Lleoliad: Cyfarfod Rhithiol / Virtual Meeting. Gweld cyfarwyddiadau
Cyswllt: Lowri Haf Evans 01286 679878
Rhif | eitem |
---|---|
YMDDIHEURIADAU I dderbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb COFNODION: Derbyniwyd
ymddiheuriadau gan y Cynghorwyr R Medwyn
Hughes, Huw W Jones a Gethin Glyn
Williams |
|
DATGAN BUDDIANT PERSONOL I dderbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol COFNODION: Ni dderbyniwyd
datganiad o fuddiant personol gan unrhyw aelod oedd yn bresennol. |
|
MATERION BRYS Nodi unrhyw eitemau sy’n fater
brys ym marn
y cadeirydd fel y gellir eu hystyried. COFNODION: Dim i’w nodi |
|
Bydd y Cadeirydd yn
cynnig y dylid llofnodi cofnodion cyfarfod o’r pwyllgorau hwn a gynhaliwyd 27
Mai a 17 Mehefin 2021 fel rhai cywir Dogfennau ychwanegol: COFNODION: Derbyniodd y Cadeirydd gofnodion y
cyfarfodydd blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd 27 Mai a 17 Mehefin 2021
fel rhai cywir. |
|
ADRODDIADAU ARCHWILIO CYMRU PDF 210 KB I dderbyn diweddariad ar
raglen waith Chwarter 1 Archwilio Cymru ·
Diweddariad Chwarterol: hyd
at 30 Mehefin 2021 ·
Adolygiad Cynnydd Bargen Twf
Gogledd Cymru – Bwrdd Uchelgais Economaidd Gogledd Cymru (BUE) ·
Ymateb Rheolwyr i gynnydd
rhaglen waith BUE Dogfennau ychwanegol:
Penderfyniad: Derbyn yr adroddiadau COFNODION: Cyflwynwyd tri adroddiad yn diweddaru’r Pwyllgor ar waith
Chwarter 1 Archwilio Cymru. • Diweddariad
Chwarterol: hyd at 30 Mehefin 2021 • Adolygiad
Cynnydd Bargen Twf Gogledd Cymru – Bwrdd Uchelgais Economaidd Gogledd Cymru (BUE) • Ymateb
Rheolwyr i gynnydd rhaglen waith BUE Croesawyd Alan Hughes (Archwilio Cymru) a Nia Williams (BUE)
i’r cyfarfod i gyflwyno eu sylwadau / ymatebion. Cyfeiriwyd at raglen waith
Archwilio Cymru gan amlygu bod y rhaglen yn grynodeb defnyddiol o’r gwaith
lleol, y gwaith cenedlaethol a’r gwaith sydd yn cael ei weithredu gan arolygwyr
eraill yn ystod y cyfnod. Yng nghyd-destun adroddiad cynnydd Bargen Twf Gogledd Cymru
(BUE) cyflwynwyd chwe cynnig ar gyfer
ffyrdd y gallai’r cynghorau drwy’r BUE wella eu gallu i gyflawni eu nodau
cyffredinol. Amlygwyd bod BUE wedi sefydlu fframwaith llywodraethu clir, er nad
yw pob elfen yn weithredol, ynghyd a
Swyddfa Rheoli Portffolio gydag adnoddau da i gefnogi a chyflawni’r gwaith. Cyflwynwyd ymateb i’r chwe maes gwella gan Reolwyr BUE ar
ffurf rhaglen waith gydag eglurhad cryno o’r cynlluniau a’r gwaith sydd wedi ei
osod ar gyfer cyflawni. Trafodwyd y meysydd gwaith yn unigol ac ymhelaethwyd ar
y canlyniadau i sicrhau rheolaeth a chynnydd yn y chwe maes dan sylw. Diolchwyd am yr adroddiadau Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â’r ymatebion ar heriau
‘byw’ oedd yn wynebu’r Swyddogion, amlygwyd bod llawer o waith yn cael ei wneud
i geisio cadw balans drwy osod amserlen realistig a
pharhau i gynllunio ymlaen. Ategwyd bod achosion busnes pob prosiect yn heriol
