skip to main content

Rhaglen a chofnodion

Lleoliad: Siambr Hywel Dda, Swyddfa'r Cyngor, Caernarfon LL55 1SH

Cyswllt: Bethan Adams  01286 679020

Eitemau
Rhif eitem

1.

YMDDIHEURIADAU

Derbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

 

Cofnod:

Y Cynghorwyr Dylan Fernley, Aled Wyn Jones, Berwyn Parry Jones, Charles Wyn Jones a Peter Read.

2.

DATGAN BUDDIANT PERSONOL

Derbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol.

Cofnod:

Ni dderbyniwyd datganiad o fuddiant personol gan unrhyw aelod oedd yn bresennol.

 

3.

MATERION BRYS

Ystyried unrhyw fater arall sydd yn teilyngu sylw brys ym marn y Cadeirydd.

4.

COFNODION

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion y cyfarfodydd o'r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar y dyddiadau isod fel rhai cywir:-

Cofnod:

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion cyfarfodydd o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 6 Mehefin 2017 a 22 Mehefin 2017, fel rhai cywir.

4a

6 Mehefin 2017 pdf eicon PDF 291 KB

4b

22 Mehefin 2017 pdf eicon PDF 248 KB

5.

SWYDDFA ARCHWILIO CYMRU - CYNLLUN ARCHWILIO 2017 CYNGOR GWYNEDD pdf eicon PDF 301 KB

Cyflwyno adroddiad yr archwiliwr allanol.

Cofnod:

Cyflwynwyd yr adroddiad gan Reolwr Archwilio Ariannol (Deloitte) ac Arweinydd Archwilio Perfformiad (Swyddfa Archwilio Cymru).

 

Tywyswyd yr aelodau drwy’r adroddiad a oedd yn manylu ar drefniadau archwilio SAC ar gyfer 2017. Amlygwyd y prif risgiau archwilio ariannol a’r gwaith a wneir o ran incwm a gwariant arian grant GwE. Tynnwyd sylw at yr archwiliadau perfformiad y gwneir ar lefel cenedlaethol ac y rhai penodol i Wynedd.

 

Rhoddwyd cyfle i’r aelodau ofyn cwestiynau, ymatebodd y swyddogion iddynt fel a

ganlyn:

·            Yn meddwl bod y Cyngor wedi derbyn cyfran o ffi gwaith archwilio perfformiad SAC 2015/16 yn ôl ac y byddai cyfran o’r ffi ar gyfer 2016/17 yn cael ei ddychwelyd;

·            Mai £417,987 oedd cyfanswm ffi'r archwiliadau ariannol a pherfformiad ar gyfer 2017/18;

·            Bod y gwaith archwilio ac asesu gwelliant yn golygu edrych ar weithrediad y Cyngor ar argymhellion blaenorol, dewisir y rhai a oedd fwyaf perthnasol i’r Cyngor drwy drafod rhestr fer o argymhellion posib;

·            O ran yr adolygiad o safbwynt defnyddiwr gwasanaeth, fe adeiladir ar y gwaith a wnaed yn yr Astudiaeth Llywodraeth Leol ynghylch mynd i’r afael â dibyniaeth a galw, byddai’r prosiect hwn yn profi’r rhyngwyneb ar gyfer defnyddwyr gwasanaethau ym mhob awdurdod. Nodwyd fe ddewisir grwpiau roedd y Cyngor yn ymgysylltu â nhw eisoes gan ddethol grwpiau penodol efo diddordebau penodol ac amrediad oed;

·            Byddai cyfle i edrych ar ledaeniad gwasanaethau mewn ardaloedd gwledig a trefol efallai yn y dyfodol. Fe ellir efallai cynnwys grwpiau tebyg megis grwpiau dros 50 oed ar draws y Sir yn yr adolygiad o safbwynt defnyddiwr gwasanaeth. Fe ddoir i ddealltwriaeth efo’r Cyngor o ran y grwpiau i’w cynnwys.

