Rhaglen a chofnodion
Lleoliad: Siambr Hywel Dda, Swyddfa'r Cyngor, Caernarfon LL55 1SH
Cyswllt: Bethan Adams 01286 679020
Rhif | eitem |
---|---|
YMDDIHEURIADAU Derbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb. Cofnod: Y Cynghorwyr Dylan Fernley, Aled Wyn Jones, Berwyn Parry Jones, Charles
Wyn Jones a Peter Read. |
|
DATGAN BUDDIANT PERSONOL Derbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol. Cofnod: Ni dderbyniwyd
datganiad o fuddiant personol gan unrhyw aelod oedd yn bresennol. |
|
MATERION BRYS Ystyried unrhyw fater arall sydd yn teilyngu sylw brys ym marn y Cadeirydd. |
|
COFNODION Bydd y Cadeirydd yn cynnig
y dylid llofnodi cofnodion y cyfarfodydd o'r pwyllgor hwn
a gynhaliwyd ar y dyddiadau isod fel rhai cywir:- Cofnod: Llofnododd y Cadeirydd gofnodion cyfarfodydd o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 6 Mehefin 2017 a 22 Mehefin 2017, fel rhai cywir. |
|
SWYDDFA ARCHWILIO CYMRU - CYNLLUN ARCHWILIO 2017 CYNGOR GWYNEDD PDF 301 KB Cyflwyno adroddiad
yr archwiliwr allanol. Cofnod: Cyflwynwyd yr adroddiad gan Reolwr Archwilio
Ariannol (Deloitte) ac Arweinydd Archwilio Perfformiad (Swyddfa Archwilio
Cymru). Tywyswyd yr
aelodau drwy’r adroddiad a oedd yn manylu ar drefniadau archwilio SAC ar gyfer
2017. Amlygwyd y prif risgiau archwilio ariannol a’r gwaith a wneir o ran incwm
a gwariant arian grant GwE. Tynnwyd sylw at yr archwiliadau perfformiad y
gwneir ar lefel cenedlaethol ac y rhai penodol i Wynedd. Rhoddwyd cyfle i’r aelodau ofyn cwestiynau, ymatebodd y swyddogion
iddynt fel a ganlyn: ·
Yn meddwl bod y Cyngor
wedi derbyn cyfran o ffi gwaith archwilio perfformiad SAC 2015/16 yn ôl ac y
byddai cyfran o’r ffi ar gyfer 2016/17 yn cael ei ddychwelyd; ·
Mai £417,987 oedd cyfanswm ffi'r archwiliadau
ariannol a pherfformiad ar gyfer 2017/18; ·
Bod y gwaith archwilio ac asesu gwelliant yn golygu
edrych ar weithrediad y Cyngor ar argymhellion blaenorol, dewisir y rhai a oedd
fwyaf perthnasol i’r Cyngor drwy drafod rhestr fer o argymhellion posib; ·
O ran yr adolygiad o safbwynt defnyddiwr
gwasanaeth, fe adeiladir ar y gwaith a wnaed yn yr Astudiaeth Llywodraeth Leol
ynghylch mynd i’r afael â dibyniaeth a galw, byddai’r prosiect hwn yn profi’r
rhyngwyneb ar gyfer defnyddwyr gwasanaethau ym mhob awdurdod. Nodwyd fe
ddewisir grwpiau roedd y Cyngor yn ymgysylltu â nhw eisoes gan ddethol grwpiau
penodol efo diddordebau penodol ac amrediad oed; ·
Byddai cyfle i edrych ar ledaeniad gwasanaethau
mewn ardaloedd gwledig a trefol efallai yn y dyfodol. Fe ellir efallai cynnwys
grwpiau tebyg megis grwpiau dros 50 oed ar draws y Sir yn yr adolygiad o
safbwynt defnyddiwr gwasanaeth. Fe ddoir i ddealltwriaeth efo’r Cyngor o ran y
grwpiau i’w cynnwys. Nododd Rheolwr Archwilio Ariannol (Deloitte)
bod cynllun archwilio’r Gronfa Bensiwn wedi ei ddrafftio ond nid oedd wedi ei
