Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

Y Cynghorwyr Huw G. Wyn Jones a Paul Rowlinson.

Derbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol.

Ni dderbyniwyd datganiad o fuddiant personol gan unrhyw aelod oedd yn bresennol.

Ystyried unrhyw fater arall sydd yn teilyngu sylw brys ym marn y Cadeirydd.

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion cyfarfod o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 19 Gorffennaf 2018, fel rhai cywir.

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion cyfarfod o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 19 Gorffennaf 2018, fel rhai cywir.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid y datganiadau ariannol statudol diwygiedig am gymeradwyaeth y pwyllgor. Nododd bod yr adroddiad gan Deloitte ar ran Archwilydd Cyffredinol Cymru yn nodi’r prif newidiadau yn y cyfrifon ers cyflwynwyd y fersiwn cyn-archwiliad i gyfarfod 28 Mehefin o’r Pwyllgor.

Tynnodd sylw at yr hyn a adnabuwyd gan Deloitte fel camddatganiad dosbarthiad o £5.640m o fewn y reserfau a glustnodwyd, ar gyfer taliad i Gronfa Bensiwn Gwynedd. Eglurodd bod y taliad ar gyfer elfen sefydlog o gyfraniadau’r Cyngor fel cyflogwr am y cyfnod o 2017/18 i 2019/20. Nododd nad oedd wedi ei gywiro gan mai effeithio ar ddosbarthiad o fewn y reserfau a glustnodwyd yn unig ydoedd, nid oedd yn cael effaith ar gyfanswm y reserfau a glustnodwyd, ac yn y tymor canol gellid dadlau fod trefn Cyngor Gwynedd yn fwy tryloyw.

Yn unol â’r drefn Archwilio Flynyddol, sef adroddiad yr Archwilydd Penodedig i’r rhai sy’n llywodraethu, cyflwynwyd adroddiad Deloitte ar ran Archwilydd Cyffredinol Cymru gan Ian Howse, Arweinydd Ymgysylltu Archwilio Ariannol, Deloitte.

Adroddwyd bod yr Archwilydd Cyffredinol yn bwriadu cyhoeddi adroddiad archwilio diamod ar gyfrifon Cyngor Gwynedd am 2017/18.

Nodwyd y prif sylwadau canlynol:

·         Fel y nodwyd gan y Pennaeth Cyllid, bod un camddatganiad heb ei gywiro ond eu bod yn fodlon nad oedd yn cael ei gywiro;

·         Bod un camddatganiad a gywirwyd i’w boddhad;

·         Nid oedd unrhyw faterion oedd angen sylw wedi eu hamlygu gan y tîm archwilio yng nghyswllt y risgiau sylweddol a brofwyd;

·         Cymeradwyo’r tîm cyfrifo am ansawdd y cyfrifon.

Nododd y Pennaeth Cyllid ei ddiolch am yr adroddiad archwiliad a gyflwynwyd gan Deloitte, a’u cydweithrediad arferol drwy’r archwiliad.

PENDERFYNWYD:

(i)     cymeradwyo Datganiad o Gyfrifon Cyngor Gwynedd 2017/18 (ôl-archwiliad);

(ii)    derbyn adroddiad archwiliad ‘ISA260’ Deloitte ar ran Archwilydd Cyffredinol Cymru;

(iii)   awdurdodi’r Pennaeth Cyllid a Chadeirydd y Pwyllgor i arwyddo’r “llythyr cynrychiolaeth” ynghylch cyfrifon y Cyngor a’i gyflwyno i Archwilydd Cyffredinol Cymru.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid datganiadau ariannol statudol diwygiedig y Gronfa Bensiwn am gymeradwyaeth y pwyllgor. Nododd bod yr adroddiad gan Deloitte ar ran Archwilydd Cyffredinol Cymru yn nodi’r prif newidiadau yn y cyfrifon ers cyflwynwyd y fersiwn cyn-archwiliad i gyfarfod 19 Gorffennaf o’r Pwyllgor.