iawn a bod sefydlu’r Cyd-bwyllgor Corfforaethol rhanbarthol yn cyflwyno heriau
ychwanegol. Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â rheoli risgiau, nodwyd
pwysigrwydd y gofrestr risg ar angen i adnabod risgiau yn fuan ynghyd a
diweddaru ac addasu'r gofrestr yn rheolaidd. Yn ogystal â gorfod sefydlu
prosiectau i adfer yr economi o ganlyniad i covid 19,
cyfeiriwyd at esiampl o ymateb i her o fewn y sector dwristiaeth o fethu cael
staff i weithio yn y sector -cafodd y Prosiect Talent Twristiaeth ei addasu i
ymateb i broblemau’r sector. Yn ychwanegol, amlygwyd bod ffactorau allanol
hefyd yn heriol. Gyda’r prosiectau yn cael eu hariannu gan ddwy lywodraeth
gwelir ofynion y grantiau yn cael eu haddasu ar-hap mewn ymateb i newidiadau ym
mlaenoriaethau’r llywodraethau hynny. Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â’r adnoddau sylweddol
sydd yn cael eu defnyddio i sicrhau llwyddiant BUE a’r angen i Cyngor Gwynedd
(fel yr awdurdod lletya) gael ei ddigolledu yn llawn, nodwyd mai cyfrifoldeb y
swyddogion yw sicrhau bod y symiau cywir yn cael eu hawlio. Ategwyd bod cyllidebau pwrpasol wedi
eu gosod a bod lefelau cyflogaeth yn realistig Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â Chyngor Busnes Merswy Dyfrdwy yn tynnu allan o’r Bartneriaeth, nodwyd nad oedd y Cyngor Busnes yn cyfrannu yn ariannol at y Bartneriaeth ac mai pwysau gwaith un unigolyn oedd y rheswm dros ymadael. Er hynny, amlygwyd bod perthynas dda yn parhau gyda’r Cyngor Busnes gyda chyfarwyddwr y Cyngor Busnes yn flaengar iawn. Defnyddiwyd enghraifft o ddigwyddiadau sydd yn cael eu cynnal ar y ... view the full COFNODION text for item 5. |
|
ADOLYGIAD FFORDD GWYNEDD PDF 102 KB I hysbysu’r Aelodau o gasgliadau’r
Archwiliwr Dosbarth ac adrodd ar y camau
nesaf arfaethedig Dogfennau ychwanegol: Penderfyniad: PENDERFYNIAD:
COFNODION: Cyflwynwyd adroddiad gan Aelod Cabinet Cefnogaeth Corfforaethol y
Cynghorydd Nia Jeffreys yn cyflwyno casgliadau Archwilio Cymru i adolygiad a
wnaed o Ffordd Gwynedd. Adroddwyd bod Archwilio Cymru wedi cynnal adolygiad
Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol ym maes gofal cymdeithasol oedolion o fewn y
Cyngor yn 2019 ac o ganlyniad i’r adolygiad hwnnw cytunwyd y byddai’n fuddiol
cynnal adolygiad dilynol o gynnydd Ffordd Gwynedd ar draws holl wasanaethau’r
Cyngor Ategwyd bod y Pwyllgor Archwilio hefyd wedi amlygu dymuniad i sefydlu
Grŵp Tasg a Gorffen i adolygu’r cynnydd sydd wedi ei gyflawni yn enw
Ffordd Gwynedd ac yn dilyn trafodaeth mewn Gweithgor Craffu (4/5/21) cytunwyd
amseru’r gwaith yn ystod yr Hydref eleni. Yn unol â dymuniad y Prif
Weithredwr i gynnal adolygiad fydd yn adnabod sut ac i ba raddau mae egwyddorion
y Ffordd Gwynedd o weithio wedi eu gwreiddio ar draws y Cyngor,
ystyriwyd bod sefydlu’r Grŵp Tasg a Gorffen yn amserol gyda’r Prif
Weithredwr yn cydweithio gyda’r Aelodau i lunio briff ar gyfer yr adolygiad.
