Lleoliad: Cyfarfod Rhithiol / Virtual Meeting. Gweld cyfarwyddiadau
Cyswllt: Lowri Haf Evans 01286 679878
Rhif | eitem |
---|---|
ETHOL CADEIRYDD I ethol Cadeirydd ar gyfer 2022 - 2023 Penderfyniad: Ethol Mrs Sharon Warnes yn
Gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer y cyfnod 2022 - 23 COFNODION: PENDERFYNWYD ethol Mrs Sharon Warnes yn Gadeirydd y
Pwyllgor ar gyfer y cyfnod 2022 – 23 Mynegodd y Cynghorydd Angela Russell (Arweinydd yr Wrthblaid) ei
hanfodlonrwydd bod Cadeiryddiaeth y Pwyllgor, yn unol â Deddf Llywodraeth Leol
ac Etholiadau (Cymru) 2021, yn trosglwyddo i Aelod Lleyg. Ategodd bod y newid
yn amlygu bwriad y Llywodraeth o amddifadu Cynghorau Lleol o arwain ar y gwaith
a gwneud penderfyniadau yn lleol. |
|
ETHOL IS-GADEIRYDD I ethol Is-gadeirydd ar gyfer 2022 - 2023 Penderfyniad: Ethol Mr
Eifion Jones yn Is Gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer y cyfnod 2022 - 23 COFNODION: PENDERFYNWYD ethol Mr Eifion Jones yn Is Gadeirydd
y Pwyllgor ar gyfer y cyfnod 2022 – 23 |
|
YMDDIHEURIADAU COFNODION: Derbyniwyd
ymddiheuriadau gan y Cynghorydd Menna Baines |
|
DATGAN BUDDIANT PERSONOL I dderbyn unrhyw
ddatganiad o fuddiant personol COFNODION: Dim i’w nodi |
|
MATERION BRYS Nodi unrhyw eitemau
sy’n fater brys ym marn y cadeirydd fel y gellir eu hystyried. COFNODION: Dim i’w nodi |
|
COFNODION: Derbyniodd y
Cadeirydd gofnodion y cyfarfodydd blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd 10
Chwefror 2022 fel rhai cywir |
|
CYFRIFON TERFYNOL 2021/22 - ALLDRO REFENIW PDF 180 KB I dderbyn y wybodaeth, ystyried unrhyw risgiau sy’n deillio o’r gwir
wariant ac incwm yn erbyn cyllideb 2021/22, a chraffu penderfyniadau’r Cabinet
yng nghyswllt rheoli cyllidebau’r Cyngor a’i Adrannau. Dogfennau ychwanegol:
Penderfyniad: PENDERFYNIAD: Derbyn yr adroddiad Nodi’r risgiau perthnasol Cefnogi penderfyniad y
Cabinet (14 Mehefin 2022) Nodyn: Awgrym
bod materion gorwariant a gwireddu arbedion ym maes bwrdeistrefol yn cael ei
graffu. Cynnig cyfeirio’r awgrym at yr Uned Iaith a Chraffu fel bod modd i
Aelodau’r Pwyllgor Craffu Cymunedau ei ystyried fel maes posib i’w graffu yn eu
gweithdy blynyddol. COFNODION: Amlygodd yr Aelod Cabinet Cyllid bod yr adroddiad
wedi ei gyflwyno i’r Cabinet 14 Mehefin 2022 a bod y Cabinet wedi cymeradwyo’r
holl argymhellion a’r trosglwyddiadau ariannol. Gosodwyd cyd-destun yr adroddiad gan yr Uwch Reolwr
Cyllid. Nodwyd bod yr adroddiadau yn manylu ar wariant y Cyngor yn 2021/22,
sefyllfa alldro tanwariant neu orwariant yr adrannau unigol, a’r rhesymau am
hynny. Cyfeiriwyd at grynodeb o sefyllfa derfynol yr holl adrannau sy’n
amlygu’r symiau i’w parhau ar ddiwedd y flwyddyn ynghyd a’r prif faterion a
meysydd ble fu gwahaniaethau sylweddol. Amlygwyd, ·
Bod effaith ariannol Covid19 yn sylweddol i’r
Cyngor unwaith eto yn 2021/22, gyda £17.5 miliwn wedi ei hawlio o’r gronfa
caledi a furlough erbyn diwedd y flwyddyn (cyfuniad o
gostau ychwanegol o £15.2 miliwn a cholledion incwm o £2.3 miliwn). ·
Bod y Cyngor wedi derbyn nifer o grantiau sylweddol
ychwanegol yn hwyr yn y flwyddyn sydd wedi trawsnewid y sefyllfa erbyn diwedd y
flwyddyn ariannol - grantiau sylweddol
yn cynnwys: -
ychwanegiad i setliad Llywodraeth Leol 21/22 (£2.5
miliwn) -
pwysau gofal cymdeithasol (£1.9 miliwn) -
cronfa adfer gofal cymdeithasol (£1.5 miliwn) -
grantiau i gyllidebau ysgolion sef cynnal a chadw
