skip to main content

Rhaglen, penderfyniadau a chofnodion

Lleoliad: Cyfarfod Rhithiol / Virtual Meeting. Gweld cyfarwyddiadau

Cyswllt: Lowri Haf Evans  01286 679878

Eitemau
Rhif eitem

1.

ETHOL CADEIRYDD

I ethol Cadeirydd ar gyfer 2021 / 2022

Penderfyniad:

Ethol y Cynghorydd John Pughe Roberts yn Gadeirydd ar gyfer y cyfnod 2021 - 22

 

Cofnod:

PENDERFYNWYD ethol y Cynghorydd John Pughe Roberts yn Gadeirydd ar gyfer y cyfnod 2021 - 22

 

 

2.

ETHOL IS-GADEIRYDD

I ethol Is-gadeirydd ar gyfer  2021/2022.

Penderfyniad:

Ethol y Cynghorydd Medwyn Hughes yn Is Gadeirydd y Cyngor ar gyfer 2021 - 22

 

Cofnod:

PENDERFYNWYD ethol y Cynghorydd Medwyn Hughes yn Is Gadeirydd y Cyngor ar gyfer 2021 -22

 

3.

YMDDIHEURIADAU

I dderbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb

 

Cofnod:

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan y Cynghorydd Peredur Jenkins. Cydymdeimlwyd â’r Cynghorydd a gollodd ei wraig yn ddiweddar.

 

4.

DATGAN BUDDIANT PERSONOL

I dderbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol

 

Cofnod:

Ni dderbyniwyd datganiad o fuddiant personol gan unrhyw aelod oedd yn bresennol.

 

5.

MATERION BRYS

Nodi unrhyw eitemau sy’n fater brys ym marn y cadeirydd fel y gellir eu hystyried.

 

Cofnod:

Dim i’w nodi

6.

COFNODION pdf eicon PDF 253 KB

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion cyfarfod o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd 11 Chwefror 2021 fel rhai cywir  

 

Cofnod:

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar  11 Chwefror 2021 fel rhai cywir.

 

7.

DEDDF LLYWODRAETH LEOL AC ETHOLIADAU ( CYMRU) 2021 pdf eicon PDF 248 KB

I gymeradwyo y Rhaglen Waith a gofyn am ddiweddariad i gyfarfod y Pwyllgor yn Hydref 2021

 

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

Cymeradwyo'r Rhaglen Waith

Cais am ddiweddariad i gyfarfod y Pwyllgor Hydref 2021

 

Cofnod:

Cyflwynwyd adroddiad gan y Swyddog Monitro yn ceisio cymeradwyaeth y Pwyllgor i raglen waith drafft mewn ymateb i Ddeddfwriaeth sy’n cyflwyno newidiadau a grymoedd llywodraethiant Llywodraeth Leol yng Nghymru. Atgoffwyd yr Aelodau bod y Cyngor Llawn (Mawrth 4ydd 2021) wedi penderfynu mai’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu fyddai’n cadw trosolwg o’r gwaith sy’n ymateb i ddarpariaethau a gofynion y Ddeddf a'r rhaglen waith arfaethedig sydd yn ei lle i gyfarch y camau mewn modd amserol a phriodol.

 

Yn dilyn cymeradwyaeth y Pwyllgor o’r rhaglen waith bydd adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Grŵp Llywodraethu Corfforaethol yn tynnu sylw at y risgiau posib ynghyd a chyfres o adroddiadau pellach i’r Cyngor, Y Cabinet, Y Pwyllgor Safonau a Phwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth ynglŷn â darpariaethau’r Ddeddf a’r elfennau perthnasol. Ategwyd bod elfennau o’r gwaith eisoes ar y gweill a bod gweithgor o swyddogion wedi eu hadnabod i weithredu’r gwaith.

 

Yng nghyd destun y Pwyllgor Archwilio, nodwyd bod sawl newid i gyfrifoldebau’r Pwyllgor, gyda chydnabyddaieth y bydd ambell un yn bell gyrhaeddol. Rhoddwyd trosolwg cryno ar yr agweddau fydd angen eu blaenoriaethu:

-       cymryd trosolwg o swyddogaethau monitro perfformiad penodol y Cyngor - bydd canllawiau yn cael ei gosod allan gan y Ddeddfwriaeth gyda threfn ffurfiol i’r broses.