 

Nododd Rheolwr Archwilio Ariannol (Deloitte) bod cynllun archwilio’r Gronfa Bensiwn wedi ei ddrafftio ond nid oedd wedi ei gyfieithu, fe ddosbarthir y cynllun unwaith y byddai’n ddwyieithog. Amlygwyd y prif risgiau archwilio ariannol y rhoddir ystyriaeth fel rhan o’r archwiliad sef y risg y byddai rheolwyr yn diystyru rheolaethau, y prisiad tair blynyddol a gynhaliwyd llynedd a phrisiad buddsoddiadau. Nodwyd mai’r ffi ar gyfer yr archwiliad penodol yma byddai oddeutu £34,000.

 

Nododd y Pennaeth Cyllid y prisiwyd y Gronfa Bensiwn llynedd, roedd  rhagdybiaethau Cronfa Gwynedd ymysg y rhai mwyaf darbodus ar lefel Cymru a Phrydeinig a chymariaethau tebyg wrth debyg y Llywodraeth wedi cadarnhau fod dim risg o or-ddatgan gwerth asedau Cronfa Gwynedd. Tynnodd sylw bod cynnydd yn y ffi o ran archwiliad Cydbwyllgor GwE ac eglurodd gan fod y 6 Cyngor wedi gosod eu cyfraniadau am y flwyddyn, bydd rhaid i GwE ariannu’r cynnydd o fewn ei gyllideb.

 

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.

6.

DATGANIAD O GYFRIFON 2016/17 pdf eicon PDF 108 KB

Cyflwyno, er gwybodaeth, y datganiadau ariannol statudol (yn amodol ar archwiliad) ar gyfer 2016/17.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnod:

Gosodwyd cefndir a chyd-destun i’r adroddiad gan y Pennaeth Cyllid. Tynnwyd sylw mai cyfrifon drafft heb eu harchwilio a gyflwynir yma er gwybodaeth, gyda’r fersiwn terfynol i’w gyflwyno er cymeradwyaeth y Pwyllgor yng nghyfarfod 28 Medi 2017.

 

Manylodd yr Uwch Reolwr Cyllid ar eu cynnwys ac ymatebwyd i ymholiadau cyffredinol yr aelodau.

 

Eglurodd y Pennaeth Cyllid o ran y £51 miliwn o symudiad mewn pensiynau, mai symudiad ar bapur ydoedd yn hytrach nag arian parod. Ymhelaethodd bod y gyfradd disgownt wedi gostwng o 3.5% i 2.6%. Eglurodd bod cyfraddau llog yn echrydus o isel, felly oherwydd bod gwir ddychweliadau ar fondiau yn isel, roedd y gyfradd disgownt a oedd yn seiliedig ar hynny hefyd yn isel. Nododd bod y gyfradd disgownt yn cael ei ddefnyddio i gyfrifo gwerth heddiw'r pensiynau a delir allan yn y dyfodol, ac o ganlyniad bod y gwerth yr hyn a delir allan yn ymddangos yn fwy. Nododd, beth bynnag ydy’r diffyg, roedd rhagdybiaethau’r Gronfa Bensiwn yn golygu y bydd y diffyg yn cael ei adennill dros 20 mlynedd fel cyflogwr. Nodwyd bod y Gronfa Bensiwn wedi cael blwyddyn dda gyda’r asedau wedi cynyddu yn sylweddol iawn, sef 22% yn 2016/17, ac mai gwerth y Gronfa ar 31 Mawrth 2017 oedd £1.8 biliwn.

 

Nododd aelod bod y tabl ar dudalen 51 o’r rhaglen yn dangos gostyngiad sylweddol yn y derbyniadau cyfalaf yn 2016/17 o gymharu â 2015/16. Mewn ymateb, nododd y Pennaeth Cyllid bod y ffigwr yn ddibynnol ar faint o eiddo a werthwyd yn ystod y flwyddyn. Pwysleisiodd nad oedd yn arwydd o berfformiad llai effeithiol, dim ond amseriad gwaredu eiddo.

