Agenda item

I ystyried a chymeradwyo’r Cynllun

Derbyn yr adroddiad

Cymeradwyo’r Cynllun

Cyflwynwyd cynllun o waith Archwilio Mewnol am y flwyddyn ariannol 2021/22 gan y Rheolwr Archwilio. Yn unol ag arfer gorau a Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus, mae'r cynllun Archwilio Mewnol yn destun adolygiad parhaus i sicrhau ei fod yn parhau’n gyfredol ac yn adlewyrchu newidiadau yn y busnes ynghyd ag ystyried effeithiau sylweddol a chyflym pandemig COVID-19 ar y Cyngor. Er mwyn sicrhau bod rheolaethau allweddol y Cyngor a’r materion cywir yn cael eu hadolygu, rhoddwyd ystyriaeth i’r Gofrestr Risg Corfforaethol, Cynllun Cyngor Gwynedd ynghyd ag unrhyw ddatblygiadau arwyddocaol sydd ar waith.  O ganlyniad, paratowyd cynllun cychwynnol gyda hyblygrwydd fyddai’n rhoi sylw i unrhyw faterion a ddaw i’r amlwg a newidiadau i risgiau a  blaenoriaethau’r Cyngor a hefyd sicrhau iechyd a diogelwch swyddogion Archwilio Mewnol a chleientiaid. Trafodwyd y cynllun cychwynnol gyda phob Pennaeth Gwasanaeth lle bu cyfle i fireinio’r cynllun ymhellach, cyn paratoi’r Cynllun terfynol i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu. 

Nodwyd bod Cynllun Archwilio 2021/2022 yn rhoi ystyriaeth briodol i’r canlynol:

·      bod yn ymwybodol o’r posibilrwydd y gall twyll neu lygredigaeth ddigwydd -  manteisio ar y Fenter Twyll Cenedlaethol a chynnal gwaith Atal Twyll Rhagweithiol

·      parhau i roi sylw i grantiau penodol, yn enwedig lle mae amodau’r grant yn disgwyl adolygiad gan Archwilio Mewnol.

·      I sicrhau hyblygrwydd, bydd Archwilio Mewnol yn defnyddio methodoleg AGILE ble bo hynny’n bosibl. Prif amcanion cymhwyso egwyddorion AGILE yw:

o   Gwella ansawdd archwilio

o   Cylchoedd archwilio byr

o   Cynnydd mewn rhyngweithio â chleientiaid

o   Darparu mewnwelediadau

(Nodwyd bod Agile yn darparu modd hyblyg a dynamig i Gynllunio Archwilio Mewnol o ganlyniad i fonitro risg yn barhaus).

Rhagwelwyd y byddai oddeutu 715 diwrnod o adnoddau archwilio ar gael i gwblhau cynllun archwilio 2021/22. Dadansoddwyd yr adnoddau staffio sydd ar gael, gan ystyried cyllidebau rhesymol ar gyfer gweithgareddau “di-gynnyrch” megis gwyliau, salwch, hyfforddiant, rheolaeth a chyfarfodydd.

Manylwyd ar fwriad a rheswm rhai o’r archwiliadau fel bod yr aelodau yn cael rhagflas o gynnwys y cynllun archwilio

Diolchwyd am yr adroddiad

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â chynnwys diogelwch seiber ( a adnabuwyd fel maes blaenoriaeth mewn gweithdy diweddar) ar y rhaglen waith, nodwyd bod archwiliad i ddiogelwch systemau TG wedi ei adnabod. Er hynny, amlygwyd bod cwmni allanol yn paratoi adroddiadau trylwyr proffesiynol ar ddiogelwch seiber a bod yr adroddiadau hynny yn cael eu cyflwyno i’r Gwasanaeth Archwilio. Ategwyd bod rhain yn drefniadau cadarn ac i raddau ni fuasai’r Gwasanaeth Archwilio yn gallu ategu at yr hyn mae'r cwmni allanol yn ei wneud. Adroddwyd bod eitem ‘Gwydnwch Systemau TG - Diogelwch Seiber’ wedi ei gynnwys fel eitem i’w graffu yng nghyfarfod 15 Gorffennaf o’r Pwyllgor.

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â mesurau diogelu rhyddid a’r bwriad o archwilio trefniadau newydd sydd yn disodli DoLS ac os byddai’r trefniadau newydd hyn yn well i’r Cyngor ynteu i’r unigolion, nodwyd bod hwn yn archwiliad ar gais Pennaeth Oedolion , Iechyd a Llesiant sydd wedi argymell bod y Gwasaneth Archwilio yn edrych ar y drefn newydd i sicrhau trefniadau cadarn o ganlyniad i broblemau yn y gorffennol.

Mewn ymateb i sylw fod effaith covid 19 yn bellgyrhaeddol ac os oes gan yr  Adran Addysg y capasiti i fynd ar afael ar effeithiau, nodwyd nad oedd ystyriaeth wedi ei roi i’r mater ond nodwyd bwriad i drafod ymhellach gyda’r Pennaeth Addysg. Pwysleisiwyd bod cyfraniad seicolegwyr ysgolion yn hanfodol i asesu’r effaith.

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â chostau i staff o weithio o adre nodwyd bod modd i staff hawlio lwfans gan yr HMRC (cyfrifoldeb yr unigolyn fyddai gwneud hyn  - y wybodaeth wedi ei gylchredeg). Nodwyd hefyd bod modd gwneud cais am daliad uwch ond byddai angen cyflwyno biliau fel  tystiolaeth.

PENDERFYNWYD

Derbyn yr adroddiad

Cymeradwyo’r Cynllun