-       enw’r Pwyllgor  Deddf yn nodi’r angen i sefydlu Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

-       cadw trosolwg ar drefn gwynion y Cyngor gan sicrhau system gwynion effeithiol

-       adolygu aelodaeth y Pwyllgor Archwilio erbyn Mai 2022 - bydd yr aelodaeth yn gwedd newid y Pwyllgor yn ei gyfanrwydd ac amlygwyd yr angen i gynnal trafodaeth fanwl ynglŷn â goblygiadau llywodraethiant y Pwyllgor.

 

Diolchwyd am yr adroddiad

 

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â swyddogaeth y Pwyllgor dros drefniadau cwynion ac os byddai hyn yn gwneud y broses yn haws i unigolion gyflwyno cwynion, nodwyd mai sicrhau bod y drefn a pherfformiad y drefn honno yn gweithio fydd cyfrifoldeb y Pwyllgor. Mewn ymateb, mynegwyd bod y Pwyllgor Safonau eisoes yn edrych ar y broses gwynion ac y byddai cael dau bwyllgor yn rhoi trosolwg yn dyblygu’r gwaith.  Mewn ymateb, nododd y Swyddog Monitro bod y ddau bwyllgor yn ddwy gyfundrefn wahanol - monitro cwynion o’r côd ymddygiad yw cyfrifoldeb y Pwyllgor Safonau tra byddai’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu yn gyfrifol am drosolwg o gwynion am wasanaethau a threfniadau corfforaethol y Cyngor.

 

Mewn ymateb i sylw y byddai penodi Aelodau lleyg yn anodd o ystyried agweddau megis cefndir, balans gwleidyddol, agwedd di-duedd, taliadau, dylanwad ac addasrwydd nododd y Swyddog Monitro bod canllawiau yn cael eu paratoi i roi arweiniad ar y trefniant a derbyniwyd yr awgrym bod angen cynllunio ymlaen yn ofalus ar gyfer hyn. Awgrymwyd  bydd trefn debyg i’r hyn sydd gan y Pwyllgor Safonau yn cael ei mabwysiadu, lle sefydlir Panel Cyfweld i fod yn gyfrifol am y penodiadau. O safbwynt taliadau, eglurwyd bod Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 7.

8.

SWYDDOGAETH Y PWYLLGOR ARCHWILIO A LLYWODRAETHU pdf eicon PDF 484 KB

Ystyried yr adroddiad, sylwebu ar y cynnwys a mabwysiadu’r trefniadau

newydd

 

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

Derbyn y wybodaeth

Cymeradwyo addasiadau i’r Trefniadau Gweithredu

 

Cofnod:

Eglurwyd, ers sefydlu Pwyllgor Archwilio Cyngor Gwynedd yn 1999, bod rôl y Pwyllgor wedi esblygu i adlewyrchu’r gofynion statudol ar awdurdodau lleol yn ogystal â newidiadau yn nhrefniadau gweinyddol mewnol y Cyngor. Fel mater o drefn, bydd y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu yn ystyried a mabwysiadu Trefniadau Gweithredu yn ei gyfarfod cyntaf o gyngor newydd ar ôl etholiad – mabwysiadwyd y fersiwn gyfredol gan y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu ar 6 Mehefin 2017.

Yn achlysurol bydd newidiadau mewn trefniadau mewnol neu ddeddfwriaeth yn golygu bod angen addasu’r Trefniadau Gweithredu. Yn dilyn cyfnod o adolygu trefniadau llywodraethu materion ariannol y Gronfa Bensiwn, cyflwynwyd addasiadau i’r Trefniadau sy’n angenrheidiol ar gyfer ymdrin â chyfrifon 2020/21 Cronfa Bensiwn Gwynedd i’r Pwyllgor eu hystyried. Amlygwyd bod y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu wedi bod yn derbyn a chymeradwyo cyfrifon Cyngor Gwynedd a Chronfa Bensiwn Gwynedd, fel rhan o’i rôl fel y “rhai sy’n gyfrifol am lywodraethu”. Wedi ystyried y rheoliadau diweddaraf, ymddengys mai’r Pwyllgor Pensiynau yw’r corff priodol i dderbyn a chymeradwyo datganiadau o gyfrifon Cronfa Bensiwn Gwynedd. 