(£1.8 miliwn) -
Cyflymu Dysgu mewn ysgolion (£1.2 miliwn) -
Ôl groniad Treth Cyngor (£0.9 miliwn) -
£0.8miliwn blaenoriaethau Fframwaith Economaidd. ·
Bod tanwariant gan yr holl adrannau (heblaw am yr
Adran Priffyrdd a Bwrdeistrefol oedd yn gorwario £746 mil). Nodwyd bod y maes
bwrdeistrefol yn parhau i fod yn fater o bryder gyda’r problemau amlycaf yn y
maes casglu a gwaredu gwastraff. Ategwyd bod yr adran hefyd yn cael
trafferthion gwireddu arbedion gwerth £608k. ·
Cafwyd gwelliant yn sefyllfa’r Adran Oedolion o
ganlyniad i dderbyn grantiau sylweddol ym misoedd olaf y flwyddyn (gan gynnwys
grant o £1.9 miliwn Pwysau Gofal Cymdeithasol ar Awdurdodau Lleol). Nodwyd bod
effaith Covid wedi parhau i gael ardrawiad sylweddol ar yr Adran eto yn
21/22 oedd yn gyfwerth a dros £3.7 miliwn erbyn diwedd y flwyddyn. ·
Bod nifer o resymau tanwariant un-tro ar nifer o
benawdau Corfforaethol ·
Bod balansau’r ysgolion
wedi cynyddu o £10.7 miliwn ar ddiwedd Mawrth 2021 i £16.7 miliwn erbyn diwedd
Mawrth 2022 yn sgil effaith Covid19 a derbyniad grantiau amrywiol. ·
Bod adolygiad digonolrwydd cronfeydd penodol y
Cyngor wrth gau’r cyfrifon, lle llwyddwyd i gynaeafu £851 mil o adnoddau. Adroddwyd bod y datganiadau ariannol statudol 2021/22 eisoes wedi eu
cwblhau ac wedi eu cyflwyno i Archwilio Cymru eu harchwilio. Diolchwyd i’r staff am eu gwaith trylwyr a’u hyblygrwydd dros y cyfnod
herio Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan aelodau: ·
bod balansau ysgolion yn
dderbyniol o ystyried mai anodd yw gwario arian sydd ynghlwm a’r grantiau hwyr
(prinder staff llanw sydd yn ei dro yn arwain at leihad mewn costau teithio a
chynnal hyfforddiant) ·
Nad yw derbyn grantiau yn hwyr yn y flwyddyn yn
‘hwyluso trefniadau ariannol’ Mewn ymateb i sylw ynglŷn â dibyniaeth ar grantiau arbennig, nodwyd
er bod tuedd o dderbyn grantiau yn hwyr yn y flwyddyn nid oedd y sefyllfa yn un
ddibynadwy Mewn ymateb i ... view the full COFNODION text for item 7. |
|
RHAGLEN GYFALAF 2021-22 - ADOLYGIAD DIWEDD BLWYDDYN (SEFYLLFA 31 MAWRTH 2022) PDF 285 KB Gofynnir i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu nodi’r sefyllfa ac unrhyw risgiau yng nghyswllt
rhaglen gyfalaf y Cyngor, ystyried penderfyniad y Cabinet, a sylwebu fel bo
angen Dogfennau ychwanegol: Penderfyniad: PENDERFYNIAD: Derbyn yr adroddiad Nodi’r risgiau perthnasol Cefnogi penderfyniad y Cabinet (14 Mehefin 2022) COFNODION: Amlygodd y Uwch Reolwr Cyllid mai prif ddiben yr
adroddiad oedd cyflwyno’r rhaglen gyfalaf diwygiedig ar ddiwedd y flwyddyn
ariannol (sefyllfa 31 Mawrth 2022), a chymeradwyo’r ffynonellau ariannu
perthnasol. Cyfeiriwyd at ddadansoddiad fesul Adran o’r rhaglen gyfalaf £139.3
miliwn am y 3 blynedd 2021/22 - 2023/24 ynghyd a’r ffynonellau sydd ar gael i
ariannu’r cynnydd net sydd oddeutu £11.0 miliwn ers yr adolygiad diwethaf. Prif gasgliadau’r adolygiad oedd bod y Cyngor wedi llwyddo i wario
£37.1m yn 2021/22 ar gynlluniau cyfalaf, gyda £29.9m (81%) ohono wedi’i ariannu trwy grantiau
penodol. Adroddwyd bod effaith argyfwng Covid19 a’r cyfnod clo ar y rhaglen
gyfalaf yn amlwg ac yn ychwanegol i’r £31.2m a adroddwyd arno yn yr adolygiadau
blaenorol, roedd £26.8m pellach o wariant arfaethedig wedi’i ail-broffilio, sef
wedi llithro o 2021/22 i 2022/23, gyda’r prif gynlluniau yn cynnwys: ·
£7.6 miliwn Cynlluniau Strategaeth Tai a
Digartrefedd ·
£7.2
miliwn Cynlluniau Atal Llifogydd a Traenio Tir ·