 

Mewn ymateb i sylw gan aelod parthed y gostyngiad yn y tybiaethau marwolaeth yng nghyswllt costau pensiwn, nododd y Pennaeth Cyllid bod yr actiwari wedi gwneud ymchwil manwl i’r tybiaethau a bod y Cyngor yn derbyn y wybodaeth. Ychwanegodd aelod bod hyn yn groes i’r hyn a glywir o ran oes unigolyn, holodd pa mor aml yr adolygir y tybiaethau. Mewn ymateb, nododd y Pennaeth Cyllid yr adolygir y tybiaethau fel rhan o’r prisiad actiwaraidd tair blynyddol.

 

Holodd aelod o ran effaith newid yr oed pensiwn i 67. Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid bod ymhlygiadau’r newid i’r oed pensiwn wedi ei ymgorffori yn y cynllun a’r rhagdybiaethau perthnasol i amcangyfrif gwerth yr ymrwymiadau. 

 

PENDERFYNWYD derbyn a nodi Datganiad o Gyfrifon y Cyngor (yn amodol ar archwiliad) am 2016/17.

7.

RHEOLAETH TRYSORLYS 2016/17 pdf eicon PDF 444 KB

Cyflwyno, er gwybodaeth, adroddiad y Rheolwr Buddsoddi ar ganlyniadau gwir weithgarwch benthyg a buddsoddi’r Cyngor yn y flwyddyn ariannol hyd at 31 Mawrth 2017.

 

Cofnod:

Gosodwyd cefndir a chyd-destun i’r adroddiad gan y Rheolwr Buddsoddi ar wir ganlyniadau rheolaeth trysorlys y Cyngor yn ystod 2016/17, yn erbyn y strategaeth a sefydlwyd am y flwyddyn ariannol honno. Manylwyd ar y cefndir economaidd, y gofyn benthyca a rheoli dyledion, gweithgarwch buddsoddi a chydymffurfiaeth â’r dangosyddion darbodus.

 

Nododd y Pennaeth Cyllid y cynhelir cyfarfod briffio ar 24 Ionawr 2018 gan gwmni Arlingclose, Ymgynghorwyr Rheolaeth Trysorlys y Cyngor, ar gyfer aelodau'r Pwyllgor er mwyn trafod ac egluro adroddiad Datganiad Strategaeth Rheolaeth Trysorlys y Cyngor am 2018/19. Eglurodd y byddai’r Pwyllgor yn ei gyfarfod ar 8 Chwefror 2018 yn gwneud argymhelliad i’r Cyngor Llawn yng nghyswllt Datganiad Strategaeth Rheolaeth Trysorlys y Cyngor am 2018/19, a bu penderfyniad cyffelyb yn Chwefror/Mawrth 2016 ynghylch strategaeth 2016/17 sef testun yr adroddiad yma. 

 

Mewn ymateb i gwestiwn parthed benthyg arian dros dro, nododd y Rheolwr Buddsoddi mewn rhai amgylchiadau eithriadol yn unig fe fenthycir arian dros dro i bontio cyfnod cyn y derbynnir arian i mewn ac mai am gyfnod byr iawn byddai’r benthyciad. Ymhelaethodd ei fod yn rhatach ar rai adegau, oherwydd lefel llog isel i fenthyg arian am gyfnod byr yn hytrach na defnyddio gorddrafft.

 

Holodd aelod a fyddai’n fwy darbodus i ddefnyddio reserfau yn hytrach na benthyg. Mewn ymateb, nododd y Pennaeth Cyllid bod y Cyngor yn “hunan-fenthyca”, yn hytrach na benthyg i wasanaethu asedau, a bod penderfyniadau ynghylch benthyca yn agosach at y sefyllfa o ran llif arian dyddiol. Eglurodd bod y sefyllfa reserfau yn wahanol, ac fe osgoir benthyca tymor hir.

 

Mewn ymateb i sylw gan aelod yng nghyswllt y frawddeg gyntaf ar dudalen 158 o’r rhaglen yng nghyswllt Gofyn Benthyca Cyfalaf (CFR) y Cyngor, nododd y Pennaeth Cyllid y dylai’r frawddeg nodi bod yr angen i fuddsoddi yn cynyddu a’r benthyciadau ddim yn lleihau digon er mwyn cyfarch y ‘CFR’.

 

Mewn ymateb i ymholiadau yng nghyswllt gosod dangosyddion darbodus, nododd y Pennaeth Cyllid bod cyrff yn llunio dangosyddion yn benodol i’w hamgylchiadau gyda lefel disgwyliadau a chyfyngiadau cyrff yn amrywio. Cadarnhawyd bod dangosyddion y Cyngor yn unol â Côd Ymarfer CIPFA (Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth) ar Reoli Trysorlys. 

 

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad er gwybodaeth.

8.

ADRODDIAD SWYDDFA ARCHWILIO CYMRU - LLYWODRAETHU DA WRTH BENDERFYNU AR NEWIDIADAU SYLWEDDOL I WASANAETHAU pdf eicon PDF 266 KB

Cyflwyno adroddiad yr archwiliwr allanol.

Cofnod:

Cyflwynwyd yr adroddiad gan Arweinydd Archwilio Perfformiad (Swyddfa Archwilio Cymru). Nododd bod yr adroddiad a oedd yn edrych ar y sefyllfa yng Ngwynedd o ran llywodraethu wrth benderfynu ar newidiadau sylweddol i wasanaethau yn gyffredinol positif. Eglurodd y bu oediad yng nghyflwyno’r adroddiad i’r Pwyllgor oherwydd cyfnod etholiadol cynghorau lleol a’r etholiad cyffredinol. Nododd bod adroddiad ar y sefyllfa yn genedlaethol i’w gyhoeddi cyn yr Hydref.

 

Tynnodd sylw y daethpwyd i’r casgliad bod “…trefniadau llywodraethu Cyngor Gwynedd ar gyfer newid gwasanaethau yn gadarn ac yn gwella, gan gefnogi proses gwneud penderfyniadau effeithiol yn well.”. Amlygodd y cynnig ar gyfer gwella i atgyfnerthu trefniadau llywodraethu’r Cyngor, sef, “Pwyllgorau Craffu’n cael y cyfle i adolygu a herio achosion busnes newid gwasanaethau’n amserol cyn i’r Cabinet wneud penderfyniad terfynol.” Nododd bod y Cyngor eisoes yn cynyddu rôl aelodau craffu gyda dau aelod craffu yn mynychu cyfarfodydd herio perfformiad yr Aelodau Cabinet.

 

Cyfeiriodd aelod at yr Is-Grŵp Adolygiad Craffu a holodd os byddai’r Is-Grŵp yn gallu ystyried y cynnydd yn ymateb i’r cynnig ar gyfer gwella. Nododd y Pennaeth Cyllid bod y Cyngor yn gweithredu ar y cynnig ar gyfer gwella a byddai’n cadarnhau’r sefyllfa efo’r Is-Grŵp i’r aelod.

 

Mewn ymateb i sylw gan aelod yng nghyswllt monitro craffu da, nododd Arweinydd Archwilio Perfformiad (Swyddfa Archwilio Cymru) y derbynnir arweiniad gan CIPFA, fe ystyrir cylch gorchwyl y Pwyllgorau Craffu a Chyfansoddiad y Cyngor. Ymhelaethodd y monitrir sut y tystiolaethir craffu gan edrych ar gyfarfodydd y Pwyllgorau Craffu i weld os oedd herio yn cymryd lle, y dystiolaeth a gyflwynwyd a’r penderfyniad.

 

PENDERFYNWYD nodi a derbyn yr adroddiad.

9.

ADRODDIAD Y GWEITHGOR GWELLA RHEOLAETHAU pdf eicon PDF 486 KB

Cyflwyno adroddiad y Cynghorydd Angela Russell yn cyflwyno adborth o gyfarfod y Gweithgor ar 9 Mawrth 2017.

 

Cofnod:

Cyflwynwyd adroddiad y Cynghorydd Angela Russell ar gyfarfod o’r gweithgor uchod a gynhaliwyd ar 9 Mawrth 2017 i ystyried archwiliadau a dderbyniodd gategori barn C, sef -

a)   Gweithwyr Cefnogol Plant (Derwen)

b)   Gwerthiant Disel

c)   Goramser Ymgynghoriaeth Gwynedd (YGC)

ch) Cartref Plas Gwilym

        

Gwahoddwyd swyddogion i fynychu’r cyfarfod er mwyn trafod y materion sy’n codi o’r archwiliadau a’r gwaith a wnaed ers cyhoeddi’r adroddiadau archwilio er mwyn cryfhau’r rheolaethau mewnol dan sylw.  Nodwyd nad oedd swyddogion yn bresennol yng nghyfarfod y gweithgor i drafod yr archwiliadCartref Plas Gwilym’. Eglurwyd nad oedd Rheolwr Ardal Gogledd - Preswyl a Dydd a Rheolwr Plas Gwilym yn bresennol yn y Gweithgor oherwydd eu bod yn cynnal cyfweliadau ac nad oedd modd iddynt gael eu hail-drefnu. Nodwyd bod y swyddogion wedi anfon crynodeb ysgrifenedig o’r camau a gymerwyd i leihau’r risgiau a amlygwyd yn yr adroddiad ac fe roddwyd sylw iddynt yn y Gweithgor ynghyd â’r dystiolaeth a dderbyniwyd gan Reolwr Plas Gwilym.

 

Holodd aelod yng nghyswllt gwerthiant disel, a fyddai’n syniad i newid y dull talu i fod efo cerdyn yn unig er mwyn lleihau’r risg? Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio bod cwsmeriaid yn talu efo arian parod a rhai yn derbyn anfoneb, byddai derbyn taliadau drwy gerdyn yn gwella llif arian ond mai mater i’r gwasanaeth ydoedd. Mewn ymateb i sylw pellach, nododd y Rheolwr Archwilio y byddai’r archwiliad dilyniant yn edrych ar lefel defnydd y drefn newydd o dalu efo cerdyn.

 

Nododd aelod ei bod wedi codi mater yng nghyfarfod y Cydbwyllgor Ymgynghorol Lleol ar 7 Gorffennaf 2017 o ran y dylai cyswllt fod rhwng swyddogion a oedd yn cyflwyno gwybodaeth gerbron y Cydbwyllgor efo swyddogion archwilio mewnol pan fo materion o bryder yn codi. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio y byddai’n croesawu’r cyfle i gael trafodaeth efo’r swyddogion pe cyfyd mater o bryder wrth lunio Cynllun Archwilio Mewnol am y flwyddyn.

 

Nododd aelodau sylwadau am eu pryderon o ran lefel trosiant staff mewn cartrefi preswyl a phroblemau recriwtio yn y maes gofal. Cynigiwyd ac eiliwyd i ofyn i’r Pwyllgor Craffu Gofal i ystyried craffu’r mater.

 

PENDERFYNWYD:

(i)     derbyn yr adroddiad;

(ii)    gofyn i’r Pwyllgor Craffu Gofal ystyried craffu lefel trosiant staff mewn cartrefi preswyl a phroblemau recriwtio yn y maes gofal.

10.

