skip to main content

Rhaglen a chofnodion

Lleoliad: Siambr Hywel Dda, Swyddfa'r Cyngor, Caernarfon LL55 1SH

Cyswllt: Bethan Adams  01286 679020

Eitemau
Rhif eitem

1.

YMDDIHEURIADAU

Derbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

Cofnod:

Y Cynghorwyr Stephen Churchman ac Alan Jones Evans.

2.

DATGAN BUDDIANT PERSONOL

Derbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol.

Cofnod:

Ni dderbyniwyd datganiad o fuddiant personol gan unrhyw aelod oedd yn bresennol.

3.

MATERION BRYS

Ystyried unrhyw fater arall sydd yn teilyngu sylw brys ym marn y Cadeirydd.

Cofnod:

Cyfeiriodd yr Aelod Cabinet Cyllid at erthygl ddiweddar ym mhapur newydd y Daily Post, a oedd yn nodi bod y Cyngor ddim wedi casglu £3.8m o ôl-ddyledion treth. Eglurodd bod y swm yn cynnwys ôl-ddyledion treth am gyfnod o oddeutu 5 mlynedd a bod yr erthygl yn camddehongli’r wybodaeth. Nododd bod swm y dreth a gasglir yn flynyddol gan y Cyngor ymhlith y goreuon o gynghorau Cymru.

 

Ychwanegodd y Pennaeth Cyllid bod y Cyngor yn casglu trethi yn effeithiol ond hefyd yn sensitif i sefyllfa pobl Gwynedd sy’n talu, a bod y swm o dreth cyngor a oedd yn ddyledus fesul unigol yn is na chynghorau cyfagos. Nododd bod perfformiad yn cael ei fonitro yn chwarterol a’i fod yn debyg mai yng nghyfarfod nesaf monitro perfformiad yr Aelod Cabinet Cyllid y dylid rhoi sylw pellach i’r mater.

 

Diolchodd y Cadeirydd i’r Aelod Cabinet Cyllid am ddod gerbron, ar ei gais, i gyfarch y mater.

4.

TREFNIADAU RHEOLI RISG pdf eicon PDF 359 KB

Cyflwyno adroddiad Uwch Reolwr Refeniw a Risg.

Cofnod:

Cyflwynwyd adroddiad yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg a oedd yn rhoi diweddariad o’r hyn a gyflawnwyd ers cyflwyno adroddiad yn ymateb i lythyr y Rheolwr Archwilio Perfformiad (Swyddfa Archwilio Cymru) i’r Prif Weithredwr ar ei adolygiad o drefniadau rheoli risg y Cyngor i’r Pwyllgor ar 9 Chwefror 2017.

 

Cyflwynwyd dull sgorio newydd a fwriedir ei ddefnyddio i ddadansoddi risgiau o hyn ymlaen gan ofyn i’r Pwyllgor fynegi barn ar y dull sgorio.

 

Nodwyd yr ymgynghorir ar yr egwyddorion newydd o ran paratoi a chynnal y Gofrestr Risg gyda Grŵp Rheoli’r Cyngor (sef y Tîm Rheoli Corfforaethol y Cyngor a’r Penaethiaid Adran) yn ei gyfarfod ar 10 Gorffennaf 2017.

 

Adroddwyd y rhagwelir y bydd y Gofrestr Risg Corfforaethol, a dogfen yn crynhoi egwyddorion, yn barod i’w gyflwyno i’r Pwyllgor ar 28 Medi 2017.

 

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nododd yr aelodau'r prif sylwadau canlynol:

·         Pwy oedd yn penderfynu o ran sgorio risg?

·         Yn croesawu dogfen generig wrthrychol ond bod peryg y gallai fod yn oddrychol;

·         A fyddai’r Pwyllgor yn derbyn gwybodaeth os oedd risgiau penodol yn dderbyniol?

·         A oedd perygl y byddai adrannau yn sgorio risg yn uchel rhag ofn?