£6.5
miliwn Cynlluniau Ysgolion Ganrif 21 ac Eraill ·
£4.0
miliwn Grantiau Newydd Llywodraeth Cymru yn y maes Tai (adnodd a ddisodlir yn
llithro) ·
£3.2 miliwn Grant Cyfalaf Cyffredinol Ychwanegol
21/22 (derbyniwyd yn chwarter olaf y flwyddyn gyda’r hawl i’w lithro i 22/23) Yn ogystal, llwyddodd y Cyngor i ddenu grantiau pellach ers yr adolygiad
diwethaf (dros 11miliwn) oedd yn cynnwys; ·
£3.2 miliwn - Grant Cyfalaf Cyffredinol Ychwanegol
21/22 - caniatâd llithro i 22/23 ·
£3.1
miliwn - Grantiau o’r Gronfa Datblygu Tir ac Adeiladu sy’n caniatau
disodli ariannu cyfredol i’w wario yn
22/23. ·
£1.3
miliwn - Grant Cronfa Gofal Canolraddol – addasiadau sefydliadau oedolion a
hwyluso gweithio ar y cyd ag asiantaethau eraill yn y maes gofal. ·
£1.1 miliwn - Grant Cyfalaf Prydau Ysgol am Ddim -
caniatáu disodli ariannu cyfredol i’w wario yn
22/23 ar addasiadau i geginau ysgolion. Penderfynodd y Cabinet (14 Mehefin 2022) i dderbyn yr holl argymhellion
oedd yn cynnwys: ·
Derbyn yr adroddiad ·
Nodi'r gwariant o £37,054,000 ar y rhaglen gyfalaf
yn ystod y flwyddyn ariannol 2021/22, sydd wedi ei ddefnyddio fel sail i’r
datganiadau ariannol statudol ar gyfer 2021/22. ·
Cymeradwyo yr ariannu addasedig: Diolchwyd am yr
adroddiad Mewn ymateb i gwestiwn
ynglŷn ag adnabod risg o gynnydd mewn costau adeiladu a chostau byw a bod
hyn yn cael ei ystyried o fewn cais / swm y grant, nodwyd yn gyffredinol bod
rhaid derbyn rhai grantiau gan wneud y gorau ohono, ond gydag eraill bod cais
ychwanegol yn cael ei wneud i Lywodraeth Cymru. Ategwyd, wrth ymateb i gynnydd
mewn costau, bod penderfyniadau yn cael eu gwneud i ohirio rhai cynlluniau. PENDERFYNWYD Derbyn yr adroddiad Nodi’r risgiau perthnasol Cefnogi penderfyniad y Cabinet (14 Mehefin 2022) |
|
CYFRIFON TERFYNOL HARBYRAU GWYNEDD AM Y FLWYDDYN A DDAETH I BEN 31 MAWRTH 2022 PDF 204 KB I dderbyn a
chymeradwyo’r cyfrifon Dogfennau ychwanegol: Penderfyniad: PENDERFYNIAD Derbyn yr adroddiad Cymeradwyo:
COFNODION: Cyflwynwyd yr adroddiad gan yr Uwch Reolwr Cyllid. Eglurwyd, yn unol â’r
gofynion statudol o dan Ddeddf Harbyrau 1964 mae’n
rhaid i Wynedd, fel awdurdod harbyrau, ddarparu
datganiad cyfrifon blynyddol sy’n ymwneud â gweithgareddau harbyrau
Abermaw, Aberdyfi, Pwllheli a Porthmadog. Gyda throsiant yr harbyrau yn is na £2.5m,ystyriwyd i fod yn gorff
llywodraeth leol llai o faint ac felly mae cwblhau ffurflen datganiadau
cyfrifon a ddarparwyd gan Archwilio Cymru yn cwrdd â’r gofynion statudol. Cyfeiriwyd at y cyfrif incwm a gwawriant, ac amlygwyd bod £975 o
orwariant ar ddiwedd y flwyddyn. O’r swm yma, adroddwyd bod tanwariant ar
staffio ac ar adeiladau (oherwydd llai o wariant ar gynnal a chadw a chynnal
tiroedd), ond gwelwyd gorwariant ar arwyddion,
rhybuddion a chynnal cychod yn bennaf. O ran yr incwm adroddwyd bod lefelau
ffioedd uwchlaw’r targed incwm oedd yn addawol iawn
yn dilyn ardrawiad covid ar lefelau incwm 20/21. Cyfeiriwyd at y
gymhariaeth costau dros y ddwy flynedd ddiwethaf oedd yn dangos fod pethau wedi
dod nôl i lefelau gwariant arferol ar ôl cyfnod y covid,
yn 20/21. Tynnwyd sylw at ffurflen safonol yr archwilwyr allanol ynghyd a’r
Datganiad Llywodraethu Blynyddol, sydd yn sicrhau system rheolaeth fewnol
gadarn. Amlygwyd bod y cyfrifon eisoes wedi bod yn destun archwiliad Mewnol a bellach
wedi eu cyflwyno i’r archwilwyr allanol sef Archwilwyr Allanol Archwilio Cymru.
Ategwyd mai dim ond os bydd angen gweithredu newidiadau yn dilyn archwiliad y
bydd fersiwn ddiwygiedig yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor ym mis Hydref. Diolchwyd am yr adroddiad. PENDERFYNWYD Derbyn yr adroddiad Cymeradwyo: ·
Cyfrif Incwm a Gwariant Refeniw
2021 / 22 ·
Ffurflen Flynyddol ar gyfer y
Flwyddyn a ddaeth i ben 31 Mawrth 2022, yn amodol ar archwiliad gan Archwilio
Cymru |
|
DATGANIAD LLYWODRAETHU BLYNYDDOL CYNGOR GWYNEDD AR GYFER 2021/22 PDF 387 KB I ystyried a chymeradwyo'r datganiad fel y gall Arweinydd
y Cyngor a'r Prif Weithredwr ei lofnodi Dogfennau ychwanegol: Penderfyniad: PENDERFYNIAD Derbyn yr adroddiad Cymeradwyo’r datganiad Argymell bod Arweinydd y
Cyngor a Prif Weithredwr y Cyngor yn ei arwyddo Nodyn: Awgrym i sefydlu
is-grŵp i adolygu’r risgiau a herio’r penawdau COFNODION: Cyflwynwyd y Datganiad gan y Pennaeth Cyllid. Eglurodd bod y datganiad, er nad yn rhan o’r cyfrifon,
yn ddogfen statudol ac angen ei chyhoeddi gyda’r cyfrifon. Yn unol â Rheoliadau
Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) a Chod ymarfer CIPFA mae’n rhaid i bob Awdurdod
Lleol sicrhau bod datganiad o reolaeth fewnol yn ei le. Adroddwyd mai’r Prif
Weithredwr ac Arweinydd y Cyngor sydd yn arwyddo’r datganiad er bod angen
cymeradwyaeth gan y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu. Rhoddwyd ychydig o gefndir i’r datganiad sydd yn seiliedig ar Fframwaith
CIPFA / SOLACE sydd yn adnabod 7 egwyddor graidd ar gyfer llywodraethu da sydd
wedyn yn cael eu rhannu ymhellach i is-egwyddorion. Amlygwyd bod y Grŵp
Asesu Trefniadau Llywodraethu, o dan arweiniad y Prif Weithredwr, yn ystyried
yr egwyddorion a’r is-egwyddorion hyn gan lunio Cofrestr Risg Llywodraethu sydd
yn rhan o Gofrestr Risg Corfforaethol y Cyngor. Adnabuwyd risgiau mewn 23 o
feysydd llywodraethu gwahanol, gan nodi’r rheolaethau sydd gan y Cyngor yn eu
lle er mwyn lliniaru’r risgiau hynny. Adroddwyd bod 4 math o risg a bod pob risg gyda pherchnogaeth adrannol;
y Grŵp wedi dod i gasgliad bod 0 maes gyda risgiau uchel iawn, 2 faes
risgiau uchel, 12 maes risgiau canolig a 9 maes risgiau isel. Nodwyd mai'r
meysydd risg uchel oedd ‘Diwylliant’ a ‘Iechyd, Diogelwch a Llesiant’. Diolchwyd am yr adroddiad. Cyfeiriwyd at bob risg yn ei dro gan roi
cyfle i’r Aelodau holi ynglŷn â’r maes hwnnw. Yn ystod y
drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan aelodau: ·
Diwylliant ac Ymddygiad – pam bod sgôr effaith
diwylliant yn 4 a sgôr effaith ymddygiad yn 2 o ystyried bod y ddau faes yn
debyg? ·
‘Cynllunio’r gweithlu’ – a ddylai ‘newid i risg’
fod yma o ystyried ei bod yn anodd recriwtio / staff yn gweithio o adre / cadw
staff? ·
Cyllid - bod risg effaith o 3 a tebygolrwydd o 3 yn
ymddangos yn isel o ystyried cynnydd mewn costau, cyflogau, chwyddiant ·
Bod nifer o’r penawdau yn ‘fwy pwysig na’i gilydd’
ac nad yw’r egwyddorion yn hafal – gormod o naratif – angen miniogi’r
dystiolaeth ·
Bod rhai o’r risigiau yn hanesyddol
– awgrymu sefydlu grŵp i adolygu’r rhestr Mewn ymateb i gwestiwn os yw’r 23 risg yn gyffredinol i bob Awdurdod
Lleol nodwyd bod y risgiau hyn yn unigryw i Wynedd. PENDERFYNWYD Derbyn yr adroddiad Cymeradwyo’r datganiad Argymell bod Arweinydd y Cyngor a Prif Weithredwr y Cyngor yn ei arwyddo Nodyn: Awgrym i sefydlu is-grŵp i adolygu’r risgiau a herio’r penawdau |
|
RHEOLAETH TRYSORLYS 2021/22 PDF 316 KB I ystyried a
derbyn yr adroddiad fel gwybodaeth Penderfyniad: PENDERFYNIAD Derbyn yr adroddiad a nodi’r wybodaeth COFNODION: Cyflwynwyd adroddiad gan y Rheolwr Buddsoddi yn adrodd ar wir
ganlyniadau rheolaeth trysorlys y Cyngor 2021/22, yn erbyn y strategaeth a
gymeradwywyd gan y Cyngor Llawn 04/03/21. Adroddwyd bod sefyllfa diwedd y
flwyddyn yn gryf iawn gyda chronfeydd defnyddiadwy
wedi cynyddu, ac o ganlyniad y benthyciadau net wedi lleihau. Roedd hyn yn
bwydo mewn i’r crynodeb rheolaeth trysorlys lle gwelwyd lefel uwch o
fuddsoddiadau oherwydd y reserfau uwch. Yng nghyd-destun gweithgaredd benthyca’r Cyngor amlygwyd blwyddyn
ddistaw gydag ond ad-daliadau benthyg wedi digwydd. Amlygwyd bod y Cyngor wedi
parhau i fuddsoddi gyda Banciau a Chymdeithasau Adeiladau, Awdurdodau Lleol,
Cronfeydd Marchnad Arian, Cronfeydd wedi’i pwlio ac
am y tro cyntaf eleni y Swyddfa Rheoli Dyledion (DMO). Gwnaed hynny oherwydd
bod lefelau arian y Cyngor yn uchel ac felly angen gwasgaru'r arian ymhellach a
bod y cyfraddau gan y DMO yn gystadleuol. Yn ystod y flwyddyn gwelwyd bod y
cyfraddau arian wedi bod yn isel iawn, ond wedi gwella unwaith cynyddodd y gyfradd sylfaenol o fis
Rhagfyr 2021 ymlaen. Cyfeiriwyd at ddiwygiadau i’r cod ymarfer oedd yn amlinellu nad oedd
Cynghorau yn cael benthyca er mwyn buddsoddi’n benodol ar gyfer enillion
ariannol, na chwaith yn cael cynyddu’r CFR oni bai ei fod yn ymwneud a
gweithgareddau'r Cyngor. Adroddwyd nad oedd gan y Cyngor fwriad nac yr angen i
fenthyca ac felly nid yw’r newidiadau yn effeithio ar weithgareddau Gwynedd Diolchwyd am yr adroddiad. PENDERFYNWYD Derbyn yr adroddiad a nodi’r wybodaeth |
|
CYNNYRCH ARCHWILIO MEWNOL PDF 710 KB I dderbyn yr
adroddiad, sylwebu ar y cynnwys a chefnogi’r gweithrediadau sydd eisoes wedi’u
cytuno gyda’r gwasanaethau perthnasol Penderfyniad: PENDERFYNIAD Derbyn y wybodaeth Cefnogi’r gweithrediadau
sydd eisoes wedi eu cytuno gyda'r gwasanaethau perthnasol COFNODION: Cyflwynwyd, er gwybodaeth, adroddiad gan y
Rheolwr Archwilio yn diweddaru’r Pwyllgor ar waith archwilio mewnol am y cyfnod
o 31 Ionawr 2022 hyd 31 Mai 2022. Amlygwyd bod 16 o archwiliadau’r cynllun wedi
eu cwblhau a bod 4 adroddiad wedi eu rhyddhau ar ffurf drafft. Diolchwyd am yr adroddiad Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y
sylwadau canlynol gan Aelodau: ·
Bod angen i sesiynau hyfforddiant fod yn gryno ·
Yng nghyd-destun dynodiadau iaith a oes cymhariaeth
wedi ei wneud gyda graddfa cyflog? Mewn ymateb i sylw ynglŷn â diffyg cwblhau hyfforddiant mandadol
(trefniadau diogelu), nodwyd bod grŵp
gweithredol wedi ei sefydlu i edrych ar y trefniadau i sicrhau bod
gweithwyr yn cwblhau’r hyfforddiant. Yn unol ag egwyddorion Ffordd Gwynedd y
gobaith yw grymuso staff i gymryd y cyfrifoldeb arnynt eu hunain, ond eto bod
cyfrifoldeb ar Benaethiaid i annog ac arwain staff at gwblhau’r hyfforddiant. Derbyniwyd bod gweithwyr llaw (megis gofal a
bwrdeistrefol) efallai heb fynediad at fodiwlau ar-lein, ond bellach bod pecyn
trosglwyddo manylion wedi ei greu. Ategodd y Rheolwr Archwilio ei bod yn hapus
gyda’r camau oedd mewn llaw. Diolchwyd am yr adroddiad PENDERFYNWYD: Derbyn y wybodaeth Cefnogi’r gweithrediadau sydd eisoes wedi eu cytuno gyda'r gwasanaethau
perthnasol |
|
ADRODDIAD BLYNYDDOL PENNAETH ARCHWILIO MEWNOL 2021/2022 PDF 624 KB I ystyried a derbyn yr adroddiad Penderfyniad: PENDERFYNIAD Derbyn yr adroddiad yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector
Gyhoeddus am y flwyddyn ariannol 2021/22 COFNODION: Cyflwynwyd adroddiad gan y Rheolwr Archwilio
yn mynegi barn Archwilio Mewnol ar amgylchedd
rheolaethol gyffredinol o fewn yr Awdurdod yn ystod 2021/22 gan ddarparu cyfryw
farn archwilio mewnol blynyddol i’r Awdurdod. Nodwyd na all sicrwydd fyth fod
yn llwyr ac y mwyaf y gall gwasanaeth archwilio mewnol ei ddarparu i’r Cyngor
ydi cyngor rhesymol nad oes gwendidau mawr yn y system gyfan o reolaeth fewnol.