CYNNYRCH ARCHWILIO MEWNOL 1/4/17 – 30/6/17 pdf eicon PDF 403 KB

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio.

Cofnod:

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio yn amlinellu gwaith Archwilio Mewnol am y cyfnod. Nodwyd bod 2 adroddiad am archwiliadau o’r cynllun gweithredol wedi ei gwblhau, 2 adroddiad am archwiliad o Gynllun Archwilio 2016/17 a 1 archwiliad grant.

                        

Rhoddwyd ystyriaeth i’r adroddiadau yn unigol ac yn ystod y drafodaeth cyfeiriwyd at y materion canlynol

 

Ymwybyddiaeth Gweithwyr o’r Polisi Canu’r Gloch

 

Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod, eglurodd y Rheolwr Archwilio yr anfonwyd yr holiadur at weithwyr swyddfa’r Cyngor.

 

Nododd yr aelod lleyg y dylid ystyried trefn lle gweinyddir y drefn canu’r gloch gan gwmni allanol.

 

Holodd yr aelod lleyg am drefniadau canu’r gloch mewn ysgolion ac ar gyfer gwirfoddolwyr. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio bod polisi unigol ar gyfer bob ysgol ac y byddai archwiliad ar wahân. Eglurodd bod yr Adran Addysg efo polisi canolog yr oedd yr ysgolion yn diwygio i’w defnydd a bod trefniadau i adolygu’r polisi canolog. O ran gwirfoddolwyr, y disgwylir eu bod yn ymwybodol o’r polisi ac fe ellir eu cynnwys os cynhelir archwiliad o ran ymwybyddiaeth gweithwyr maes o’r polisi.

 

Mewn ymateb i gwestiwn gan yr aelod lleyg yng nghyswllt Cerdyn Cyswllt Canu’r Gloch, nododd y Rheolwr Archwilio bod gweithwyr newydd yn derbyn y cerdyn fel rhan o’r pecyn anwytho. Eglurodd bod y nifer o unigolion a oedd wedi derbyn cerdyn wedi gostwng ers yr archwiliad blaenorol a’i fod yn fater i’r Adran Cefnogaeth Gorfforaethol i ystyried o ran hyrwyddo’r polisi. Nododd mai isel iawn oedd niferoedd achosion o ganu’r gloch, a allai fod yn adlewyrchiad positif neu negyddol.

 

Debydau Uniongyrchol Hafan

 

Mewn ymateb i sylw gan aelod nad oedd categori barn wedi ei roi ar yr archwiliad, nododd y Rheolwr Archwilio oherwydd y cynhelir adolygiad o reolaeth yr Hafan ni ystyriwyd y dylid gosod categori barn. Tynnodd sylw bod y gwasanaeth wedi ymrwymo i weithredu ar adolygu trefniadau parhad busnes i liniaru’r risgiau a amlygwyd yn yr archwiliad.

 

PENDERFYNWYD:

(i)     derbyn yr adroddiad ar waith Archwilio Mewnol am y cyfnod o 1 Ebrill 2017 hyd at 30 Mehefin 2017 a chefnogi’r gweithrediadau cytunedig a gyflwynwyd eisoes i reolwyr y gwasanaethau perthnasol;

(ii)    bod yr aelodau a benodwyd i wasanaethu ar y Gweithgor Gwella Rheolaethau yng nghyfarfod y Pwyllgor ar 6 Mehefin yn ystyried yr archwiliadau oedd wedi derbyn categori barn ‘C’ yn y cyfnod yma yn ogystal;

(iii)  mai cyfrifoldeb unrhyw aelod na allai fod yn bresennol yn y Gweithgor oedd trefnu eilydd.

11.

CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL 2017/18 pdf eicon PDF 452 KB

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio ar y cynnydd ar Gynllun Archwilio Mewnol 2017/18.

 

Cofnod:

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio yn rhoi diweddariad ar y sefyllfa gyfredol o ran cwblhau cynllun archwilio mewnol 2017/18.

 

          Adroddwyd bod yr Uned Archwilio Mewnol hyd at 30 Mehefin 2017 wedi cwblhau 3.33% o’r cynllun, gyda 2 o’r 60 archwiliad yng nghynllun 2017/18 wedi eu rhyddhau yn derfynol. Eglurwyd mai un rheswm pam bu’r perfformiad yn is na’r uchelgais chwarterol oedd oherwydd trafferthion recriwtio staff. Roedd y lefel staffio i lawr drwy gydol y chwarter yn gyfatebol i ddau archwiliwr llawn amser. Ychwanegwyd y bu i ddau aelod o staff newydd gychwyn yn ystod mis Ebrill ac o reidrwydd wedi derbyn hyfforddiant yn ystod y cyfnod. Nodwyd bod camau mewn lle i adfer y sefyllfa gydag archwiliadau penodol eisoes wedi eu dynodi i’r archwilwyr.

 

          Mewn ymateb i ymholiad gan aelod parthed y rhesymau am y trafferthion recriwtio, nododd y Rheolwr Archwilio mai un o’r rhesymau oedd graddfa cyflog Uwch Archwiliwr gyda chynghorau cyfagos yn dynodi cyflog uwch ar gyfer y swydd. Ychwanegodd ei bod o’r farn nad oedd y cyflog yn adlewyrchu’r dyletswyddau a chyfrifoldebau a oedd ynghlwm â’r swydd.

 

          Nododd yr aelod lleyg y dylid ail-edrych ar raddfa cyflog Uwch Archwiliwr. Ychwanegodd bod lefel staffio i gyflawni gwaith archwilio mewnol yn fater o bryder mewn cynghorau eraill yn yr ardal, gyda rhai cynghorau yn prynu i mewn oriau staff cynghorau eraill.

 

          Mynegodd aelodau eu pryderon o ran risg o beidio cyflawni gwaith archwilio mewnol yn unol â chynllun 2017/18, a’r angen i ail-edrych ar raddfa cyflog Uwch Archwiliwr. Mewn ymateb, nododd y Pennaeth Cyllid y byddai’n trefnu asesiad os oedd y raddfa cyflog yn addas i bwrpas, gan ofyn i’r Rheolwr Archwilio adolygu’r swydd ddisgrifiad, a gofyn i’r Adran Cefnogaeth Gorfforaethol ail arfarnu’r raddfa cyflog.

           

PENDERFYNWYD derbyn a nodi cynnwys yr adroddiad fel diweddariad o gynnydd yn erbyn cynllun archwilio 2017/18.

12.

SIARTER ARCHWILIO MEWNOL pdf eicon PDF 320 KB

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnod:

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio y Siarter Archwilio Mewnol i’r Pwyllgor a luniwyd yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Gyhoeddus 2013 (diwygiwyd Ebrill 2017). Tywysodd yr aelodau trwy’r Siarter gan dynnu sylw at bwrpas y Gwasanaeth Archwilio Mewnol, sef:

 

Rhoi hyder i’r dinesydd a’r Cyngor am amgylchedd reolaeth a threfniadau llywodraethu’r Cyngor trwy adrodd yn annibynnol a gwrthrychol i’r Pennaeth Cyllid a’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu.”

 

Eglurodd mai’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu y cyfeirir ato yn y ddogfen felBwrdd” a “Pwyllgor Archwilioyn unol â diffiniadau’r Safonau ac mai hi fel y Rheolwr Archwilio oedd yn gweithredu fel y “Prif Swyddog Archwilioyn unol â’r derminoleg yn y Safonau.

 

Amlygodd mai un o’r newidiadau mwyaf yn y Siarter oedd bod y Rheolwr Archwilio yn adrodd yn uniongyrchol i’r Uwch Reolwr Refeniw a Risg a oedd yn atebol i’r Pennaeth Cyllid. Roedd y newid yn adlewyrchu’r drefn weithio.

