanaethau perthnasol

Cyflwynwyd, er gwybodaeth, adroddiad gan y Rheolwr Archwilio yn diweddaru’r Pwyllgor ar waith archwilio mewnol am y cyfnod o 31 Ionawr 2022 hyd 31 Mai 2022. Amlygwyd bod 16 o archwiliadau’r cynllun wedi eu cwblhau a bod 4 adroddiad wedi eu rhyddhau ar ffurf drafft.

Diolchwyd am yr adroddiad

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan Aelodau:

·         Bod angen i sesiynau hyfforddiant fod yn gryno

·         Yng nghyd-destun dynodiadau iaith a oes cymhariaeth wedi ei wneud gyda graddfa cyflog?

Mewn ymateb i sylw ynglŷn â diffyg cwblhau hyfforddiant mandadol (trefniadau diogelu), nodwyd bod grŵp  gweithredol wedi ei sefydlu i edrych ar y trefniadau i sicrhau bod gweithwyr yn cwblhau’r hyfforddiant. Yn unol ag egwyddorion Ffordd Gwynedd y gobaith yw grymuso staff i gymryd y cyfrifoldeb arnynt eu hunain, ond eto bod cyfrifoldeb ar Benaethiaid i annog ac arwain staff at gwblhau’r hyfforddiant.  Derbyniwyd bod gweithwyr llaw (megis gofal a bwrdeistrefol) efallai heb fynediad at fodiwlau ar-lein, ond bellach bod pecyn trosglwyddo manylion wedi ei greu. Ategodd y Rheolwr Archwilio ei bod yn hapus gyda’r camau oedd mewn  llaw.

Diolchwyd am yr adroddiad

            PENDERFYNWYD:

            Derbyn y wybodaeth

Cefnogi’r gweithrediadau sydd eisoes wedi eu cytuno gyda'r gwasanaethau perthnasol

I ystyried a derbyn yr adroddiad

PENDERFYNIAD

Derbyn yr adroddiad yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Gyhoeddus am y flwyddyn ariannol 2021/22

Cyflwynwyd adroddiad gan y Rheolwr Archwilio yn mynegi barn Archwilio Mewnol ar  amgylchedd rheolaethol gyffredinol o fewn yr Awdurdod yn ystod 2021/22 gan ddarparu cyfryw farn archwilio mewnol blynyddol i’r Awdurdod. Nodwyd na all sicrwydd fyth fod yn llwyr ac y mwyaf y gall gwasanaeth archwilio mewnol ei ddarparu i’r Cyngor ydi cyngor rhesymol nad oes gwendidau mawr yn y system gyfan o reolaeth fewnol.

Adroddwyd bod Covid-19 wedi cael effaith sylweddol ar yr Awdurdod yn ei gyfanrwydd ac ar waith Archwilio Mewnol ac fel y mwyafrif o wasanaethau’r Cyngor roedd swyddogion Archwilio Mewnol yn gweithio o adref. Ni fu’n bosib cynnal archwiliad lle byddai angen ymweld â’r sefydliad oherwydd canllawiau a chyfyngiadau  Llywodraeth Cymru. Mynegwyd bod Archwilio Mewnol wedi cynorthwyo Gwasanaeth Profi, Olrhain a Diogelu, sef gwasanaeth a lansiwyd gan Lywodraeth Cymru gyda 98.57diwrnod wedi eu treulio ar y gwaith yma. Yn ogystal bu swyddogion hefyd yn cynorthwyo’r gwasanaeth Budd-daliadau i ddelio gyda phrosesau Taliadau Cymorth Hunanynysu yn sgil y cynnydd yn y nifer o achosion yng Ngwynedd ddiwedd 2021 a dechrau 2022 (treuliwyd cyfanswm 96.77 diwrnod ar y gwaith yma).

Adnabuwyd blaenoriaethau archwilio newydd mewn ymateb i risgiau newydd yn sgil effaith covid-19. Cafodd yr archwiliadau hyn eu cwblhau o fewn cyfnod heriol gyda ffocws yr archwiliadau ar drefniadau yn sgil y pandemig ac archwiliadau statudol megis grantiau. Cynhaliwyd nifer cyfyngedig o archwiliadau yn ystod 2021/2022 o gymharu â’r blynyddoedd blaenorol a hynny oherwydd amgylchiadau digynsail o anghyffredin. Ystyriwyd hynny yn eithriad eto eleni a defnyddiwyd tystiolaeth a ddarparwyd gan reoleiddwyr allanol i gefnogi’r farn am y flwyddyn. Daethpwyd i’r casgliad, ar sail y gwaith a gwblhawyd yn ystod 2021/22, bod fframwaith rheolaeth fewnol Cyngor Gwynedd yn ystod y flwyddyn ariannol 2021/2022 yn gweithredu ar lefel a rydd sicrwydd rhesymol ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd cyffredinol fframwaith llywodraethu’r Awdurdod, rheoli risg a rheolaeth fewnol.

Cafodd 42 darn o waith eu cynnwys yng nghynllun archwilio addasedig terfynol 2021/2022 gyda 30 (71.43% o’r cynllun) o’r aseiniadau hyn wedi eu cwblhau erbyn 31 Mawrth 2022, At bwrpasau’r mesur caiff aseiniad ei gyfrif wedi ei gwblhau os oes adroddiad/memorandwm terfynol wedi ei ryddhau neu os yw’r aseiniad wedi ei gau a ni ddisgwylir treulio mwy o amser arno – uchelgais y perfformiad oedd 95%.

Cyfeiriwyd at y rhestr o’r archwiliadau o gynllun 2021/2022 oedd wedi cyfrannu at y farn a fynegwyd.

            Diolchwyd am yr adroddiad

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â chael mynediad at wasanaethau, nodwyd parodrwydd swyddogion i gydweithio yn y ddwy flynedd diwethaf, ond bod bwriad ail ymweld â rhai cynlluniau. Er bod covid -19 efallai yn esgus i rai swyddogion beidio cydweithio, prin iawn oedd hyn.

PENDERFYNWYD

Derbyn yr adroddiad yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Gyhoeddus am y flwyddyn ariannol 2021/22

I ystyried a chymeradwyo’r Siarter

PENDERFYNIAD

Derbyn yr adroddiad a chymeradwyo’r Siarter Archwilio Mewnol

Yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Gyhoeddus 2013 (diwygiedig  2017) rhaid llunio Siarter Archwilio Mewnol gyda chynnwys y Siarter yn cyfarch Nodyn Gweithredu Llywodraeth Leol (2019) a gyhoeddwyd gan CIPFA.  Cyflwynwyd Siarter Archwilio Mewnol Gwynedd gan y Rheolwr Archwilio gan nodi mai cyfrifoldeb y Pwyllgor yw cymeradwyo’r siarter.

Diolchwyd am yr adroddiad

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan Aelodau:

·         Bod y siarter yn crynhoi rôl y Pwyllgor yn dda

·         Bod y siarter yn safonol ac yn hawdd i’w dilyn

·         Angen ychwnaegu y gair ‘Audit’ yn pwynt 7.1 (ferswin Saesneg o’r Siarter)

PENDERFYNWYD

Derbyn yr adroddiad a chymeradwyo’r Siarter Archwilio Mewnol

I ystyried a chymeradwyo’r Strategaeth a’r Cynllun Blynyddol

PENDERFYNIAD

Derbyn yr adroddiad

Cymeradwyo’r Strategaeth a’r Cynllun  Archwilio Mewnol 2022/23

Nodyn: Archwiliad ‘Diogelwch Seicolegol’ – y Pwyllgor yn argymell, fel rhan o’r trafodaethau gyda’r Adran Cefnogaeth Gorfforaethol, yr angen i fabwysiadu trefn o gynnal cyfweliadau gadael

Cyflwynwyd, yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Gyhoeddus, gynllun yn seiliedig ar risg i bennu blaenoriaethau’r gweithgarwch Archwilio Mewnol sydd yn gyson ag amcanion y Cyngor. Eglurwyd bod y cynllun gyda hyblygrwydd i sicrhau rhydd sylw i unrhyw faterion a ddaw i’r amlwg, bydd unrhyw addasiadau  / newidiadau i’w cymeradwyo gan y Pwyllgor. Cyfeiriwyd at ddefnydd methodoleg AGILE sydd yn darparu modd hyblyg a dynamig i Gynllun Archwilio Mewnol o ganlyniad i fonitro risg yn barhaus.

Cyfeiriwyd at ambell gynllun gan rannu pwrpas y cynlluniau hynny gyda’r Aelodau.

