Lleoliad: Cyfarfod Rhithiol / Virtual Meeting. Gweld cyfarwyddiadau
Cyswllt: Lowri Haf Evans 01286 679878
Rhif | eitem | ||
---|---|---|---|
YMDDIHEURIADAU I dderbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb Cofnod: Derbyniwyd ymddiheuriad gan y Cynghorydd Aled Evans a'r Cynghorydd Medwyn Hughes |
|||
DATGAN BUDDIANT PERSONOL I dderbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol Cofnod: Ni dderbyniwyd datganiad o fuddiant personol gan unrhyw aelod oedd yn bresennol. |
|||
MATERION BRYS Nodi unrhyw eitemau
sy’n fater brys ym marn y cadeirydd fel y gellir eu hystyried. Cofnod: Dim i’w nodi. |
|||
Bydd y Cadeirydd yn
cynnig y dylid llofnodi cofnodion cyfarfod o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd 15fed
o Hydref 2020 fel rhai cywir Cofnod: Llofnododd y Cadeirydd gofnodion
y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 15 Hydref, 2020 fel rhai
cywir. |
|||
LLYTHYRAU GAN ARCHWILYDD CYFFREDINOL CYMRU PDF 257 KB
Dogfennau ychwanegol:
Penderfyniad: Derbyn yr adroddiad, gan
nodi llythyrau'r Archwilydd Cyffredinol a safbwynt awdurdodau lleol a Bwrdd
Iechyd y Rhanbarth. Cofnod: Cyflwynwyd adroddiad gan y Pennaeth Cyllid yn tynnu sylw’r
Aelodau at ddau lythyr a gyflwynwyd gan Archwilydd Cyffredinol Cymru yn dilyn
derbyn sylwadau ôl archwiliad o adroddiadau lleol, ar ofal preswyl
a nyrsio yng Ngogledd Cymru (yn benodol yng
nghynghorau Conwy a Sir Ddinbych).
Amlygwyd, er mai trefniadau lleol Conwy a Sir Ddinbych oedd yn cael
eu trafod, roedd gan Archwilio Cymru bryderon ynglŷn
â datrysiad pragmataidd rhanbarth Gogledd Cymru i’r her o sefydlu cronfa gyfun i ariannu
lleoedd i bobl hŷn mewn
cartrefi gofal. Eglurwyd mai partneriaeth
oedd y gronfa gyfun ranbarthol rhwng chwe Cyngor Gogledd Cymru a Bwrdd Iechyd Prifysgol
Betsi Cadwaladr (BIPBC). Roedd gan y bartneriaeth
ranbarthol bryderon ynglŷn ag atebolrwydd cronfa gyfun ehangach,
ac wedi sefydlu trefn risg isel,
ond roedd Archwilio Cymru yn nodi
nad oedd y drefn
gyfredol yn cynnig gwerth am arian nac yn
sicrhau’r manteision a fwriadwyd drwy gronfa gyfun. Nododd Cynrychiolydd Archwilio Cymru bod y Gronfa wedi ei sefydlu
mewn ymateb i ofynion Deddf
Gwasanaethau Cymdeithasol a
Llesiant (Cymru 2014) gyda Sir Ddinbych yn arwain ar
weinyddu’r Gronfa. Ategwyd bod costau gweinyddu’r gronfa oddeutu £20k, ac nad
oedd trosglwyddo arian yn ôl
ac ymlaen rhwng y partneriaid rhanbarthol yn cynnig budd
i ddefnyddiwr gwasanaeth nac yn ddefnydd da o arian cyhoeddus. Mewn ymateb, nododd y Pennaeth Cyllid bod y trefniant yn caniatáu