gyfieithu, fe ddosbarthir y cynllun unwaith y byddai’n ddwyieithog. Amlygwyd y
prif risgiau archwilio ariannol y rhoddir ystyriaeth fel rhan o’r archwiliad
sef y risg y byddai rheolwyr yn diystyru rheolaethau, y prisiad tair blynyddol
a gynhaliwyd llynedd a phrisiad buddsoddiadau. Nodwyd mai’r ffi ar gyfer yr
archwiliad penodol yma byddai oddeutu £34,000. Nododd y Pennaeth Cyllid y prisiwyd y Gronfa
Bensiwn llynedd, roedd rhagdybiaethau
Cronfa Gwynedd ymysg y rhai mwyaf darbodus ar lefel Cymru a Phrydeinig a
chymariaethau tebyg wrth debyg y Llywodraeth wedi cadarnhau fod dim risg o
or-ddatgan gwerth asedau Cronfa Gwynedd. Tynnodd sylw bod cynnydd yn y ffi o
ran archwiliad Cydbwyllgor GwE ac eglurodd gan fod y 6 Cyngor wedi gosod eu
cyfraniadau am y flwyddyn, bydd rhaid i GwE ariannu’r cynnydd o fewn ei
gyllideb. PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad. |
|
DATGANIAD O GYFRIFON 2016/17 PDF 108 KB Cyflwyno, er gwybodaeth, y datganiadau ariannol statudol (yn amodol
ar archwiliad) ar gyfer 2016/17. Dogfennau ychwanegol: Cofnod: Gosodwyd cefndir a chyd-destun i’r adroddiad gan y Pennaeth Cyllid. Tynnwyd
sylw mai cyfrifon drafft heb eu harchwilio a gyflwynir yma er gwybodaeth, gyda’r
fersiwn terfynol i’w gyflwyno er cymeradwyaeth y Pwyllgor yng nghyfarfod 28
Medi 2017. Manylodd yr Uwch Reolwr Cyllid ar eu cynnwys ac ymatebwyd i ymholiadau
cyffredinol yr aelodau. Eglurodd y Pennaeth Cyllid o ran y £51
miliwn o symudiad mewn pensiynau, mai symudiad ar bapur ydoedd yn hytrach nag
arian parod. Ymhelaethodd bod y gyfradd disgownt wedi gostwng o 3.5% i 2.6%.
Eglurodd bod cyfraddau llog yn echrydus o isel, felly oherwydd bod gwir
ddychweliadau ar fondiau yn isel, roedd y gyfradd disgownt a oedd yn seiliedig
ar hynny hefyd yn isel. Nododd bod y gyfradd disgownt yn cael ei ddefnyddio i
gyfrifo gwerth heddiw'r pensiynau a delir allan yn y dyfodol, ac o ganlyniad
bod y gwerth yr hyn a delir allan yn ymddangos yn fwy. Nododd, beth bynnag
ydy’r diffyg, roedd rhagdybiaethau’r Gronfa Bensiwn yn golygu y bydd y diffyg
yn cael ei adennill dros 20 mlynedd fel cyflogwr. Nodwyd bod y Gronfa Bensiwn
wedi cael blwyddyn dda gyda’r asedau wedi cynyddu yn sylweddol iawn, sef 22% yn
2016/17, ac mai gwerth y Gronfa ar 31 Mawrth 2017 oedd £1.8 biliwn. Nododd aelod bod y tabl ar dudalen 51 o’r rhaglen yn dangos gostyngiad
sylweddol yn y derbyniadau cyfalaf yn 2016/17 o gymharu â 2015/16. Mewn ymateb,
nododd y Pennaeth Cyllid bod y ffigwr yn ddibynnol ar faint o eiddo a werthwyd
yn ystod y flwyddyn. Pwysleisiodd nad oedd yn arwydd o berfformiad llai
effeithiol, dim ond amseriad gwaredu eiddo. Mewn ymateb i sylw gan aelod parthed y gostyngiad yn y tybiaethau
marwolaeth yng nghyswllt costau pensiwn, nododd y Pennaeth Cyllid bod yr
actiwari wedi gwneud ymchwil manwl i’r tybiaethau a bod y Cyngor yn derbyn y
wybodaeth. Ychwanegodd aelod bod hyn yn groes i’r hyn a glywir o ran oes
unigolyn, holodd pa mor aml yr adolygir y tybiaethau. Mewn ymateb, nododd y Pennaeth
Cyllid yr adolygir y tybiaethau fel rhan o’r prisiad actiwaraidd tair
blynyddol. Holodd aelod o ran effaith newid yr oed pensiwn i 67. Cadarnhaodd y
Pennaeth Cyllid bod ymhlygiadau’r newid i’r oed pensiwn wedi ei ymgorffori yn y
cynllun a’r rhagdybiaethau perthnasol i amcangyfrif gwerth yr ymrwymiadau. PENDERFYNWYD derbyn a nodi Datganiad o Gyfrifon y Cyngor (yn amodol ar archwiliad) am 2016/17. |
|
RHEOLAETH TRYSORLYS 2016/17 PDF 444 KB Cyflwyno, er gwybodaeth, adroddiad y Rheolwr Buddsoddi ar ganlyniadau
gwir weithgarwch benthyg a buddsoddi’r Cyngor yn y flwyddyn
ariannol hyd at 31 Mawrth 2017. Cofnod: Gosodwyd cefndir a chyd-destun i’r adroddiad gan y Rheolwr Buddsoddi ar wir ganlyniadau rheolaeth trysorlys y Cyngor yn ystod 2016/17, yn
erbyn y strategaeth a sefydlwyd am y flwyddyn ariannol honno. Manylwyd ar y
cefndir economaidd, y gofyn benthyca a rheoli dyledion, gweithgarwch buddsoddi
a chydymffurfiaeth â’r dangosyddion darbodus. Nododd y Pennaeth
Cyllid y cynhelir cyfarfod briffio ar 24 Ionawr 2018 gan gwmni Arlingclose,
Ymgynghorwyr Rheolaeth Trysorlys y Cyngor, ar gyfer aelodau'r Pwyllgor er mwyn
trafod ac egluro adroddiad Datganiad Strategaeth Rheolaeth Trysorlys y Cyngor
am 2018/19. Eglurodd y byddai’r Pwyllgor yn ei gyfarfod ar 8 Chwefror 2018 yn
gwneud argymhelliad i’r Cyngor Llawn yng nghyswllt Datganiad Strategaeth
Rheolaeth Trysorlys y Cyngor am 2018/19, a bu penderfyniad cyffelyb yn
Chwefror/Mawrth 2016 ynghylch strategaeth 2016/17 sef testun yr adroddiad
yma. Mewn ymateb i gwestiwn parthed benthyg arian
dros dro, nododd y Rheolwr Buddsoddi mewn rhai amgylchiadau eithriadol yn unig
fe fenthycir arian dros dro i bontio cyfnod cyn y derbynnir arian i mewn ac mai
am gyfnod byr iawn byddai’r benthyciad. Ymhelaethodd ei fod yn rhatach ar rai
adegau, oherwydd lefel llog isel i fenthyg arian am gyfnod byr yn hytrach na
defnyddio gorddrafft. Holodd aelod a fyddai’n fwy darbodus i
ddefnyddio reserfau yn hytrach na benthyg. Mewn ymateb, nododd y Pennaeth
Cyllid bod y Cyngor yn “hunan-fenthyca”, yn hytrach na benthyg i wasanaethu
asedau, a bod penderfyniadau ynghylch benthyca yn agosach at y sefyllfa o ran
llif arian dyddiol. Eglurodd bod y sefyllfa reserfau yn wahanol, ac fe osgoir
benthyca tymor hir. Mewn ymateb i sylw gan aelod yng nghyswllt y
frawddeg gyntaf ar dudalen 158 o’r rhaglen yng nghyswllt Gofyn Benthyca Cyfalaf
(CFR) y Cyngor, nododd y Pennaeth Cyllid y dylai’r frawddeg nodi bod yr angen i
fuddsoddi yn cynyddu a’r benthyciadau ddim yn lleihau digon er mwyn cyfarch y
‘CFR’. Mewn ymateb i ymholiadau yng nghyswllt gosod
dangosyddion darbodus, nododd y Pennaeth Cyllid bod cyrff yn llunio
dangosyddion yn benodol i’w hamgylchiadau gyda lefel disgwyliadau a