Ymddiheurodd bod y dogfennau ar gyfer yr eitem hon wedi eu hanfon yn hwyr i’r aelodau. Nododd bod copi diwygiedig o’r cyfrifon wedi eu cyflwyno gyda man newidiadau yn dilyn archwiliad Deloitte, nid oedd y newidiadau yn gwneud gwahaniaeth i’r prif ddatganiadau. Nododd ei ddiolch i’r swyddogion am eu gwaith a’u cyflawniad yn wyneb straen sylweddol gydag absenoldebau staff.

Cyflwynodd Arweinydd Ymgysylltu Archwilio Ariannol, Deloitte yr adroddiad archwiliad ISA 260 gan ymddiheuro bod y ddogfen wedi ei anfon at yr aelodau yn hwyr. Nododd bod yr Archwilydd Cyffredinol yn bwriadu cyhoeddi barn archwilio ddiamod ar gyfrifon Cronfa Bensiwn Gwynedd am 2017/18.

Nodwyd y prif sylwadau canlynol:

·         Bod rhai camddatganiadau yn y cyfrifon wedi eu cywiro i’w boddhad;

·         Nid oedd unrhyw faterion oedd angen sylw wedi eu hamlygu gan y tîm archwilio yng nghyswllt y risgiau sylweddol a brofwyd heblaw am welliannau rheolaeth fel y nodir yn arferol.

Nododd aelod ei ddiolch i’r tîm cyfrifo am eu gwaith a’i fod yn braf derbyn cadarnhad gan Deloitte bod y cyfrifon yn lân. Ategodd y Cadeirydd y sylw gan longyfarch y timau cyfrifo ar safon y cyfrifon.

Datganodd y Pennaeth Cyllid ei werthfawrogiad o waith y timau cyfrifo.

Mewn ymateb i ymholiad gan aelod parthed risg i’r Cyngor o ran benthyca i gynghorau eraill, nododd y Pennaeth Cyllid bod y Cyngor yn derbyn arweiniad gan gwmni Arlingclose, ymgynghorwyr trysorlys y Cyngor, a pe byddai risg credyd byddai rhybudd risg credyd yn cael ei roi. Eglurodd nad oedd benthyca i gynghorau eraill yn risg uchel, gyda’r sefyllfa yn well na benthyca i gwmni preifat, oherwydd bod cynghorau yn gyrff gyda sicrwydd o incwm oherwydd y grym i godi treth.

   PENDERFYNWYD:

(i)    cymeradwyo Datganiad o Gyfrifon Cronfa Bensiwn Gwynedd 2017/18 (ôl-archwiliad);

(ii)   derbyn adroddiad archwiliad ‘ISA260’ Deloitte ar ran Archwilydd Cyffredinol Cymru;

(iii)  awdurdodi’r Pennaeth Cyllid a Chadeirydd y Pwyllgor i arwyddo’r “llythyr cynrychiolaeth” ynghylch cyfrifon Cronfa Bensiwn Gwynedd a’i gyflwyno i Archwilydd Cyffredinol Cymru.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio.

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio yn amlinellu gwaith Archwilio Mewnol am y cyfnod. Nodwyd bod 14 adroddiad am archwiliadau o’r cynllun gweithredol wedi eu cwblhau. Atgoffwyd yr aelodau yn unol â’r hyn a gymeradwywyd gan y Pwyllgor ar 19 Gorffennaf 2018, fe ddarperir sgôr risgiau a lefel sicrwydd ar gyfer pob archwiliad. Nodwyd y derbyniwyd adborth cadarnhaol ar y drefn newydd gan aelodau a swyddogion. 

Rhoddwyd ystyriaeth i’r adroddiadau yn unigol ac yn ystod y drafodaeth cyfeiriwyd at y prif faterion canlynol –

Trefniadau Diogelu – Trais yn y Cartref

Mewn ymateb i sylw gan aelod o ran pryd byddai’r rheolaethau mewn lle, nododd y Rheolwr Archwilio bod rheolaethau mewn lle ond bod angen adeiladu arnynt. Ychwanegodd yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg bod cynllun gweithredu mewn lle i ymateb i’r gofyn deddfwriaethol bod holl staff y Cyngor wedi cwblhau’r hyfforddiant.