Diolchwyd am yr adroddiad

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan Aelodau:

·         Bod y cynllun yn eglur iawn

·         Bod teitl archwiliad ‘Diogelwch Seicolegol’ i weld yn un brawychus

·         Cronfa’r Degwm - yn parhau at bwrpas elusennol?

·         Bod angen ystyried parodrwydd unigolyn i fynegi barn

·         Bod y rhaglen waith yn faith - angen sicrhau bod risg uchel yn cael blaenoriaeth

Mewn ymateb i awgrym o gynnal  cyfweliadau gadael, nodwyd nad oedd polisi ar gyfer cynnal cyfweliadau gadael ond nad oedd hyn yn golygu nad oedd cyfweliadau gadael yn digwydd  ac felly derbyniwyd yr awgrym i ystyried cynnal cyfweliadau. Mewn sylw atodol, nodwyd y byddai cynnal cyfweliadau gadael yn gwella amodau gwaith, yn rhan o ymarfer da ac yn gyfle i unigolion fynegi barn heb oblygiadau. Mewn ymateb, amlygwyd bod Adran Cefnogaeth Gorfforaethol yn peilota trefn ffurfiol ar gyfer cynnal cyfweliadau gadael gyda’r bwriad o’i ehangu wedi i’r cyfnod peilot ddod i ben.

Mewn ymateb i sylw ynglŷn ag archwiliad Cynllunio ac Amgylchedd ac os mai'r ‘hanesyddol’ oedd yn cael ei ystyried yma ynteu’r ‘newydd’, nodwyd bod gwaith dilyniant yn cael ei gynnal gyda thystiolaeth i’r cynnydd yn cefnogi’r  farn. Ategwyd bod cynnal gwaith dilyniant  yn ddibynnol ar amserlen gytunedig.

PENDERFYNWYD

Derbyn yr adroddiad

Cymeradwyo’r Strategaeth a’r Cynllun  Archwilio Mewnol 2022/23

Nodyn: Archwiliad ‘Diogelwch Seicolegol’ – y Pwyllgor yn argymell, fel rhan o’r trafodaethau gyda’r Adran Cefnogaeth Gorfforaethol, yr angen i fabwysiadu trefn o gynnal cyfweliadau gadael

I ystyried a derbyn yr adroddiad

PENDERFYNIAD

Derbyn yr adroddiad a nodi’r wybodaeth

Cyflwynwyd adroddiad ar raglen waith ac amserlen Archwilio Cymru ynghyd a diweddariad ar berfformiad  hyd ddiwedd Mawrth 2022. Amlygwyd y byddai adroddiad pellach yn crynhoi’r gwaith archwilio a gwblhawyd ers y Crynodeb Archwilio Blynyddol (cyhoeddwyd Ionawr 2022) yn cael ei gyhoeddi Rhagfyr 2022. Nodwyd bod yr adroddiad yn cyfeirio at y gwaith  lleol, rhanbarthol a chenedlaethol oedd wedi ei gwblhau ynghyd a chrynodeb o’r prif negeseuon.

Cadarnhawyd bod Datganiad o Gyfrifon 2021 -22 y Cyngor wedi ei dderbyn a bod y gwaith o roi barn ar y datganiadau ariannol wedi dechrau. Cyfeiriwyd at y gwaith archwilio ariannol a pherfformiad y bwriedir ei cwblhau ynghyd a gwybodaeth am adroddiadau oedd wedi eu cyhoeddi yn ddiweddar.

Diolchwyd am yr adroddiad

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan Aelodau:

·         Bod yr adroddiad yn ddefnyddiol

·         Bod angen cadw golwg ar effaith chwyddiant

·         Pryder bod cymorth gan y Llywdoraeth wedi dod i ben er bod achosion covid -19 yn cynyddu unwaith eto

PENDERFYNWYD

Derbyn yr adroddiad a nodi’r wybodaeth

I ystyried yr adroddiad

PENDERFYNIAD

Derbyn yr adroddiad a nodi’r wybodaeth

Cyflwynwyd adroddiad gan Archwilio Cymru yn nodi’r gwaith maent yn bwriadu ei wneud yn ystod 2022 fel modd o gyflawni eu cyfrifoldebau statudol fel archwilydd allanol y Cyngor ac yn unol â’u rôl o dan Cod Ymarfer Archwilio. Nodwyd bod rhai o’r risgiau yn gyffredinol i’r holl Awdurdodau Lleol a dim yn benodol i Wynedd.

