Mater - cyfarfodydd

I ystyried adroddiad y Rheolwr Archwilio

Cymeradwyo’r Cynllun Archwilio Diwygiedig ar gyfer cyfnod 1 Ebrill 2020 i 31 Mawrth 2021

Cyflwynwyd cynllun drafft diwygiedig o waith Archwilio Mewnol am y flwyddyn ariannol 2020/21 er sylwadaeth a chymeradwyaeth gan y Pwyllgor. Amlygwyd,  yn unol ag arfer gorau a Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus, mae'r cynllun Archwilio Mewnol yn destun adolygiad parhaus i sicrhau ei fod yn parhau’n gyfredol ac yn adlewyrchu newidiadau yn y busnes.

Eglurwyd bod y cynllun wedi ei ddiweddaru yn sgîl pandemig Covid-19 a’r ffaith nad oedd modd i Archwilio Mewnol gynnal gwaith yn chwarter cyntaf y flwyddyn. Adroddwyd bod  swyddogion Archwilio Mewnol wedi cael eu hadleoli i gynorthwyo a chefnogi’r Cyngor drwy wirio a phrosesu Grantiau Llywodraeth Cymru i Fusnesau a weinyddir gan y Gwasanaeth Refeniw. Ategwyd bod gwariant rhagamcanol y Grantiau hyn yn £63m, yr ail gyngor uchaf yng Nghymru o ran gwariant a thrafodion – y gwaith wedi ei adlewyrchu yn y cynllun diwygiedig.

Tynnwyd sylw at  un o brif flaenoriaethau chwarter 1, fel yn y ddwy flynedd ariannol flaenorol, yw darparu gwasanaeth Archwilio Mewnol i oddeutu 70 o gynghorau cymuned, tref a dinas. Ar gyfer cyflawni hyn ac i gynorthwyo’r cynghorau i gwrdd â’u hamserlen statudol o ran cyflwyno eu cyfrifon erbyn 30 Mehefin 2020, derbyniwyd dogfennaeth drwy e-bost ble’n bosibl, a chynhaliwyd cyfarfodydd drwy ddefnyddio Zoom neu Microsoft Teams, yn ogystal â sgyrsiau dros y ffôn. Bu i’r Gwasanaeth dderbyn adborth positif gan y Clercod/Swyddogion Ariannol Cyfrifol ar y trawsffurfiad esmwyth o gynnal yr archwiliadau hyn.

Adroddwyd y byddai cynllun diwygiedig 2020/2021 Archwilio Mewnol yn rhoi ystyriaeth briodol bob amser i’r posibilrwydd y gall twyll neu lygredigaeth ddigwydd.  Eglurwyd y  byddant  yn manteisio ar y Fenter Twyll Cenedlaethol ac yn cynnal gwaith Atal Twyll Rhagweithiol gydag Archwilio Cymru hefyd wedi penderfynu ymestyn y Fenter i dargedu'r risgiau twyll sy'n gysylltiedig â grantiau neu daliadau Covid-19 a wneir gan awdurdodau lleol. Ategwyd na fyddai’r swyddogion Archwilio sydd wedi bod ynghlwm â’r gwaith o brosesu taliadau grant yn cynnal y gwaith hwn i sicrhau annibyniaeth a gwahaniad dyletswyddau priodol. Bydd y Gwasanaeth hefyd yn parhau i roi sylw i grantiau penodol, yn enwedig lle mae amodau’r grant yn disgwyl adolygiad gan Archwilio Mewnol.

Tynnwyd sylw at y prif newidiadau yn y  cynllun diwygiedig a nodwyd y byddai’r cynllun yn rhoi hyblygrwydd i alluogi’r Gwasanaeth i gefnogi’r Cyngor gydag unrhyw faterion a ddaw i’r amlwg ac i weithredu’n brydlon i unrhyw risgiau a ddeillir yn sgil y materion hynny.

Diolchwyd y Pennaeth Cyllid i’r staff am eu parodrwydd i drosglwyddo i gynorthwyo gyda’r lefel uchel o daliadau grant.

PENDERFYNWYD cymeradwyo’r Cynllun Archwilio Diwygiedig ar gyfer cyfnod 1 Ebrill 2020 i 31 Mawrth 2021