Nododd aelod bod cyfrifoldeb ar reolwyr i sicrhau bod staff yn cwblhau’r hyfforddiant. Mewn ymateb i sylw gan yr aelod o ran y rhesymau a roddir pan ei fod yn anoddach i weithwyr maes gwblhau’r hyfforddiant, nododd y Rheolwr Archwilio bod staff swyddfa efo mynediad rhwydd i’r modiwl hyfforddiant felly roedd yn haws iddynt gwblhau’r modiwl o gymharu â gweithwyr maes.

Awgrymodd aelod y dylai bod modd i weithwyr maes gael mynediad i’r hyfforddiant o gartref. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio bod Modiwl Datblygu Staff yn parhau i gael ei ddatblygu ar hyn o bryd ac fe fyddai yn y pendraw yn galluogi holl staff i gael mynediad i’r modiwl hyfforddiant. Atgoffodd yr aelodau y cynhelir gwaith dilyniant ar yr archwiliad ac fe adroddir ar y canlyniadau.

Canolfan Hamdden Arfon

Cyfeiriodd aelod at y ffaith bod pob aelod o staff yn gyfrifol am gwblhau gwiriadau stoc, awgrymodd y dylai bod aelod penodol o staff neu hyd yn oed y rheolwr yn cwblhau’r gwiriadau. Mewn ymateb i’r sylw, eglurodd y Rheolwr Archwilio bod staff yn gweithio ar drefn rota felly nid oedd yn bosib i aelod penodol o staff gwblhau’r gwiriadau. Cadarnhaodd bod pob aelod o staff wedi derbyn hyfforddiant ar gyfer cynnal gwiriadau stoc.

Casglu Incwm – Morwrol a Pharciau Gwledig

Tynnodd aelod sylw bod y Swyddog Morwrol a Pharciau Gwledig yn nodi ei fod yn ffyddiog bod y ffigyrau a ddarparwyd gan gwmni ‘Adra’, a oedd yn casglu arian tâl mynediad i Barc Glynllifon ar ran y Gwasanaeth Morwrol a Pharciau Gwledig, yn gywir er nad oedd gwiriadau o niferoedd ymwelwyr na’r arian a gesglir. Nododd yr aelod y dylid derbyn tystiolaeth i gefnogi barn y swyddog.

Nododd y Pennaeth Cyllid yn yr achos yma y byddai’r gost o gael swyddog yn gwirio’r incwm a gesglir o ran tâl mynediad i’r parc yn llawer uwch nag unrhyw incwm ychwanegol a fyddai’n cael ei gasglu.

Nododd aelod yr angen i dderbyn mwy o wybodaeth yng nghyswllt y mater gan y Swyddog Morwrol a  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 7.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio ar y cynnydd ar Gynllun Archwilio Mewnol 2018/19.

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio yn rhoi diweddariad ar y sefyllfa gyfredol o ran cwblhau cynllun archwilio mewnol 2018/19.

          Adroddwyd bod y Gwasanaeth Archwilio Mewnol hyd at 14 Medi 2018 wedi cwblhau 25.45% o’r cynllun, gyda 14 o’r 55 archwiliad yng nghynllun 2018/19 wedi eu rhyddhau yn derfynol. Eglurwyd bod yr archwilwyr yn ystod chwarter 1 a chwarter 2 wedi ymgymryd ag archwiliadau ar gyfer rhai Cynghorau Cymuned a Thref yng Ngwynedd ac Ynys Môn yn ogystal. Nodwyd gwerthfawrogiad o waith y tîm. Tynnwyd sylw at yr addasiadau i’r Cynllun.

          Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod, cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio bod capasiti llawn yn y tîm gyda phenodiadau i 2 swydd dros dro ers mis Gorffennaf yn adnodd ychwanegol tra bod 3 swyddog yn cwblhau hyfforddiant.

PENDERFYNWYD derbyn a nodi cynnwys yr adroddiad fel diweddariad o gynnydd yn erbyn cynllun archwilio 2018/19