skip to main content

Rhaglen a chofnodion

Lleoliad: Siambr Hywel Dda - Swyddfeydd y Cyngor

Cyswllt: Bethan Adams  01286 679020

Eitemau
Rhif eitem

1.

YMDDIHEURIADAU

Derbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

Cofnod:

Y Cynghorwyr Dilwyn Morgan, Michael Sol Owen a Glyn Thomas.

2.

DATGAN BUDDIANT PERSONOL

Derbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol.

Cofnod:

Ni dderbyniwyd datganiad o fuddiant personol gan unrhyw aelod oedd yn bresennol.

3.

MATERION BRYS

Ystyried unrhyw fater arall sydd yn teilyngu sylw brys ym marn y Cadeirydd.

4.

COFNODION pdf eicon PDF 228 KB

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion cyfarfod o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 16 Gorffennaf 2015, fel rhai cywir.

Cofnod:

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 16 Gorffennaf 2015, fel rhai cywir.

5.

CYFRIFON TERFYNOL 2014/15 pdf eicon PDF 137 KB

Cyflwyno’r datganiadau ariannol statudol ar gyfer 2014/15.

 

a)        Cyflwyno’r datganiadau ariannol statudol diwygiedig gan y Pennaeth Cyllid am gymeradwyaeth y pwyllgor         (copi ymapapur gwyn)

 

b)(i)     Cyflwyno adroddiad ffurfiol “ISA 260” i’rrhai sy’n gyfrifol am lywodraethugan Swyddfa Archwilio Cymru ar Ddatganiadau Cyfrifon 2014/15 Cyngor Gwynedd  (copi ymapapur llwyd)

 

b)(ii)    Awdurdodi Cadeirydd y Pwyllgor a’r Pennaeth Cyllid i arwyddo’rllythyr cynrychiolaethar ran y Pwyllgor Archwilio, sy’n gyfrifol am lywodraethu yng nghyswllt cymeradwyo datganiadau ariannol statudol y Cyngor (copi yma fel Atodiad 1 i adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru sy’n (b)(i) uchod)

 

c)(i)     Cyflwyno adroddiad ffurfiol “ISA 260” i’rrhai sy’n gyfrifol am lywodraethugan Swyddfa Archwilio Cymru ar Ddatganiadau Cyfrifon 2014/15 y Gronfa Bensiwn    (copi ymapapur lelog)

 

c)(ii)    Awdurdodi Cadeirydd y Pwyllgor a’r Pennaeth Cyllid i arwyddo’rllythyr cynrychiolaethar ran y Pwyllgor Archwilio, sy’n gyfrifol am lywodraethu yng nghyswllt cymeradwyo datganiadau ariannol statudol y Gronfa Bensiwn (copi yma fel Atodiad 1 i adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru sy’n (c)(i) uchod).

Dogfennau ychwanegol:

Cofnod:

i)       Datganiad o’r Cyfrifon

           

         Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid y datganiadau ariannol statudol diwygiedig am gymeradwyaeth y pwyllgor. Nododd fod Atodiad 3 yn yr adroddiadau sy’n dilyn gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) yn nodi’r prif newidiadau yn y cyfrifon ers cyflwynwyd y fersiwn cyn-archwiliad i gyfarfod 16 Gorffennaf o’r Pwyllgor.

 

ii)      Adroddiad yr Archwilydd Penodedig ar yr Archwiliad o Ddatganiadau Ariannol

                                   

a)      Cyfrifon y Cyngor

 

         Yn unol â’r drefn Archwilio Flynyddol, sef adroddiad yr Archwilydd Penodedig i’r rhai sy’n llywodraethu, cyflwynwyd adroddiad SAC. ‘Roedd Arweinydd Ymgysylltu a Rheolwr Lleol, SAC, yn bresennol i gyflwyno’r wybodaeth.

 

         Nodwyd bod SAC yn gyfrifol am gynnal archwiliad ar ran yr Archwilydd Cyffredinol ac adrodd os ydynt o’r farn bod yr adroddiadau’n cyflwyno’r sefyllfa ariannol yn gywir a theg ar ddiwedd blwyddyn. Adroddwyd bod yr Archwilydd Cyffredinol yn bwriadu cyhoeddi adroddiad archwilio diamod ar gyfrifon Cyngor Gwynedd am 2014/15.

 

         Nodwyd y prif sylwadau canlynol gan gynrychiolwyr SAC:

·         Y byddai oedi cyn ardystio’r cyfrifon gan fod aelod o’r cyhoedd wedi lleisio gwrthwynebiad i’r cyfrifon yn ymwneud â gwariant Asiantaeth Cefnffyrdd. O ganlyniad, ni allai SAC gwblhau eu cyfrifoldebau archwilio yn ffurfiol na chyflwyno tystysgrif i gau’r archwiliad cyn bod y mater wedi ei gyfarch.

·         Yng nghyswllt camddatganiadau na gywirwyd, bod SAC wedi adnabod gorddatganiad o £825,000 yn y darpariaethau, sef:

Ø  Darpariaeth o £490,000 ar gyfer y golled o ran y dreth Gyngor yn y dyfodol o ganlyniad i ddeiliaid tai ag eiddo sydd ddim yn llawn drwy gydol y flwyddyn yn newid i Ardreth Annomestig Genedlaethol.

Ø  Darpariaeth o £335,000 i gyfrannu tuag at y diffyg sy’n bodoli o ran pensiwn.

Ø  Er bod rhwymedigaeth wedi’i wneud yn y gorffennol mewn perthynas â’r costau hyn, nid yw’n briodol cael darpariaeth yn y cyfrifon gan fod y rhwymedigaeth eisoes wedi’i adlewyrchu yn y cyfrifon yn sgil Safon Gyfrifyddu Ryngwladol 19 - Buddiannau Gweithwyr (IAS19).

·        Nodwyd er y gwerthfawrogir mai doeth yw neilltuo’r cyllid mewn termau cyllidebol, nid ydynt yn cydymffurfio â’r diffiniad o “ddarpariaethau” o safbwynt cyfrifyddu technegol ac y byddai’n fwy priodol i’r symiau hyn gael eu neilltuo fel cronfeydd wrth gefn wedi’u clustnodi.

 

          Mewn ymateb i’r sylwadau uchod nododd y Pennaeth Cyllid:

·         Nid oedd o’r farn bod gwrthwynebiad yr aelod o’r cyhoedd yn ymwneud yn uniongyrchol efo’r cyfrifon am 2014/15;

·         Yng nghyswllt y gorddatganiadau, mai dau fater cyfrifyddu technegol oedd dan sylw. Neilltuwyd dwy gronfa yn ddarbodus, ond bod yr archwiliwr yn awgrymu na ddylid eu trin fel darpariaethau. Nodwyd bod sail i fedru ystyried arian a neilltuwyd naill ai fel darpariaethau neu fel cronfeydd, ond byddai’n ail-ystyried y drefn erbyn 2015/16.

 

Mewn ymateb i sylwadau gan aelodau parthed y ddarpariaeth o ran Treth Cyngor, cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid bod Ymchwiliad Craffu ar y gweill yng nghyswllt Tai Gwyliau a Threthi.

 

Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod, nodwyd bod y rhagdybiaethau a dull cyfrifo’r diffyg pensiwn hanesyddol wedi newid, gyda chyfraniad o swm penodol yn hytrach na chanran o gyflog. Adroddwyd nad oedd y nifer swyddi wedi gostwng gymaint a ragwelwyd yn 2014-15, felly bod  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 5.

6.

RHEOLAETH TRYSORLYS 2015/16 – ADOLYGIAD CANOL BLWYDDYN pdf eicon PDF 207 KB

Cyflwyno, er gwybodaeth, adroddiad y Pennaeth Cyllid ar wir weithgarwch benthyg a buddsoddi’r Cyngor hyd yma yn y flwyddyn ariannol gyfredol

(copi ymapapur glas)

Cofnod:

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Cyllid ar weithgaredd rheolaeth trysorlys y flwyddyn gyfredol.

 

Cadarnhaodd y Rheolwr Buddsoddi, yn ystod y pum mis rhwng 1 Ebrill a 31 Awst 2015, arhosodd gweithgarwch benthyca’r Cyngor o fewn y cyfyngiadau a osodwyd yn wreiddiol, ac nid oedd unrhyw fanciau lle'r oedd y Cyngor wedi adnau arian yn methu ad-dalu.

 

Adroddwyd bod 98% o fuddsoddiad y Cyngor ym Manc Heritable wedi ei adennill, gyda dim ond £80,376 bellach heb ei dalu, a’i fod yn debygol y derbynnir dosraniad pellach.

 

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad er gwybodaeth.

7.

ADRODDIAD Y GWEITHGOR GWELLA RHEOLAETHAU pdf eicon PDF 576 KB

Cyflwyno adroddiad Cadeirydd y Pwyllgor yn cyflwyno adborth o gyfarfod y Gweithgor ar 20 Awst 2015 (copi ymapapur pinc).

Cofnod:

Cyflwynwyd adroddiad Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio ar gyfarfod o’r gweithgor uchod a gynhaliwyd ar 20 Awst 2015 i ystyried saith archwiliad a dderbyniodd gategori barn C yn ystod y cyfnod rhwng 1 Chwefror 2015 a 30 Mehefin 2015 sef -

a)   Trefniadau Wrth Gefn a Pharhad Gwasanaeth

b)   Iechyd a DiogelwchGweithio’n Unig

c)   Taliadau Cymorth Cyntaf

ch)  System Swyddi

d)   Costau Teithio Gweithwyr Gofal Cymunedol

dd) Gwasanaethau Plant – Comisiynu Gofal

e)   Cynllun Datblygu Amgueddfa ac Oriel Gwynedd.

 

Nodwyd yr ystyriwyd yn ogystal archwiliadGorfodaeth Parcio’ a oedd wedi derbyn barn B yn ogystal â mater a godwyd gan aelod yng nghyfarfod y Pwyllgor ar 16 Gorffennaf yng nghyswllt Prydlesu Canolfan Awyr Agored Rhyd Ddu i Antur Nantlle Cyf.

