Rhaglen a chofnodion

I ethol Is-gadeirydd am 2015/16.

PENDERFYNWYD ethol y Cynghorydd Trevor Edwards yn Is-gadeirydd y Pwyllgor am 2015/16.

Derbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

Y Cynghorwyr Aled Ll. Evans a Glyn Thomas.

Derbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol.

Ni dderbyniwyd datganiad o fuddiant personol gan unrhyw aelod oedd yn bresennol.

Ystyried unrhyw fater arall sydd yn teilyngu sylw brys ym marn y Cadeirydd.

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion cyfarfod o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 24 Medi 2015, fel rhai cywir.

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 24 Medi 2015, fel rhai cywir.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cefnogaeth Gorfforaethol.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Rheolwr Cynllunio Strategol a Pherfformiad. Nodwyd bod yr adroddiad yn rhoi diweddariad o ran adroddiadau archwilio allanol gyda’r atodiad yn rhestru adroddiadau arolygiadau a dderbyniwyd dros y tair blynedd diwethaf gan nodi eu cynigion ar gyfer gwella, y cynlluniau gweithredu a’r cynnydd hyd yn hyn.

Nododd y Cadeirydd oherwydd swmp y wybodaeth y dylid ystyried cynnal cyfarfod arbennig o’r Pwyllgor i roi sylw priodol i’r adroddiad.

PENDERFYNWYD cynnal cyfarfod arbennig o’r Pwyllgor i ystyried yr adroddiad.

Cyflwyno adroddiad yr Uwch Reolwr Democratiaeth a Chyflawni.

Cyflwynodd yr Uwch Reolwr Democratiaeth a Chyflawni yr adroddiad gan nodi bod Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) wedi cynnal adolygiad o effeithlonrwydd craffu yng Ngwynedd.

Adroddwyd bod SAC yn awgrymu tri phrif faes y dylid rhoi sylw iddynt er mwyn gwella craffu yng Ngwynedd, sef:-

•    Delio â’r diffyg cyswllt sydd yn ymddangos rhwng gwaith y Cabinet a'r pwyllgorau craffu trwy edrych, ymysg pethau eraill, ar fwy o graffu cyn penderfyniad ar waith y Cabinet

•    Gwella ar eglurder argymhellion craffu fel bod modd adnabod yr hyn sy'n digwydd o ganlyniad i graffu yn haws

•    Gwella ansawdd cwestiynu mewn pwyllgorau craffu er mwyn cynnig mwy o ffocws ac ansawdd i'r craffu

Nodwyd gan mai’r Pwyllgor Archwilio sydd â chyfrifoldeb i edrych ar drefniadau llywodraethu’r Cyngor ac, yn benodol, ar Gyfansoddiad y Cyngor, daethpwyd i’r casgliad y byddai’n briodol i’r Pwyllgor hwn drafod y mater.

Nodwyd y gofynnir i’r Pwyllgor edrych ar y mater gan ddod i gasgliadau ar y ffordd ymlaen ac i sicrhau bod Cynllun Gweithredu cadarn yn ei le i gyfarch argymhellion SAC.

PENDERFYNWYD trafod y mater yng nghyfarfod arbennig y Pwyllgor.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Cyllid gan nodi y cyflwynwyd datganiadau ariannol statudol diwygiedig y Cyngor a’r Gronfa Bensiwn am gymeradwyaeth y Pwyllgor yn y cyfarfod a gynhaliwyd ar 24 Medi 2015.

Atgoffwyd yr aelodau y nodwyd yn y cyfarfod y byddai oedi cyn ardystio’r cyfrifon, gan fod un aelod o’r cyhoedd wedi lleisio gwrthwynebiad i’r cyfrifon yn ymwneud â mater ymylol, sef gwariant ar gynllun Asiantaeth Cefnffyrdd yn y flwyddyn flaenorol.

Tynnwyd sylw at lythyr gan Swyddfa Archwilio Cymru yn cadarnhau eu bod wedi cwblhau eu gwaith ar y mater hwn ac wedi ymateb i'r etholwr yn datgan nad ydynt yn cynnig unrhyw gamau pellach.

PENDERFYNWYD:

(i)            derbyn yr adroddiad;

(ii)          awdurdodi’r Cadeirydd i arwyddo set ‘glân’ o’r un cyfrifon.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Cyllid, a oedd yn nodi yn unol â gofynion Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011, y disgwylir i’r Pwyllgor Archwilio graffu adroddiadau monitro cyllideb, lle’n briodol.

Gosododd yr Uwch Reolwr Cyllid y cyd-destun ac ymhelaethodd ar gynnwys yr adroddiad a gyflwynwyd i’r Cabinet ar 24 Tachwedd 2015. Cyflwynodd y penderfyniadau canlynol i sylw’r pwyllgor i’w craffu -

“1.   Derbyn yr adroddiad ar adolygiad diwedd yr ail chwarter (sefyllfa 30 Medi 2015) o’r Gyllideb Refeniw, ac wedi ystyried y sefyllfa ariannol ddiweddaraf parthed cyllidebau pob adran/gwasanaeth, gofyn i’r Aelodau Cabinet a’r penaethiaid adrannau perthnasol gymryd camau priodol ynglŷn â materion o dan eu harweiniad/rheolaeth.

2.    Nodi'r amrywiol adolygiadau o drefniadau crybwyllwyd yn yr adroddiad a’r camau i’w cymryd gan adrannau i gadw rheolaeth ar eu cyllidebau.

3.    Wedi ystyriaeth o’r sefyllfa, cymeradwyo, yn benodol, yr addasiadau a throsglwyddiadau argymhellwyd mewn perthynas â’r Adrannau Addysg, Economi a Chymuned, Rheoleiddio a Chyllidebau Corfforaethol.”

Nododd yr Aelod Cabinet Adnoddau yr atgoffwyd Aelodau Cabinet o’u cyfrifoldebau o ran adolygu cyllidebau. Cyfeiriodd at sefyllfa gyllidol yr Adran Oedolion, Iechyd a Llesiant a’r tebygrwydd y byddai angen adnoddau pontio ar gyfer eleni oherwydd annhebygrwydd o wireddu arbedion yn llawn yn y flwyddyn ariannol. Nododd y cymerir camau pendant i ddelio â’r sefyllfa er mwyn ei gadw o dan reolaeth a bod penderfyniad y Cabinet i neilltuo adnodd wrth gefn yn galluogi’r Cabinet i ymateb i’r sefyllfa ariannol o ran yr Adran erbyn diwedd y flwyddyn ariannol.

Yn ystod y drafodaeth ddilynol ymatebodd y swyddogion i ymholiadau’r aelodau fel a ganlyn:

·        O ran ‘Diswyddo ac Ymddeol Cynnar’ yn yr Adran Addysg, mai cyrff llywodraethu ysgolion oedd yn caniatáu ymddeol yn gynnar gyda’r costau yn disgyn ar yr Awdurdod Addysg. Nodwyd yr adolygir y sefyllfa o ran rhyddhau pensiwn gan ail-edrych ar hawl yr unigolyn o ran swm, sefyllfa’r ysgol i gyfrannu at y taliad a’r dull talu i’r dyfodol er mwyn ymateb i’r gorwariant;

·        Bod yr Adran Addysg wedi rhagweld y sefyllfa gorwariant ac wedi neilltuo tanwariant mewn cronfa wrth gefn i ariannu’r gwariant;

·        Mai penderfyniad y Cyrff Llywodraethu oedd ail-gyflogi athrawon a oedd wedi ymddeol fel athrawon llanw gyda phrofiad yr athro/athrawes yn cael ei gymryd i ystyriaeth;

·        Mai cost un tro oedd diswyddo ac fel rhan o’r cynllun trefniadaeth ysgolion yr edrychir ar arbedion refeniw blynyddol;

·        O ran gorwariant Ymgynghoriaeth Gwynedd, bod camau wedi’u cymryd i foderneiddio a bod yr Adran yn ceisio denu gwaith ac uchafu cyflawniad o fewn yr adnoddau staffio cyfredol. Ychwanegwyd y gwneir adolygiad blynyddol o ran incwm yr Adran a’u bwriad i ddefnyddio adnodd wrth gefn i liniaru’r sefyllfa pe byddai’r darlun yn parhau hyd at ddiwedd y flwyddyn ariannol.

Nododd aelod bod gorwariant blynyddol hanesyddol o ran gwasanaethau pobl hŷn a bod tueddiad demograffi yn golygu mwy o alw  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 9.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Cyllid, a oedd yn nodi yn unol â gofynion Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011, y disgwylir i’r Pwyllgor Archwilio graffu adroddiadau monitro cyllideb, lle’n briodol.