chyfyngiadau cyrff yn amrywio. Cadarnhawyd bod dangosyddion y Cyngor yn unol â
Côd Ymarfer CIPFA (Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth)
ar Reoli Trysorlys. PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad er gwybodaeth. |
|
Cyflwyno adroddiad yr archwiliwr allanol. Cofnod: Cyflwynwyd yr adroddiad gan
Arweinydd Archwilio Perfformiad (Swyddfa Archwilio Cymru). Nododd bod yr adroddiad
a oedd yn edrych ar y sefyllfa
yng Ngwynedd o ran llywodraethu wrth benderfynu ar newidiadau
sylweddol i wasanaethau yn gyffredinol positif. Eglurodd y bu oediad
yng nghyflwyno’r adroddiad i’r Pwyllgor oherwydd cyfnod etholiadol cynghorau lleol a’r etholiad
cyffredinol. Nododd bod adroddiad ar y sefyllfa yn genedlaethol
i’w gyhoeddi cyn yr Hydref.
Tynnodd sylw y daethpwyd i’r casgliad bod “…trefniadau llywodraethu Cyngor Gwynedd ar gyfer newid gwasanaethau
yn gadarn ac yn gwella, gan
gefnogi proses gwneud penderfyniadau effeithiol yn well.”. Amlygodd y cynnig ar gyfer
gwella i atgyfnerthu trefniadau llywodraethu’r Cyngor, sef, “Pwyllgorau Craffu’n cael y cyfle i adolygu
a herio achosion busnes newid gwasanaethau’n
amserol cyn i’r Cabinet wneud penderfyniad terfynol.” Nododd bod y Cyngor eisoes yn cynyddu
rôl aelodau craffu gyda dau
aelod craffu yn mynychu cyfarfodydd
herio perfformiad yr Aelodau Cabinet. Cyfeiriodd aelod at yr Is-Grŵp Adolygiad Craffu a holodd os byddai’r Is-Grŵp yn gallu
ystyried y cynnydd yn ymateb i’r
cynnig ar gyfer gwella. Nododd
y Pennaeth Cyllid bod y Cyngor yn gweithredu
ar y cynnig ar gyfer gwella
a byddai’n cadarnhau’r sefyllfa efo’r Is-Grŵp i’r aelod. Mewn ymateb i sylw
gan aelod yng nghyswllt monitro
craffu da, nododd Arweinydd Archwilio Perfformiad (Swyddfa Archwilio Cymru) y derbynnir arweiniad gan CIPFA, fe ystyrir
cylch gorchwyl y Pwyllgorau Craffu a Chyfansoddiad y Cyngor. Ymhelaethodd y monitrir sut y tystiolaethir craffu gan edrych
ar gyfarfodydd y Pwyllgorau Craffu i weld os oedd
herio yn cymryd lle, y dystiolaeth
a gyflwynwyd a’r penderfyniad. PENDERFYNWYD nodi a derbyn yr adroddiad. |
|
ADRODDIAD Y GWEITHGOR GWELLA RHEOLAETHAU PDF 486 KB Cyflwyno adroddiad y Cynghorydd
Angela Russell yn cyflwyno adborth o gyfarfod y Gweithgor ar 9 Mawrth 2017. Cofnod: Cyflwynwyd adroddiad y Cynghorydd Angela
Russell ar gyfarfod o’r gweithgor uchod
a gynhaliwyd ar 9 Mawrth 2017 i ystyried
archwiliadau a dderbyniodd gategori barn C, sef - a) Gweithwyr Cefnogol Plant (Derwen) b) Gwerthiant Disel c) Goramser Ymgynghoriaeth Gwynedd
(YGC) ch) Cartref Plas Gwilym Gwahoddwyd swyddogion i fynychu’r
cyfarfod er mwyn trafod y materion
sy’n codi o’r archwiliadau a’r gwaith a wnaed
ers cyhoeddi’r adroddiadau archwilio er mwyn cryfhau’r
rheolaethau mewnol dan sylw. Nodwyd nad oedd swyddogion yn bresennol
yng nghyfarfod y gweithgor i drafod
yr archwiliad ‘Cartref Plas Gwilym’.