Ystyriwyd bod y llythyr a dderbyniwyd gan Archwilio Cymru, a oedd yn crynhoi
casgliadau eu hadolygiad, yn gosod rhaglen waith cychwynnol i’r Grŵp Tasg
a Gorffen. Cyfeiriwyd at rai o gasgliadau’r adolygiad. Er bod y Cyngor wedi
trawsnewid elfennau o’r ffordd y mae’n gweithio, ystyriwyd bod rhai camsyniadau
cyffredin ynghyd a rhwystrau sydd yn atal cynnydd pellach ac yn cyfyngu’r gallu
iddo wreiddio fel ffordd reddfol o weithio. Ategodd Alan Hughes (Archwilio Cymru) ei fod yn croesawu ymateb y Cyngor
i’r adolygiad ac i’r bwriad o sefydlu Grŵp Tasg a Gorffen fel modd o
adolygu ymhellach. Diolchwyd am yr adroddiad. Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan aelodau: ·
Bod canlyniad adolygiad yr Archwilwyr yn
crynhoi yn dda'r materion ymarferol sydd angen ailymweld a hwy ·
Croesawu’r adroddiad
a’r ymateb positif i hyrwyddo’r
camau nesaf ·
Bod modd gwneud gwell
defnydd o ddata ·
Bod angen cefnogi swyddogion i
ymroi i’w gwaith ·
Bod angen sicrhau bod y ‘Ffordd Gwynedd’ yn cael ei wreiddio ·
Bod darganfyddiadau’r Grŵp Tasg i’w cyflwyno
i’r Pwyllgor Archwilio wedi iddynt gwblhau’r adolygiad ·
Bod pryder mewn ymateb
rhai staff i ymholiadau trigolion Gwynedd Mewn ymateb i’r sylwadau, nododd Pennaeth Cefnogaeth Gorfforaethol ei
fod yn croesawu’r sylwadau gan dderbyn bod Ffordd Gwynedd yn waith parhaus ac y
dylid cyfeirio unrhyw bryderon am ddiffyg gweithredu fel bod modd gwella’r
sefyllfa. Ategodd bod bwriad cynnal sesiwn rhannu gwybodaeth gyda aelodau’r
Grwp Tasg a Gorffen fel eu bod yn gwbl gyfarwydd ag hanfodion Ffordd Gwynedd.
Nodwyd bod enghreifftiau da diweddar o ddefnyddio data yn effeithiol ond
adroddwyd bod cydnabyddiaeth eisoes gan Dim Rheoli’r Cyngor bod lle i wella a
bod ychwaneg o waith i wreiddio’r egwyddorion sylfaenol ar draws y Cyngor. PENDERFYNWYD · Derbyn yr
adroddiad · Cytuno
sefydlu Grŵp Tasg a Gorffen er mwyn cydweithio gyda’r Prif Weithredwr i
gynnal adolygiad o sut ac i ba raddau y mae egwyddorion y ‘Ffordd Gwynedd’ o weithio wedi gwreiddio ar
draws y Cyngor · Ethol y Cynghorwyr John Pughe Roberts, Medwyn Hughes, Selwyn Griffiths, Peredur Jenkins ... view the full COFNODION text for item 6. |
|
TREFNIADAU RHEOLI RISG PDF 363 KB I dderbyn yr adroddiad fel diweddariad ar y camau y mae’r
Cyngor yn eu cymryd i sicrhau fod cofrestr risg gyflawn yn ei le ac yn cael
chynnal, ac ystyried y risgiau uchaf mae’r Cyngor yn eu wynebu. Penderfyniad: PENDERFYNIAD:
COFNODION: Cyflwynwyd adroddiad gan y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol (Refeniw a Risg)