Adroddwyd bod Covid-19 wedi cael effaith sylweddol ar yr Awdurdod yn ei
gyfanrwydd ac ar waith Archwilio Mewnol ac fel y mwyafrif o wasanaethau’r
Cyngor roedd swyddogion Archwilio Mewnol yn gweithio o adref. Ni fu’n bosib
cynnal archwiliad lle byddai angen ymweld â’r sefydliad oherwydd canllawiau a
chyfyngiadau Llywodraeth Cymru. Mynegwyd
bod Archwilio Mewnol wedi cynorthwyo Gwasanaeth Profi, Olrhain a Diogelu, sef
gwasanaeth a lansiwyd gan Lywodraeth Cymru gyda 98.57diwrnod wedi eu treulio ar
y gwaith yma. Yn ogystal bu swyddogion hefyd yn cynorthwyo’r gwasanaeth
Budd-daliadau i ddelio gyda phrosesau Taliadau Cymorth Hunanynysu
yn sgil y cynnydd yn y nifer o achosion yng Ngwynedd ddiwedd 2021 a dechrau
2022 (treuliwyd cyfanswm 96.77 diwrnod ar y gwaith yma). Adnabuwyd blaenoriaethau archwilio newydd mewn ymateb i risgiau newydd
yn sgil effaith covid-19. Cafodd yr archwiliadau hyn eu cwblhau o fewn cyfnod
heriol gyda ffocws yr archwiliadau ar drefniadau yn sgil y pandemig
ac archwiliadau statudol megis grantiau. Cynhaliwyd nifer cyfyngedig o
archwiliadau yn ystod 2021/2022 o gymharu â’r blynyddoedd blaenorol a hynny
oherwydd amgylchiadau digynsail o anghyffredin. Ystyriwyd hynny yn eithriad eto
eleni a defnyddiwyd tystiolaeth a ddarparwyd gan reoleiddwyr
allanol i gefnogi’r farn am y flwyddyn. Daethpwyd i’r casgliad, ar sail y
gwaith a gwblhawyd yn ystod 2021/22, bod fframwaith rheolaeth fewnol Cyngor
Gwynedd yn ystod y flwyddyn ariannol 2021/2022 yn gweithredu ar lefel a rydd
sicrwydd rhesymol ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd cyffredinol fframwaith
llywodraethu’r Awdurdod, rheoli risg a rheolaeth fewnol. Cafodd 42 darn o
waith eu cynnwys yng nghynllun archwilio addasedig terfynol 2021/2022 gyda 30
(71.43% o’r cynllun) o’r aseiniadau hyn wedi eu cwblhau erbyn 31 Mawrth 2022,
At bwrpasau’r mesur caiff aseiniad ei gyfrif wedi ei gwblhau os oes
adroddiad/memorandwm terfynol wedi ei ryddhau neu os yw’r aseiniad wedi ei gau
a ni ddisgwylir treulio mwy o amser arno – uchelgais y perfformiad oedd 95%. Cyfeiriwyd at y rhestr o’r archwiliadau o gynllun 2021/2022 oedd wedi
cyfrannu at y farn a fynegwyd. Diolchwyd
am yr adroddiad Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â chael
mynediad at wasanaethau, nodwyd parodrwydd swyddogion i gydweithio yn y ddwy
flynedd diwethaf, ond bod bwriad ail ymweld â rhai cynlluniau. Er bod covid -19 efallai yn esgus i rai swyddogion beidio
cydweithio, prin iawn oedd hyn. PENDERFYNWYD Derbyn yr adroddiad yn unol
â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Gyhoeddus am y flwyddyn ariannol
2021/22 |
|
SIARTER ARCHWILIO MEWNOL PDF 574 KB I ystyried a chymeradwyo’r Siarter Penderfyniad: PENDERFYNIAD Derbyn yr adroddiad a
chymeradwyo’r Siarter Archwilio Mewnol COFNODION: Yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector
Gyhoeddus 2013 (diwygiedig 2017) rhaid
llunio Siarter Archwilio Mewnol gyda chynnwys y Siarter yn cyfarch Nodyn
Gweithredu Llywodraeth Leol (2019) a gyhoeddwyd gan CIPFA. Cyflwynwyd Siarter Archwilio Mewnol Gwynedd
gan y Rheolwr Archwilio gan nodi mai cyfrifoldeb y Pwyllgor yw cymeradwyo’r
siarter. Diolchwyd
am yr adroddiad Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y
sylwadau canlynol gan Aelodau: ·
Bod y siarter yn crynhoi rôl y Pwyllgor yn dda ·
Bod y siarter yn safonol ac yn
hawdd i’w dilyn ·
Angen ychwnaegu y gair ‘Audit’ yn pwynt 7.1 (ferswin Saesneg
o’r Siarter) PENDERFYNWYD Derbyn
yr adroddiad a chymeradwyo’r Siarter Archwilio Mewnol |
|
STRATEGAETH ARCHWILIO MEWNOL A'R CYNLLUN ARCHWILIO BLYNYDDOL 2022/2023 PDF 630 KB I ystyried a chymeradwyo’r Strategaeth a’r Cynllun Blynyddol Penderfyniad: PENDERFYNIAD Derbyn yr adroddiad Cymeradwyo’r Strategaeth
a’r Cynllun Archwilio Mewnol 2022/23 Nodyn: Archwiliad ‘Diogelwch Seicolegol’ – y Pwyllgor yn argymell, fel rhan o’r trafodaethau gyda’r Adran Cefnogaeth Gorfforaethol, yr angen i fabwysiadu trefn o gynnal cyfweliadau gadael COFNODION: Cyflwynwyd, yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol
y Sector Gyhoeddus, gynllun yn seiliedig ar risg i bennu blaenoriaethau’r
gweithgarwch Archwilio Mewnol sydd yn gyson ag amcanion y Cyngor. Eglurwyd bod
y cynllun gyda hyblygrwydd i sicrhau rhydd sylw i unrhyw faterion a ddaw i’r
amlwg, bydd unrhyw addasiadau /
newidiadau i’w cymeradwyo gan y Pwyllgor. Cyfeiriwyd at ddefnydd methodoleg
AGILE sydd yn darparu modd hyblyg a dynamig i Gynllun Archwilio Mewnol o
ganlyniad i fonitro risg yn barhaus. Cyfeiriwyd at ambell gynllun gan rannu pwrpas y
cynlluniau hynny gyda’r Aelodau. Diolchwyd
am yr adroddiad Yn
ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan Aelodau: ·
Bod y cynllun yn eglur iawn ·
Bod teitl archwiliad ‘Diogelwch
Seicolegol’ i weld yn un brawychus ·
Cronfa’r Degwm - yn parhau at
bwrpas elusennol? ·
Bod angen ystyried parodrwydd
unigolyn i fynegi barn ·
Bod y rhaglen waith yn faith -
angen sicrhau bod risg uchel yn cael blaenoriaeth Mewn ymateb i awgrym o gynnal cyfweliadau gadael, nodwyd nad oedd polisi ar
gyfer cynnal cyfweliadau gadael ond nad oedd hyn yn golygu nad oedd cyfweliadau
gadael yn digwydd ac felly derbyniwyd yr
awgrym i ystyried cynnal cyfweliadau. Mewn sylw atodol, nodwyd y byddai cynnal
cyfweliadau gadael yn gwella amodau gwaith, yn rhan o ymarfer da ac yn gyfle i
unigolion fynegi barn heb oblygiadau. Mewn ymateb, amlygwyd bod Adran
Cefnogaeth Gorfforaethol yn peilota trefn ffurfiol ar gyfer cynnal cyfweliadau
gadael gyda’r bwriad o’i ehangu wedi i’r cyfnod peilot ddod i ben. Mewn ymateb i sylw ynglŷn ag archwiliad Cynllunio
ac Amgylchedd ac os mai'r ‘hanesyddol’ oedd yn cael ei ystyried yma ynteu’r
‘newydd’, nodwyd bod gwaith dilyniant yn cael ei gynnal gyda thystiolaeth i’r
cynnydd yn cefnogi’r farn. Ategwyd bod
cynnal gwaith dilyniant yn ddibynnol ar
amserlen gytunedig. PENDERFYNWYD Derbyn
yr adroddiad Cymeradwyo’r
Strategaeth a’r Cynllun Archwilio Mewnol
2022/23 Nodyn:
Archwiliad ‘Diogelwch Seicolegol’ – y Pwyllgor yn argymell, fel rhan o’r
trafodaethau gyda’r Adran Cefnogaeth Gorfforaethol, yr angen i fabwysiadu trefn
o gynnal cyfweliadau gadael |
|
ADRODDIADAU ARCHWILIO CYMRU PDF 206 KB I ystyried
a derbyn yr adroddiad Dogfennau ychwanegol: Penderfyniad: PENDERFYNIAD Derbyn yr adroddiad a
nodi’r wybodaeth COFNODION: Cyflwynwyd adroddiad ar raglen waith ac amserlen
Archwilio Cymru ynghyd a diweddariad ar berfformiad hyd ddiwedd Mawrth 2022. Amlygwyd y byddai
adroddiad pellach yn crynhoi’r gwaith archwilio a gwblhawyd ers y Crynodeb
Archwilio Blynyddol (cyhoeddwyd Ionawr 2022) yn cael ei gyhoeddi Rhagfyr 2022.
