Mater - cyfarfodydd

Derbyniwyd yr adroddiad.

Cyflwynwyd yr eitem gan Cyng. Nia Jeffreys

PENDERFYNIAD

Derbyniwyd yr adroddiad.  

TRAFODAETH

Cyflwynwyd yr adroddiad gan nodi ei fod yn adrodd ar y drefn gwynion o fewn y Cyngor. Eglurwyd fod gan y Cyngor drefn bendant a ddiweddarwyd yn Ebrill 2021. Nodwyd pan ddiwygiwyd y drefn fod addasiadau wedi ei gwneud ac fod y drefn bellach yn eistedd o dan yr Adran Cefnogaeth Gorfforaethol.

Mynegwyd fod yr adroddiad yn adrodd ar y cwynion ffurfiol mae’r Cyngor wedi ei dderbyn ynghyd a’r cwynion sydd wedi cyrraedd yr Ombwdsmon. Pwysleisiwyd fod y Cyngor yn defnyddio cwynion i wella gwasanaethau ac i weld y tueddiadau ar draws adrannau. Amlygwyd fod nifer y cwynion wedi codi, ond fod hyn i’w weld ar draws Llywodraeth Leol. Er fod y niferoedd wedi codi, nodwyd fod y cwynion a oedd wedi cyrraedd yr Ombwdsmon wedi parhau yr un nifer.

Eglurwyd fod yr Ombwdsmon wedi nodi fod ffigyrau cwynion a gyflwynwyd gan y Cyngor yn ymddangos yn realistig, fod y drefn yn gweithio ac fod y Cyngor yn amlwg yn barod i ddysgu gwersi o’r cwynion. Pwysleisiwyd fod lle i wella ac fod angen sicrhau fod y meddylfryd fod cwynion yn beth positif ac yn ffordd i wella gwasanaeth yn ganolog i waith y gwasanaeth. Eglurwyd fod hyfforddiant yn cael ei greu ar ofal cwsmer ar hyn o bryd ar y cyd gyda’r Ombwdsmon ac y bydd ar gynnal ym mis Hydref. 

Tynnwyd sylw yn ogystal i’r wal lwyddiannau sydd yn amlygu diolchiadau gan y cyhoedd ac yn arddangos gwasanaethau ar eu gorau.

Sylwadau’n codi o’r drafodaeth

¾    Ychwanegodd y Pennaeth Adran fod yr adroddiad yn amlygu’r cynnydd sydd wedi’i wneud ond fod angen parhau i adeiladau ar y cynnydd hwn.

¾    Nodwyd fod ystadegau’r Ombwdsmon yn cynnwys cwynion swyddogol ac answyddogol ac felly eu bod yn credu fod y nifer cwynion yn realistig. Mynegwyd drwy gyflwyno’r ffigyrau yn llawn fod y Cyngor yn gwbl agored. 

¾    Mynegwyd fod yr adran wedi nodi 41 cwyn yn ystod pum mis cyntaf eleni, ac fod y nifer yn ymddangos yn isel a holwyd os yw’r Cyngor yn dal pob cwyn. Eglurwyd fod y Cyngor yn awyddus i dderbyn cwynion ac eu bod yn ceisio bod yn agored drwy dderbyn cwynion drwy amrywiol ffyrdd, ac felly yn cyrraedd nifer uchel o unigolion.

¾    Amlygwyd pryderon nad yw’r Cyngor yn dal pob cwyn a holwyd os oedd cwynion Cynghorwyr yn cael ei cynnwys yn y niferoedd yma. Nodwyd fod angen i’r  Aelodau Cabinet gael eu tynnu i mewn i gwynion fel eu bod yn ymwybodol ohonynt yn gynt yn y broses yn ogystal.

¾    Pwysleisiwyd fod Llythyr yr Ombwdsmon yn nodi fod y flwyddyn hon wedi bod yn un cwbl wahanol ac felly fod angen cymryd hyn i ystyriaeth pan yn trafod yr eitem hon.