Agenda item

I adrodd ar ddatblygiadau’r prosiect ers iddo gychwyn yn 2016

Derbyn yr adroddiad

Cyflwynwyd adroddiad i’r Pwyllgor, yn dilyn trafodaeth yn y Gweithgor Craffu (10/05/21), yn amlinellu’r ymdrechion a fu ers 2016 i gynyddu’r ddarpariaeth ryngweithiol ar y wefan i geisio sicrhau bod modd cysylltu yn rhwydd gyda’r Cyngor 24 awr o’r dydd, 7 diwrnod yr wythnos. Nodwyd bod cynnydd sylweddol yn nifer y trigolion sydd yn defnyddio’r gwasanaeth sy’n gadarnhaol ac yn cadarnhau gwerth y buddsoddiad. Ategwyd bod y gwasanaeth yn parhau i ddatblygu a chydweithio gyda Gwasanaethau ac yn ymgynghori gydag Awdurdodau eraill i geisio gwella’r ddarpariaeth. Nodwyd posibilrwydd o sefydlu swyddfa wrth gefn i gefnogi’r ddarpariaeth, ac er nad yw’r prosiect ei hun yn gallu hawlio arbedion uniongyrchol, mae wedi cynorthwyo i greu arbedion mewn Gwasanaethu  ee. Galw Gwynedd i arbed £23,000 trwy ddatblygu system fewnol.

Amlygwyd bod y pandemig wedi arwain at gyflwyno gwasanaethau ar-lein mewn meysydd lle nad oedd rhai yn bodoli yn flaenorol a hynny wedi arwain at gynnydd mewn ceisiadau am y gwasanaethau ar-lein yn gyffredinol. Cyfeiriwyd at ddatblygiadau i’r dyfodol oedd yn cynnwys sefydlu sgwrs fyw, rhannu manylion mynediad ysgolion, ffurflenni morwrol ynghyd a cheisiadau pellach i gyflwyno, e.e., rhestr aros Tai, cyfarpar ailgylchu, slotiau i ymgymerwyr mewn amlosgfa, ceisiadau rhieni maeth. Ystyriwyd bod hyn i’w groesawu ac yn gosod her arall o flaenoriaethu’r holl geisiadau mewn modd sydd yn dod â budd i’n cwsmeriaid a’r gwasanaethau dan sylw.

Ategodd yr Aelod Cabinet fod y Cabinet yn llwyr gefnogol i’r prosiect ac yn ymfalchïo yn y gwaith da sydd yn cael ei wneud. Nododd bod y dewis i ddefnyddio technoleg i gysylltu 24awr yn fanteisiol a bod Gwynedd yn torri tir newydd drwy gynnig y gwasanaeth yn ddwyieithog.

Diolchwyd am yr adroddiad

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan aelodau:

·         Bod y gwasanaeth yn gwneud gwaith gwych – yn sicr y ffordd ymlaen

·         Bod dyfalbarhad a brwdfrydedd y Tîm i’w longyfarch

·         Bod angen adolygu’r camau ‘tynnu sylw at dyllau yn y ffordd’ – rhy gymhleth

·         Bod angen sicrhau profiad da os am gyflwyno ‘sgwrs ar lein’ - rhaid sicrhau bod staff wrth gefn gyda gwybodaeth gyfredol ac ystyried yn ofalus pa Wasanaethau sydd yn addas i’w cynnig. Angen osgoi sefyllfa rwystredig ac amhersonol i’r cwsmer.

·         Angen sicrhau bod cod post Powys yn cael ei dderbyn yn ‘Lle Dwi’n Byw’ - rhai o’r codau post hyn yn berthnasol i drigolion Gwynedd

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn ag ymateb i adborth gwael ac os oedd patrymau i’r sylwadau hynny, nodwyd pe byddai’r  mater yn un technegol bydd Tîm y Wefan yn ymdrin â’r mater gyda chefnogaeth y Gwasanaeth TG. Os mai un o Wasanaethau eraill y Cyngor sydd yn derbyn adborth gwael, yna mae’r ymateb yn debygol o amrywio o Wasanaeth i Wasanaeth, ond bod pob ymgais yn cael ei wneud i sicrhau ymateb.  O safbwynt patrwm i sylwadau, nodwyd bod y Tîm Prosiect yn edrych ar feddalwedd dadansoddi i ymgymryd â’r gwaith yma.

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn ag amserlen ymateb i sylwadau, nodwyd y byddai’r Tîm Prosiect yn gweithio gyda’r Gwasanaethau i gytuno ar amserlen gan fynnu bod cyfnod ymateb yn cael ei osod er mwyn sicrhau rheolaeth o’r sefyllfa

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â chwblhau cais ar ran rhywun arall ac o ganlyniad yn gorfod cyflwyno manylion banc personol, tynnwyd sylw bod llinell bwrpasol i gynnwys cyfeiriad gwahanol, ond bod cais am fanylion banc yn parhau. Cytunwyd i edrych i mewn i hyn.

Mewn ymateb i bryder bod y gwasanaeth ar-lein yn peryglu swyddi yng Ngalw Gwynedd, nodwyd, er bod y gwasanaeth wedi arbed £23,000 i Galw Gwynedd, nid oedd wedi arwain at unrhyw ddiswyddiadau. Ategwyd mai arbediad mewn amser gweinyddol oedd y fantais fwyaf drwy ryddhau amser i gyflawni gwaith arall megis cyfeirio adnodd i ‘sgwrs’. Ategwyd bod trafodaethau wedi eu cynnal gyda staff Galw Gwynedd a’u bod yn ymrwymedig i’r prosiect.

Mewn ymateb i awgrym y gellid cynnig y gwasanaeth i sectorau ehangach, mynegwyd bod y posibilrwydd yn ddymunol ond yn gynamserol - angen datblygu’r safon cyn rhannu ymhellach.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad