Mater - cyfarfodydd

     I.        Mabwysiadwyd trefn gwynion newydd i'r Cyngor yn unol ag Atodiad 1.

    II.        Dynodwyd Pennaeth Cefnogaeth Gorfforaethol fel y Swyddog Cyfrifol.

  III.        Derbyniwyd yr adroddiadau blynyddol a Llythyr Blynyddol yr Ombwdsmon

Cyflwynwyd yr adroddiad gan Cyng. Dafydd Meurig 

PENDERFYNIAD

     I.Mabwysiadwyd trefn gwynion newydd i'r Cyngor yn unol ag Atodiad 1. 

    II.Dynodwyd Pennaeth Cefnogaeth Gorfforaethol fel y Swyddog Cyfrifol.  

  III.Derbyniwyd yr adroddiadau blynyddol a Llythyr Blynyddol yr Ombwdsmon 

TRAFODAETH

Cyflwynwyd yr adroddiad gan nodi fod nifer o elfennau i’r adroddiad. Amlygwyd elfen cwynion yr Adran Oedolion gan nodi ei fod yn safonol i gyflwyno adroddiad cwynion yn flynyddol. Mynegwyd fod dau gam ar gyfer cwynion sef datrysiad lleol ac yna ymchwiliad llawn. Pwysleisiwyd fod yr adran yn dysgu gwersi yn dilyn pob cwyn ac yn eu defnyddio ar gyfer gwella gwasanaeth. Ychwanegwyd er bod yr adroddiad yn canolbwyntio ar gwynion ei fod hefyd yn cydnabod y gwaith da sydd yn cael ei wneud o fewn yr adran yn ogystal gydag adran benodol yn yr adroddiad yn amlygu'r sylwadau da  sydd wedi ei derbyn.

Nododd y Swyddog Monitro fod argymhelliad cyntaf yr adroddiad yn gofyn i’r  Cabinet i fabwysiadu trefn gwynion newydd, gan bwysleisio fod y drefn hon yn benodol ar gyfer cwynion corfforaethol. Mynegwyd fod Deddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru 2019 wedi cyflwyno sail statudol i drefniadau cwynion y Cyngor.  Ychwanegwyd fod y model yn adlewyrchu’r drefn a fabwysiadwyd gan y Cyngor yn 2014, ac felly mai dim ond man newidiadau fydd angen ei gwneud. Ategwyd yn ogystal y bydd y Swyddog Monitro yn camu yn ôl ac y bydd Pennaeth Cefnogaeth Gorfforaethol yn cael ei ddynodi fel y Swyddog Cyfrifol.

Sylwadau’n codi o’r drafodaeth

¾ Nodwyd yr angen am amserlen gweithredu.

¾    Mynegwyd fod yr Adran Blant a Chefnogi Teuluoedd wedi blaenoriaethu cwynion. Ychwanegwyd eu bod wedi rhoi pwyslais ar roi gwybodaeth am gwyno i drigolion ac yn cynnig gwasanaeth gafael llaw ar gyfer trigolion sydd yn cwyno er mwyn rhoi cefnogaeth lwyr i’r unigolion. Amlygwyd fod nifer y cwynion yng ngham 1 wedi codi ond mae hyn o ganlyniad i’r adran yn nodi pob ymholiad maent yn ei dderbyn. Ymhelaethwyd fod yr adran yn cael adroddiad cynhwysfawr chwarterol ac yn dadansoddi’r cwynion er mwyn gwella’r gwasanaeth.

¾    Nododd Pennaeth Adran Cefnogaeth Gorfforaethol fod gostyngiadau wedi bod mewn cwynion ond bellach fod mesur mewn lle i fesur sawl  diwrnod mae’n ei gymryd i ddelio gyda chŵyn. Esboniwyd bellach ei bod oddeutu 7 diwrnod i ddelio gyda chŵyn.

¾    O ran y sylw ar gymal 7.3 yr adroddiad ar gwynion yn y maes Oedolion gofynnwyd pam bod gohirio gweithredu wedi bod ar argymhellion yr Ombwdsmon pan mai ymddiheuro ac atgoffa staff am bwysigrwydd asesiadau oedd y prif argymhellion oedd yn disgyn ar y Cyngor. Nododd y swyddog nad oedd yr ateb ganddi ac y byddai’n ymchwilio gan hysbysu’r Prif Weithredwr o’r rhesymau.

¾    Pwysleisiwyd fod natur rhai gwasanaethau yn golygu eu bod yn derbyn mwy o gwynion ond fod gwersi yn cael  ei dysgu gan bob cwyn.

¾    Mynegwyd fod yr ystadegau a sylwadau positif yn galonogol a diolchwyd i staff am eu gwaith.