Agenda item

Cyflwyno adroddiad y Swyddog Monitro  (i ddilyn)

Derbyn yr adroddiad a gofyn i’r Swyddog Monitro a’r Aelod Pwyllgor Cymunedol baratoi cynllun gweithredu sy’n adlewyrchu’r hyn sydd yn yr adroddiad.

Cyflwynwyd:-

·         Adroddiad gan Gadeirydd y Pwyllgor Safonau a’r Aelod Pwyllgor Cymunedol yn sgil gwneud darn o waith er mwyn deall yn well anghenion clercod cynghorau cymuned o safbwynt cefnogaeth yng nghyd-destun y fframwaith foesegol a swyddogaethau’r Pwyllgor Safonau yn benodol.

·         Sylwadau’r Swyddog Monitro ar yr adroddiad.

Cloriannodd y Swyddog Monitro gasgliadau’r adroddiad yn erbyn swyddogaethau statudol y Pwyllgor mewn perthynas â chynghorau cymuned, ac yna gwahoddwyd yr Aelod Pwyllgor Cymunedol i ddweud gair ynglŷn â’i ganfyddiadau.

Nododd yr Aelod Pwyllgor Cymunedol:-

·         Bod y gwaith gyda detholiad o glercod cynghorau tref a chymuned wedi amlygu bod clercod weithiau’n cael trafferth cysylltu â’r Cyngor Sir, ac y dylai’r Cyngor Sir ddarparu llinell gymorth neilltuol ar eu cyfer.

·         Y byddai’n fuddiol petai Llywodraeth Cymru yn paratoi llyfryn syml ar y Cod Ymddygiad ar gyfer aelodau cynghorau tref a chymuned, a bod pob aelod o bob cyngor yn derbyn copi ohono wrth arwyddo i fod yn gynghorydd.

·         Bod aelodau cynghorau cymuned yn ddryslyd ynglŷn â’u grym a’u pwerau a’u perthynas â’r Cyngor Sir.

Yn ystod y drafodaeth, codwyd y materion a ganlyn:-

·         Diolchwyd i’r Cadeirydd a’r Aelod Pwyllgor Cymunedol am eu gwaith sylweddol yn paratoi’r adroddiad, a nodwyd nad oedd y darlun yn syndod, gan fod yna gymaint o wahaniaeth rhwng cynghorau.

·         Holwyd beth oedd tu cefn i’r sylw yn y Crynodeb Gweithredol bod y berthynas gyda Chyngor Gwynedd yn fwy dyrys ac angen sylw.  Mewn ymateb, eglurodd y Cadeirydd fod y clercod yn gwybod i droi at y Swyddog Monitro ynglŷn â mater safonau, ond yn ei chael yn anodd gwybod at bwy i droi yn y Cyngor Sir ynglŷn â materion eraill.  Er nad oedd hyn yn ymwneud â safonau’n uniongyrchol, roedd yn fater oedd wedi codi’n gyson yn ystod y trafodaethau gyda’r clercod.

·         Gofynnwyd i’r Swyddog Monitro gyflwyno’r awgrym i’r Prif Weithredwr ynglŷn â sefydlu llinell gymorth neilltuol ar gyfer clercod.  Mewn ymateb, nododd y Swyddog Monitro, er y byddai’n hapus i basio’r genadwri ymlaen, nad oedd yn glir beth oedd yr achos busnes y tu cefn i hynny, ac roedd o’r farn y byddai’n anodd symud y syniad yn ei flaen, yn enwedig yn y sefyllfa ariannol anodd sy’n wynebu’r Cyngor ar hyn o bryd.  Nododd hefyd na chredai fod yr adroddiad yn darparu ochr arall y geiniog o ran sut mae’r Cyngor Sir yn gweithio ar hyn o bryd gyda chynghorau tref a chymuned, a’i bod yn debyg bod yna sawl cyswllt amrywiol ar draws y sir ynglŷn â hynny.

·         Mewn ymateb i’r sylw y byddai’n fuddiol pe gallai Llywodraeth Cymru baratoi llyfryn ar y Cod Ymddygiad i aelodau, nododd y Swyddog Monitro fod yna ganllawiau Cod Ymddygiad penodol ar gyfer cynghorau tref a chymuned ar wefan yr Ombwdsmon.  Awgrymodd aelod, er y croesawid y syniad o lyfryn, oni fyddai’n well darparu fideo hyfforddiant ar YouTube, a bod gofyn i bob cynghorydd arwyddo eu bod wedi gwylio’r fideo.  Opsiwn arall fyddai darparu hyfforddiant rhithiol i glercod fel man cychwyn.  Cyfeiriodd y Cadeirydd at argymhelliad 5, oedd yn nodi bod angen adnabod yn union beth yw’r ddarpariaeth sydd ar gael gan Unllais Cymru, gan nodi ei bod yn glir o’r trafodaethau bod parch mawr ymysg y clercod i Unllais Cymru.  Hefyd, gan fod yna hyfforddiant yn bodoli’n barod, prin fod angen i Uned Gyfreithiol Cyngor Gwynedd ddarparu unrhyw hyfforddiant penodol. 

·         Holwyd a fwriedid llunio cynllun gweithredu mewn ymateb i argymhellion yr adroddiad.  Mewn ymateb, nododd y Swyddog Monitro fod yna faterion yn yr argymhellion sydd y tu allan i sgôp penodol y Pwyllgor Safonau, ac elfennau ohonynt yn drafodaeth genedlaethol.  Gan hynny, byddai angen dod yn ôl gydag adroddiad pellach yn nodi’r hyn sy’n ymarferol bosib’ i’r Pwyllgor ei wneud.

·         Pwysleisiwyd pwysigrwydd sicrhau ein bod yn cymryd sylw o sylwadau’r clercod yn ystod yr ymgynghoriad, a bod rhywbeth concrit yn dod allan o’r trafodaethau.  Nodwyd mai’r thema gyffredinol yn dod allan o’r adroddiad oedd bod clercod yn teimlo’n ynysig, yn enwedig ar ôl Cofid, ac roedd yn bwysig eu bod yn gwybod beth sydd gan Unllais Cymru, Cyngor Gwynedd a’r Ombwdsmon i’w gynnig iddynt, heb ddyblygu unrhyw beth.  O bosib’ nad oedd rhwydweithiau clercod wedi ail-gychwyn i’r un graddau ers Cofid, ond yn hytrach na darparu pwynt cyswllt neu ddyblygu unrhyw beth, dylid anfon rhyw fath o gynllun gweithredu atynt yn nodi pa gamau ymarferol fydd yn digwydd yn sgil yr ymgynghoriad. 

·         Nodwyd y deellid bod yna bwysau ariannol ar y Cyngor, ac na ddylid codi disgwyliadau’n ormodol, ond awgrymwyd bod yna bethau bach ymarferol y gellid eu gwneud, megis gofyn i Lywodraeth Cymru ddarparu llyfryn a/neu fideo YouTube ar y Cod Ymddygiad a thynnu sylw’r clercod at y canllawiau Cod Ymddygiad ar wefan yr Ombwdsmon.  Hefyd, roedd angen adnabod y clercod hynny sydd wedi cymhwyso i roi hyfforddiant ar ymddygiad, fel bod modd iddynt helpu clercod eraill.

·         Nodwyd mai un o’r modelau oedd yn gweithio’n dda oedd model Partneriaeth Ogwen, lle mae 3 cyngor cymuned yn talu i’r Bartneriaeth am gymorth, ac awgrymwyd y gellid annog mentrau eraill o fewn y sir i gynnig cefnogaeth gyffelyb. 

Fel ffordd ymlaen, awgrymwyd gofyn i’r Swyddog Monitro a’r Aelod Pwyllgor Cymunedol baratoi cynllun gweithredu sy’n adlewyrchu’r hyn sydd yn yr adroddiad, a bod llythyr yn cael ei anfon at glercod y cynghorau tref a chymuned yn dilyn y gwaith yn amlygu pa wybodaeth sydd ar gael iddynt.

Yn ei sylwadau cloi ar ddiwedd y drafodaeth, nododd y Swyddog Monitro:-

·         Nad oedd pob cyngor cymuned a thref yn tanysgrifio i Unllais Cymru ac yn manteisio ar eu gwasanaethau, a bod angen bod yn ofalus ynglŷn â’r union ffordd mae’r corff yma yn cael ei hyrwyddo neu argymell.

·         Bod angen dal sylw at gyfrifoldeb y Pwyllgor Safonau at gynghorau tref a chymuned, a hynny yn bennaf drwy ddolen gyswllt y Swyddog Monitro.  Roedd angen cloriannu pwysigrwydd gwelededd y Pwyllgor Safonau yn y cynghorau yma wrth adnabod darpariaeth amgen er enghraifft o hyfforddiant.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad a gofyn i’r Swyddog Monitro a’r Aelod Pwyllgor Cymunedol baratoi cynllun gweithredu sy’n adlewyrchu’r hyn sydd yn yr adroddiad.