Mater - cyfarfodydd

I ystyried yr adroddiad

PENDERFYNIAD

• Derbyn yr adroddiad yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Gyhoeddus am y flwyddyn ariannol 2023/24

Cyflwynwyd adroddiad gan y Rheolwr Archwilio yn mynegi barn Archwilio Mewnol ar  amgylchedd rheolaethol gyffredinol o fewn yr Awdurdod yn ystod 2023/24 gan ddarparu cyfryw farn archwilio mewnol blynyddol i’r Awdurdod. Nodwyd na all sicrwydd fyth fod yn llwyr ac y mwyaf y gall gwasanaeth archwilio mewnol ei ddarparu i’r Cyngor ydi cyngor rhesymol nad oes gwendidau mawr yn y system gyfan o reolaeth fewnol. Eglurwyd bod barn flynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol yn seiliedig ar dair agwedd o drefniadau’r Awdurdod - Llywodraethu, Rheoli Risg a Rheolaeth Fewnol.

Ar sail gwaith Archwilio Mewnol a gwblhawyd yn ystod 2023/2024, ystyriwyd bod  fframwaith rheolaeth fewnol Cyngor Gwynedd yn ystod y flwyddyn ariannol 2023/2024 yn gweithredu ar lefel sicrwydd rhesymol ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd cyffredinol fframwaith llywodraethu’r Awdurdod, rheoli risg a rheolaeth fewnol.

Roedd 30 darn o waith wedi eu cynnwys yng nghynllun archwilio addasedig terfynol 2023/2024. Cafodd 29 o aseiniadau eu cwblhau erbyn 31 Mawrth 2024, sy’n cynrychioli 96.67% o’r cynllun. O’r adroddiadau perthnasol o gynllun archwilio 2023/2024 a dderbyniodd lefel sicrwydd, derbyniodd 88.46% ohonynt lefel sicrwydd “Digonol” neu “Uchel”. Derbyniodd 3 archwiliad ‘lefel cyfyngedig’ ac ni dderbyniodd unrhyw archwiliad lefel ‘dim sicrwydd’.

Yng nghyd-destun gwaith dilyniant, adroddwyd allan o 104 gweithrediad cytunedig a wnaethpwyd yn 2022/23 bod 3 bellach yn amherthnasol. Ar gyfer y 101 oedd yn weddill, roedd gweithrediad derbyniol ar 95% ohonynt erbyn 31 Mawrth 2024.

Yng nghyd-destun Rhaglen Sicrwydd Ansawdd a Gwelliant, nodwyd bod canlyniadau’r hunanasesiad o gydymffurfiaeth â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Gyhoeddus (PSIAS) ynghyd â Rhaglen Sicrwydd Ansawdd a Gwelliant wedi ei gyflwyno i’r  Pwyllgor yng Ngorffennaf 2017. Bydd canlyniadau’r hunanasesiad yn erbyn y safonau a Nodyn diwygiedig i Lywodraeth Leol (2019) yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor yn ystod 2024/25 yn ogystal â chanlyniadau’r asesiad allanol.

Diolchwyd am yr adroddiad eglur a chalonogol.

            Materion yn codi o’r drafodaeth ddilynol

·         Angen ail sefydlu’r Gweithgor Gwella Rheolaethau

·         Tri maes cyfyngedig wedi eu hadnabod Cynllunio - Trefniadau Cyfathrebu, Mesurau Diogelu Amddiffyn Rhyddid a Manddaliadau. Amserlen wedi llithro felly  ac angen ail ymweld â hwy neu alw’r mater gerbron y Gweithgor Gwella.

·         Ble digwyddodd gwendidau arwyddocaol mewn rheolaeth fewnol, nodwyd yn y Gymraeg bod y materion hyn wedi cael sylw gan y Pwyllgor - yn y fersiwn Saesneg mae’n adrodd bod y materion wedi cael eu datrys (resolve) gan y Pwyllgor - dylai’r frawddeg nodi ‘drawn attention’

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â lleihad mewn nifer dyddiau cynhyrchiol ac os oedd hyn wedi arwain at ganslo archwiliadau, ac os bydd gwelliant i’r dyfodol, nodwyd bod y lleihad yn y dyddiau oherwydd salwch tymor hir, mamolaeth, salwch ac estyniad secondiad mewn sefydliad arall (oedd yn dod a ffynhonnell incwm i’r gwasanaeth), ond angen bod yn wyliadwrus o’r sefyllfa i’r dyfodol. Ategodd bod pwysau i gynyddu’r incwm gyda tharged arbedion o £42 mil yn sylweddol mewn tîm bychan.

PENDERFYNWYD

·         Derbyn yr adroddiad yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Gyhoeddus am y flwyddyn ariannol 2023/24