yn diweddaru’r Pwyllgor ar ddatblygiadau i’r trefniadau rheoli risg a’r camau
gweithredu nesaf. Atgoffwyd yr Aelodau mai un o gyfrifoldebau statudol y
Pwyllgor yw adolygu ac asesu trefniadau’r Awdurdod ar gyfer rheoli risgiau,
rheolaeth fewnol a llywodraethu corfforaethol, yn unol â Rhan 81 (1)(c) Mesur
Llywodraeth Lleol (Cymru) 2011. Eglurwyd bod y gofrestr risg yn ddogfen fyw ac yn cael ei diweddaru’n briodol
er mwyn adlewyrchu gwir sefyllfa’r Cyngor. Gyda chefnogaeth yr Adran TG,
lansiwyd Cofrestr Risg Corfforaethol ar ei newydd wedd ym Mawrth 2021 gan
hwyluso’r drefn o gadw’r gofrestr ar Sharepoint yn
hytrach na thaflen Excel. Adroddwyd bod y system newydd yn cynnig cyfleuster
hwylus i ddefnyddiwr ym mhob adran flaenoriaethu, diweddaru ac adolygu’r
gofrestr, ond bod gwaith parhaus angen ei wneud i sicrhau bod defnydd y
gofrestr yn gyson ar draws y Cyngor. Ategwyd bod esblygiad trefniadau rheoli
perfformiad y Cyngor hefyd yn cynnwys trafodaeth ffurfiol ar y gofrestr risg
mewn cyfarfodydd rheoli perfformiad adrannol
unwaith y flwyddyn. Ystyriwyd bod hyn yn ysgogiad i adrannau
ddiweddaru’r gofrestr a'r camau gweithredu sy’n cael eu datblygu i liniaru risgiau. Eglurwyd cyd-destun y disgwyliad gan nodi bod 300 o risgiau ar y
gofrestr gan gynnwys pedwar heb eu sgorio. Trafodwyd y drefn sgorio a’r angen i
liniaru’r risg hwnnw mor isel â phosib o
fewn yr adnoddau ar ymdrech sydd ar gael o fewn yr Adrannau. Gwnaed cais i’r Aelodau gyflwyno sylwadau ynglŷn â’r dull gorau o
gyflwyno’r adroddiad i’r dyfodol. Amlygwyd bod 23 risg uchel iawn wedi eu
cynnwys fel atodiad i’r adroddiad a phwysleisiwyd mai’r Adrannau eu hunain oedd
wedi gosod y sgôr. Derbyniwyd yr angen i gysoni’r drefn ac er bod trafodaethau
wedi eu cynnal gyda phob adran i herio pob sgôr uchel iawn, adroddwyd bod yr
Adrannau yn gyfforddus gyda’r sgôr a gyflwynwyd ar y gofrestr. Atgoffwyd yr aelodau mai cyfrifoldeb y
Pwyllgor yw sicrhau bod trefn rheoli risg mewn lle ac nad oedd hynny’n golygu
ystyried pob risg unigol mewn manylder. Er hynny, petai’r Pwyllgor yn dymuno
derbyn mwy o wybodaeth am risg benodol, yna byddai modd gwahodd yr Adrannau i
gyfarfod i ymhelaethu ar y risg hwnnw. Diolchwyd am yr adroddiad Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan aelodau: ·
angen adolygu effaith ffyrlo ·
angen adolygu
sgôr twristiaeth ·
prinder difrifol
mewn darpariaeth breswyl a nyrsio a gofal cartref - angen adolygu’r sgôr ac ystyried risgiau ymadawiad staff o’r gwasanaethau hyn ·
diogelwch staff morwrol –
angen blaenoriaethu camerâu corff i’r gwasanaeth Sylwadau ynglŷn â chynnwys a fformat yr