Nodwyd bod yr adroddiad yn cyfeirio at y gwaith lleol, rhanbarthol a chenedlaethol oedd wedi
ei gwblhau ynghyd a chrynodeb o’r prif negeseuon. Cadarnhawyd bod Datganiad o Gyfrifon 2021 -22 y Cyngor
wedi ei dderbyn a bod y gwaith o roi barn ar y datganiadau ariannol wedi
dechrau. Cyfeiriwyd at y gwaith archwilio ariannol a pherfformiad y bwriedir ei
cwblhau ynghyd a gwybodaeth am adroddiadau oedd wedi eu cyhoeddi yn ddiweddar. Diolchwyd
am yr adroddiad Yn
ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan Aelodau: ·
Bod yr adroddiad yn ddefnyddiol ·
Bod angen cadw golwg ar effaith chwyddiant ·
Pryder bod cymorth gan y Llywdoraeth wedi dod i ben er bod
achosion covid -19 yn cynyddu unwaith eto PENDERFYNWYD Derbyn
yr adroddiad a nodi’r wybodaeth |
|
CYNLLUN ARCHWILIO 2022 – CYNGOR GWYNEDD A MAN GYD-BWYLLGORAU PDF 342 KB I ystyried
yr adroddiad Penderfyniad: PENDERFYNIAD Derbyn yr adroddiad a
nodi’r wybodaeth COFNODION: Cyflwynwyd adroddiad gan Archwilio Cymru yn nodi’r
gwaith maent yn bwriadu ei wneud yn ystod 2022 fel modd o gyflawni eu
cyfrifoldebau statudol fel archwilydd allanol y Cyngor ac yn unol â’u rôl o dan
Cod Ymarfer Archwilio. Nodwyd bod rhai o’r risgiau yn gyffredinol i’r holl
Awdurdodau Lleol a dim yn benodol i Wynedd. Trafodwyd y risgiau archwilio datganiadau ariannol gan
adrodd,
er bod cyfyngiadau covid-19 wedi eu dileu, bod pwysau
parhaus ar y Cyngor i gyflwyno a chyhoeddi cyfrifon a bod trafodaethau i’w
cynnal i edrych ar drefniadau monitro ansawdd i osgoi cam ddatganiadau. Yng nghyd-destun rhaglen archwilio perfformiad,
cyfeiriwyd yn gryno at y pedwar cynllun - sicrwydd ac asesu risg; adolygiad
thematig (gofal heb ei drefnu); adolygiad thematig (digidol) ac adolygiad lleol
o effeithlonrwydd Craffu. Cyfeirwyd
at y ffioedd, y tim archwilio lleol a’u manylion cyswllt ynghyd ar amserlen a’r
cerrig milltir allweddol ar gyfer y rhalgen waith. Diolchwyd
i Alan Hughes ac Yvonne Thomas o Archwilio Cymru am gyflwyno’r wybodaeth. PENDERFYNWYD Derbyn
yr adroddiad a nodi’r wybodaeth |
|
ARGYMHELLION A CHYNIGION GWELLA ADRODDIADAU ARCHWILIO ALLANOL PDF 114 KB Bydd angen i’r Pwyllgor fodloni ei hun bod trefniadau priodol yn eu lle er mwyn sicrhau bod cynigion gwella sy’n codi o adroddiadau archwilio allanol yn cael eu gwireddu Dogfennau ychwanegol: Penderfyniad: PENDERFYNIAD Derbyn yr adroddiad Bod y Pwyllgor yn fodlon
bod trefniadau priodol yn eu lle er mwyn sicrhau bod cynigion gwella sydd yn
codi o adroddiadau archwilio allanol yn cael eu gwireddu Nodyn: Cais i adolygu’r
allwedd i’r casgliadau ynghyd a gosod amserlen i’r adroddiadau hynny sydd ‘ar
waith’ COFNODION: Atgoffwyd
yr Aelodau bod angen i’r Pwyllgor fod yn fodlon bod trefniadau priodol yn ei
lle er mwyn sicrhau bod cynigion gwella sydd yn codi o archwiliadau archwilio
allanol yn cael eu gwireddu. Nodwyd
bod y gwaith o ymateb i'r rhan fwyaf o gynigion gwella yn waith parhaus a bod y
Grŵp Llywodraethu sydd yn cael ei gadeirio gan y Prif Weithredwr yn rhoi
sylw i’r cynigion gwella ac i’r cynnydd o’r argymhellion. Adroddwyd bod
Archwilio Cymru bellach yn cyflwyno adroddiadau chwarterol fel modd o grynhoi’r
archwiliadau sydd ar waith yn lleol, rhanbarthol a chenedlaethol. Tynnwyd sylw at Adroddiad Lleol i Wynedd ‘ Llesiant
Cenedlaethau’r Dyfodol: Archwiliad o ‘Sefydlu Gwasanaeth Ieuenctid Newydd i
Gefnogi Pobl Ifanc’ gan nodi bod trafodaethau ynglŷn â chynigion gwella’r
archwiliad yma wedi eu cynnal gydag Archwilio Cymru i gynnal adolygiad dilynol
o weithredu’r model newydd. Er gwaethaf ymdrechion i gynnal adolygiad, yn sgil
covid 19, cafodd y gwaith ei ohirio ac nid oedd y Gwasanaeth Ieuenctid wedi
gweithredu’r model newydd oherwydd bod cyfyngiadau’r pandemig yn eu hatal rhag
darparu rhai elfennau o’r gwasanaeth. O ganlyniad, penderfynwyd bod y cynigion
gwella i’w rhoi o’r neilltu am y tro gyda bwriad o edrych ar drefniadau ‘o’r
newydd’ i’r dyfodol. Diolchwyd am yr adroddiad Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y
sylwadau canlynol gan Aelodau: ·
Bod geiriad y casgliadau yn amwys – ystyried allwedd i’r
casgliadau ·
Byddai defnyddio’r term ‘cael eu
cynllunio’ yn well nag ‘ar waith’ . Byddai gosod amserlen ar gyfer y cynllun
hefyd yn ddelfrydol PENDERFYNWYD Derbyn
yr adroddiad Bod y
Pwyllgor yn fodlon bod trefniadau priodol yn eu lle er mwyn sicrhau bod
cynigion gwella sydd yn codi o adroddiadau archwilio allanol yn cael eu
gwireddu Nodyn:
Cais i adolygu’r allwedd i’r casgliadau ynghyd a gosod amserlen i’r adroddiadau
hynny sydd ‘ar waith. |