6 TREFNIADAU CWYNION A GWELLA GWASANAETH Y CYNGOR PDF 429 KB
Cyflwynwyd gan: Cyng. Nia Jeffreys, Cyng. Dilwyn Morgan a'r Cyng. Dafydd Meurig
Dogfennau ychwanegol:
Penderfyniad:
I.
Mabwysiadwyd trefn
gwynion newydd i'r Cyngor yn unol ag Atodiad 1.
II.
Dynodwyd Pennaeth
Cefnogaeth Gorfforaethol fel y Swyddog Cyfrifol.
III.
Derbyniwyd yr
adroddiadau blynyddol a Llythyr Blynyddol yr Ombwdsmon
Cofnod:
Cyflwynwyd yr adroddiad gan Cyng. Dafydd
Meurig
PENDERFYNIAD
I.Mabwysiadwyd trefn gwynion newydd i'r
Cyngor yn unol ag Atodiad 1.
II.Dynodwyd Pennaeth Cefnogaeth
Gorfforaethol fel y Swyddog Cyfrifol.
III.Derbyniwyd yr
adroddiadau blynyddol a Llythyr Blynyddol yr Ombwdsmon
TRAFODAETH
Cyflwynwyd yr adroddiad gan nodi fod nifer o
elfennau i’r adroddiad. Amlygwyd elfen cwynion yr Adran Oedolion gan nodi ei
fod yn safonol i gyflwyno adroddiad cwynion yn flynyddol. Mynegwyd fod dau gam
ar gyfer cwynion sef datrysiad lleol ac yna ymchwiliad llawn. Pwysleisiwyd fod yr
adran yn dysgu gwersi yn dilyn pob cwyn ac yn eu defnyddio ar gyfer gwella
gwasanaeth. Ychwanegwyd er bod yr adroddiad yn canolbwyntio ar gwynion ei fod
hefyd yn cydnabod y gwaith da sydd yn cael ei wneud o fewn yr adran yn ogystal
gydag adran benodol yn yr adroddiad yn amlygu'r sylwadau da sydd wedi ei derbyn.
Nododd y Swyddog Monitro fod argymhelliad
cyntaf yr adroddiad yn gofyn i’r Cabinet
i fabwysiadu trefn gwynion newydd, gan bwysleisio fod y drefn hon yn benodol ar
gyfer cwynion corfforaethol. Mynegwyd fod Deddf Ombwdsmon Gwasanaethau
Cyhoeddus Cymru 2019 wedi cyflwyno sail statudol i drefniadau cwynion y
Cyngor. Ychwanegwyd fod y model yn
adlewyrchu’r drefn a fabwysiadwyd gan y Cyngor yn 2014, ac felly mai dim ond
man newidiadau fydd angen ei gwneud. Ategwyd yn ogystal y bydd y Swyddog
Monitro yn camu yn ôl ac y bydd Pennaeth Cefnogaeth Gorfforaethol yn cael ei
ddynodi fel y Swyddog Cyfrifol.
Sylwadau’n codi o’r drafodaeth
¾ Nodwyd yr angen
am amserlen gweithredu.
¾ Mynegwyd fod yr
Adran Blant a Chefnogi Teuluoedd wedi blaenoriaethu cwynion. Ychwanegwyd eu bod
wedi rhoi pwyslais ar roi gwybodaeth am gwyno i drigolion ac yn cynnig
gwasanaeth gafael llaw ar gyfer trigolion sydd yn cwyno er mwyn rhoi cefnogaeth
lwyr i’r unigolion. Amlygwyd fod nifer y cwynion yng ngham 1 wedi codi ond mae
hyn o ganlyniad i’r adran yn nodi pob ymholiad maent yn ei dderbyn.
Ymhelaethwyd fod yr adran yn cael adroddiad cynhwysfawr chwarterol ac yn
dadansoddi’r cwynion er mwyn gwella’r gwasanaeth.
¾
Nododd
Pennaeth Adran Cefnogaeth Gorfforaethol fod gostyngiadau wedi bod mewn cwynion
ond bellach fod mesur mewn lle i fesur sawl
diwrnod mae’n ei gymryd i ddelio gyda chŵyn.
Esboniwyd bellach ei bod oddeutu 7 diwrnod i ddelio gyda chŵyn.
¾ O ran y sylw ar
gymal 7.3 yr adroddiad ar gwynion yn y maes Oedolion gofynnwyd pam bod gohirio
gweithredu wedi bod ar argymhellion yr Ombwdsmon pan mai ymddiheuro ac atgoffa
staff am bwysigrwydd asesiadau oedd y prif argymhellion oedd yn disgyn ar y
Cyngor. Nododd y swyddog nad oedd yr ateb ganddi ac y byddai’n ymchwilio gan
hysbysu’r Prif Weithredwr o’r rhesymau.
¾ Pwysleisiwyd fod
natur rhai gwasanaethau yn golygu eu bod yn derbyn mwy o gwynion ond fod gwersi
yn cael ei dysgu gan bob cwyn.
¾ Mynegwyd fod yr
ystadegau a sylwadau positif yn galonogol a diolchwyd i staff am eu gwaith.
Awdur: Morwena Edwards, Iwan Evans a Geraint Owen