skip to main content

Rhaglen a chofnodion

Lleoliad: Siambr Hywel Dda - Swyddfeydd y Cyngor, Caernarfon. Gweld cyfarwyddiadau

Cyswllt: Bethan Adams  01286 679020

Eitemau
Rhif eitem

1.

CADEIRYDD

I ethol Cadeirydd am 2018/19.

Cofnod:

PENDERFYNWYD ail-ethol y Cynghorydd R. Medwyn Hughes yn Gadeirydd y Pwyllgor am 2018/19.

2.

IS-GADEIRYDD

I ethol Is-gadeirydd am 2018/19.

Cofnod:

PENDERFYNWYD ail-ethol y Cynghorydd John Brynmor Hughes yn Is-gadeirydd y Pwyllgor am 2018/19.

3.

YMDDIHEURIADAU

Derbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

Cofnod:

Y Cynghorwyr Peter Read, John Pughe Roberts a Gethin Glyn Williams.

4.

DATGAN BUDDIANT PERSONOL

Derbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol.

Cofnod:

Datganodd y Cynghorydd John Brynmor Hughes fuddiant personol, yn eitem 8 ar y rhaglen, (Cynnyrch Archwilio Mewnol 29/1/18-31/3/18 - Atodiad 4 – Hylendid Bwyd) oherwydd ei fod yn berchennog tafarn gyda lle bwyta.

 

Datganodd y Cynghorydd Berwyn Parry Jones fuddiant personol, yn eitem 8 ar y rhaglen, (Cynnyrch Archwilio Mewnol 29/1/18-31/3/18 - Atodiad 11 – Doc Fictoria) oherwydd bod ei wraig yn gweithio i Ymddiriedolaeth Harbwr Caernarfon.

 

Nid oedd yr aelodau o’r farn eu bod yn fuddiannau oedd yn rhagfarnu ac ni adawsant y cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem.

5.

MATERION BRYS

Ystyried unrhyw fater arall sydd yn teilyngu sylw brys ym marn y Cadeirydd.

Cofnod:

Nododd y Cadeirydd ei fod wedi derbyn cais gan ddau aelod o’r Pwyllgor i drafod y llythyr a anfonwyd at staff y Cyngor yn eu hysbysu o benderfyniad Cabinet y Cyngor ar 13 Mawrth 2018 i fabwysiadu addasiadau i amodau gwaith y Cyngor fel mater brys. Hysbysodd y Pwyllgor ei fod wedi derbyn arweiniad gan y Swyddog Monitro bod angen paratoi’n briodol cyn i’r Pwyllgor ei drafod. Nododd y byddai adroddiad yng nghyswllt y mater yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor unai yn ei gyfarfod ar 28 Mehefin neu 19 Gorffennaf.

6.

COFNODION pdf eicon PDF 265 KB

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion cyfarfod o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 8 Chwefror 2018, fel rhai cywir.

 

Cofnod:

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion cyfarfod o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 8 Chwefror 2018, fel rhai cywir yn ddarostyngedig i newid yr ail bwynt bwled ar dudalen 5 o dan yr eitem ‘Cyllideb Refeniw 2017/18 – Adolygiad Trydydd Chwarter’ i ddarllen:

 

“Cynhaliwyd trafodaethau hefo’r Adran Addysg a’r Adran Amgylchedd o ran datrysiadau amgen yn hytrach na defnyddio tacsis i gludo disgyblion i ysgolion. Gan fod y gorwariant yn anochel, yn bennaf oherwydd cludo disgyblion i Ysgol Hafod Lon, fe drosglwyddir arian pontio i’r Adran Addysg ar ddiwedd y flwyddyn ariannol.”

7.

CYNLLUN ARCHWILIO ALLANOL 2018

Cyflwyno adroddiadau yr archwiliwr allanol.

8.

CYNGOR GWYNEDD pdf eicon PDF 267 KB

Cofnod:

Cyflwynwyd yr adroddiad gan Reolwr Archwilio Ariannol (Deloitte) ac Arweinydd Archwilio Perfformiad (Swyddfa Archwilio Cymru).