Gosododd yr Uwch Reolwr Cyllid y cyd-destun ac ymhelaethodd ar gynnwys yr adroddiad a gyflwynwyd i’r Cabinet ar 24 Tachwedd 2015. Cyflwynodd y penderfyniadau canlynol i sylw’r pwyllgor i’w craffu -

“Derbyn yr adroddiad ar adolygiad diwedd yr ail chwarter (sefyllfa 30 Medi 2015) o’r rhaglen gyfalaf, a chymeradwyo’r ariannu addasedig a gyflwynir yn rhan 2.2 – 2.8 o’r adroddiad, sef:

·    cynnydd £965,000 mewn defnydd o fenthyca heb gefnogaeth,

·    cynnydd £3,278,000 mewn defnydd o grantiau a chyfraniadau,

·    cynnydd £154,000 mewn defnydd o dderbyniadau cyfalaf,

·    cynnydd £300,000 mewn defnydd o gyfraniadau refeniw,

·    lleihad £17,000 mewn defnydd o’r gronfa gyfalaf,

·    cynnydd £847,000 mewn defnydd o gronfeydd adnewyddu,

·    trosglwyddo £200,000 rhwng cynllun Llyfrgell Bala a chynllun Ysgolion dalgylch y Berwyn.”

Yn ystod y drafodaeth ddilynol ymatebodd y swyddogion i ymholiadau’r aelodau fel a ganlyn:

·      O ran yr Adran Addysg, bod yr ail-broffilio o ran gwariant blynyddol ers y chwarter diwethaf yn gysylltiedig â’r rhaglen Ysgolion Ganrif 21;

·      Bod y Cabinet wedi cymeradwyo trosglwyddo £200,000 rhwng cynllun Llyfrgell Bala a chynllun Ysgolion dalgylch y Berwyn i ariannu symud y llyfrgell i safle’r ysgol newydd;

·      O ran rhagolygon ariannol y rhaglen Ysgolion Ganrif 21, bod trefniadau mewn lle ar gyfer y cynlluniau presennol a bod y Cyngor yn ceisio uchafu derbyniadau grant am y ddwy flynedd nesaf gyda ffynonellau ariannu amgen i’w ystyried i’r dyfodol gyda grantiau yn lleihau.

PENDERFYNWYD nodi’r sefyllfa a’r risgiau perthnasol yng nghyswllt rhaglen gyfalaf y Cyngor.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad yn manylu ar Strategaeth Ariannol y Cyngor am y pedair blynedd nesaf. Adroddwyd y byddai Llywodraeth Cymru yn cyhoeddi eu cyllideb drafft ar 8 Rhagfyr, a’r setliad amodol ar gyfer ariannu llywodraeth leol ar 9 Rhagfyr.

Tynnwyd sylw at dabl oedd yn manylu ar senarios posib o ran y setliad y gallai’r Cyngor dderbyn gan Lywodraeth Cymru a greuwyd gan yr Adran Gyllid mewn cydweithrediad efo’r Uned Ymchwil a Dadansoddeg. Nodwyd y disgwylir toriad mewn grant a bod y Cyngor wedi ymagweddu yn gyfrifol wrth gynnal ymgynghoriad Her Gwynedd ar y toriadau posib i wasanaethau.

Adroddwyd bod y Cabinet wedi ystyried yr adroddiad ar 24 Tachwedd 2015, cyflwynwyd y penderfyniadau canlynol i sylw’r pwyllgor i’w craffu -

“Derbyn y diweddariad a’r crynodeb o Strategaeth Ariannol 2016/17 – 2019/20 a pharhau gyda’r cynllun ymateb cyfredol, ‘Her Gwynedd’, ar gyfer 2016/17 – 2017/18, gan ddatgan –

a)    Bod Cabinet Cyngor Gwynedd yn gwrthwynebu’r toriadau yn ei dyraniad grant sy’n cael ei orfodi ar y Cyngor gan Lywodraethau San Steffan a Chymru.

b)    Y bydd Cabinet Cyngor Gwynedd yn gwireddu ei chyfrifoldeb statudol i gytuno ar gyllideb gytbwys rhag iddi, yn y pen draw, redeg allan o arian a methu talu ei gweithwyr a’i chyflenwyr.”

Nododd yr Aelod Cabinet Adnoddau bod oddeutu 75% o gyllid y Cyngor yn ddibynnol ar grant. Amlygodd bod Llywodraeth Cymru yn bwriadu darparu setliad fesul blwyddyn, heb unrhyw ffigyrau mynegol ar gyfer y blynyddoedd dilynol a oedd yn ei gwneud yn anymarferol i’r Cyngor weithredu strategaeth ariannol dros 4 blynedd.

Yn ystod y drafodaeth ddilynol ymatebodd y swyddogion i ymholiadau’r

aelodau fel a ganlyn:

·        Pe byddai adolygiad o fformiwla Barnett na fyddai sicrwydd o ran ei ganlyniad;

·        Bod cyhoeddiad y Canghellor George Osborne ar 25 Tachwedd y gosodir llawr ar fformiwla Barnett, yn golygu y byddai’r arian a ddyrannir i Lywodraeth Cymru o gwmpas faint y dyrannir yn bresennol;

·        Mai’r Cyngor Llawn yn ei gyfarfod ar 3 Mawrth 2016 fyddai’n gosod Treth Cyngor ar gyfer 2016/17. Nodwyd bod cwestiwn wedi ei gynnwys yn ymgynghoriad Her Gwynedd ar gyfer casglu barn pobl Gwynedd ar gynnydd yn Nhreth Cyngor;

·        Bod dyddiad cau ymgynghoriad Her Gwynedd wedi ei ymestyn tan 4 Rhagfyr 2015 a gofyn i’r aelodau annog eu hetholwyr i gymryd rhan;

·        Bod dros 2,000 o ymatebion i’r ymgynghoriad wedi eu derbyn hyd yn hyn a bod yr  ymateb ymysg yr uchaf o ran ymgynghoriadau cyhoeddus a gynhaliwyd gan y Cyngor;

·        I gyfarch y sefyllfa ariannol byddai angen oddeutu 12% o gynnydd yn Nhreth Cyngor 2016/17 pe na fyddai’r Cyngor yn gwneud toriadau. Nid oedd hyn am gael ei ganiatáu.

·        Y trafodir efo’r Adrannau perthnasol o ran eu targedau incwm ar gyfer 2016/17 a byddai newidiadau i ffioedd yn ystyriaeth wrth sefydlu cyllidebau.

Diolchodd y Cadeirydd am yr holl waith a wnaed gan y swyddogion ar Strategaeth Ariannol y Cyngor.

PENDERFYNWYD nodi’r sefyllfa a’r risgiau perthnasol yng nghyswllt  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 11.

Cyflwyno adroddiad yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg.

Gosodwyd cefndir a chyd-destun i’r adroddiad gan yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg.

Tynnwyd sylw at y grwpiau o risg adnabuwyd gan y Cyngor a’r gweithrediad o ran delio â’r risgiau o fewn y grwpiau.

Adroddwyd y sefydlir trefn ym Mehefin 2016 lle cyflwynir adroddiad i’r Pwyllgor ar y maes Rheoli Risg yn crynhoi’r gwaith a wnaed yn y meysydd hyn yn y cyfnod blaenorol.

Mewn ymateb i sylw gan aelod parthed cynnydd mewn risg oherwydd lleihad mewn adnoddau, nododd yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg bod lleihad mewn adnoddau yn anorfod, ond o weithredu strategaeth Ffordd Gwynedd, y blaenoriaethir risgiau yn well gan ganolbwyntio adnoddau’r Cyngor ar liniaru’r prif risgiau, yn hytrach na mân fygythiadau.

PENDERFYNWYD:

(i)     derbyn yr adroddiad;

(ii)    cymeradwyo trefniadau adrodd i’r Pwyllgor er mwyn cyflawni ei rôl statudol i adolygu ac asesu trefniadau'r awdurdod ar gyfer rheoli risgiau, rheolaeth fewnol a llywodraethu corfforaethol.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio yn amlinellu gwaith Archwilio Mewnol am y cyfnod rhwng 14 Medi a 31 Hydref 2015. 

Cyflwynwyd adroddiad Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio ar gyfarfod o’r gweithgor uchod a gynhaliwyd ar 12 Tachwedd 2015 i ystyried dau archwiliad a dderbyniodd gategori barn C yn ystod y cyfnod rhwng 1 Gorffennaf 2015 a 11 Medi 2015 sef -

a)   Terfynu Gweithwyr oddi ar Systemau TG

b)   Arwystl ar Eiddo Preswylwyr Cartrefi

Gwahoddwyd Uwch Reolwyr i fynychu’r cyfarfod ynghyd â’r Aelod Cabinet Adnoddau er mwyn trafod y materion sy’n codi o’r archwiliadau a’r gwaith a wnaed ers cyhoeddi’r adroddiadau archwilio er mwyn cryfhau’r rheolaethau mewnol dan sylw.           

Nodwyd y cafwyd sicrwydd yn y Gweithgor bod y materion a amlygwyd gan Archwilio Mewnol yn cael sylw teilwng a bod camau yn cael eu cymryd.

Nododd y Cadeirydd y dylid anfon llythyr at yr Adran Cefnogaeth Gorfforaethol a’r Gwasanaeth Technoleg Gwybodaeth yn nodi’r angen i ddelio a chadarnhau trefniadau o ran terfynu gweithwyr oddi ar systemau TG ar fyrder.

Mewn ymateb i sylw gan aelod yng nghyswllt y dirwyon sylweddol y gellir eu derbyn o ran diogelu data, nododd y Pennaeth Cyllid bod ap MobileIron yn galluogi’r Cyngor i ddileu gwybodaeth oddi ar declynnau symudol.

PENDERFYNWYD:

(i)     derbyn yr adroddiad;

(ii)    anfon llythyr at yr Adran Cefnogaeth Gorfforaethol a’r Gwasanaeth Technoleg Gwybodaeth yn nodi’r angen i ddelio a chadarnhau trefniadau o ran terfynu gweithwyr oddi ar systemau TG ar fyrder.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio ar y cynnydd ar Gynllun Archwilio Mewnol 2015/16.

Gwaith Archwilio Mewnol am y cyfnod hyd at 31 Hydref 2015

            Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio yn amlinellu gwaith Archwilio Mewnol am y cyfnod rhwng 14 Medi 2015 a 31 Hydref 2015. Nodwyd bod 6 adroddiad am archwiliadau o’r cynllun gweithredol gyda’r categori barn berthnasol yn cael ei ddangos wedi ei gwblhau yn ystod y cyfnod, 1 archwiliad dilyniant a 1 archwiliad ymatebol.

Rhoddwyd ystyriaeth i’r adroddiadau yn unigol ac yn ystod y drafodaeth cyfeiriwyd at y materion canlynol –

Trafnidiaeth Gyhoeddus

Mewn ymateb i ymholiad gan aelod, nododd yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg mai trefniadau mewnol y Cyngor oedd prif ffrwd y gwaith ac nad oedd yn cwmpasu materion sydd wedi arwain at achos llys ac ymchwiliad heddlu i gwmnïau bysiau.

Archwiliad Ymatebol Canolfan y Gwystl

Nododd aelod y dylid ystyried yr archwiliad yma yng nghyfarfod y Gweithgor Gwella Rheolaethau.

PENDERFYNWYD:

(a)   derbyn yr adroddiadau ar waith Archwilio Mewnol am y cyfnod o 14 Medi i 31 Hydref 2015 a chefnogi’r argymhellion a gyflwynwyd eisoes i reolwyr y gwasanaethau perthnasol er gweithrediad.

(b)   bod Cadeirydd ac Is-gadeirydd y pwyllgor, ynghyd â’r Cynghorwyr John B. Hughes, Michael Sol Owen a Angela Russell i wasanaethu ar y Gweithgor i ystyried yr archwiliadau oedd wedi derbyn categori barn ‘C’ ac archwiliad ymatebol Canolfan y Gwystl.

(c)   mai cyfrifoldeb unrhyw aelod na allai fod yn bresennol yn y Gweithgor oedd trefnu eilydd.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio ar y cynnydd ar Gynllun Archwilio Mewnol 2015/16.

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio yn rhoi diweddariad ar y sefyllfa gyfredol o ran cwblhau cynllun archwilio mewnol 2015/16.

Adroddwyd bod yr Uned Archwilio Mewnol hyd at 31 Hydref 2015 wedi cwblhau 32.31% o’r cynllun gyda 21 o’r 65 archwiliad unigol wedi eu rhyddhau yn derfynol.

         PENDERFYNWYD nodi cynnwys yr adroddiad fel diweddariad o gynnydd yn erbyn cynllun archwilio 2015/16.

Cyflwyno adroddiad yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg oedd yn amlinellu rhaglen waith y Pwyllgor am y cyfnod hyd at Medi 2016. Nodwyd y byddai’r blaenraglen yn addasu yn ystod y cyfnod i ymateb i ofynion/materion ychwanegol.

Nododd aelod yr angen i flaenoriaethu eitemau er mwyn sicrhau y rhoddir sylw teilwng i faterion.

PENDERFYNWYD nodi’r wybodaeth.