i awdurdodau lleol gydymffurfio â gofynion y Ddeddf ac adnabod maint gweithrediad
perthnasol ar draws y rhanbarth. Amlygodd ei fod yn
fodlon bod y trefniant yn isafu’r risg,
a bod buddion ehangach yn deillio o’r
cyfraniad i rôl Sir Ddinbych. Ategodd bod trysoryddion y rhanbarth ynghyd a thrysorydd BIPBC yn cyfarfod 30/11/20 i drafod ymhellach. Ategodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol bod cynnwys y gofynion rhanbarthol yn y Ddeddf yn gamsyniad,
ac na fyddai
ymestyn y cronfa gyfun yn sicrhau
manteision i ddefnyddwyr gwasanaeth. Awgrymodd mai cronfeydd
lleol fyddai’r dull gorau, gyda hyblygrwydd
i ymateb i’r angen yng
Ngwynedd, tra dylai’r gweithdrefnau rhanbarthol gcanolbwyntio ar fframweithiau a strwythurau. Ategodd yr Aelod Cabinet byddai ymestyn trefniadau’r gronfa gyfun yn uchafu
risg o golli rheolaeth a bod angen diogelu trethdalwyr Gwynedd. Diolchwyd am
yr adroddiad Mewn ymateb i gwestiwn
ynglŷn â beth fyddai goblygiadau peidio cydymffurfio a gofynion y Ddeddf, nodwyd bod rhanbarth y gogledd wedi penderfynu
ar gyfyngu’r gweithrediad wrth gydymffurfio â’r Ddeddf. Mewn ymateb i gwestiwn
ynglŷn â rôl y Bwrdd Iechyd, eglurwyd
bod BIPBC yn rhoi cyfraniad ar draws y rhanbarth i gyllideb
gofal nyrsio. Yn ystod y drafodaeth, codwyd y materion a ganlyn gan aelodau:- ·
Nad y Ddeddf yw’r strwythur orau ar gyfer llywodraethu’r arian ·
Bod
y ddeddfwriaeth yn enghraifft o ddiffyg y Llywodraeth i wrando ar sylwadau /
barn awdurdodau lleol ·
Bod swyddogion yn gwneud y lleiafswm
posib i gydymffurfio
gyda threfniant diangen · Nad yw’r Llywodraeth wedi datgan yn glir beth yw'r bwriad o gyfuno'r ... gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 5. |
|||
RHEOLAETH TRYSORLYS 2019/20 - ADOLYGIAD CANOL BLWYDDYN PDF 392 KB I ystyried yr
adroddiad Penderfyniad: Derbyn yr adroddiad Cofnod: Cyflwynwyd adroddiad gan y Pennaeth Cyllid mewn ymateb i’r
Cod Ymarfer CIPFA sydd yn argymell y dylid
cynhyrchu adroddiad ar wir weithgarwch
Rheolaeth Trysorlys y
Cyngor yn ystod y flwyddyn ariannol gyfredol. Adroddwyd, er gwaethaf effaith
covid 19 rhwng cyfnod 1 Ebrill a 30 Medi 2020, bod gweithgarwch buddsoddi’r Cyngor o fewn y cyfyngiadau a osodwyd
yn wreiddiol. Nodwyd nad
oedd unrhyw fanciau lle'r oedd
y Cyngor wedi adnau arian wedi methu
ad-dalu. Amcangyfrifwyd byddai gwir incwm
buddsoddi’r Cyngor yn is na’r incwm disgwyliedig
yng nghyllideb 2020/21. Cyfeiriwyd
at y Strategaeth Fenthyca ynghyd a rhoi diweddariad
byr ar y Gyfradd Sicrwydd Bwrdd Benthyciadau Gwaith Cyhoeddus (PWLB). Ategwyd bod y PWLB yn lansio ymgynghoriad eang mewn ymateb
i newidiadau sylweddol i’w polisi.
Yng nghyd-destun gweithgareddau
buddsoddi adroddwyd bod y Cyngor, ers mis Ebrill wedi derbyn arian gan
Lywodraeth Cymru i gefnogi busnesau bach a chanolig yn ystod y pandemig trwy gynlluniau grant. Derbyniwyd £62m, wedi’i
fuddsoddi dros dro mewn offerynnau hylif byr-ddyddiedig fel cyfrifon galw a
Chronfeydd Marchnad Arian. Talwyd £59m erbyn diwedd mis Medi. Yn ystod y 6 mis, roedd balans
buddsoddiadau'r Cyngor yn amrywio rhwng £49.6 a £110.4 miliwn oherwydd
gwahaniaethau amseru rhwng incwm a gwariant. Ategwyd mai prif amcan y Cyngor yw
buddsoddi’r arian yn ddarbodus gan daro cydbwysedd rhwng risg ac enillion. Adroddwyd
bod rhagolygon economaidd ar gyfer cyfraddau
llog wedi newid yn llwyr
gyda dyfodiad y pandemig byd-eang. Y gyfradd llog ar
gyfartaledd a dderbyniwyd ar falansau tymor
byr oedd 0.07% yn ystod y cyfnod
o chwe mis hyd at 30 Medi 2020, gyda buddsoddiadau mwy diweddar yn
cael eu gwneud
mor isel
â 0.01%. Gosodwyd y dangosydd
hwn pan oedd y gyfradd sylfaenol yn 0.75% ac felly mae’n rhesymol bod cynnydd o 1% yn cael cymaint
o effaith, ynghyd a’r effaith ddifrifol
y mae’r pandemig wedi ei gael
ar enillion buddsoddiadau. ` Eglurwyd
bod y rhagolygon economaidd byd-eang tymor canolig yn wan. Er bod y cyfyngiadau
cloi cychwynnol llym wedi lleddfu, nid yw coronafirws
wedi’i atal ac mae ail donnau wedi ysgogi mesurau mwy cyfyngol ar sail
ranbarthol a chenedlaethol. Bydd y cyfyngiadau hyn yn parhau i gael effaith ar weithgareddeu arferol hyd nes bod brechlyn effeithiol yn
cael ei gynhyrchu a’i ddosbarthu. Diolchwyd am
yr adroddiad ac am y gwaith o reoli’r trysorlys mewn cyfnod heriol ac ansicr. Mewn ymateb i gwestiwn
ynglŷn â’r posibilrwydd o orfod talu banciau i
edrych ar ôl ein cronfeydd,
nodwyd bod hyn yn bosibilrwydd, ond er bod y sefyllfa
wedi ei osgoi
hyd yma, ni ddylid
diystyru cyfraddau banc negyddol i’r
dyfodol. PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad |
|||
TREFNIADAU GWRTH DWYLL, GWRTH LYGREDIGAETH A GWRTH LWGRWOBRWYO PDF 444 KB I ystyried yr adroddiad sydd yn diweddaru’r pwyllgor am drefniadau atal
twyll ac atal llygredd y cyngor, a’r cynnydd ar y rhaglen waith am y tair
blynedd nesaf Penderfyniad: Derbyn yr adroddiad hwn fel diweddariad ar y camau y mae’r Cyngor yn eu
cymryd yn y maes gwrth-dwyll a gwrthlygredd Cofnod: Cyflwynwyd adroddiad
gan y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol (Refeniw a Risg) yn diweddaru’r Pwyllgor ar
drefniadau atal twyll ac atal llygredd y Cyngor ynghyd a chynnydd ar y rhaglen
waith am y tair blynedd nesaf. Atgoffwyd yr Aelodau bod rhaglen waith
Strategaeth Gwrth-dwyll, Gwrthlygredd a Gwrth
Lwgrwobrwyo Cyngor Gwynedd ar gyfer 2019 - 2022 wedi ei mabwysiadu gan y
Pwyllgor ar y 14eg o Chwefror 2019. Nodwyd bod y Strategaeth yn cynnwys wyth o weithrediadau y dylid eu cyflwyno yn
ystod y tair blynedd er mwyn
cryfhau trefniadau gwrth-dwyll y Cyngor o fewn yr adnoddau sydd
ar gael. Amlygwyd nad oedd
swyddogion y Cyngor yn ymchwilio i honiadau
o dwyll yn ei erbyn ar
hyn o bryd. Tynnwyd sylw at adnabod risgiau newydd gan gyfeirio ar
y gweithrediad i gynnal gweithdai rheolaidd o swyddogion perthnasol i drafod
materion sy'n codi, risgiau ymddangosol
a rhannu arferion da. Cyflwynwyd cynllun i’r Pwyllgor yn
fis Gorffennaf oedd yn cynnwys
archwiliadau penodol sy’n ymateb i
feysydd a allai fod yn
destun twyll yn sgil yr
argyfwng. Adroddwyd mai un o effeithiau'r
argyfwng oedd y cynnydd mewn cyfleon
twyll a sgamiau, a bod rhywun yn dod
yn fwy ymwybodol
o’r materion hyn o fod yn
gweithio o adre drwy brofi cynifer
o alwadau ffôn twyllodrus sy’n cael eu gwneud
i gartrefi. O geisio ymchwilio i dwyll gostyngiad
Treth Cyngor nodwyd, er y bwriad o gynnal
cyfweliadau twyll, nid oedd yr
amgylchiadau eleni wedi caniatáu i
gamau pellach gael eu cymryd fel y disgwyliwyd
gan nad oedd
yr argyfwng iechyd cyhoeddus wedi caniatau cynnal
cyflweliadau ffurfiol ayb. Yng nghyd-destun defnyddio data, cyfeiriwyd at y gweithrediad i asesu’r posibilrwydd
o ddefnyddio data’n well er mwyn adnabod
ac ymchwilio i dwyll. Nodwyd bod Cyngor Gwynedd yn
cydweithio â chwmni Datatank i ddarparu
gwaith parhaus o adolygu’r disgownt person sengl a roddir i gyfrifon Treth
Cyngor. Mae ceisiadau
ffug am y disgownt yma ymysg y twyll
mwyaf cyffredin yn genedlaethol. Diolchwyd am yr adroddiad Mewn ymateb i gwestiwn
ynglŷn â thaliadau ffyrlo, nodwyd bod nifer o geisiadau ffyrlo ffug wedi
eu cyflwyno ar draws Prydain. Ategwyd y byddai’r Uned Archwilio yn ymchwilio i
faterion a fyddai’n ymwneud ag unrhyw
geisiadau twyllodrus sy’n cael eu
cyflwyno i’r Cyngor. PENDERFYNWYD: Derbyn yr adroddiad
hwn fel diweddariad
ar y camau y mae’r Cyngor yn eu cymryd yn
y maes gwrth-dwyll
a gwrthlygredd |
|||
TREFNIADAU RHEOLI RISG PDF 280 KB I ystyried yr adroddiad sydd yn rhoi diweddariad i’r
pwyllgor archwilio a llywodraethu am drefniadau rheoli risg y cyngor Penderfyniad: Derbyn yr adroddiad fel
diweddariad ar y camau y mae’r Cyngor yn eu cymryd i sicrhau fod cofrestr risg
gyflawn yn ei le. Cofnod: Cyflwynwyd adroddiad gan y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol (Refeniw a Risg) yn diweddaru’r Pwyllgor ar ddatblygiadau
i’r trefniadau rheoli risg, y camau gweithredu nesaf ac i ystyried
os yw’r ymateb
yn mynd i’r
afael a’r materion a godwyd yn llythyr yr
Archwilwyr. Atgoffwyd yr Aelodau mai un o gyfrifoldebau statudol y Pwyllgor yw adolygu
ac asesu trefniadau’r Awdurdod ar gyfer
rheoli risgiau, rheolaeth fewnol a llywodraethu corfforaethol, yn unol â Rhan
81 (1)(c) Mesur Llywodraeth
Lleol (Cymru) 2011. Eglurwyd bod
y gofrestr risg yn ddogfen fyw
ac yn cael ei diweddaru’n briodol er mwyn
adlewyrchu gwir sefyllfa’r Cyngor. Cydnabuwyd yn y gorffennol y gwelwyd gweithgareddau achlysurol mewn ymateb i gais
i ddiweddaru’r gofrestr, ond erbyn
hyn mae’r mater yn cael sylw
llawer mwy cyson sydd yn
arwydd bod Rheolwyr wedi dechrau gweld
diweddaru’r gofrestr fel rhywbeth naturiol.