 

Tynnodd sylw bod Archwilio Mewnol ar ôl cyfnod priodol, yn cynnal profion dilyniant er mwyn sicrhau bod yr hyn a gytunwyd efo’r Gwasanaethau yn weithredol pa bynnag farn y derbyniodd yr archwiliad. Roedd hyn yn adlewyrchu’r symudiad tuag at annog perchnogaeth rheolwyr o’r camau cytunedig.

 

Nododd y Pennaeth Cyllid fod y symudiad tuag at annog perchnogaeth rheolwyr a swyddogion o’r camau i liniaru risgiau a adnabuwyd mewn archwiliad, gan ddod i gytundeb ar y camau gweithredu, wedi’i groesawu a’i ganmol ganddo ef a’r Prif Weithredwr.

 

Nododd aelod bod y Siarter yn glir ac yn dda. Holodd sut y byddai’r Rheolwr Archwilio yn adrodd os credir bod diffyg adnoddau i gwblhau’r gwaith. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio y byddai unrhyw ddiffyg adnoddau yn cael ei amlygu yn yr adroddiadau cynnydd a gyflwynir gerbron y Pwyllgor. Ychwanegodd os byddai angen gweithredu y byddai’n trafod efo’r Uwch Reolwr Refeniw a Risg a’r Pennaeth Cyllid.

 

Cyfeiriodd yr aelod lleyg at baragraff 10.1 o dan y pennawdAnghenion Adnoddau Archwilio Mewnol’, nododd y dylid cryfhau’r paragraff. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio y byddai’n ychwanegu cymal i’r perwyl y cyfeirir y mater i’r Pwyllgor os oes diffyg adnoddau.

 

Nododd aelod ei fod yn hoffi’r broses o drafod a chytuno ar gamau gweithredu efo rheolwyr er mwyn annog eu perchnogaeth o’r datrysiadau.

 

PENDERFYNWYD cymeradwyo Siarter Archwilio Mewnol.

13.

RHAGLEN SICRWYDD ANSAWDD A GWELLIANT ARCHWILIO MEWNOL pdf eicon PDF 358 KB

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio.

 

Cofnod:

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio yr adroddiad gan nodi bod Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus, a Nodyn Gweithredu Llywodraeth Leol CIPFA sy’n gysylltiedig, yn mynnu bod y Rheolwr Archwilio (y “prif weithredwr archwilioyn nherminoleg y Safonau) yn datblygu a chynnal rhaglen sicrwydd ansawdd a gwella sy’n cwmpasu pob agwedd o weithgareddau archwilio mewnol.

 

Nododd ei bod wedi cynnal hunanasesiad mewnol ac wedi trafod y canlyniadau gyda’r Uwch Reolwr Refeniw a Risg a chytunwyd ar y gweithrediadau oedd i’w cynnwys yn y Rhaglen Sicrwydd Ansawdd a Gwelliant ble roedd cydymffurfiaeth rannol neu ddiffyg cydymffurfiaeth â’r Safonau. Tynnwyd sylw at y Rhaglen Sicrwydd Ansawdd a Gwelliant a oedd yn atodiad i’r adroddiad.

 

Eglurodd bod asesiad allanol o Wasanaeth Archwilio Mewnol Cyngor Gwynedd wedi ei gynllunio i’w gynnal yn Hydref 2017 gan brif weithredwr archwilio Cyngor Sir Gaerfyrddin a chyflwynir canlyniadau’r asesiad allanol i’r Pwyllgor. Hysbysodd y Rheolwr Archwilio y Pwyllgor y byddai’n ymgymryd ag asesiad allanol Cyngor Sir Dinbych yng Ngwanwyn 2018.

 

PENDERFYNWYD cymeradwyo Rhaglen Sicrwydd Ansawdd a Gwelliant Archwilio Mewnol.