Agenda item

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Priodoldeb ac Etholiadau.

Cymeradwyo’r Cynllun Gweithredu, sy’n cynnwys y 3 elfen ganlynol o gefnogaeth y gellir ei gynnig i aelodau a chlercod cynghorau cymuned ar faterion yn ymwneud â’r Cod Ymddygiad:-

1. Cyngor ar faterion penodol - Parhau i gysylltu gyda’r Swyddog Monitro neu’r Dirprwy Swyddog Monitro.

2. Gwefan Cyngor Gwynedd - Tudalen Pwyllgor Safonau i gynnwys gwybodaeth a chanllawiau yn ogystal â dolenni i wefannau eraill defnyddiol.

3.Hyfforddiant - Cynnal sesiwn hyfforddiant rhithiol ar ffurf ‘webinar’.

Cyflwynwyd – adroddiad y Rheolwr Priodoldeb ac Etholiadau yn gwahodd y pwyllgor i gymeradwyo cynllun gweithredu i gyfarch y materion a godwyd yn Adroddiad y Cyn-gadeirydd a’r Aelod Pwyllgor Cymunedol yn dilyn eu hymgynghoriad gyda detholiad o glercod ynglŷn â’r fframwaith moesegol.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Cyn-gadeirydd a’r Aelod Pwyllgor Cymunedol am yr holl waith oedd wedi mynd ymlaen yn y cefndir.

Gwahoddwyd yr Aelod Pwyllgor Cymunedol i gyflwyno ei sylwadau ar y cynllun gweithredu.  Nododd:-

·         Ei fod yn croesawu’r adroddiad, a bod yma ddealltwriaeth o beth yw dyletswydd y Cyngor Sir a’r Pwyllgor Safonau, ac mai dyletswydd y pwyllgor yw edrych ar ôl, a cheisio codi, safonau yn y cynghorau cymuned.

·         Ei fod yn cytuno ag argymhellion yr adroddiad, ond y dymunai ychwanegu bod llythyr yn cael ei anfon at yr holl gynghorau tref a chymuned yn nodi penderfyniad y pwyllgor fel bod y clercod a’r cadeiryddion yn gwybod bod modd iddynt gysylltu ag Adran Gyfreithiol y Cyngor Sir i gael cyngor ar faterion penodol.

·         Y byddai’r hyfforddiant rhithiol ar ffurf ‘webinar’ yn ein hamddiffyn os yw pobl yn honni nad ydynt wedi cael y cyfle i gael hyfforddiant.  Gan hynny, roedd yn bwysig iawn bod yr hyfforddiant yma’n cael ei gynnig.

·         Bod y materion eraill a godwyd yn faterion gweinyddol i’r Cyngor Sir eu hystyried, ac yn gwbl ar wahân i waith y Pwyllgor Safonau.

Mewn ymateb i sylwadau’r Aelod Pwyllgor Cymunedol, nododd y Swyddog Monitro:-

·         Bod y clercod eisoes yn cysylltu â’r Adran Gyfreithiol i gael cyngor ar faterion penodol.

·         Ei fod wedi pasio’r adroddiad i sylw’r Gwasanaethau Corfforaethol fel bod yna ymwybyddiaeth o’r materion a godwyd o ran sut mae’r Cyngor yn ymateb yn gyffredinol i ymholiadau.

Yn ystod y drafodaeth ddilynol, codwyd y materion a ganlyn:-

·         Awgrymwyd, unwaith y bydd y sesiwn hyfforddiant rhithiol ar gael ar wefan y Cyngor, y gellid gofyn i Unllais Cymru ofyn i bob cyngor tref a chymuned ei gynnwys fel eitem yn eu cyfarfod blynyddol nesaf, fel bod pawb yn ei weld.  Awgrymwyd hefyd y byddai tua 20 munud o hyfforddiant yn ddigonol.  Mewn ymateb, nododd y Swyddog Monitro y byddai’r hyfforddiant tuag awr o hyd, ac yn cyfleu’r prif bwyntiau o ran y Cod Ymddygiad.  Nododd hefyd, unwaith y byddai’r hyfforddiant ar y wefan, y byddai modd i gynghorau ei ddefnyddio, boed hynny cyn, neu yn ystod, cyfarfod o’r Cyngor pan fo pawb gyda’i gilydd.

