Mater - cyfarfodydd

I dderbyn yr adroddiad a darparu unrhyw sylwadau neu argymhellion ynglŷn a’r gyfundrefn gwynion sydd yn deillio o dderbyn Llythyr Blynyddol Ombwdsman Cymru ar gyfer y flwyddyn 2022/2023.

PENDERFYNIAD:

Derbyn yr adroddiad

Cyflwynwyd adroddiad gan Pennaeth yr Adran Cefnogaeth Gorfforaethol yn cyflwyno sylwadau Ombwdsman Cymru ar drefniadau a pherfformiad y Cyngor yng nghyswllt ymdrin â chwynion a gwella gwasanaethau yn ystod 2022/23 gan amlygu llwyddiannau, sialensiau a datblygiadau. Atgoffwyd yr Aelodau bod gofyn statudol ar y Pwyllgor i sicrhau bod gan y Cyngor drefniadau effeithiol ar gyfer ymdrin â chwynion. Ategwyd, ni fu unrhyw newid yn y drefn na’r Polisi Pryderon a Chwynion yn ystod 2022/2023 ac felly bod cynnwys llythyr yr Ombwdsman yn seiliedig ar y Polisi a fabwysiadwyd gan y Cyngor yn 2021.

Adroddwyd bod y Llythyr Blynyddol wedi dod i law 17 Awst 2023. Cyfeiriwyd at rai sylwadau ac argymhellion a wnaethpwyd gan yr Ombwdsmon oedd yn cynnwys, “Byddwn yn annog Cyngor Gwynedd, ac yn benodol, eich Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu, i ddefnyddio'r data hwn i ddeall eich perfformiad o ran cwynion yn well ac ystyried pa mor dda y mae dulliau ymdrin â chwynion yn dda wedi'i wreiddio ledled yr Awdurdod”.

Cyfeiriwyd at yr hyfforddiant perthnasol yr oedd Aelodau’r Pwyllgor wedi ei dderbyn (Trosolwg ar ymarfer da o Wella Gwasanaeth o Gwynion - Tachwedd 2022) ynghyd a sylw bod llythyr diwygiedig wedi ei dderbyn yn cywiro gwall i ystadegau Cwynion y Cod ymddygiad.

Diolchwyd am yr adroddiad

Mewn ymateb i sylw bod y nifer cwynion yn lleihau ac os mai’r rheswm dros hyn oedd cofnodi cywir neu beidio, nodwyd bod y cofnod yn realistig a bod pob cwyn sy’n cael ei dderbyn yn cael ei gofnodi (cyn cyfeirio ymlaen at y  gwasanaeth perthnasol). Ategwyd mai cyfrifoldeb y Cabinet oedd cynnwys y cwynion ac mai cyfrifoldeb y Pwyllgor oedd sicrhau trefniadau’r Cyngor mewn ymateb i gwynion.

Mewn ymateb i sylw bod 17% o gwynion wedi eu derbyn am’ Ymdrin â Chwynion’, nodwyd bod hyn ynteu oherwydd bod Swyddfa’r Ombwdsman yn ymdrin â chwynion yn wahanol i'r Cyngor neu fod y gwasanaeth perthnasol heb ymateb / deall y drefn yn llawn. Ategwyd bod hyfforddiant yn cael ei annog a gwersi yn cael eu dysgu. Mewn sylw ategol bod rhai gwasanaethau yn waeth na’i gilydd, nodwyd bod pob gwasanaeth yn gwella a bod rhai yn cael eu targedu i  dderbyn hyfforddiant pellach.

Mewn ymateb i sylw am adroddiad pellach / manylach, nodwyd nad oedd bwriad cyflwyno mwy o wybodaeth gan mai sicrhau trefniadau effeithiol ar gyfer ymdrin â chwynion o fewn y Cyngor oedd cyfrifoldeb y Pwyllgor. Mewn ymateb i sylw ategol ynglŷn â’r hyn y mae gwasanaethau angen ei wneud i wella ymateb, nodwyd eleni, yn unol â'r gofyn statudol, mai’r Cabinet oedd yn gwirio rôl y gwasanaethau, ac mai gwirio cynnwys y llythyr oedd cyfrifoldeb y Pwyllgor. Mewn ymateb nododd y Cadeirydd mai darlun o’r hyn sydd yn cael ei gyflwyno i’r Ombwdsman oedd gerbron y Pwyllgor ac nid gwybodaeth am y drefn.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad