Agenda item
I dderbyn yr adroddiad fel diweddariad ar y camau y mae’r
Cyngor yn eu cymryd i sicrhau fod cofrestr risg gyflawn yn ei le ac yn cael
chynnal, ac ystyried y risgiau uchaf mae’r Cyngor yn eu wynebu.
Penderfyniad:
PENDERFYNIAD:
- Derbyn yr adroddiad fel diweddariad ar y camau y
mae’r Cyngor yn eu cymryd i sicrhau bod cofrestr risg gyflawn yn ei lle ac
yn cael ei chynnal
- Derbyn y risgiau uchaf y mae’r Cyngor yn eu
hwynebu gan argymell cysoni’r drefn sgorio ymysg adrannau
Cofnod:
Cyflwynwyd adroddiad gan y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol (Refeniw a Risg)
yn diweddaru’r Pwyllgor ar ddatblygiadau i’r trefniadau rheoli risg a’r camau
gweithredu nesaf. Atgoffwyd yr Aelodau mai un o gyfrifoldebau statudol y
Pwyllgor yw adolygu ac asesu trefniadau’r Awdurdod ar gyfer rheoli risgiau,
rheolaeth fewnol a llywodraethu corfforaethol, yn unol â Rhan 81 (1)(c) Mesur
Llywodraeth Lleol (Cymru) 2011.
Eglurwyd bod y gofrestr risg yn ddogfen fyw ac yn cael ei diweddaru’n briodol
er mwyn adlewyrchu gwir sefyllfa’r Cyngor. Gyda chefnogaeth yr Adran TG,
lansiwyd Cofrestr Risg Corfforaethol ar ei newydd wedd ym Mawrth 2021 gan
hwyluso’r drefn o gadw’r gofrestr ar Sharepoint yn
hytrach na thaflen Excel. Adroddwyd bod y system newydd yn cynnig cyfleuster
hwylus i ddefnyddiwr ym mhob adran flaenoriaethu, diweddaru ac adolygu’r
gofrestr, ond bod gwaith parhaus angen ei wneud i sicrhau bod defnydd y
gofrestr yn gyson ar draws y Cyngor. Ategwyd bod esblygiad trefniadau rheoli
perfformiad y Cyngor hefyd yn cynnwys trafodaeth ffurfiol ar y gofrestr risg
mewn cyfarfodydd rheoli perfformiad adrannol
unwaith y flwyddyn. Ystyriwyd bod hyn yn ysgogiad i adrannau
ddiweddaru’r gofrestr a'r camau gweithredu sy’n cael eu datblygu i liniaru risgiau.
Eglurwyd cyd-destun y disgwyliad gan nodi bod 300 o risgiau ar y
gofrestr gan gynnwys pedwar heb eu sgorio. Trafodwyd y drefn sgorio a’r angen i
liniaru’r risg hwnnw mor isel â phosib o
fewn yr adnoddau ar ymdrech sydd ar gael o fewn yr Adrannau.
Gwnaed cais i’r Aelodau gyflwyno sylwadau ynglŷn â’r dull gorau o
gyflwyno’r adroddiad i’r dyfodol. Amlygwyd bod 23 risg uchel iawn wedi eu
cynnwys fel atodiad i’r adroddiad a phwysleisiwyd mai’r Adrannau eu hunain oedd
wedi gosod y sgôr. Derbyniwyd yr angen i gysoni’r drefn ac er bod trafodaethau
wedi eu cynnal gyda phob adran i herio pob sgôr uchel iawn, adroddwyd bod yr
Adrannau yn gyfforddus gyda’r sgôr a gyflwynwyd ar y gofrestr. Atgoffwyd yr aelodau mai cyfrifoldeb y
Pwyllgor yw sicrhau bod trefn rheoli risg mewn lle ac nad oedd hynny’n golygu
ystyried pob risg unigol mewn manylder. Er hynny, petai’r Pwyllgor yn dymuno
derbyn mwy o wybodaeth am risg benodol, yna byddai modd gwahodd yr Adrannau i
gyfarfod i ymhelaethu ar y risg hwnnw.
Diolchwyd am yr adroddiad
Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan aelodau:
·
angen adolygu effaith ffyrlo
·
angen adolygu
sgôr twristiaeth
·
prinder difrifol
mewn darpariaeth breswyl a nyrsio a gofal cartref - angen adolygu’r sgôr ac ystyried risgiau ymadawiad staff o’r gwasanaethau hyn
·
diogelwch staff morwrol –
angen blaenoriaethu camerâu corff i’r gwasanaeth
Sylwadau ynglŷn â chynnwys a fformat yr
adroddiad i’r dyfodol:
·
angen cysoni penawdau
·
angen cysoni
sylwadau / risgiau cyn cyflwyno i
bwyllgor - rhai o’r risgiau yn
‘waith bob dydd yr adran’.
·
Angen adnabod
y rhai sydd wirioneddol yn ‘catastroffig’ a ‘dinistriol’
·
Angen data, gwybodaeth,
tystiolaeth galed ar sut mae’r sgôr yn cael ei osod
·
Byddai’n ddefnyddiol cynnwys y
sgôr ‘tebygolrwydd’ ac ‘effaith’ yn ogystal â’r sgôr risg, fel bod modd i’r
aelodau weld sut mae’r sgôr risg wedi ei gyfrifo
·
Awgrym cyflwyno
gostyngiad sgôr fyddai’n adlewyrchu cynlluniau lliniaru wedi eu gweithredu
yn llwyddiannus ynghyd a chynnydd mewn sgôr oherwydd
ffactorau allanol sydd yn cynyddu’r
risg - amlygu effaith a thebygolrwydd
Mewn ymateb i’r sylwadau nododd Pennaeth Cefnogaeth
Corfforaethol bod cydnabyddiaeth i rai o’r sylwadau yn cael eu hadlewyrchu ym mlaenoriaethau
Cynllun Gwella'r Cyngor e.e., cynllunio’r gweithlu ynghyd ac iechyd a diogelwch
staff.
Mewn ymateb i awgrym gan aelod fod rhai adrannau yn
sgorio risgiau yn uchel iawn fel modd o ddenu arian ychwanegol i’r Adran,
nodwyd bod trefniadau ffurfiol yn eu lle i adolygu a herio pob bid ariannol
sydd yn cael ei gyflwyno. Felly, hyd yn
oed petai adrannau unigol yn gwneud yr hyn a awgrymwyd byddai’r drefn
gynhwysfawr o adolygu bidiau yn adnabod hyn.
PENDERFYNWYD
·
Derbyn yr adroddiad fel
diweddariad ar y camau y mae’r Cyngor yn eu cymryd i sicrhau bod cofrestr risg
gyflawn yn ei lle ac yn cael ei chynnal
·
Derbyn y risgiau uchaf y
mae’r Cyngor yn eu hwynebu gan argymell cysoni’r drefn sgorio ymysg adrannau
Dogfennau ategol: