Agenda item

I ymgynghori gydag aelodau’r Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth ar fframwaith ddrafft ar gyfer cynnal cyfarfodydd a phwyllgorau gydag Aelodau i’r dyfodol.

Derbyn yr adroddiad.

PENDERFYNIAD

Derbyn yr adroddiad.

Cafwyd trosolwg o resymeg yr adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaethau Democratiaeth. Nodwyd mai diben yr adroddiad yw cyflwyno fframwaith ar gyfer cynnal pwyllgorau yn y dyfodol. Eglurwyd y byddai’r gyfran helaeth i’w cynnal yn rhithiol fodd bynnag cydnabuwyd y bydd angen rhai wyneb yn wyneb yn achlysurol.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Rheolwr Democratiaeth ac Iaith gan drafod yr egwyddorion drafft ar gyfer cynnal pwyllgorau a chyfarfodydd yn y sefyllfa bresennol a'r dyfodol. Trafodwyd y mathau gwahanol o sefyllfaoedd posib a pha bwyllgorau fyddai'n debygol o ddychwelyd i ffurf wyneb i wyneb pan fyddai modd gwneud hynny. Nodwyd mai’r eithriadau i bwyllgorau a chyfarfodydd rhithiol fydd cyfarfod y Cyngor Llawn, Pwyllgorau Apêl Cyflogaeth (yn ddibynnol ar ddymuniad yr apelydd), Is-bwyllgor Trwyddedu (yn ddibynnol ar ddymuniad yr ymgeisydd) a Phwyllgor Penodi Prif Swyddogion (ar achlysur cyfweliadau).

Ychwanegwyd yr angen i atgyfnerthu hawl a dyletswydd aelodau i siarad Cymraeg ym mhob cyfarfod. Nodwyd bod hyn yn hynod bwysig yn enwedig o fewn pwyllgorau a chyfarfodydd rhanbarthol gan fod angen hybu eraill i ddefnyddio’r Gymraeg er mwyn ei normaleiddio.

Yn ystod y drafodaeth, cafwyd y sylwadau isod gan aelodau:

-       Diolchwyd am yr adroddiad a nodwyd bod hyn yn newid aruthrol gan fod pwyllgorau a chyfarfodydd y Cyngor wedi digwydd wyneb i wyneb ers y cychwyn.

-       Codwyd ambell i bryder, yn arbennig sefyllfa ar gyfer aelodau newydd. Ategwyd bod naws y swyddfa a siambr yn gyfle i ryngweithio ac i sgwrsio gyda chyd-aelodau, bydd hyn efallai yn golled i rai fel aelodau newydd sydd angen ymgyfarwyddo ag aelodau a swyddogion ar gychwyn y tymor.

-       Gofynnwyd a fydd swyddogion yn profi'r un newidiadau yn eu dulliau o weithio fel bydd yr aelodau, h.y. a fyddant hwy yn parhau i gwrdd yn rhithiol wedi i gyfyngiadau llacio.

-       Cynigwyd y bydd yn hanfodol yn achlysurol i gwrdd wyneb yn wyneb er mwyn herio a chraffu.

-       Nodwyd bod argaeledd Teams yn hwyluso cysylltu â swyddogion yn ystod y cyfnod presennol gan ei fod yn fwy personol na galwad ffôn.

-       Gofynnwyd a fyddai'n bosib trefnu sesiwn hyfforddiant ar ddefnyddio Zoom i aelodau.

-       Atgyfnerthwyd pwysigrwydd atgoffa trefnyddion bod hawl i ddefnyddio’r  Gymraeg o fewn cyfarfodydd rhithiol. Ategwyd hyn drwy gynnig y dylid ei ychwanegu at brotocol cyfarfodydd rhithiol.

-       Nodwyd bod argaeledd swyddogion angen ei sicrhau cyn symud y trefniadau’n ffurfiol i fod yn rhithiol gan nad ydynt bob amser ar gael ar e-bost yn sydyn.

-       Gofynnwyd a oedd pawb, gan gynnwys aelodau a swyddogion, wedi cael eu holi am eu barn bersonol hwy ar symud i ddull rhithiol parhaol yn y dyfodol.

Cafwyd yr ymatebion isod i’r sylwadau:

-       Cadarnhawyd y bydd ceisiadau yn cael eu hystyried os bydd yr angen i gynnal cyfarfodydd wyneb i wyneb, yn enwedig mewn achosion pan fo’n angenrheidiol.

-       Nodwyd na fydd swyddogion yn dychwelyd i hen drefniadau yn y swyddfa  lle nad oes angen gwneud hynny. Ategwyd bod gwasanaethau yn y broses o adnabod pa swyddogaethau sy’n gallu cael eu cynnal o gartref yr un mor llwyddiannus ag yn y swyddfa.

-       Derbyniwyd nad yw’n briodol i bawb addasu eu model gwaith, fodd bynnag mae’r rheolwyr yn y broses o asesu hyn.

-       Cadarnhawyd bydd modd gweithio tu hwnt i’r fframwaith arfaethedig, er enghraifft yn dilyn etholiad ar gyfer anwytho aelodau newydd. Bydd hyn yn angenrheidiol er mwyn iddynt gynnal sgyrsiau a chyfarfodydd efo aelodau sy’n dychwelyd, swyddogion ac aelodau newydd.

-       Mewn ymateb i’r sylw ynghylch argaeledd swyddogion, nodwyd bod rhifau cyswllt yn parhau'r un fath felly mae modd cysylltu gyda swyddogion yn uniongyrchol petai e-bost yn ddull rhy araf.

-       Sicrhawyd y bydd y gwasanaeth yn ymrwymo i adolygu’r fframwaith pe byddai’r angen yn codi.