·         A oedd bwriad gosod cyfnod o fis i’r adrannau i ostwng sgôr risg rhywbeth oedd yn y coch?

·         A oedd unrhyw beth yn y coch ar hyn o bryd?

 

Ymatebodd y swyddogion i’r sylwadau fel a ganlyn:

·         Bod yr adrannau’n penderfynu'r sgôr gan flaenoriaethu risgiau o fewn yr adran. Roedd y Grŵp Asesu Trefniadau Llywodraethu yn cysoni’r sgorio a ddylai hyn roi sicrwydd i aelodau’r Pwyllgor y rheolir ansawdd;

·         Bod y Grŵp Asesu Trefniadau Llywodraethu yn cymryd trosolwg o’r gofrestr;

·         Bod angen bod yn agored a derbyn bod rhai risgiau yn dderbyniol. Os oedd aelodau’r Pwyllgor o’r farn bod y risg yn annerbyniol gellir gofyn i swyddogion roi camau mewn lle;

·         Bod rôl cysoni'r Grŵp Asesu Trefniadau Llywodraethu yn allweddol;

·         Disgwylir bod unrhyw beth yn y coch yn derbyn sylw ar unwaith gyda’r camau gweithredu, swyddog cyfrifol ac amserlen wedi eu nodi. Ni ystyrir fod gosod cyfnod amser penodol, megis mis, i ostwng sgôr risg yn ymarferol gan fod pob risg am fod yn wahanol, gyda gwahanol amgylchiadau;

·         Nid oedd unrhyw beth yn y coch ar hyn o bryd. Roedd llawer o gynlluniau yn yr oren ac fe’u blaenoriaethir, gyda materion llai yn y melyn. Drwy sefydlu trefniadau rheoli risg newydd fe ffurfiolir yr hyn a oedd yn digwydd eisoes.

 

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad fel diweddariad ar y cynnydd ar ddatblygu’r trefniadau rheoli risg.

5.

ADRODDIAD BLYNYDDOL PENNAETH ARCHWILIO MEWNOL 2016/17 pdf eicon PDF 673 KB

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio.

Cofnod:

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio. Ar sail gwaith Archwilio Mewnol a gwblhawyd yn ystod 2016/17, roedd y swyddog yn fodlon bod gan Gyngor Gwynedd fframwaith cadarn o reolaeth fewnol.  

 

Adroddwyd bod 69 allan o 72 archwiliad a oedd yng nghynllun archwilio addasedig terfynol archwilio mewnol wedi eu cwblhau erbyn 31 Mawrth 2017, sef 95.83% o’r cynllun, yn erbyn uchelgais perfformiad o 95% ar gyfer 2016/17.

 

Tynnwyd sylw mai gwir ganlyniad 2016/17 o ran mesuryddCyfran o adroddiadau dilyniant Archwilio Mewnol yn cyrraedd barn “Derbyniolneu well (mesur corfforaethol)’ oedd 92% yn hytrach na 83% fel y nodir ar dudalen 12 o’r rhaglen.

 

Cyfeiriwyd at fesur cyflawni newydd ar gyfer Archwilio Mewnol – ‘Cyfran o’r gweithrediadau cytunedig sydd wedi eu gweithredu yn unol â’r amserlen.’ Nodwyd bod llunio gweithrediadau cytunedig efo swyddogion yn hytrach na llunio argymhellion, fel y gwnaed yn y gorffennol, yn annog perchnogaeth swyddogion o’r gweithrediadau.

 

Mewn ymateb i sylw gan aelod yng nghyswllt gostyngiad yn lefel staffio Archwilio Mewnol, nododd yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg bod y gostyngiad yn unol â chynllun arbedion effeithlonrwydd a gymeradwywyd gan y Cyngor Llawn. Ychwanegodd bod swydd wag ar hyn o bryd yn Archwilio Mewnol, hysbysebwyd y swydd ond siomedig oedd yr ymateb. Nododd yr ystyrir efallai hysbysebu’r swydd fel cytundeb hyfforddi i gymhwyso.

 

Nododd aelod bod Adran o’r Cyngor yn derbyn llawer o farn C ar archwiliadau, holodd os oedd y sefyllfa wedi gwella a pa mor debygol y byddai camau wedi eu cymryd gan yr Adran. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio bod gwasanaeth o fewn Adran benodol wedi derbyn llawer o farn C ar archwiliadau a byddai archwiliad dilyniant yn cael eu cynnal. Ychwanegodd ei fod yn anffodus pan roedd archwiliadau yn derbyn barn C ond ei fod yn braf gweld rheolaethau mewn lle i ymateb a gobeithir y byddai darganfod datrysiadau cytunedig yn annog perchnogaeth swyddogion.

 

Nododd aelod bod rheolwyr newydd ar rai achlysuron yn gofyn i Archwilio Mewnol gynnal archwiliad. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio bod rheolwr newydd un canolfan hamdden wedi gofyn am archwiliad ac wedi defnyddio’r adroddiad fel cynllun gweithredu.

 

Cyfeiriodd aelod at baragraff 4.13 o’r adroddiad, holodd a fyddai’n fuddiol nodi’r archwiliad dilyniant a oedd wedi derbyn barn anfoddhaol. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio mai archwiliad dilyniant Cynnal a Chadw Safleoedd Gweithdai, Modurdai a Depos, Adran Priffyrdd a Bwrdeistrefol oedd wedi derbyn barn anfoddhaol. Adroddwyd ar hyn i’r Pwyllgor mewn cyfarfod blaenorol. Eglurodd bod y gwasanaeth ers derbyn barn anfoddhaol wedi rhoi cynllun gweithredu mewn lle i ymateb.

 

Nododd yr Aelod Lleyg bod y Gweithgor Gwella Rheolaethau yn arfer da, holodd a fyddai’r drefn yn parhau. Mewn ymateb, nodwyd y byddai’r Gweithgor yn parhau a’i fod yn galluogi aelodau i drafod archwiliadau mewn mwy o ddyfnder efo’r swyddogion perthnasol.

 

Cyfeiriodd yr Aelod Lleyg  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 5.

6.

DATGANIAD LLYWODRAETHU BLYNYDDOL CYNGOR GWYNEDD 2016/17 pdf eicon PDF 372 KB

Cyflwyno adroddiad Uwch Reolwr Refeniw a Risg.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnod:

Gosodwyd cefndir a chyd-destun i’r adroddiad gan yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg.

 

Nodwyd bod camau gweithredu ar gyfer y meysydd oedd â blaenoriaeth uchel neu ganolog wedi eu nodi yn y datganiad. Eglurwyd y byddai’r meysydd yma yn derbyn sylw wrth lunio Cynllun Strategol newydd y Cyngor gan gynnwys prosiectau i ymdrin â hwy.

 

Nododd y Prif Weithredwr ei fod yn cadeirio’r Grŵp Asesu Trefniadau Llywodraethu a bod y datganiad gerbron yn gynnyrch gwaith sylweddol.

 

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nododd yr aelodau'r prif sylwadau canlynol:

·         O safbwynt risg llywodraethu ‘Bod yn agored’, fe ddylid ail-edrych ar y gofyn yn y cyfansoddiad i chwarter yr aelodaeth bleidleisio o blaid cynnal pleidlais gofrestredig yng nghyfarfodydd y Cyngor Llawn. Cydnabod na fyddai’n bosib gwneud yn y pwyllgorau eraill ond oherwydd bod system electronig mewn lle yn Siambr Dafydd Orwig fe ddylai pob un pleidlais yng nghyfarfodydd y Cyngor Llawn fod yn gofrestredig;

·         Bod angen ail-edrych ar y sgôr risg a nodir o danDiwylliant’, o’r farn nad oedd y dystiolaeth a nodir yn y datganiad yn cyfiawnhau sgôr mor uchel;

·         A oedd y datganiad yn ddogfen gyhoeddus?

·         Byddai cynnwys enghreifftiau o weithrediaeth yn egluro’n well i bobl pam fod risg yn derbyn sgôr;

·         O ran cysondeb y datganiad, fe nodir o danYmgysylltu’ bod ymarferiad Her Gwynedd yn hynod o lwyddiannus tra nodir o danAtebolrwydd’ dim ond 2,000 o drigolion ymatebodd allan o boblogaeth 18+ o bron i 100,000.

 

Ymatebodd y swyddogion i’r sylwadau fel a ganlyn:

·         Byddai’n rhaid ystyried y mater fel eitem ffurfiol yn y Pwyllgor gydag adroddiad yn cloriannu manteision ac anfanteision cynnal pleidlais gofrestredig ar gyfer pob un pleidlais yng nghyfarfodydd y Cyngor Llawn;

·         Annog aelodau i fynychu hyfforddiant yng nghyswllt Ffordd Gwynedd ar 5 Gorffennaf 2017. Yn gyffredinol nid oedd y meddylfryd corfforaethol yn rhoi pobl Gwynedd yn ganolog, drwy newid diwylliant y Cyngor byddai’r sgôr risg yn gostwng. Roedd nifer uwch o blant yn mynd i ofal yng Ngwynedd o gymharu â chynghorau eraill. Diwylliant yn fater oedd wir angen sylw. Fe ddiwygir y dystiolaeth yn y datganiad i gyfleu hyn yn well;

·         Byddai’r datganiad yn ymddangos ar wefan y Cyngor ac yn cael ei gynnwys efo’r datganiadau ariannol;

·         Fe gynhwysir enghreifftiau o danDiwylliant’ ac os oedd aelodau yn cyfeirio at risgiau penodol eraill fe ellir nodi enghreifftiau ond fe geisir cadw’r ddogfen yn fyr;

·         Yng nghyd-destunYmgysyllturoedd yr ymateb yn dda iawn o gymharu ag ymgynghoriadau eraill ond o ran ‘Atebolrwyddnid oedd yn arbennig o dda.

 

PENDERFYNWYD:

(i)     cymeradwyo’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2016/17;

(ii)    argymell bod Arweinydd y Cyngor a’r Prif Weithredwr yn arwyddo’r datganiad;

(iii)  dylid derbyn adroddiad yng nghyswllt diwygio cyfansoddiad y Cyngor i alluogi pob pleidlais yng nghyfarfodydd y Cyngor Llawn i fod yn gofrestredig heb y gofyn i chwarter yr aelodaeth bleidleisio o blaid cynnal pleidlais gofrestredig  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 6.

7.

CYFRIFON TERFYNOL HARBYRAU GWYNEDD 2016/17 pdf eicon PDF 205 KB

Cyflwyno adroddiad Uwch Reolwr Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnod:

Gosodwyd cefndir a chyd-destun i’r gofynion statudol perthnasol gan y Pennaeth Cyllid.

 

Cyflwynodd yr Uwch Reolwr Cyllid adroddiad yng nghyswllt cyfrifon terfynol Harbyrau Gwynedd am y flwyddyn 2016/17 yn unol â’r gofynion statudol o dan Ddeddf Harbyrau 1964. Nodwyd yr ystyrir Harbyrau Gwynedd yn gorff llywodraethol bach, gan fod trosiant yn is na £2.5m, ac o’r herwydd bod cwblhau ffurflen swyddogol flynyddol ar gyfer Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) yn cwrdd â’r gofynion statudol.

 

Tynnwyd sylw nad oedd y cyfrifon yn cynnwys Hafan Pwllheli nac ychwaith Doc Fictoria, gan nad oeddent tu fewn i’r diffiniad o Harbwr, at bwrpasau’r ddeddfwriaeth berthnasol

 

Adroddwyd y byddai’r cyfrifon a’r ffurflen yn destun archwiliad buan gan Deloitte, archwilwyr allanol Cyngor Gwynedd a apwyntiwyd gan Archwilydd Cyffredinol Cymru, ac os byddai newidiadau, yna cyflwynir fersiwn diwygiedig i gyfarfod y Pwyllgor ar 28 Medi 2017.

 

Yn ystod y drafodaeth ddilynol ymatebodd y swyddogion i ymholiadau’r aelodau fel a ganlyn:

·        O ran gwariant isel ar hyfforddiant, bod gwariant ar hyfforddiant wedi ei gynnwys yng nghyllideb y Gwasanaeth Morwrol;

·        Bod gwahaniaeth o ran cyllideb a gwir wariant ar yswiriant oherwydd bod cytundeb yswiriant newydd wedi dod i rym yn Ebrill 2016 gyda’r gyllideb wedi ei bennu yn Rhagfyr 2015;

·        Bod y Gwasanaeth wedi gwneud ymgais i gwtogi ar gostau yn gyffredinol i sicrhau bod y gwariant yn unol â’r gyllideb;

·        Bod y Pwyllgor yn ei gyfarfod ar 6 Mehefin wedi penderfynu gofyn i’r Pwyllgor Craffu Addysg ac Economi i ystyried ehangu eu gwaith craffu ar adolygu trefniadau rheoli a llywodraethu Hafan Pwllheli i gynnwys yr holl harbyrau.

 

PENDERFYNWYD:

(i)     derbyn a chymeradwyo’r wybodaeth yn yr atodiadau, sef -

·         Cyfrif Incwm a Gwariant Refeniw 2016/17 – Atodiad A; a

·         Ffurflen datganiadau cyfrifon 2016/17, ar gyfer archwiliadAtodiad B.

(ii)   awdurdodi’r Cadeirydd i arwyddo’r ffurflen datganiadau cyfrifon 2016/17.

8.

HAWLIADAU YSWIRIANT YN ERBYN Y CYNGOR pdf eicon PDF 361 KB

Cyflwyno adroddiad Uwch Reolwr Refeniw a Risg.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnod:

Cyflwynwyd adroddiad yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg a oedd yn manylu ar drefniadau’r Cyngor o ran delio â hawliadau yswiriant ac yn cynnwys gwybodaeth am hawliadau atebolrwydd cyhoeddus ac atebolrwydd cyflogwr a setlwyd yn ystod 2016/17. Tynnwyd sylw bod 75.4% o hawliadau atebolrwydd yn erbyn y Cyngor wedi eu setlo heb gostau.

 

Yn ystod y drafodaeth ddilynol ymatebodd y swyddogion i ymholiadau’r aelodau fel a ganlyn:

·        Bod y nifer o hawliadau atebolrwydd cyflogwr yn gymharol isel o ystyried nifer y staff a gyflogir gan y Cyngor, nifer y cerbydau ym mherchnogaeth y Cyngor a’r gwasanaethau a ddarperir;

·        Ceisir dysgu gwersi o’r hawliadau a amddiffynnwyd yn ogystal â’r rhai a gollir;

·        O ran talu costau hawlydd, ers 2013 dim ond costau sefydlog y gellir eu hawlio. Roedd y Cyngor yn gwneud ymgais pan oedd yn bosib a phriodol datrys hawliad efo setliad cyn mynd i’r llys. Fe dderbynnir barn gyfreithiol o ran tebygolrwydd amddiffyn rhai hawliadau;

·        Bod pob un o’r achosion a restrwyd yn yr Atodiad yn destun “excess” o £25,000 cyn 1 Ebrill 2016, ar ôl hynny roedd yr “excess” wedi cynyddu i £50,000 fesul hawliad Atebolrwydd Cyhoeddus ac Atebolrwydd Cyflogwr. Y Cyngor oedd yn talu unrhyw gostau ar yr hawliadau unigol hyd at y trothwy yma, a’r cwmni yswiriant yn talu unrhyw symiau uwchben hynny.

·        Nad oedd cynnydd yn y nifer o hawliadau yswiriant yn dilyn penderfyniad y Cyngor i leihau amlder torri gwellt.