Ategwyd hefyd y byddai cynnwys y gofrestr risg a'r
cynnydd a wneir i fynd i'r
afael a'r materion sydd angen
sylw, yn chwarae rhan ganolog
mewn cyfarfodydd adolygu perfformiad yn y dyfodol. Diolchwyd
am yr adroddiad a mynegwyd bod y gofrestr yn amlygu neges bositif bod trefniant
yn ei le Mewn ymateb i sylw
ynglŷn â chofnodi'r pandemig fel risg
newydd ac y dylid adnabod y gwersi a ddysgwyd o’r argyfwng,
nodwyd bod y gofrestr yn arf ar
gyfer blaenoriaethu, a derbyniwyd y sylw bod angen amlygu hyn
yn yr adroddiad. Derbyn yr adroddiad fel
diweddariad ar y camau y mae’r Cyngor yn eu cymryd i sicrhau fod cofrestr risg
gyflawn yn ei le. |
|||
CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL PDF 417 KB I ystyried adroddiad y Rheolwr Archwilio Penderfyniad:
Cofnod: Cyflwynwyd adroddiad gan y Rheolwr Archwilio
yn diweddaru’r Pwyllgor ar y sefyllfa
gyfredol o ran cwblhau’r Cynllun Archwilio Mewnol 2020/21. Amlygwyd
bod 38 archwiliad unigol wedi ei rhaglennu ar
gyfer y flwyddyn gyda gwir gyrhaeddiad
ar gyfer 31/10/20 yn 18.42% - allan o’r 38 archwiliad roedd 7 wedi ei
rhyddhau yn derfynol / cwblhau. Mewn ymateb, i’r
argyfwng covid-19, nodwyd,
bod rhai o swyddogion yr Uned Archwilio wedi cael eu trosglwyddo
i’r Gwasanaeth Refeniw i gefnogi’r gwasanaeth
i weinyddu grantiau busnes Llywodraeth Cymru. Diolchwyd
am yr adroddiad Mewn ymateb i gwestiwn
ynglŷn â goblygiadau cwblhau llai o archwiliadau na’r hyn a gynlluniwyd, amlygodd y Rheolwr Archwilio bod angen addasu’r ffordd o gynnal archwiliadau. Derbyniwyd bod cynnal archwiliadau yn anodd yn yr
hinsawdd bresennol, ond ymddengys tuedd
gan wasanaeth o beidio â gweithredu oherwydd gofynion ychwanegol o ganlyniad i’r argyfwng. Ategwyd
bod angen rhoi cyfarwyddyd i swyddogion
gydweithredu, ond pwysleisio na
fyddai’r gwaith yn amharu ar
swyddogion allweddol. Mewn ymateb i gwestiwn
ynglŷn â sut mae’r uned yn
goresgyn y cyfyngiad o fynd ar safle,
mynegwyd bod yr Uned yn ceisio
osgoi ymchwiliadau lle mae angen mynd a’r
safle gyda nifer bellach yn
cael eu cynnal
drwy gyfrwng Teams a thystiolaeth yn cael ei dderbyn
drwy e-byst. Amlygwyd bod risg o fethu darparu sicrwydd
a mynegwyd bod yr Uned yn ceisio
cydweithio gyda gwasanaethau i geisio gwneud pethau
mor rhwydd â phosib i swyddogion
weithredu. PENDERFYNWYD ·
Derbyn yr wybodaeth, gan nodi’r cynnwys fel diweddariad o gynnydd yn erbyn
cynllun archwilio 2020/21 ·
Cefnogi’r Uned Archwilio i ddwyn perswâd rhesymol ar Adrannau fel bod modd
parhau i gynnal y gwaith yn briodol o dan yr amodau |
|||
ADRODDIAD Y GWEITHGOR GWELLA RHEOLAETHAU PDF 442 KB I adrodd ar y cyfarfod a
gynhaliwyd 10fed o Dachwedd 2020 Penderfyniad: Derbyn yr wybodaeth Cofnod: Cyflwynwyd adroddiad gan Gadeirydd
y Pwyllgor yn adrodd ar gyfarfod
a gynhaliwyd 10/11/2020 i drafod yr archwiliad
‘Goramser’ mewn ymateb i benderfyniad
y Pwyllgor (30/07/20) i alw Pennaeth Priffyrdd
a Bwrdeistrefol i gyfarfod y Gweithgor Gwella Rheolaethau i drafod y mater ymhellach. Derbyniwyd, er bod rheolaethau mewn lle bod angen
gwella cydymffurfiaeth â’r rheolaethau a /neu gyflwyno rheolaethau
newydd i leihau’r risgiau mae’r gwasanaeth yn agored iddynt. Mynegodd y Rheolwr Archwilio nad oedd y polisi cyfredol yn synhwyrol o ran
talu goramser –gellid talu am oramser os yw’r gwaith wedi ei gynllunio o flaen
llawn (rhaglenedig) ond dim ar gyfer gwaith heb ei gynllunio (unplanned). Ategodd os oedd Rheolwyr yn ymwybodol o unrhyw
waith rhaglenedig, yna nad oedd rhesymeg pam na allai hynny gael ei raglennu i
raglen waith arferol y gwasanaeth a bod taliadau goramser i’w talu ar gyfer
argyfyngau yn unig. Adroddwyd bod y Rheolwr Ymgynghorol Gwasanaethau Adnoddau Dynol wedi nodi
bod y polisi wedi ei sefydlu beth amser yn ôl a bod angen ail-ymweld â’r polisi
a’r trefniadau goramser yn gorfforaethol. Datganwyd bod prosiect eisoes ar y
gweill. Deilliant y cyfarfod oedd i’r
Pennaeth Priffyrdd a Bwrdeistrefol ail-ymweld â’r cynllun gweithredu
gan ei ddiweddaru
o safbwynt dyddiadau gweithredu. Nodwyd bod y drafodaeth wedi bod yn fuddiol. PENDERFYNWYD derbyn yr
wybodaeth |
|||
CYNNYRCH ARCHWILIO MEWNOL PDF 426 KB Ystyried yr adroddiad sydd yn amlinellu gwaith
archwilio mewnol am y cyfnod hyd at 31 Hydref 2020 Penderfyniad: Derbyn yr adroddiad hwn ar
waith Archwilio Mewnol am y cyfnod o 1 Ebrill 2020 hyd at 31 Hydref 2020 a
chefnogi’r gweithrediadau cytunedig sydd eisoes wedi’u cyflwyno i reolwyr y
gwasanaethau perthnasol. Cofnod: Cyflwynwyd, er gwybodaeth, adroddiad gan y Rheolwr Archwilio yn diweddaru’r Pwyllgor ar waith
archwilio mewnol am y cyfnod hyd 31 Hydref
2020. Amlygwyd bod 10 o archwiliadau’r
cynllun wedi eu cwblhau. Yn ogystal gwnaethpwyd gwaith ar archwiliad
“Datganiadau Cyflogaeth”. Bwriad yr archwiliad
oedd gwirio bod cymal ynglŷn â hyfforddiant statudol megis diogelu wedi
ei gynnwys yn natganiadau cyflogaeth holl staff y Cyngor er mwyn atgyfnerthu’r
pwysigrwydd bod y cyfrifoldeb
yn berthnasol i bawb. Detholwyd
sampl o 40 aelod o staff ar draws y Cyngor oedd yn newydd i’w
swydd ers mis Ionawr 2020 a gwriwyd eu datganiadau
cyflogaeth a chofnodion hyfforddiant. Darganfuwyd nad oedd
y cymal wedi ei gynnwys mewn
unrhyw un o’r datganiadau cyflogaeth a ddetholwyd. Cysylltwyd â’r Gwasanaeth Adnoddau Dynol (Adran Cefnogaeth Gorfforaethol), a cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaethau Ymgynghorol Adnoddau Dynol nad
oedd gwaith wedi ei wneud
i gynnwys y cymal oherwydd bod amgylchiadau Covid-19 wedi amharu ar gyflawni
hynny. I’r perwyl hyn, penderfynwyd
peidio dyrannu lefel sicrwydd ond i’r Gwasanaeth
Archwilio Mewnol ail-ymweld â’r maes yn ystod
chwater 4 2020/21, gan ddethol sampl newydd
o aelodau o staff. Bydd y darganfyddaidau yn cael eu hadrodd
i’r pwyllgor. PENDERFYNWYD Derbyn yr adroddiad hwn
ar waith Archwilio Mewnol am y cyfnod o 1 Ebrill 2020 hyd at 31 Hydref 2020 a
chefnogi’r gweithrediadau cytunedig sydd eisoes wedi’u cyflwyno i reolwyr y
gwasanaethau perthnasol. |