I ystyried yr
adroddiad
Penderfyniad:
Derbyn y wybodaeth
Cofnod:
Cyflwynwyd adroddiad gan y Rheolwr Archwilio yn mynegi barn Archwilio Mewnol ar amgylchedd rheolaethol gyffredinol o fewn yr
Awdurdod yn ystod 2020/21 gan ddarparu cyfryw farn archwilio mewnol blynyddol
i’r Awdurdod. Nodwyd na all sicrwydd fyth fod yn llwyr ac y mwyaf y gall
gwasanaeth archwilio mewnol ei ddarparu i’r Cyngor ydi cyngor rhesymol nad oes
gwendidau mawr yn y system gyfan o reolaeth fewnol.
Adroddwyd bod dyfodiad pandemig Covid-19 wedi cael effaith
sylweddol ar yr awdurdod yn
ei gyfanrwydd ac ar waith Archwilio
Mewnol. Mynegwyd nad oedd modd i Archwilio Mewnol gynnal gwaith yn chwarter cyntaf y flwyddyn,
ac ar gais y Pennaeth Cyllid, cafodd rhai swyddogion o’r gwasanaeth eu hadleoli
i gynorthwyo a chefnogi’r Cyngor drwy wirio a phrosesu Grantiau Llywodraeth
Cymru i Fusnesau a weinyddwyd gan y Gwasanaeth Refeniw. Treuliwyd cyfanswm o
146 diwrnod ar y gwaith hwn. Yn ogystal, bu i swyddogion
Archwilio Mewnol hefyd gynorthwyo’r Gwasanaeth Profi, Olrhain a Diogelu, sef
gwasanaeth a lansiwyd gan Lywodraeth Cymru gyda 120 diwrnod wedi eu treulio ar
y gwaith yma.
Cyflwynwyd rhaglen waith ddiwygiedig o waith Archwilio Mewnol am y flwyddyn
ariannol 2020/2021 i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 30
Gorffennaf 2020. Roedd y cynllun archwilio blynyddol yn llawer mwy hyblyg na’r
arfer o ganlyniad i effaith y pandemig ar y
sefydliad. Adnabuwyd blaenoriaethau archwilio newydd mewn ymateb i risgiau
newydd a newidiadau yn sgil effaith Covid-19. Bu i archwiliadau o’r cynllun
addasedig gael eu cwblhau o fewn cyfnod heriol gyda ffocws yr archwiliadau ar
drefniadau yn sgil y pandemig ac archwiliadau statudol
megis grantiau. Cynhaliwyd nifer isel o
archwiliadau yn ystod 2020/2021 o gymahru a’r
blynyddoedd blaenorol a hynny oherwydd amgylchiadau digynsail o anghyffredin.
Ystyriwyd hynny yn eithriad eleni a defnyddiwyd tystiolaeth a ddarparwyd gan reoleiddwyr allanol i gefnogi’r farn am y flwyddyn.
·
Yn
gyffredinol, canfuwyd rheolaeth fewnol dda o fewn pob un o wasanaethau’r Cyngor
a archwiliwyd.
·
Bod
holl adrannau’r Cyngor wedi adeiladu ar waith blaenorol, gan barhau i ddatblygu
eu cyfundrefnau rheoli risg. Cyflwynwyd adroddiad gan y Pennaeth Cyllid
Cynorthwyol i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu ar 30 Tachwedd 2020 i
ddiweddaru am ddatblygiadau i’r trefniadau rheoli risg, y camau gweithredu
nesaf, ac ystyried os oedd yr ymateb yn mynd i’r afael â’r materion a godwyd yn
Llythyr yr Archwiliwr
·
Bod
23 risg llywodraethu wedi cael eu hadnabod yn y Datganiad Llywodraethu
Blynyddol yn cael eu hasesu’n barhaus gan y Grŵp Asesu Trefniadau
Llywodraethu.
·
Ble darganfuwyd gwendidau
arwyddocaol mewn rheolaeth fewnol, cafodd y materion eu cywiro gan
swyddogion y Cyngor, a sylw'r
Gweithgor Gwella Rheolaethau.
·
Bod
yr Awdurdod wedi derbyn nifer o adroddiadau gan reoleiddwyr
yn ystod 2020/2021:
Ar sail gwaith Archwilio Mewnol a gwblhawyd yn ystod 2020/2021, ystyriwyd
bod fframwaith rheolaeth fewnol Cyngor
Gwynedd yn ystod y flwyddyn ariannol 2020/2021 yn gweithredu ar lefel sicrwydd
rhesymol ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd cyffredinol fframwaith
llywodraethu’r Awdurdod, rheoli risg a rheolaeth fewnol.
Roedd 23 darn o waith wedi eu cynnwys yng nghynllun archwilio addasedig
terfynol 2020/2021. Cafodd 19 o aseiniadau eu cwblhau erbyn 31 Mawrth 2021,
sy’n cynrychioli 82.61% o’r cynllun. O’r adroddiadau perthnasol o gynllun archwilio
2020/2021 a dderbyniodd lefel sicrwydd, derbyniodd 100% ohonynt lefel sicrwydd
“Digonol” neu “Uchel.
Ers 1 Ebrill 2021, roedd 7 aelod llawn amser
i’r Tîm Archwilio
Mewnol ac un Uwch Archwiliwr
Dros Dro. Nodwyd bod arian
wedi ei neilltuo
i ariannu’r adnodd ychwanegol i’r Gwasanaeth weithredu archwiliadau pan fydd cyfyngiadau’r argyfwng yn llacio,
fel yr adroddwyd
gan y Pennaeth Cyllid i’r Pwyllgor
Archwilio a Llywodraethu ar 11 Chwefror 2021.
Nodwyd gwerthfawrogiad o waith y Rheolwr Archwilio.
PENDERFYNWYD
Derbyn y wybodaeth
Dogfennau ategol: