Rhaglen a chofnodion

I ethol Cadeirydd am 2015/16.

PENDERFYNWYD ail ethol y Cynghorydd John Pughe Roberts yn Gadeirydd y Pwyllgor am 2015/16.

 

I ethol Is-gadeirydd am 2015/16.

PENDERFYNWYD ail ethol y Cynghorydd Robert J. Wright yn Is-gadeirydd y Pwyllgor am 2015/16.

 

         Cadeiriwyd eitemau 3 i 5 gan yr Is-gadeirydd, gan fod y Cadeirydd yn hwyr, wedi i’w siwrne gael ei rwystro oherwydd damwain ar y ffordd.

 

Derbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

Y Cynghorwyr Eddie Dogan, Peredur Jenkins (Aelod Cabinet Adnoddau) a Charles Wyn Jones.

Derbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol.

Ni dderbyniwyd datganiad o fuddiant personol gan unrhyw aelod oedd yn bresennol.

Ystyried unrhyw fater arall sydd yn teilyngu sylw brys ym marn y Cadeirydd.

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion cyfarfod diwethaf o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 17 Chwefror 2015, fel rhai cywir.

         Llofnododd yr Is-gadeirydd gofnodion o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 17 Chwefror 2015, fel rhai cywir.

 

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio yn amlinellu gwaith Archwilio Mewnol am y cyfnod rhwng 1 Chwefror a 31 Mawrth 2015.

Gwaith Archwilio Mewnol am y cyfnod hyd at 31 Mawrth 2015

            Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio yn amlinellu gwaith Archwilio Mewnol am y cyfnod rhwng 1 Chwefror 2015 a 31 Mawrth 2015. Wrth gyflwyno’r wybodaeth am y gwaith a gwblhawyd yn ystod y cyfnod cyfeiriodd y swyddog at -

·         24 o adroddiadau am archwiliadau o’r cynllun gweithredol gyda’r categori barn berthnasol yn cael ei ddangos.

·         4 Adroddiad arall (memoranda a.y.b)

·         4 o adolygiadau grant

·         5 archwiliad dilyniant

 

Rhoddwyd ystyriaeth i’r adroddiadau yn unigol ac yn ystod y drafodaeth cyfeiriwyd at y materion canlynol –

 

TGCH mewn Ysgolion Uwchradd

 

Mewn ymateb i sylw gan aelod parthed newid cyfrineiriau, nododd y Rheolwr Archwilio bod yr un gorfodaeth ar swyddogion ac aelodau i newid cyfrinair ar gyfer mynediad i’r rhwydwaith, a bod rheolau penodol ar gyfer systemau eraill.

 

Iechyd a Diogelwch – Gweithio’n Unig

 

Mewn ymateb i sylw gan aelod, nododd y Rheolwr Archwilio nad oedd cwmpas yr archwiliad yn cynnwys Cynghorwyr ond fod cynnal archwiliad o’r fath yn rhywbeth i’w ystyried i’r dyfodol.

 

Nodwyd mai cyfrifoldeb rheolwyr oedd sicrhau bod staff yn derbyn yr hyfforddiant perthnasol a bod Swyddogion Iechyd a Diogelwch ar gael i gynorthwyo pan gynhelir asesiadau risg.

 

Protocol ar Gyswllt Aelod – Swyddog

 

Mewn ymateb i sylw gan aelod parthed yr angen i Gynghorwyr arwyddo i mewn ac allan wrth iddynt ymweld ag unrhyw eiddo sy’n perthyn i’r Cyngor, nododd y Pennaeth Cyllid yr edrychwyd ar gyflwyno trefn ddigidol o gofrestru i mewn ac allan efo cerdyn a ddefnyddir i ddefnyddio argraffwyr ond byddai’n golygu buddsoddiad sylweddol oherwydd y nifer o ddrysau yn yr adeiladau.

 

Nododd aelod ei fod yn cael trafferth ar rai adegau i dderbyn ymateb i ymholiadau gan y Gwasanaeth Cynllunio. Mewn ymateb cynghorwyd yr aelod i gysylltu efo’r Pennaeth Rheoleiddio Dros Dro i godi’r mater.

 

Ychwanegodd aelod y byddai rhestr o fanylion cyswllt swyddogion ynghyd â’u dyddiau gwaith o fantais i’r aelodau.

 

Nododd y Pennaeth Cyllid y byddai’n codi’r mater o gysylltu â swyddogion yng nghyfarfod nesaf y Grŵp Rheoli.

 

Cydgyfeiriant Rhwydwaith

 

Nodwyd nad oedd categori barn wedi ei nodi ar yr archwiliad hwn gan fod y cynllun wedi symud yn ei flaen, ac nad oedd bob amser yn briodol gosod categori mewn amgylchiadau o’r fath.

 

Gwasanaethau Plant – Comisiynu Gofal

 

Mewn ymateb i sylw gan aelod, nododd y Rheolwr Archwilio y cynhaliwyd adolygiad cynhwysfawr a bod gwaith ar droed i ffurfioli trefniadau.

 

Gorfodaeth Parcio

 

Mewn ymateb i sylw gan aelod parthed oriau gwaith Swyddogion Gorfodaeth Sifil a threfniadau gweithio’n unig, nodwyd nad oedd hyn wedi ei gynnwys yng nghwmpas yr archwiliad.

 

Nododd aelod o ystyried yr her ariannol sydd yn wynebu’r Cyngor, dylid ystyried ehangu rôl Swyddogion Gorfodaeth Sifil i gynnwys dyletswyddau megis gorfodaeth baw cŵn a chynllunio.

 

Awgrymodd y Pennaeth Cyllid y gellid rhoi sylw i’r sefyllfa oriau a gweithio’n unig ynghyd â dyletswyddau amgen i’r Swyddogion Gorfodaeth Sifil yn  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 7.

Cyflwyno adroddiad yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg a’r Rheolwr Archwilio.

Cyflwynwyd adroddiad yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg a’r Rheolwr Archwilio.

 

Nododd yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg bod Safonau Archwilio Mewnol yn y Sector Gyhoeddus yn gofyn iddo gyflwyno barn yn flynyddol ar fframwaith reolaeth fewnol y Cyngor.  Ar sail y gwaith a gwblhawyd yn ystod 2014/15, roedd y swyddog yn fodlon bod gan Gyngor Gwynedd fframwaith cadarn o reolaeth fewnol.  

 

Adroddwyd bod 87 allan o 91 archwiliad a oedd yng nghynllun archwilio addasedig terfynol archwilio mewnol wedi eu cwblhau erbyn 31 Mawrth 2015 sef 95.6% o’r cynllun, yn erbyn uchelgais perfformiad o 95% ar gyfer 2014/15.

 

Nodwyd bod y Gweithgor Gwella Rheolaethau, a gyflwynwyd yn ystod 2013/14, wedi parhau gyda’i waith o gryfhau trefniadau’r Cyngor i ymateb i adroddiadau archwilio mewnol.

 

Nododd yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg y cafwyd trafodaethau â’r swyddogion perthnasol yn dilyn cyflwyno cynllun archwilio mewnol drafft ar gyfer 2015/16 i’r pwyllgor hwn yn y cyfarfod diwethaf ar 17 Chwefror ac y gwelir y cynllun terfynol fel Atodiad 3 i’r adroddiad.

 

Tynnwyd sylw bod uchelgais 3 o fesurau perfformiad Archwilio Mewnol ar gyfer 2015/16 wedi eu gostwng am y rhesymau canlynol:

·        Gwir ddyddiau archwilio a ddarparwyd i Gyngor Gwynedd. Nifer yr archwilwyr wedi lleihau o 10 yn 2014/15 i 7 yn 2015/16. Hyn wedi ei gytuno gan y Cyngor fel rhan o’r cynlluniau arbedion effeithlonrwydd.

·        Gwir ddyddiau archwilio a ddarparwyd i gwsmeriaid allanol. Daeth cytundeb gwasanaeth gyda Grŵp Cynefin i ben, ac nid oes sicrwydd y llwyddir i ennill cytundeb gyda chwsmer allanol yn ei le.

·        Canran o’r archwiliadau mewnol sydd yn cyrraedd barn “B” neu well. Wrth i nifer staff y Cyngor gael ei dorri, mae’n ddisgwyliedig y bydd rhai rheolaethau mewnol yn gwanhau. Fodd bynnag, disgwylir mai gostyngiad dros dro fydd hyn, cyn y bydd egwyddorion Ffordd Gwynedd yn datblygu o fewn holl wasanaethau’r Cyngor.

 

Nododd aelod yng nghyswllt archwiliad ‘Defnydd Ymgynghorwyr’ a gynhelir yn 2015/16, y dylid ystyried sut y penodir ymgynghorwyr, eu perthynas â swyddogion a sicrhau bod y drefn benodi yn cydymffurfio â safonau OJEC. Mewn ymateb i’r sylw, nododd yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg bod y gwaith wedi ei gychwyn ac oes oedd gan aelod unrhyw bryder o ran penodiad ymgynghorydd yna dylent gysylltu efo’r Rheolwr Archwilio.

 

Mewn ymateb i sylw gan aelod parthed y nifer o ddyddiau a nodwyd ar gyfer cynnal yr archwiliad ‘Y Fenter Twyll Genedlaethol’, nododd yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg bod y fenter o gymharu data cyrff cyhoeddus er mwyn atal twyll yn rhedeg ers sawl blwyddyn a bod mwy o ymrwymiad amser i Archwilio Mewnol yn 2015/16 nag mewn blynyddoedd blaenorol gan fod yr Uned Atal Twyll Budd-dal wedi trosglwyddo i’r Adran Gwaith a

Phensiynau (DWP) ers Tachwedd 2014.

 

Mewn ymateb i sylw yng nghyswllt erthygl yn y Daily Post yn ddiweddar yn nodi bod y Cyngor wedi dileu dyledion o £428,606 ar ôl gordalu £1,748,740  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 8.

Cyflwyno adroddiad yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg.

Gosodwyd cefndir a chyd-destun i’r adroddiad gan yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg.

 

         Amlygwyd newidiadau i sgoriau impact ac effeithiolrwydd rhai elfennau o’r fframwaith llywodraethu ers 2014 a wnaed gan y Grŵp Asesu Trefniadau Llywodraethu.

 

         Mewn ymateb i ymholiad gan aelod parthed newid sgôr impact Cydraddoldeb o 6 i 7 a’i sgôr effeithiolrwydd o 7 i 6, eglurodd yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg fod y sgôr impact wedi cynyddu oherwydd gall y gyfundrefn toriadau effeithio rai carfannau yn waeth na’i gilydd. Yn dilyn enghreifftiau o Adolygiadau Barnwrol yn Lloegr oherwydd nad oedd asesiadau effaith cydraddoldeb wedi eu cynnal wrth dorri gwasanaethau, roedd y sgôr effeithiolrwydd wedi lleihau gan fod angen sicrhau bod asesiadau effaith Cydraddoldeb yn cael eu cynnal yn fwy  cyson.

 

         Mewn ymateb i sylw gan aelod parthed y Pwyllgor Archwilio, nodwyd bod y Pwyllgor yn parhau i ddatblygu ei allu i ymdrin â’r cyfrifoldebau newydd a ddaeth i’w ran gyda Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 a gobeithir y gellir cynyddu ei sgôr blwyddyn nesaf.

 

         Nododd aelod bod angen edrych ar werthoedd y Cyngor ac ystyried y mesurau perfformiad a’u haddasrwydd. Mewn ymateb, nododd yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg fel rhan o adolygiadau Ffordd Gwynedd, sef rhoi pobl Gwynedd yn ganolog i bob penderfyniad, ceisir dod i gasgliad os yw’r gwerthoedd yn fyw yng ngweithrediadau’r Cyngor a bod hyn mae’r Cyngor yn ei wneud yn cyflawni’r prif bwrpas o roi dinasyddion yn y canol. 

 

         PENDERFYNWYD:

(a)    cymeradwyo’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol, yn ymgorffori Datganiad Rheolaeth Fewnol Cyngor Gwynedd ar gyfer blwyddyn ariannol 2014/15;

(b)   argymell bod Arweinydd y Cyngor a’r Prif Weithredwr yn arwyddo’r datganiad.

 

Cyflwyno adroddiad yr archwiliwr allanol.

          Cyflwynwyd yr adroddiad gan Amanda Hughes a Huw Lloyd Jones o Swyddfa Archwilio Cymru (SAC), eglurwyd y cynhwysir eleni manylion Archwiliad Ariannol ynghyd â’r Archwiliad Perfformiad a gynhelir gan SAC ym mlwyddyn ariannol 2015/16 yn y cynllun gerbron.

 

          Amlygwyd y prif risgiau archwilio ariannol gan nodi bod nifer o’r risgiau yn berthnasol i holl Awdurdodau Lleol gyda rhai yn benodol ar gyfer Cyngor Gwynedd.

 

          Manylwyd ar fanylion yr Archwiliad Perfformiad, nodwyd yr argymhellir cyflwyno adroddiad i’r Pwyllgor yng nghyswllt gwaith dilynol a wneir gan SAC i asesu’r cynnydd a wnaed o ran gweithredu argymhellion o waith blaenorol.  

 

          Ychwanegwyd yr asesir yn ogystal ymateb y Cyngor i adroddiadau cenedlaethol.

 

          Nododd y Pennaeth Cyllid bod nifer o’r risgiau a amlygwyd ddim yn risgiau penodol i’r Cyngor hwn ond yn risgiau cyffredinol yn y cyd-destun Cymreig. Adroddodd yng nghyswllt adroddiadau cenedlaethol bod y Cyngor yn ceisio ymateb i’r her, a chyflwynir adroddiad gerbron cyfarfod nesaf y Pwyllgor ar 16 Gorffennaf, parthed archwiliad SAC ‘Ymateb i Bwysau Ariannol Sylweddol’.

 

          Mewn ymateb i sylwadau gan aelod, nodwyd mai rôl y Pwyllgor yw argyhoeddi ei hun bod argymhellion archwiliadau allanol yn derbyn sylw ac y gweithredir arnynt. Ychwanegwyd yr adroddir ar archwiliadau allanol yn rheolaidd i’r Pwyllgor.

 

          PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.

 

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Adroddwyd y derbyniwyd llythyr gan SAC yn gwneud ymholiadau archwilio safonol yn unol â’r gofynion a nodwyd o dan Safonau Archwilio Rhyngwladol (ISA 240, ISA 250 ac ISA 550).

 

         Tynnwyd sylw at ymateb drafft i’r llythyr a luniwyd gan Gadeirydd y Pwyllgor ynghyd ag uwch reolaeth yr Adran Gyllid. Tywyswyd yr aelodau trwy’r ymateb drafft a rhoddwyd cyfle iddynt wneud sylwadau ar y cynnwys.

 

         PENDERFYNWYD cymeradwyo cynnwys Atodiad A i’w gyflwyno i Swyddfa Archwilio Cymru.

 

 

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Gosodwyd cefndir a chyd-destun i’r adroddiad gan yr Uwch Reolwr Cyllid, gan nodi y cyflwynir yr adroddiad ynghyd â phenderfyniadau perthnasol cyfarfod 2 Mehefin o’r Cabinet gerbron ar gais y Cadeirydd.            

 

         Tynnwyd sylw bod y Cabinet wedi cymeradwyo’r trosglwyddiadau ariannol canlynol fel rhan o’u penderfyniadau:

·        Gan fod y lefel o danwariant caniateir i’w gario ymlaen wedi’i gyfyngu i (£100k), cadarnhau fod y (£255k) sy’n weddill o’r Adran Plant i’w ryddhau a’i ail-gylchu ar gyfer delio gyda diffyg mewn adran arall.

·        Clirio gorwariant yr Adran Oedolion, a'i ariannu drwy:-

Ø  all gyfeirio tanwariant (£255k) roedd uwchben y trothwy (£100k);

Ø  defnyddio (£113k) o falansau cyffredinol.

·        Defnyddio (£235k) pellach o'r balansau cyffredinol er mwyn clirio’r diffyg net ar benawdau ‘Corfforaethol’.

 

Nodwyd bod perfformiad 2014/15 yr adrannau unigol yn dda iawn mewn adeg o gynilo ariannol.

 

Adroddwyd bod y cyfrifon ar gyfer blwyddyn ariannol 2014/15 wedi eu cwblhau a’u hanfon i

SAC a chyflwynir y datganiadau statudol i’r Pwyllgor yn ei gyfarfod nesaf.

 

PENDERFYNWYD nodi’r sefyllfa a’r risgiau perthnasol yng nghyswllt cyllidebau’r Cyngor a’i adrannau.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Cyllid yng nghyswllt trosglwyddo arian o reserfau y Cyngor a chymeradwyo Polisi’r Cyngor ar Gronfeydd a ystyriwyd gan Gabinet y Cyngor ar 23 Mehefin 2015. Dosbarthwyd Taflen Benderfyniad y Cabinet yn y cyfarfod a ymhelaethwyd ar ei gynnwys.

 

         Tynnwyd sylw bod gan y Prif Swyddog Cyllid gyfrifoldeb personol statudol (dan Adran 25 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2003) i sicrhau stiwardiaeth briodol o gronfeydd, nodwyd y cynhelir adolygiad parhaus o’u digonolrwydd a’i defnydd.

 

         Nodwyd y cymeradwyodd y Cabinet, oherwydd yr her ariannol sylweddol sy’n wynebu’r Cyngor yn ystod 2015/16 - 2017/18, i ildio o amrywiol gronfeydd yn dilyn adolygiad a throsglwyddo £2,986,685 i’r Gronfa Ddiswyddo, a £1,500,000 i’r Gronfa Trawsffurfio / Buddsoddi i Arbed.

 

Mewn ymateb i sylw gan aelod y byddai balansau cyffredinol y Cyngor yn gostwng i tua £4m erbyn 31 Mawrth 2016, nododd y Pennaeth Cyllid ni ddylir defnyddio balansau cyffredinol yn rheolaidd er mwyn ariannu gwariant parhaus, ond bod yr arfer o bontio yn arfer da yn wyneb y bwlch ariannol sylweddol er mwyn cael amser i ystyried a blaenoriaethu toriadau yn ystod 2015/16 mewn modd cynhwysol.

 

Nododd aelod bod angen sicrhau nad oedd lefel y reserfau yn mynd yn rhy isel, cytunodd y Pennaeth Cyllid gan nodi y disgwylir i gyllideb 2016/17 beidio dibynnu ar ddefnydd o falansau.

 

Mewn ymateb i sylw gan aelod parthed reserfau ysgolion, nodwyd bod y reserfau o dan reolaeth Llywodraethwyr. Ychwanegwyd bod canllawiau pendant mewn lle ar gyfer ysgolion gyda monitro ac adolygu cyson o’r sefyllfa a rhoddir pwysau cynyddol gan yr Adran Addysg ar ysgolion gyda reserfau rhy uchel i’w defnyddio ar gyfer addysg y disgyblion.

 

PENDERFYNWYD nodi’r sefyllfa a’r risgiau yng nghyswllt cronfeydd y Cyngor, gan gefnogi’r polisi perthnasol.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cyflwynodd yr Uwch Reolwr Cyllid adroddiad yng nghyswllt cyfrifon terfynol Harbyrau Gwynedd am y flwyddyn 2014/15 yn unol â’r gofynion statudol o dan Ddeddf Harbyrau 1964. Nodwyd yr ystyrir Harbyrau Gwynedd yn gorff llywodraethol bach, gan fod trosiant yn is na £2.5m, ac o’r herwydd bod cwblhau ffurflen swyddogol flynyddol ar gyfer SAC yn cwrdd â’r gofynion statudol.

          

PENDERFYNWYD derbyn a chymeradwyo’r wybodaeth yn yr atodiadau, sef -

·         Cyfrif Incwm a Gwariant Refeniw 2014/15; a

·         Ffurflen Swyddogol Flynyddol ar gyfer Archwiliad 2014/15.