 

Gwahoddwyd Uwch Reolwyr i fynychu’r cyfarfod er mwyn trafod y materion sy’n codi o’r archwiliadau a’r gwaith a wnaed ers cyhoeddi’r adroddiadau archwilio er mwyn cryfhau’r rheolaethau mewnol dan sylw.    

 

Nodwyd y cafwyd sicrwydd yn y Gweithgor bod y materion a amlygwyd gan Archwilio Mewnol yn cael sylw teilwng a bod camau yn cael eu cymryd.

 

Nododd aelod nad oedd yn bosib iddo fynychu cyfarfod y Gweithgor ar gyfer y drafodaeth ar y mater Prydlesu Canolfan Awyr Agored Rhyd Ddu i Antur Nantlle Cyf gan ei fod ar ei wyliau.

 

Mewn ymateb i sylw gan aelod parthed asesiadau risg, nododd y Rheolwr Archwilio bod Archwilio Mewnol llynedd wedi gwirio asesiadau risg gan yr Adrannau yn ogystal a cadarnhau bod y Gwasanaeth Iechyd a Diogelwch yn gwirio asesiadau risg yr Adrannau.

 

Holwyd yng nghyswllt archwiliad Costau Teithio Gweithwyr Gofal Cymunedol, yn dilyn penderfyniad Ewrop bod amser gwaith gweithwyr gofal cymunedol yn cychwyn pan yn gadael y cartref, beth oedd yr oblygiadau ariannol i’r Cyngor. Nodwyd bod y mater yn derbyn sylw gan y Gwasanaeth Adnoddau Dynol.

 

Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod o ran monitro cynnydd y Gwasanaethau ar yr argymhellion, nododd y Rheolwr Archwilio bod archwiliadau dilyniant wedi eu cynllunio.

 

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.

 

8.

CYNNYRCH ARCHWILIO MEWNOL pdf eicon PDF 553 KB

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio yn amlinellu gwaith Archwilio Mewnol am y cyfnod rhwng 1 Gorffennaf a 11 Medi 2015  (copi ymapapur gwyrdd).

Cofnod:

Gwaith Archwilio Mewnol am y cyfnod hyd at 11 Medi 2015

            Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio yn amlinellu gwaith Archwilio Mewnol am y cyfnod rhwng 1 Gorffennaf a 11 Medi 2015. Nodwyd bod 8 adroddiad am archwiliadau o’r cynllun gweithredol gyda’r categori barn berthnasol yn cael ei ddangos wedi ei gwblhau yn ystod y cyfnod ynghyd â 2 archwiliad dilyniant.

 

Rhoddwyd ystyriaeth i’r adroddiadau yn unigol.

Rhoddwyd ystyriaeth i’r adroddiadau yn unigol ac yn ystod y drafodaeth cyfeiriwyd at y materion canlynol

 

Cronfa’r Cadeirydd

 

Mewn ymateb i ymholiad gan aelod, eglurwyd mai cyllideb blynyddol oedd y “gronfa”, mewn gwirionedd.

 

Prif System GyfrifoAdolygiad o’r Rheolaethau Allweddol

 

Tynnodd aelod sylw at fater a amlygwyd yng nghyfarfod y Pwyllgor Apelau Cyflogaeth ar 18 Medi 2015 o ran defnydd codau gwariant un Adran gan Adran arall. Mewn ymateb, nodwyd nad oedd yn anghyffredin i unigolyn ddal swydd gyda mwy nag un Adran, a bod dyletswydd ar reolwyr i wirio’r wybodaeth. Nododd yr aelod y byddai’n trafod y mater gyda’r swyddogion ar derfyn y cyfarfod.

 

PENDERFYNWYD:

(a)    derbyn yr adroddiadau ar waith Archwilio Mewnol am y cyfnod o 1 Gorffennaf i 11 Medi 2015 a chefnogi’r argymhellion a gyflwynwyd eisoes i reolwyr y gwasanaethau perthnasol er gweithrediad.

(b)   bod Cadeirydd y pwyllgor, ynghyd â’r Cynghorwyr Tom Ellis, John B. Hughes a Angela Russell i wasanaethu ar y Gweithgor i ystyried yr archwiliadau oedd wedi derbyn categori barn ‘C’.

(c)    mai cyfrifoldeb unrhyw aelod na allai fod yn bresennol yn y Gweithgor oedd trefnu eilydd.

9.

CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL 2015/16 pdf eicon PDF 361 KB

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio ar y cynnydd ar Gynllun Archwilio Mewnol 2015/16  (copi ymapapur eog).

Cofnod:

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio yn rhoi diweddariad ar y sefyllfa gyfredol o ran cwblhau cynllun archwilio mewnol 2015/16.

 

Adroddwyd bod yr Uned Archwilio Mewnol wedi rhagori ar darged chwarter 2, gyda 23.81% o archwiliadau’r cynllun wedi eu rhyddhau yn derfynol o gymharu â’r targed o 20% cyn diwedd y chwarter.

 

PENDERFYNWYD nodi cynnwys yr adroddiad fel diweddariad o gynnydd yn erbyn cynllun archwilio 2015/16.