Eglurwyd nad
oedd Rheolwr Ardal Gogledd - Preswyl a Dydd a Rheolwr Plas Gwilym
yn bresennol yn y Gweithgor oherwydd eu bod yn cynnal cyfweliadau
ac nad oedd modd iddynt gael
eu hail-drefnu. Nodwyd bod y swyddogion wedi anfon crynodeb
ysgrifenedig o’r camau a gymerwyd i leihau’r risgiau
a amlygwyd yn yr adroddiad ac fe roddwyd
sylw iddynt yn y Gweithgor ynghyd â’r dystiolaeth
a dderbyniwyd gan Reolwr Plas Gwilym. Holodd aelod yng nghyswllt
gwerthiant disel, a fyddai’n syniad i newid y dull talu i fod
efo cerdyn yn unig er
mwyn lleihau’r risg? Mewn ymateb,
nododd y Rheolwr Archwilio bod cwsmeriaid yn talu efo
arian parod
a rhai yn derbyn anfoneb, byddai derbyn taliadau
drwy gerdyn yn gwella llif
arian ond mai mater i’r gwasanaeth
ydoedd. Mewn ymateb i sylw
pellach, nododd y Rheolwr Archwilio y byddai’r archwiliad dilyniant yn edrych
ar lefel defnydd y drefn newydd o dalu efo
cerdyn. Nododd aelod ei bod wedi
codi mater yng nghyfarfod y Cydbwyllgor Ymgynghorol Lleol ar 7 Gorffennaf 2017 o ran y dylai cyswllt fod
rhwng swyddogion a oedd yn cyflwyno
gwybodaeth gerbron y Cydbwyllgor efo swyddogion archwilio mewnol pan fo materion
o bryder yn codi. Mewn ymateb,
nododd y Rheolwr Archwilio y byddai’n croesawu’r cyfle i gael trafodaeth efo’r swyddogion pe cyfyd
mater o bryder wrth lunio Cynllun Archwilio
Mewnol am y flwyddyn. Nododd aelodau sylwadau am eu pryderon o ran lefel trosiant staff mewn cartrefi preswyl
a phroblemau recriwtio yn y maes
gofal. Cynigiwyd ac eiliwyd i ofyn
i’r Pwyllgor Craffu Gofal i ystyried
craffu’r mater. PENDERFYNWYD: (i)
derbyn yr adroddiad; (ii)
gofyn i’r Pwyllgor Craffu Gofal ystyried craffu lefel trosiant
staff mewn cartrefi preswyl a phroblemau recriwtio yn y maes gofal. |
|
CYNNYRCH ARCHWILIO MEWNOL 1/4/17 – 30/6/17 PDF 403 KB Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio. Cofnod: Cyflwynwyd adroddiad
y Rheolwr Archwilio yn amlinellu gwaith
Archwilio Mewnol am y cyfnod. Nodwyd bod 2 adroddiad am archwiliadau o’r cynllun gweithredol wedi ei gwblhau,
2 adroddiad am archwiliad o
Gynllun Archwilio 2016/17 a
1 archwiliad grant. Rhoddwyd ystyriaeth i’r adroddiadau yn unigol ac yn
ystod y drafodaeth cyfeiriwyd at y materion canlynol – Ymwybyddiaeth Gweithwyr
o’r Polisi Canu’r Gloch Mewn ymateb i gwestiwn gan
aelod, eglurodd y Rheolwr Archwilio yr anfonwyd yr
holiadur at weithwyr swyddfa’r Cyngor. Nododd yr aelod lleyg y dylid
ystyried trefn lle gweinyddir y drefn canu’r gloch
gan gwmni allanol. Holodd yr aelod lleyg
am drefniadau canu’r gloch mewn ysgolion