·         Awgrymwyd na fyddai angen i’r cynghorau cymuned a thref gynnwys yr hyfforddiant yn flynyddol ac efallai y byddai unwaith ar ôl pob etholiad yn ddigonol, heblaw bod yna aelodau newydd yn ymuno â’r cyngor.  O ran cael y neges yma drosodd i’r cadeiryddion a’r clercod, awgrymwyd bod hynny’n cael ei gynnwys yn y llythyr fydd yn cael ei yrru allan, ar gais yr Aelod Pwyllgor Cymunedol, yn nodi penderfyniad y pwyllgor hwn.

·         Nodwyd mai’r broblem fwyaf yw datgan buddiant, ac nad yw pobl yn deall bod angen iddynt adael y cyfarfod pan drafodir mater mae ganddynt fuddiant ynddo.  Mewn ymateb, nododd y Swyddog Monitro fod y drefn datgan buddiant yn gymhleth oherwydd ei bod yn ceisio paratoi ar gyfer pob posibilrwydd.  Yn gyffredinol, roedd y prif faterion y deuir ar eu traws wrth ddatgan buddiant yn gymharol syml, ac roedd taflen fechan ar gael i dywys aelodau drwy’r broses fesul cam.  Weithiau roedd yn fater o arfogi’r clerc i fod yn fwy cadarn.  Roedd y buddiannau yn fwy astrus ar lefel cynghorau tref a chymuned, ac efallai mai’r her o ran yr hyfforddiant oedd tynnu’r cymhlethdod allan a’i gadw’n gymharol syml.  Anaml iawn y deuir ar draws y materion mwy cymhleth yn y system, ac roedd yn bwysig cael y pethau sylfaenol yn iawn, a phoeni llai am y rhai mwy esoterig.

·         Nodwyd y cytunid â’r syniad o gyflwyno’r hyfforddiant fel eitem yng nghyfarfodydd blynyddol y cynghorau, ond awgrymwyd bod awr o gyflwyniad yn rhy faith, ac y byddai negeseuon yn cael eu colli.  Yn hytrach, byddai fideo 15-20 munud yn ddigonol, gyda thua awr o hyfforddiant mwy manwl yn cael ei deilwrio ar gyfer y clercod.  Awgrymwyd hefyd y byddai’n fuddiol cynnwys 3-4 astudiaeth achos fel ffordd o amlygu’r egwyddorion y tu ôl i ddatgan buddiant ac i gynorthwyo pobl i ganolbwyntio’r meddwl, ond y dylai’r achosion hynny fod yn rhai syml iawn lle mae’r sefyllfaoedd yn amlwg a chlir.  Mewn ymateb, nododd y Swyddog Monitro ei fod yn llwyr ddeall y sylw o ran gwylio awr o fideo, ond bod cywasgu hyfforddiant ar y Cod Ymddygiad i awr, gan gynnwys astudiaethau achos, yn gryn her ynddo’i hun.  Eglurodd, os oes cŵyn i’r Ombwdsmon, y gofynnir i’r aelod os yw ef/hi wedi derbyn hyfforddiant, a’i bod yn anodd gadael hynny i’r clercod, gan fod yna amrywiaeth o glercod o ran profiad ar draws y sir.  Cytunid bod angen cynnwys yr elfen ryngweithiol er mwyn cadw’r hyfforddiant yn fyw ac yn ddiddorol, a bwriedid edrych ar y fformat, gan, o bosib’, redeg peilot gerbron y pwyllgor os yw amser a rhaglen waith y pwyllgor yn caniatáu.

PENDERFYNWYD

Cymeradwyo’r Cynllun Gweithredu, sy’n cynnwys y 3 elfen ganlynol o gefnogaeth y gellir ei gynnig i aelodau a chlercod cynghorau cymuned ar faterion yn ymwneud â’r Cod Ymddygiad:-

1.    Cyngor ar faterion penodol - Parhau i gysylltu gyda’r Swyddog Monitro neu’r Dirprwy Swyddog Monitro.

2.    Gwefan Cyngor Gwynedd - Tudalen Pwyllgor Safonau i gynnwys gwybodaeth a chanllawiau yn ogystal â dolenni i wefannau eraill defnyddiol.

3.    Hyfforddiant - Cynnal sesiwn hyfforddiant rhithiol ar ffurf ‘webinar’.