Tynnwyd sylw at y rheoliadau perthnasol ynghyd  a’r trefniadau gweithredu drafft newydd sydd yn parhau i fod yn gyson a gofynion Mesur Llywodraeth Leol a’r Canllawiau Statudol. Tynnwyd sylw hefyd at y cymalau sydd wedi eu haddasu gan bwysleisio mai fersiwn dros dro yw’r trefniant ar gyfer 2021 / 22 gan nad yw’r holl addasiadau sydd yn cael eu cyflwyno i weithgareddau’r Pwyllgor yn unol â Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) wedi dod i rym eto. Ategwyd bod y trefniant arfaethedig wedi ei drafod gyda Chadeiryddion y Pwyllgorau. Nodwyd bod trefniadau a  phenderfyniadau sydd yn ymwneud a phensiynau yn cael eu rheoli gan y Pwyllgor Pensiynau sydd yn eu tro yn cael eu craffu yn fanwl gan y Bwrdd Pensiwn. O ganlyniad, ystyriwyd bod yr addasiad yn un synhwyrol

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan Aelodau:

·         Bod aelodau o’r Bwrdd Pensiwn a’r Pwyllgor Pensiynau yn gefnogol i’r trefniant

·         Bod y trefniant yn un i’w groesawu – yn cynnig trefn lan a chlir gyda llai o ddyblygu gwaith

·         Bod y drefn yn ymddangos yn daclus

·         Bod Rheolwyr proffesiynol hefyd yn cadw llygad ar y Gronfa felly digon o gefnogaeth ar gael

 

PENDERFYNWYD

 

Derbyn y wybodaeth

Cymeradwyo addasiadau i’r Trefniadau Gweithredu

 

9.

CYNNYRCH ARCHWILIO MEWNOL pdf eicon PDF 399 KB

Derbyn yr adroddiad, sylwebu ar y cynnwys a chefnogi’r gweithrediadau sydd eisoes wedi’u cytuno gyda’r gwasanaethau perthnasol 

Penderfyniad:

Derbyn y wybodaeth

Cefnogi’r gweithrediadau sydd eisoes wedi eu cytuno gyda'r gwasanaethau perthnasol

 

Cofnod:

Cyflwynwyd, er gwybodaeth, adroddiad gan y Rheolwr Archwilio yn diweddaru’r Pwyllgor ar waith archwilio mewnol am y cyfnod o 1 Chwefror 2021 hyd 31 Mawrth 2021. Amlygwyd bod 4 o archwiliadau’r cynllun wedi eu cwblhau ynghyd ag archwiliad grant ôl-16.

 

Diolchwyd am yr adroddiad

 

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan Aelodau:

·         Bod angen cynnal asesiad lles i weithwyr a chynghorwr sydd yn gweithio o adre

·         Bod angen rhoi dewis i staff wrth i ganllawiau covid lacio yng nghyd-destun gweithio o adre

·         Bod angen amserlen ar gyfer dychwelyd i’r swyddfeydd

·         Bod angen cynnal asesiadau lleoliad gwaith yn y cartref

·         Edmygu ymroddiad ac addasrwydd staff wrth weithio o adref

 

Mewn ymateb i’r sylwadau nodwyd bod asesiadau offer gwaith wedi eu cwblhau a bod Cefnogaeth Gorfforaethol yn arwain ar brosiect asesu addasrwydd swyddi. Ategwyd nad oedd pwysau i ddychwelyd i’r swyddfeydd ac os bydd modd gwneud swydd o gartref yn effeithiol, ni fyddai gorfodaeth i newid.

 

PENDERFYNWYD

 

Derbyn y wybodaeth

Cefnogi’r gweithrediadau sydd eisoes wedi eu cytuno gyda'r gwasanaethau perthnasol

 

10.