ac ar gyfer gwirfoddolwyr. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio bod polisi unigol ar
gyfer bob ysgol ac y byddai archwiliad ar wahân. Eglurodd
bod yr Adran Addysg efo polisi
canolog yr oedd yr ysgolion
yn diwygio i’w defnydd a bod trefniadau i adolygu’r
polisi canolog. O ran gwirfoddolwyr, y disgwylir eu bod yn ymwybodol
o’r polisi ac fe ellir
eu cynnwys os cynhelir archwiliad
o ran ymwybyddiaeth gweithwyr
maes o’r polisi. Mewn ymateb i gwestiwn gan
yr aelod lleyg yng nghyswllt
Cerdyn Cyswllt Canu’r Gloch, nododd
y Rheolwr Archwilio bod gweithwyr newydd yn derbyn y cerdyn
fel rhan o’r pecyn anwytho.
Eglurodd bod y nifer o unigolion a oedd
wedi derbyn cerdyn wedi gostwng
ers yr archwiliad
blaenorol a’i fod yn fater
i’r Adran Cefnogaeth Gorfforaethol i ystyried o ran hyrwyddo’r polisi. Nododd mai isel
iawn oedd niferoedd achosion o ganu’r gloch, a
allai fod yn adlewyrchiad positif neu negyddol.
Debydau Uniongyrchol
Hafan Mewn ymateb i sylw
gan aelod nad oedd
categori barn wedi ei roi ar
yr archwiliad, nododd y Rheolwr Archwilio oherwydd y cynhelir adolygiad o reolaeth yr Hafan
ni ystyriwyd y dylid gosod categori
barn. Tynnodd sylw bod y gwasanaeth wedi ymrwymo i weithredu
ar adolygu trefniadau parhad busnes i liniaru’r
risgiau a amlygwyd yn yr
archwiliad. PENDERFYNWYD: (i)
derbyn yr adroddiad
ar waith Archwilio Mewnol am y cyfnod o 1 Ebrill 2017 hyd at 30 Mehefin 2017 a chefnogi’r gweithrediadau cytunedig a gyflwynwyd eisoes i reolwyr
y gwasanaethau perthnasol; (ii)
bod yr aelodau a benodwyd i wasanaethu ar
y Gweithgor Gwella Rheolaethau yng nghyfarfod y Pwyllgor ar 6 Mehefin yn ystyried
yr archwiliadau oedd wedi derbyn
categori barn ‘C’ yn y cyfnod yma yn
ogystal; (iii)
mai cyfrifoldeb
unrhyw aelod na allai fod
yn bresennol yn y Gweithgor oedd trefnu eilydd. |
|
CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL 2017/18 PDF 452 KB Cyflwyno adroddiad y Rheolwr
Archwilio ar y cynnydd ar Gynllun
Archwilio Mewnol 2017/18. Cofnod: Cyflwynwyd adroddiad y
Rheolwr Archwilio yn rhoi diweddariad ar y sefyllfa gyfredol o ran cwblhau
cynllun archwilio mewnol 2017/18. Adroddwyd bod yr Uned
Archwilio Mewnol hyd at 30 Mehefin 2017 wedi cwblhau 3.33% o’r cynllun, gyda 2
o’r 60 archwiliad yng nghynllun 2017/18 wedi eu rhyddhau yn derfynol. Eglurwyd
mai un rheswm pam bu’r perfformiad yn is na’r uchelgais chwarterol oedd
oherwydd trafferthion recriwtio staff. Roedd y lefel staffio i lawr drwy gydol
y chwarter yn gyfatebol i ddau archwiliwr llawn amser. Ychwanegwyd y bu i ddau
aelod o staff newydd gychwyn yn ystod mis Ebrill ac o reidrwydd wedi derbyn
