Mater - cyfarfodydd

Cyflwyno diweddariad i’r aelodau o’r datblygiadau sydd wedi digwydd yn y cefndir dros y cyfnod a fu.

PENDERFYNIAD

(a)        Derbyn yr adroddiad.

(b)       Cytunwyd bod angen trafodaethau ymhellach ar y ffordd ymlaen wedi i'r aelodau leisio eu barn ar ffurf cyfarfodydd y dyfodol.

Rhesymau:

Yn dilyn trafodaeth ar ddulliau cyfarfod presennol ac ar gyfer y dyfodol, mynegwyd dymuniadau i weld rhai pwyllgorau arbennig yn cwrdd wyneb i wyneb fel bo angen.

Ystyriwyd bod y dull presennol yn gyfleus mewn sawl ffordd wrth arbed amser teithio a  chostau, fodd bynnag roedd teimlad ei bod yn hanfodol cwrdd yn gorfforol mewn rhai achosion. Derbyniwyd y sylwadau o'r drafodaeth agoriadol a bydd y sylwadau yn cael eu cyflwyno i drafodaethau mewnol pellach.

PENDERFYNIAD

(a)  Derbyn yr adroddiad.

(b)  Cytunwyd bod angen trafodaethau pellach ar y ffordd ymlaen wedi i’r aelodau leisio eu barn ar ffurf cyfarfodydd y dyfodol.

Adroddodd y Rheolwr Gwasanaethau Democratiaeth ac Iaith ar y datblygiadau a chefnogaeth sydd wedi bod i aelodau yn ystod y cyfnod Covid-19. Dywedodd fod newid mawr wedi wynebu aelodau ynghyd a staff y Cyngor o ganlyniad i Covid-19 a chyfyngiadau ddaeth yn sgil y cyfnod clo. Nodwyd bod gofynion uchel wedi bod ar aelodau yn ystod y cyfnod diweddaraf. Pwysleisiwyd pwysigrwydd hunan les a hunan ofal yn sgil y gofynion yma.

Cyflwynwyd crynodeb gan  Arweinydd Tîm Democratiaeth yn amlinellu'r amryw ddatblygiadau sydd wedi bod. Nodwyd bod sawl aelod o staff y tîm wedi trosglwyddo i’r rheng flaen yn ystod y cyfnod clo cyntaf, fodd bynnag erbyn hyn roeddent wedi ail ymuno a’r tîm democratiaeth. Ymhelaethwyd gan nodi bod ffyrdd o weithio’r tîm wedi addasu’n gyfan gwbl er mwyn hwyluso gweithio o bell a chynnal cyfarfodydd a phwyllgorau yn rhithiol.

Wrth ymhelaethu, nododd bod nifer uchel o gyfarfodydd rhithiol wedi digwydd. Cynhaliwyd 28 o bwyllgorau ffurfiol yn y cyfnod hyd ddiwedd Hydref, 30 o gyfarfodydd anffurfiol gydag aelodau etholedig, a 23 o sesiynau hyfforddiant rhithiol gydag aelodau. Yn ogystal ag hynny, nodwyd erbyn hyn bod pob aelod etholedig wedi mynychu cyfarfod rhithiol.

Dywedodd fod ambell i nodyn positif wedi ymddangos ers y datblygiad o gyfarfod yn rhithiol, gan bwysleisio bod presenoldeb aelodau wedi cynyddu  ynghyd a'u parodrwydd i gyfarfod.

Rhoddwyd mwy o wybodaeth ynghylch trefniadau ar gyfer cyfarfodydd y dyfodol gan y Pennaeth Cefnogaeth Gorfforaethol. Soniwyd bod trafodaethau mewnol eisoes wedi bod ar waith a rhannwyd y pwyntiau canlynol ynghylch trefniadau’r dyfodol ar gyfer swyddogion;

-     Sefydlwyd rhagdybiaeth ymysg swyddogion y byddant yn cynnal cyfarfodydd mewnol yn rhithiol yn y dyfodol.

-     Cydnabuwyd y bydd rhaid i gyfarfodydd wyneb i wyneb ddigwydd yn achlysurol, er enghraifft ar benodiad swyddogion newydd neu ar gyfer sgwrs anodd.

-     Nodwyd fod cyfarfodydd ‘hybrid’ yn cael eu hystyried yn llai ffafriol am ei fod yn gallu bod yn brofiad eilradd i’r rhai sydd yn ymuno o bell.  

Agorwyd y drafodaeth i aelodau’r pwyllgor leisio eu barn ar sefyllfa’r dyfodol i aelodau.

Cododd y sylwadau penodol isod o’r drafodaeth:

-     Nodwyd bod angen cael cydbwysedd rhwng cyfarfodydd rhithiol a chorfforol. Awgrymwyd rhoi ystyriaeth i flaenoriaethu pa gyfarfodydd sydd wir angen bod yn digwydd yn gorfforol.

-     Awgrymwyd bod angen gosod rheolau ynghylch yr amser mae aelodau yn treulio o flaen sgrin o ganlyniad i gyfarfodydd rhithiol. Nodwyd bod angen trefniadau clir ynghylch amser, osgo, a gosodiad y cyfrifiadur er lles aelodau.

-     Canmolwyd y drefn rithiol ymysg aelodau sy’n byw yn bell o Gaernarfon gan eu bod yn arbed amser teithio, yn well i’r amgylchedd ac yn arbed arian costau teithio i’r Cyngor. Dywedwyd bod y drefn rithiol yn caniatáu iddynt gyflawni mwy mewn diwrnod gan nad ydynt yn teithio am gyfnod hir.

-     Awgrymwyd bod y drefn rithiol yn hybu amrywiaeth mewn democratiaeth gan ei bod yn haws i  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 8