 

Tywyswyd yr aelodau drwy’r adroddiad a oedd yn manylu ar drefniadau archwilio Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) ar gyfer 2018. Amlygwyd y prif risgiau archwilio ariannol a’r gwaith a wneir o ran incwm a gwariant arian grant GwE. Tynnwyd sylw at yr archwiliadau perfformiad y gwneir ar lefel cenedlaethol ac y rhai penodol i Wynedd. Nodwyd bod y ffioedd ar gyfer y gwaith archwilio yn parhau i fod yr un fath a’r ddwy flynedd flaenorol, ond ei fod yn debygol y byddai gostyngiad o oddeutu 25% yn ffi gwaith ardystio ar hawliadau a ffurflenni grant y Cyngor oherwydd y disgwyliad y byddai Llywodraeth Cymru yn symleiddio eu trefniadau sicrwydd drwy gyflwyno ‘Rhestr Gryno o Grantiau Ardystiedig Llywodraeth Cymru’ i bob awdurdod.

 

Nododd y Pennaeth Cyllid ei ddiolch am y cynllun a’r gyfathrach fuddiol a phroffesiynol y cynhaliwyd efo swyddogion Deloitte. Hysbysodd y Pwyllgor bod Paul Goodlad yn ymddeol a bod Alan Hughes wedi derbyn dyrchafiad i fod yn Arweinydd Archwilio Perfformiad SAC. Llongyfarchwyd ef ar ei benodiad.

 

Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod yng nghyswllt archwiliadau o dan Ddeddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015, nododd Arweinydd Archwilio Perfformiad (Swyddfa Archwilio Cymru) bod awdurdodau yn ffeindio eu traed o ran gweithredu yn unol â’r Ddeddf. Eglurodd bod darn o waith eisoes wedi ei wneud efo awdurdodau o ran y camau cyntaf a gymerwyd a bod 2 becyn o waith arall ar y gweill er mwyn edrych ar y ffordd roedd awdurdodau yn gweithredu yn unol â’r Ddeddf. Nododd bod Swyddfa Archwilio Cymru yn cynnal cyfarfodydd/digwyddiadau rhanbarthol er mwyn rhannu arfer da.

 

Nododd y Pennaeth Cyllid bod angen cydblethu’r Ddeddf Llesiant efo gweithrediadau’r Cyngor. Atgoffodd yr aelodau bod yr adroddiad a gyflwynwyd i’r Pwyllgor ar 8 Chwefror 2018, yng nghyswllt Cyllideb 2018/19 a Strategaeth Ariannol 2018/19 – 2020/21, yn cynnwys esboniad o sut roedd y gyllideb yn cyfarch nod ac amcanion y Ddeddf Llesiant.

8a

CRONFA BENSIWN GWYNEDD pdf eicon PDF 449 KB

Cofnod:

Cyflwynwyd yr adroddiad gan Reolwr Archwilio Ariannol (Deloitte). Manylodd ar gynnwys yr adroddiad a oedd yn nodi cynllun archwilio'r archwiliwr allanol o ran Cronfa Bensiwn Gwynedd, gan amlygu’r prif risgiau archwilio ariannol. Nododd bod tîm arbenigol wedi creu’r cynllun ac yn cynnal yr archwiliad gan gryfhau’r gwaith archwilio a wneir gan Deloitte. Cadarnhaodd bod y ffi ar gyfer y gwaith yma yn parhau i fod yr un fath a’r flwyddyn flaenorol.

 

Croesawodd y Pennaeth Cyllid y cynllun, gan nodi nad oedd yn gynllun arbennig i Wynedd a’i fod yn gynllun archwilio safonol ar gyfer cronfeydd pensiwn.

 

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiadau.

9.

CYNNYRCH ARCHWILIO MEWNOL 29/1/18 - 31/3/18 pdf eicon PDF 594 KB

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio.

Cofnod:

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio yn amlinellu gwaith Archwilio Mewnol am y cyfnod. Nodwyd bod 16 adroddiad am archwiliadau o’r cynllun gweithredol wedi eu cwblhau.

 

Datganodd aelod ei siom bod cynifer o adroddiadau yn amlygu gwendidau mewn rheolaethau, gyda dyledion o ran manddaliadau’r Cyngor, incwm mewn rhai peiriannau talu mewn meysydd parcio ddim yn cyfateb, sampl o staff yn amlygu mai hanner o’r sampl y gwiriwyd eu cymwysterau a diffyg monitro meddyginiaeth mewn cartrefi preswyl gyda staff heb y cymwysterau priodol. Nododd bod angen i’r Pwyllgor ddelio efo’r materion.

 

Rhoddwyd ystyriaeth i’r adroddiadau yn unigol ac yn ystod y drafodaeth cyfeiriwyd at y materion canlynol –

 

Modiwl Datblygu Staff (MoDS)

 

Cyfeiriodd aelod at y ffaith bod oddeutu £90,000 heb gynnwys TAW wedi ei dalu i ymgynghorydd TG allanol i wneud gwaith o gasglu gwybodaeth a manylion oherwydd diffyg briff clir a phendant o anghenion a chyfeiriad y prosiect yn hytrach na chanolbwyntio ar yr elfennau technegol. Nododd ei fod yn gost wastraffus cyn cychwyn ar y gwaith.

 

Derbyn tystlythyrau, profion hunaniaeth a thystiolaeth o gymwysterau

 

Nododd aelod bod gwirio’r wybodaeth yma yn rhywbeth sylfaenol a datganodd ei siom am y diffyg.

 

Incwm Cinio Ysgol

 

Holodd aelod pryd byddai’r holl ysgolion ar y system a pryd rhagwelir rhoi barn swyddogol ar yr archwiliad. Mewn ymateb, nododd y Pennaeth Cyllid bod y drefn o ran talu ar-lein yn datblygu ac yn gwella. Ategodd y Rheolwr Archwilio y sylw gan nodi ei fod yn gynamserol i roi barn swyddogol gan nad oedd y system yn gwbl weithredol ar amser yr archwiliad. Cadarnhaodd y bwriedir cynnal archwiliad dilyniant oddeutu mis Hydref neu fis Tachwedd 2018, er mwyn rhoi cyfle i’r ysgolion wneud defnydd o’r drefn talu ar-lein. Nododd yr adroddir ar yr archwiliad dilyniant i’r Pwyllgor.

 

Hylendid Bwyd

 

Nododd aelod bod y Pwyllgor Craffu Cymunedau wedi ystyried archwiliad manwl yr Asiantaeth Safonau Bwyd ar drefniadau hylendid bwyd y Cyngor, lle adnabuwyd gwendidau yn nhrefniadau gweinyddol y Cyngor. Holodd oherwydd bod y mater yn risg uchel i’r Cyngor pam bod yr archwiliad wedi derbyn categori barn B yn hytrach na C.

 

Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio bod sail y categori barn yn fater i’r archwiliwr. Eglurodd bod gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol drefniadau sicrwydd ansawdd gyda’r Arweinydd Tîm a hithau fel y Rheolwr Archwilio yn edrych ar yr adroddiadau. Nododd y bwriedir cyflwyno adroddiad i’r Pwyllgor yn fuan o ran cydblethu sgorio risgiau efo nodi categori barn.

 

Mewn ymateb i sylw pellach gan aelod, tynnodd y Pennaeth Cyllid sylw bod diffiniad categori barn B a C wedi eu nodi yn adroddiad blynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol. Nododd bod y Rheolwr Archwilio yn gweithredu’n annibynnol wrth gyrraedd ei barn, a’i fod ef yn cefnogi’r farn broffesiynol annibynnol. Nododd y gallai’r Pwyllgor un ai alw’r archwiliad i mewn i’r Gweithgor Gwella Rheolaethau neu yrru neges at yr Adran Amgylchedd i nodi na fyddai’r archwiliad yn cael ei alw i mewn ond bod y Pwyllgor yn disgwyl gwelliant.

 

Manddaliadau

 

Nododd aelod nad oedd wedi gweld adroddiad yn  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 9.

10.

ADRODDIAD BLYNYDDOL PENNAETH ARCHWILIO MEWNOL 2017/18 pdf eicon PDF 694 KB

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio.

Cofnod:

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio. Ar sail gwaith Archwilio Mewnol a gwblhawyd yn ystod 2017/18, roedd y swyddog yn fodlon bod gan Gyngor Gwynedd fframwaith cadarn o reolaeth fewnol.  

 

Adroddwyd bod yr holl archwiliadau a oedd yng nghynllun archwilio addasedig terfynol archwilio mewnol (58 archwiliad), wedi eu cwblhau erbyn 31 Mawrth 2018, sef 100% o’r cynllun, yn erbyn uchelgais perfformiad o 95% ar gyfer 2017/18.

 

Nodwyd bod gweithrediad derbyniol ar 200 allan o 222 o’r gweithrediadau cytunedig erbyn 31 Mawrth 2018, sef 90.09% o’r gweithrediadau yn erbyn uchelgais perfformiad o 85%.

 

Cyfeiriwyd at Atodiad 4 i’r adroddiad a oedd yn nodi cynnydd yn erbyn Rhaglen Sicrwydd Ansawdd a Gwelliant o ran cydymffurfiaeth â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS). Nodwyd bod asesiad allanol o Wasanaeth Archwilio Mewnol Cyngor Gwynedd i’w gynnal gan brif weithredwr archwilio Cyngor Sir Gaerfyrddin a chyflwynir canlyniadau’r asesiad allanol i’r Pwyllgor.

 

Mewn ymateb i ymholiad gan aelod yng nghyswllt defnyddio lliwiau goleuadau traffig o ran perfformiad i ddangos y gwelliant yn yr adroddiad blynyddol, nododd y Rheolwr Archwilio bod y mesurau perfformiad yn rhai corfforaethol ac nid oeddent yn adlewyrchiad o waith Archwilio Mewnol. Eglurodd bod perfformiad o ran mesur perfformiadCanran archwiliadau’r cynllun archwilio sydd yn barod i’w cyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu am eu bod un ai gydag adroddiad terfynol wedi ei ryddhau, neu wedi eu gauyn gyson efo’r uchelgais o 95%.

 

Mewn ymateb i sylw gan aelod parthed dadansoddiad amser Archwilio Mewnol yn ystod 2017/18, eglurodd yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg y nodir yn y dadansoddiad yr holl ddyddiau ar gael i Archwilio Mewnol gyda 7 aelod o staff llawn amser gan dynnu amser di-gynnyrch megis gwyliau a thrafferthion technoleg gwybodaeth, gan nodi cyfanswm y dyddiau cynhyrchiol oedd ar gael i Archwilio Mewnol yn ystod 2017/18.

 

Holodd aelod o ran sefyllfa staffio Archwilio Mewnol. Mewn ymateb, cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio bod capasiti staffio Archwilio Mewnol yn llawn. Eglurodd mai un rheswm bod dyddiau cynhyrchiol yr uned yn is oedd oherwydd bod 3 swyddog yn dilyn cwrs proffesiynol. Nododd bod yr hyfforddiant yn bwysig a byddai o fudd i’r uned o ran cyflawni’r gwaith. Hysbysodd y Pwyllgor bod un swyddog wedi ei henwebu fel prentis y flwyddyn a oedd yn galonogol i’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol, yr Adran Gyllid a’r Cyngor.

 

Nododd y Pennaeth Cyllid ei ddiolch i’r Rheolwr Archwilio am yr adroddiad, gan ategu ei safbwynt bod hyfforddi staff yn bwysig. Ychwanegodd, gan fod y 3 swyddog yn hyfforddi ar yr un pryd, byddai’r Adran yn edrych i mewn i ychwanegu swyddog dros dro at staff y Gwasanaeth Archwilio Mewnol.

 

Nododd y Cadeirydd diolchiadau’r Pwyllgor i’r Rheolwr Archwilio am ei gwaith a anfonwyd dymuniadau gorau aelodau’r Pwyllgor i’w thad, y Cynghorydd Eric M Jones, yn dilyn ei anhwylder diweddar.

 

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad fel adroddiad blynyddol ffurfiol y Pennaeth Archwilio Mewnol yn unol â gofynion  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 10.