         

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.

9.

CYNLLUNIO ARBEDION ARIANNOL ER MWYN CEFNOGI CYDNERTHEDD ARIANNOL pdf eicon PDF 125 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cyllid.

 

Dogfennau ychwanegol:

Cofnod:

Adroddwyd y cyhoeddwyd adroddiad cenedlaethol gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) ar 14 Mehefin yn datgan fod rhan fwyaf o gynghorau Cymru wedi gwella eu cynlluniau ariannol ar gyfer y tymor canolig ac, erbyn hyn, mae ganddynt ddull effeithiol o ragamcanu'r arbedion y mae angen iddynt eu cyflawni,” ondfod gan gynghorau fwy i’w wneud i gynllunio’r modd y maent yn bwriadu pontio’r bwlch cyllid sydd wedi’i nodi ganddynt, sydd yn tanseilio eu cynlluniau ariannol ar gyfer y tymor canolig.”

 

Nodwyd bod adroddiad penodol SAC arGynllunio Arbedion yng Nghyngor Gwynedd’ yn gadarnhaol. Tynnwyd sylw bod Archwilydd Cyffredinol Cymru yn nodi bod SAC wedi dod i’r casgliad -

 

·        bod trefniadau rheoli ariannol y Cyngor yn gadarn ac mae mewn sefyllfa dda i fynd i’r afael â heriau yn y dyfodol;

·        bod gan y Cyngor ddull cynllunio arbedion effeithiol ac ystyriol sy’n cefnogi cydnerthedd ariannol yn y dyfodol;

·        mae hon yn sefyllfa gref sydd wedi parhau ers 2015-16 – mae gan y Cyngor bolisïau sefydledig a chlir mewn perthynas â’i drefniadau cynllunio ariannol.

 

Tywysodd y Pennaeth Cyllid yr aelodau trwy’r adroddiad gan gyfeirio’n benodol at yr atodiad roedd yn manylu ar gynigion SAC o ran gwelliant ac ymateb/gweithrediad y Cyngor.

 

Cyfeiriodd aelod at gynnig ar gyfer gwelliant SAC, sef sefydlu dull mwy corfforaethol o nodi cyfleoedd i gynhyrchu incwm. Nododd y byddai’n croesawu dull mwy corfforaethol a’i fod yn tybio y byddai rheolwyr am fentro mwy o ran cynhyrchu incwm os oedd strategaeth yn bodoli i’w cefnogi.

 

Mewn ymateb, nododd y Prif Weithredwr bod diwylliant yn hynod bwysig a bod lle i edrych ar gyfleoedd i gynhyrchu incwm yn gorfforaethol er mwyn sicrhau bod canlyniad unrhyw benderfyniad ar brif ffrydiau incwm wedi eu hasesu’n llawn. Ychwanegodd y disgwylir bod rheolwyr yn edrych am gyfleoedd i gynyddu incwm o ran ffrydiau incwm llai.

 

Nododd yr aelod bod rhai rheolwyr yn nodi bod llwyth gwaith yn effeithio ar eu gallu i fentro. Mewn ymateb, nododd y Prif Weithredwr ei fod yn fater o flaenoriaethu a bod rhai rheolwyr yn cwblhau gwaith y gall y gweithlu ymdrin â hwy yn unol â Ffordd Gwynedd.

 

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.

10.

MONITRO PERFFORMIAD

I wahodd Aelodau i fynegi diddordeb ar gyfer mynychu cyfarfodydd monitro perfformiad.

Cofnod:

Gwahoddwyd Aelodau i fynegi diddordeb ar gyfer mynychu cyfarfodydd monitro perfformiad am y flwyddyn 2017/18. Eglurwyd bod dau faes gwaith penodol i’r Pwyllgor - Cefnogaeth Gorfforaethol a Chyllid.

 

Mynegodd y Cadeirydd, Is-Gadeirydd a’r Cynghorwyr Huw G. Wyn Jones a Cemlyn Williams ddiddordeb.