ADRODDIAD BLYNYDDOL PENNAETH ARCHWILIO MEWNOL 2020/2021 pdf eicon PDF 616 KB

I ystyried yr adroddiad

Penderfyniad:

Derbyn y wybodaeth

 

Cofnod:

Cyflwynwyd adroddiad gan y Rheolwr Archwilio yn mynegi  barn Archwilio Mewnol ar  amgylchedd rheolaethol gyffredinol o fewn yr Awdurdod yn ystod 2020/21 gan ddarparu cyfryw farn archwilio mewnol blynyddol i’r Awdurdod. Nodwyd na all sicrwydd fyth fod yn llwyr ac y mwyaf y gall gwasanaeth archwilio mewnol ei ddarparu i’r Cyngor ydi cyngor rhesymol nad oes gwendidau mawr yn y system gyfan o reolaeth fewnol.

 

Adroddwyd bod dyfodiad pandemig Covid-19 wedi cael effaith sylweddol ar yr awdurdod yn ei gyfanrwydd ac ar waith Archwilio Mewnol. Mynegwyd nad oedd modd i Archwilio Mewnol gynnal gwaith yn chwarter cyntaf y flwyddyn, ac ar gais y Pennaeth Cyllid, cafodd rhai swyddogion o’r gwasanaeth eu hadleoli i gynorthwyo a chefnogi’r Cyngor drwy wirio a phrosesu Grantiau Llywodraeth Cymru i Fusnesau a weinyddwyd gan y Gwasanaeth Refeniw. Treuliwyd cyfanswm o 146 diwrnod ar y gwaith hwn. Yn ogystal, bu i swyddogion Archwilio Mewnol hefyd gynorthwyo’r Gwasanaeth Profi, Olrhain a Diogelu, sef gwasanaeth a lansiwyd gan Lywodraeth Cymru gyda 120 diwrnod wedi eu treulio ar y gwaith yma.

 

Cyflwynwyd rhaglen waith ddiwygiedig o waith Archwilio Mewnol am y flwyddyn ariannol 2020/2021 i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 30 Gorffennaf 2020. Roedd y cynllun archwilio blynyddol yn llawer mwy hyblyg na’r arfer o ganlyniad i effaith y pandemig ar y sefydliad. Adnabuwyd blaenoriaethau archwilio newydd mewn ymateb i risgiau newydd a newidiadau yn sgil effaith Covid-19. Bu i archwiliadau o’r cynllun addasedig gael eu cwblhau o fewn cyfnod heriol gyda ffocws yr archwiliadau ar drefniadau yn sgil y pandemig ac archwiliadau statudol megis grantiau. Cynhaliwyd nifer isel o archwiliadau yn ystod 2020/2021 o gymahru a’r blynyddoedd blaenorol a hynny oherwydd amgylchiadau digynsail o anghyffredin. Ystyriwyd hynny yn eithriad eleni a defnyddiwyd tystiolaeth a ddarparwyd gan reoleiddwyr allanol i gefnogi’r farn am y flwyddyn.

·         Yn gyffredinol, canfuwyd rheolaeth fewnol dda o fewn pob un o wasanaethau’r Cyngor a archwiliwyd.

·         Bod holl adrannau’r Cyngor wedi adeiladu ar waith blaenorol, gan barhau i ddatblygu eu cyfundrefnau rheoli risg. Cyflwynwyd adroddiad gan y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu ar 30 Tachwedd 2020 i ddiweddaru am ddatblygiadau i’r trefniadau rheoli risg, y camau gweithredu nesaf, ac ystyried os oedd yr ymateb yn mynd i’r afael â’r materion a godwyd yn Llythyr yr Archwiliwr

·         Bod 23 risg llywodraethu wedi cael eu hadnabod yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn cael eu hasesu’n barhaus gan y Grŵp Asesu Trefniadau Llywodraethu.

·         Ble darganfuwyd gwendidau arwyddocaol mewn rheolaeth fewnol, cafodd y materion eu cywiro gan swyddogion y Cyngor, a sylw'r Gweithgor Gwella Rheolaethau.

·         Bod yr Awdurdod wedi derbyn nifer o adroddiadau gan reoleiddwyr yn ystod 2020/2021:

 

Ar sail gwaith Archwilio Mewnol a gwblhawyd yn ystod 2020/2021, ystyriwyd bod  fframwaith rheolaeth fewnol Cyngor Gwynedd yn ystod y flwyddyn ariannol 2020/2021 yn gweithredu ar lefel sicrwydd rhesymol ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd cyffredinol fframwaith llywodraethu’r Awdurdod, rheoli risg a rheolaeth fewnol.

