Mater - cyfarfodydd

Cyflwyno adroddiad y Swyddog Monitro.

1. Derbyn y newidiadau arfaethedig i’r Drefn Datrys Lleol i adlewyrchu dyfodiad y dyletswydd statudol newydd ar gyfer Arweinyddion Grwpiau, a’i hargymell i’r Cyngor llawn.
2. Cefnogi bwriad y Swyddog Monitro i fynnu defnydd ffurflen gwynion fel rhan o’r gyfundrefn Datrys Lleol, fel sydd wedi’i chynnwys yn Atodiad 2 i’r adroddiad, gyda’r ychwanegiad bod y ffurflen yn gofyn i’r achwynydd ddatgan pa allbwn mae ef/hi yn geisio fel canlyniad i’r gŵyn.

Cyflwynwyd – adroddiad y Swyddog Monitro yn gwahodd y pwyllgor i:-

·         Dderbyn newidiadau arfaethedig i’r Drefn Datrys Lleol (fel yr amlygir yn Atodiad 1 i’r adroddiad) i adlewyrchu dyfodiad y ddyletswydd statudol newydd ar gyfer Arweinyddion Grwpiau, a’u hargymell i’r Cyngor llawn;

·         Gefnogi ei fwriad i fynnu defnydd ffurflen gwynion (Atodiad 2) fel rhan o’r gyfundrefn Datrys Lleol.

Gwahoddwyd sylwadau / cwestiynau gan yr aelodau.

Nodwyd bod raid penderfynu ar ryw bwynt a yw cŵyn yn addas i’w datrys yn lleol, neu a ddylai gael ei chyfeirio at yr Ombwdsmon, a holwyd oni ddylid cynnwys y cam hwnnw yn y broses yn rhywle.

Holwyd ai polisi Cyngor Gwynedd oedd bod rhaid i bob cŵyn gan y cyhoedd gael ei chyfeirio at yr Ombwdsmon, oherwydd y gellid dadlau y byddai’n well ymdrin â rhai mân gwynion cyhoeddus lefel isel drwy’r Drefn Ddatrys Lleol.  Mewn ymateb, nododd y Swyddog Monitro:-

·         Er na ellid rhoi data ar hyn, bod tueddiad yn gyffredinol i anfon cwynion cyhoeddus at yr Ombwdsmon am ddau reswm, sef nad oedd bob amser yn hawdd adnabod natur y pryder a bod angen adnoddau ar gyfer ymchwilio i mewn i’r cwynion hynny.

·         Nad oedd y drefn bresennol wedi’i dylunio ar gyfer ymdrin â chwynion cyhoeddus, ac er y byddai yna rinweddau o fynd i lawr y lôn honno, byddai’n rhaid sicrhau proses sy’n gweithio ac yn cynnal hyder y cyhoedd ynddi.

Awgrymwyd y dylai’r ffurflen gwynion ofyn i’r achwynydd ddatgan pa allbwn mae ef/hi yn ei geisio fel canlyniad i’r gŵyn.  O bosib’ bod yr achwynydd yn chwilio am ymddiheuriad yn unig, neu’n dymuno i’r sawl y mae’n cwyno amdano weld y sefyllfa o’i bersbectif ef/hi.  Credid y byddai gofyn y cwestiwn o gymorth o ran penderfynu sut i ymdrin â chwynion gan y byddai’n amlygu nad yw pob cŵyn gyhoeddus yn drwm ar adnoddau a bod modd cael datrysiad syml a chyflym ar gyfer aelodau’r cyhoedd mewn rhai achosion.

Nodwyd bod y fersiwn Saesneg o baragraff 3 o Atodiad 1 i’r adroddiad yn wallus a chadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai’n gwirio ac yn gwneud addasiadau i sicrhau bod y geiriad yn darllen yn gywir.

PENDERFYNWYD

1.         Derbyn y newidiadau arfaethedig i’r Drefn Datrys Lleol i adlewyrchu dyfodiad y ddyletswydd statudol newydd ar gyfer Arweinyddion Grwpiau, a’i hargymell i’r Cyngor llawn.

2.         Cefnogi bwriad y Swyddog Monitro i fynnu defnydd ffurflen gwynion fel rhan o’r gyfundrefn Datrys Lleol, fel sydd wedi’i chynnwys yn Atodiad 2 i’r adroddiad, gyda’r ychwanegiad bod y ffurflen yn gofyn i’r achwynydd ddatgan pa allbwn mae ef/hi yn ei geisio fel canlyniad i’r gŵyn.