hyfforddiant yn ystod y cyfnod. Nodwyd bod camau mewn lle i adfer y sefyllfa
gydag archwiliadau penodol eisoes wedi eu dynodi i’r archwilwyr. Mewn ymateb i ymholiad gan
aelod parthed y rhesymau am y trafferthion recriwtio, nododd y Rheolwr
Archwilio mai un o’r rhesymau oedd graddfa cyflog Uwch Archwiliwr gyda
chynghorau cyfagos yn dynodi cyflog uwch ar gyfer y swydd. Ychwanegodd ei bod
o’r farn nad oedd y cyflog yn adlewyrchu’r dyletswyddau a chyfrifoldebau a oedd
ynghlwm â’r swydd. Nododd yr aelod lleyg y
dylid ail-edrych ar raddfa cyflog Uwch Archwiliwr. Ychwanegodd bod lefel
staffio i gyflawni gwaith archwilio mewnol yn fater o bryder mewn cynghorau
eraill yn yr ardal, gyda rhai cynghorau yn prynu i mewn oriau staff cynghorau
eraill. Mynegodd aelodau eu pryderon
o ran risg o beidio cyflawni gwaith archwilio mewnol yn unol â chynllun
2017/18, a’r angen i ail-edrych ar raddfa cyflog Uwch Archwiliwr. Mewn ymateb,
nododd y Pennaeth Cyllid y byddai’n trefnu asesiad os oedd y raddfa cyflog yn
addas i bwrpas, gan ofyn i’r Rheolwr Archwilio adolygu’r swydd ddisgrifiad, a
gofyn i’r Adran Cefnogaeth Gorfforaethol ail arfarnu’r raddfa cyflog. PENDERFYNWYD derbyn a nodi cynnwys yr adroddiad fel diweddariad o gynnydd yn erbyn cynllun archwilio 2017/18. |
|
SIARTER ARCHWILIO MEWNOL PDF 320 KB Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio. Dogfennau ychwanegol: Cofnod: Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio y Siarter Archwilio Mewnol i’r Pwyllgor a luniwyd yn unol
â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Gyhoeddus 2013 (diwygiwyd Ebrill 2017). Tywysodd yr aelodau trwy’r
Siarter gan dynnu sylw at bwrpas
y Gwasanaeth Archwilio Mewnol, sef: “Rhoi hyder i’r dinesydd
a’r Cyngor am amgylchedd reolaeth a threfniadau llywodraethu’r Cyngor trwy adrodd
yn annibynnol a gwrthrychol i’r Pennaeth Cyllid a’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu.” Eglurodd mai’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu y cyfeirir ato yn
y ddogfen fel “Bwrdd” a “Pwyllgor Archwilio” yn unol â diffiniadau’r
Safonau ac mai hi fel y Rheolwr Archwilio
oedd yn gweithredu
fel y “Prif Swyddog Archwilio” yn unol â’r
derminoleg yn y Safonau. Amlygodd mai un o’r newidiadau
mwyaf yn y Siarter oedd bod y Rheolwr Archwilio yn adrodd yn
uniongyrchol i’r Uwch Reolwr Refeniw
a Risg a oedd yn atebol i’r
Pennaeth Cyllid. Roedd y newid yn
adlewyrchu’r drefn weithio. Tynnodd sylw bod Archwilio Mewnol ar ôl cyfnod
priodol, yn cynnal profion dilyniant er mwyn
sicrhau bod yr hyn a gytunwyd efo’r Gwasanaethau yn weithredol pa bynnag farn y derbyniodd