adroddiad i’r dyfodol: ·
angen cysoni penawdau ·
angen cysoni
sylwadau / risgiau cyn cyflwyno i
bwyllgor - rhai o’r risgiau yn
‘waith bob dydd yr adran’. ·
Angen adnabod
y rhai sydd wirioneddol yn ‘catastroffig’ a ‘dinistriol’ ·
Angen data, gwybodaeth,
tystiolaeth galed ar sut mae’r sgôr yn cael ei osod · Byddai’n ddefnyddiol cynnwys y sgôr ‘tebygolrwydd’ ac ‘effaith’ yn ogystal â’r sgôr risg, fel bod modd i’r aelodau weld ... view the full COFNODION text for item 7. |
|
GWYDNWCH SYSTEMAU T.G. - DIOGELWCH SEIBR PDF 895 KB I ddiweddaru’r Pwyllgor am wytnwch diogelwch seibr Cyngor Gwynedd, a rhoi cyfle i’r aelodau graffu’r sefyllfa. Bu sôn am ymosodiadau seibr yn y newyddion yn ddiweddar, a gyda chynnydd yn ein dibyniaeth a defnydd o dechnoleg, mae’n amserol i adrodd ar yr hyn sy’n digwydd yn lleol yn y Cyngor. Penderfyniad: PENDERFYNIAD: Derbyn y wybodaeth Diolch i’r Adran Technoleg Gwybodaeth am eu cefnogaeth COFNODION: Cyflwynwyd, er gwybodaeth, adroddiad gan Pennaeth
Cynorthwyol Cyllid -Technoleg Gwybodaeth yn diweddaru’r Pwyllgor o wytnwch
diogelwch seibr Cyngor Gwynedd a’r ddarpariaeth sydd
mewn lle i liniaru’r risg o ymosodiad seibr.
Trafodwyd y camau hynny sydd yn eu lle i geisio atal ymsodiad
ynghyd a’r rhai sydd yn ymateb yn effeithiol i’r risgiau hynny. Cyfeiriwyd at
ddau achos lleol diweddar oedd yn tystiolaethu bod ymosodiadau seibr yn fygythiad realisitig ac
felly’n herio’r Gwasanaeth Technoleg Gwybodaeth i sicrhau gwytnwch eu
hamddiffynfeydd a’u gallu i adfer eu hunain o sefyllfa fregus petai’r
amddiffynfeydd hynny yn methu. Cyfeiriwyd at y risgiau a’r mesurau sydd yn eu
lle ac amlygwyd bod y gwasanaeth wedi penodi Prentis Diogelwch Seibr i ymuno a’r tîm yn Medi 2021. Ategwyd bod drwg
weithredwyr yn addasu eu dulliau o ymosodiadau seibr
yn rheolaidd ac felly’r Cyngor yn adolygu eu mesurau yn gyson gyda chefnogaeth
trydydd parti. Nodwyd bod y Cyngor, yn
bresennol, mewn lle da, ond bod elfen o risg yn bodoli bob amser. Diolchwyd am yr adroddiad ac am y gwaith mae’r Gwasanaeth yn ei wneud i
amddiffyn y Cyngor rhag ymosodiadau seibr. Ategwyd
bod rhaid derbyn bod y Gwasanaeth yn gwneud pob dim o fewn eu gallu ac y dylai
pawb fod yn ffyddiog bod y Gwasanaeth yn gweithredu yn briodol. Mewn ymateb i gwestiwn os oedd risg ymosodiad seibr
wedi ei gynnwys ar y gofrestr risg gorfforaethol, cadarnhawyd bod y risg wedi
ei gynnwys ac wedi ei asesu fel ‘risg canolig’ PENDERFYNIAD: ·
Derbyn y wybodaeth ·
Diolch i’r
Adran Technoleg Gwybodaeth am eu cefnogaeth |