Agenda item

I ystyried yr adroddiad a gyflwynir, a chynnig unrhyw sylwadau neu awgrymiadau perthnasol.

PENDERFYNIAD:

• Derbyn bod trefniadau a pherfformiad y Cyngor yng nghyswllt ymdrin â chwynion a gwella gwasanaeth  yn effeithiol iawn
• Bod yr adroddiad, i’r dyfodol, yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio cyn y Cabinet

Awgrymiadau:

·         Cynnwys sylw ar yr effaith gadarnhaol mae cwynion yn cael ar berfformiad y Cyngor

·         Cynnwys crynodeb o’r prif feysydd / meysydd datblygol sydd yn derbyn cwynion

·         Categoreiddio neu osod cyd-destun ehangach ar gyfer yr adrannau hynny sydd yn derbyn y mwyafrif o gwynion, fel bod modd deall yr amgylchiadau

·         Y Cadeirydd i ail ymweld â chyfrifoldebau’r Pwyllgor  - a oes angen rhoi trosolwg ar ‘holl adrannau’r Cyngor’  (gan gynnwys Gwasanaethau Gofal ac Addysg sydd â threfn statudol eu hunain) ?

a)    Cyflwynwyd adroddiad gan Pennaeth yr Adran Cefnogaeth Gorfforaethol yn cynnig trosolwg o drefniadau a pherfformiad y Cyngor yng nghyswllt ymdrin â chwynion a gwella gwasanaethau yn ystod 2021/22 gan amlygu llwyddiannau, sialensiau a datblygiadau. Atgoffwyd yr Aelodau bod gofyn statudol ar y Pwyllgor i sicrhau bod gan y Cyngor drefniadau effeithiol ar gyfer ymdrin â chwynion. Amlygwyd mai dyma’r tro cyntaf i’r adroddiad gael ei gyflwyno i’r Pwyllgor ac felly yn gyfle i’r Aelodau gynnig sylwadau ar gynnwys a fformat yr adroddiad.

Rhoddwyd cefndir ac eglurhad cryno o’r drefn cwynion gan ategu bod gwaith ar y gweill i ddatblygu ymateb cwynion gan Aelodau etholedig am wasanaethau.

b)    Diolchwyd am yr adroddiad

c)    Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan aelodau:

·         Bod yr adroddiad i’r groesawu ynghyd ar sesiwn hyfforddiant diweddar a dderbyniwyd - ‘Trosolwg ar ymarfer da o Wella Gwasanaeth o Gwynion’

·         Bod cynnydd mewn cwynion yn ‘dderbyniol’

·         Croesawu diwylliant cwynion iach

·         Awgrym cynnwys nodyn yn mynegi'r effaith gadarnhaol mae cwynion yn gael ar berfformiad y Cyngor - bod cwynion yn arwain at newid a gwella gwasanaethau’r Cyngor

·         Awgrym i gategoreiddio cwynion o ystyried bod dwy adran yn derbyn llawer mwy o gwynion nac eraill. Cais i ystyried gosod cyd-destun ehangach i’r gwasanaethau hynny

·         Bod cyfartaledd ymateb o 7 diwrnod ar draws y gwasanaethau yn un i’w longyfarch

·         Bod y wal lwyddiannau yn syniad da ac yn bwysig i forâl staff

·         I’r dyfodol, cais i’r adroddiad gael ei gyflwyno i’r Pwyllgor cyn y Cabinet fel bod modd cyflwyno sylwadau.

·         Derbyn nad yw’r drefn yn berthnasol i ddefnyddwyr Gwasanaethau Cymdeithasol ac Addysg oherwydd trefn cwynion ar wahân, ond angen gwirio cyfrifoldebau’r Pwyllgor o gadw trosolwg ‘dros holl adrannau’r Cyngor’

          ch)   Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â mesur y perfformiad yn erbyn Cynghorau eraill, ac y byddai cynnwys hyn yn yr adroddiad yn fuddiol, nodwyd bod modd sicrhau hyn i’r dyfodol. Ategwyd bod y wybodaeth yn cael ei gynnwys yn adroddiad chwarterol yr Ombwdsman. Nodwyd bod y sesiwn hyfforddiant diweddar wedi ei gynnal ar y cyd gyda swyddfa’r Ombwdsman (hyn yn torri tir newydd i’r Cyngor) ac yn rhoi cyfle i Aelodau ystyried ffyrdd gwahanol o fesur perfformiad (nid nifer y cwynion yn unig) drwy roi ystadegau Gwynedd mewn cyd-destun cenedlaethol. 

Mewn ymateb i sylw ynglŷn â’r categori ‘diffyg ymateb’, nodwyd bod angen ystyried a deall cyd-destun y diffyg gan gynnig, fel enghraifft, mai ‘diffyg gweithredu oherwydd dim cyllideb’ sydd yn rhwystro ymateb. Mewn ymateb i gwestiwn dilynol ynglŷn ag addasu geiriad y categori nodwyd bod trafodaethau yn cael eu cynnal ar y mater.

Mewn ymateb i gais am ddadansoddiad mwy manwl o’r cwynion fesul gwasanaeth, nodwyd bod y wybodaeth ar gael, ond heb ei gynnwys yn yr adroddiad. Nodwyd er hynny, oherwydd bod rhai gwasanaethau yn cynnig gwasanaethau rheng flaen ac o ganlyniad yn derbyn mwy o gwynion, bod y nifer cwynion yn gallu bod yn gamarweiniol. Ategwyd mai dim y nifer cwynion sydd yn flaenoriaeth  - trefn ymateb i’r gŵyn a gwella gwasanaethau yw’r nôd. Mewn ymateb, nododd yr Aelodau y byddai modd efallai gynnwys crynodeb i’r prif feysydd sydd yn creu problemau.

d)    Cynigiwyd ac eiliwyd derbyn yr adroddiad

PENDERFYNWYD:

·      Derbyn bod trefniadau a pherfformiad y Cyngor yng nghyswllt ymdrin â chwynion a gwella gwasanaeth  yn effeithiol iawn

·      Bod yr adroddiad, i’r dyfodol, yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio cyn y Cabinet

Awgrymiadau:

1.         Cynnwys sylw ar yr effaith gadarnhaol mae cwynion yn cael ar berfformiad Cyngor

2.         Cynnwys crynodeb o’r prif feysydd / meysydd datblygol sydd yn derbyn cwynion

3.         Categoreiddio neu osod cyd-destun ehangach ar gyfer yr adrannau hynny sydd yn derbyn y mwyafrif o gwynion, fel bod modd deall yr amgylchiadau

4.         Y Cadeirydd i ail ymweld â chyfrifoldebau’r Pwyllgor  - a oes angen rhoi trosolwg dros ‘holl adrannau’r Cyngor’  (gan gynnwys Gwasanaethau Gofal ac Addysg sydd â threfn statudol eu hunain) ?