yr archwiliad. Roedd hyn yn
adlewyrchu’r symudiad tuag at annog perchnogaeth
rheolwyr o’r camau cytunedig. Nododd y Pennaeth Cyllid fod y symudiad tuag at annog perchnogaeth
rheolwyr a swyddogion o’r camau i
liniaru risgiau a adnabuwyd mewn archwiliad, gan ddod i gytundeb
ar y camau gweithredu, wedi’i groesawu a’i ganmol
ganddo ef a’r Prif Weithredwr. Nododd aelod bod y Siarter yn glir
ac yn dda. Holodd sut y byddai’r
Rheolwr Archwilio yn adrodd os
credir bod diffyg adnoddau i gwblhau’r
gwaith. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio y byddai unrhyw ddiffyg
adnoddau yn cael ei amlygu
yn yr adroddiadau
cynnydd a gyflwynir gerbron y Pwyllgor. Ychwanegodd os byddai angen
gweithredu y byddai’n trafod efo’r Uwch
Reolwr Refeniw a Risg a’r Pennaeth
Cyllid. Cyfeiriodd yr aelod lleyg
at baragraff 10.1 o dan y pennawd ‘Anghenion Adnoddau Archwilio Mewnol’, nododd y dylid cryfhau’r paragraff. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio y byddai’n ychwanegu cymal i’r perwyl
y cyfeirir y mater i’r
Pwyllgor os oes diffyg adnoddau. Nododd aelod ei fod
yn hoffi’r broses o drafod a chytuno ar gamau gweithredu
efo rheolwyr er mwyn annog
eu perchnogaeth o’r datrysiadau. PENDERFYNWYD cymeradwyo Siarter Archwilio Mewnol. |
|
RHAGLEN SICRWYDD ANSAWDD A GWELLIANT ARCHWILIO MEWNOL PDF 358 KB Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio. Cofnod: Cyflwynodd y Rheolwr
Archwilio yr adroddiad gan nodi
bod Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus, a Nodyn Gweithredu Llywodraeth Leol CIPFA sy’n gysylltiedig, yn mynnu bod y Rheolwr Archwilio (y “prif weithredwr archwilio” yn nherminoleg
y Safonau) yn datblygu a chynnal rhaglen sicrwydd ansawdd a gwella sy’n cwmpasu pob
agwedd o weithgareddau archwilio mewnol. Nododd ei bod wedi cynnal
hunanasesiad mewnol ac wedi trafod y canlyniadau
gyda’r Uwch Reolwr Refeniw a Risg a chytunwyd ar y gweithrediadau oedd i’w cynnwys
yn y Rhaglen Sicrwydd Ansawdd a Gwelliant ble roedd
cydymffurfiaeth rannol neu ddiffyg cydymffurfiaeth
â’r Safonau. Tynnwyd sylw at y Rhaglen Sicrwydd Ansawdd a Gwelliant a oedd yn
atodiad i’r adroddiad. Eglurodd bod asesiad allanol o Wasanaeth Archwilio Mewnol Cyngor Gwynedd wedi ei gynllunio
i’w gynnal yn Hydref 2017 gan brif weithredwr
archwilio Cyngor Sir Gaerfyrddin a chyflwynir canlyniadau’r asesiad allanol i’r Pwyllgor. Hysbysodd y Rheolwr Archwilio y Pwyllgor y byddai’n ymgymryd ag asesiad
allanol Cyngor Sir Dinbych yng Ngwanwyn
2018. PENDERFYNWYD cymeradwyo Rhaglen Sicrwydd Ansawdd a Gwelliant Archwilio Mewnol. |