Trafodwyd y risgiau archwilio datganiadau ariannol gan adrodd, er bod cyfyngiadau covid-19 wedi eu dileu, bod pwysau parhaus ar y Cyngor i gyflwyno a chyhoeddi cyfrifon a bod trafodaethau i’w cynnal i edrych ar drefniadau monitro ansawdd i osgoi cam ddatganiadau.

Yng nghyd-destun rhaglen archwilio perfformiad, cyfeiriwyd yn gryno at y pedwar cynllun - sicrwydd ac asesu risg; adolygiad thematig (gofal heb ei drefnu); adolygiad thematig (digidol) ac adolygiad lleol o effeithlonrwydd Craffu.

Cyfeirwyd at y ffioedd, y tim archwilio lleol a’u manylion cyswllt ynghyd ar amserlen a’r cerrig milltir allweddol ar gyfer y rhalgen waith.

Diolchwyd i Alan Hughes ac Yvonne Thomas o Archwilio Cymru am gyflwyno’r wybodaeth.

PENDERFYNWYD

Derbyn yr adroddiad a nodi’r wybodaeth

Bydd angen i’r Pwyllgor fodloni ei hun bod trefniadau priodol yn eu lle er mwyn sicrhau bod cynigion gwella sy’n codi o adroddiadau archwilio allanol yn cael eu gwireddu

PENDERFYNIAD

Derbyn yr adroddiad

Bod y Pwyllgor yn fodlon bod trefniadau priodol yn eu lle er mwyn sicrhau bod cynigion gwella sydd yn codi o adroddiadau archwilio allanol yn cael eu gwireddu

Nodyn: Cais i adolygu’r allwedd i’r casgliadau ynghyd a gosod amserlen i’r adroddiadau hynny sydd ‘ar waith’

Atgoffwyd yr Aelodau bod angen i’r Pwyllgor fod yn fodlon bod trefniadau priodol yn ei lle er mwyn sicrhau bod cynigion gwella sydd yn codi o archwiliadau archwilio allanol yn cael eu gwireddu.

Nodwyd bod y gwaith o ymateb i'r rhan fwyaf o gynigion gwella yn waith parhaus a bod y Grŵp Llywodraethu sydd yn cael ei gadeirio gan y Prif Weithredwr yn rhoi sylw i’r cynigion gwella ac i’r cynnydd o’r argymhellion. Adroddwyd bod Archwilio Cymru bellach yn cyflwyno adroddiadau chwarterol fel modd o grynhoi’r archwiliadau sydd ar waith yn lleol, rhanbarthol a chenedlaethol.

Tynnwyd sylw at Adroddiad Lleol i Wynedd ‘ Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol: Archwiliad o ‘Sefydlu Gwasanaeth Ieuenctid Newydd i Gefnogi Pobl Ifanc’ gan nodi bod trafodaethau ynglŷn â chynigion gwella’r archwiliad yma wedi eu cynnal gydag Archwilio Cymru i gynnal adolygiad dilynol o weithredu’r model newydd. Er gwaethaf ymdrechion i gynnal adolygiad, yn sgil covid 19, cafodd y gwaith ei ohirio ac nid oedd y Gwasanaeth Ieuenctid wedi gweithredu’r model newydd oherwydd bod cyfyngiadau’r pandemig yn eu hatal rhag darparu rhai elfennau o’r gwasanaeth. O ganlyniad, penderfynwyd bod y cynigion gwella i’w rhoi o’r neilltu am y tro gyda bwriad o edrych ar drefniadau ‘o’r newydd’ i’r dyfodol.

Diolchwyd am yr adroddiad

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan Aelodau:

·         Bod geiriad y casgliadau yn amwys – ystyried allwedd i’r casgliadau

·         Byddai defnyddio’r term ‘cael eu cynllunio’ yn well nag ‘ar waith’ . Byddai gosod amserlen ar gyfer y cynllun hefyd yn ddelfrydol

PENDERFYNWYD

Derbyn yr adroddiad

Bod y Pwyllgor yn fodlon bod trefniadau priodol yn eu lle er mwyn sicrhau bod cynigion gwella sydd yn codi o adroddiadau archwilio allanol yn cael eu gwireddu

Nodyn: Cais i adolygu’r allwedd i’r casgliadau ynghyd a gosod amserlen i’r adroddiadau hynny sydd ‘ar waith.