 

Roedd 23 darn o waith wedi eu cynnwys yng nghynllun archwilio addasedig terfynol 2020/2021. Cafodd 19 o aseiniadau eu  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 10.

11.

DATGANIAD LLYWODRAETHU BLYNYDDOL CYNGOR GWYNEDD AR GYFER 2020/21 pdf eicon PDF 391 KB

Cymeradwyo’r Datganiad at bwrpasau ei arwyddo gan Arweinydd y Cyngor a’r Prif Weithredwr

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

Derbyn yr adroddiad

Cymeradwyo’r datganiad

Argymell bod Arweinydd y Cyngor a Prif Weithredwr y Cyngor yn ei arwyddo

 

Cofnod:

Cyflwynwyd y datganiad gan Pennaeth Cynorthwyol - Refeniw a Risg. Eglurodd  bod y datganiad, er nad yn rhan o’r cyfrifon, yn ddogfen statudol ac angen ei chyhoeddi gyda’r cyfrifon. Yn unol â Rheoliadau Cyfrifon Archwilio (Cymru) a Chod ymarfer CIPFA mae’n rhaid i bob Awdurdod Lleol sicrhau bod datganiad o reolaeth fewnol yn ei le. Adroddwyd mai’r Prif Weithredwr ac Arweinydd y Cyngor sydd yn arwyddo’r datganiad er bod angen cymeradwyaeth gan y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu.

 

Rhoddwyd ychydig o gefndir i’r datganiad gan nodi bod dyletswydd ar bob Awdurdod Lleol i gyflwyno datganiad blynyddol ac er yn wahanol o ran fformat neu ddull mae eu cynnwys yn debyg iawn. Yng Ngwynedd, y Grŵp Asesu Trefniadau Llywodraethu, o dan arweiniad y Prif Weithredwr sydd yn adolygu'r gofrestr risg. Bydd y grŵp yn trafod risgiau mewn 23 o feysydd llywodraethu gwahanol, gan nodi’r rheolaethau sydd gan y Cyngor yn eu lle er mwyn lliniaru’r risgiau hynny. Caiff hyn ei wneud mewn ymateb i fframwaith CIPFA sydd yn adnabod egwyddorion craidd ar gyfer llywodraethu da.

Amlygwyd bod risg newydd wedi cael ei ychwanegu yn ystod 2021/21, sefTrefniadau a gweithredu annigonol gan Wasanaethau’r Cyngor i reoli rigiau iechyd a diogelwch yn effeithiol’. Ategwyd bod y risg yma yn wreiddiol wedi ei gynnwys o fewn y risg mwy cyffredinolTrefniadau Rheoli Risg’, ond ystyriwyd bod Iechyd, Diogelwch a Llesiant yn cyflwyno risgiau unigryw ac o ganlyniad y byddai’n briodol i’r maes gael sylw penodol o fewn y gofrestr risg llywodraethu.

 

Adroddwyd bod y Grŵp wedi dod i gasgliad bod 0 maes gyda risgiau uchel iawn, 2 faes risgiau uchel, 12 maes risgiau canolig a 9 maes risgiau isel. Nodwyd mai'r meysydd risg uchel oeddDiwyllianta’r risg newyddIechyd, Diogelwch a Llesiant’.

 

Tynnwyd sylw hefyd at newid mewn sgôr risggwendidau wrth reoli arian cyhoeddussydd yn golygu nad yw cyllid y Cyngor yn cael ei ddefnyddio at ei flaenoriaethau. Addaswyd y sgôr oherwydd, er bod trefniadau cynllunio ariannol y Cyngor yn parhau’n gryf, mae’r sgôr tebygolrwydd wedi newid i 3 gan fod cynlluniau arbedion bellach am fod y anoddach i’w gwireddu.

 

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan Aelodau:

·         Bod angen mwy o wybodaeth am y tîm newydd a sefydlwyd ar gyfer cryfhau’r gefnogaeth i drefniadau Craffu

·         Angen ystyried risg i asedau eiddo'r Cyngor - hyn yn debygol o gynyddu o ganlyniad i staff y Cyngor yn gweithio o adre a swyddfeydd yn wag

 

Mewn ymateb i gais am fwy o wybodaeth am drefniadau rheoli CCTV amlygwyd bod cynllun gwybodaeth newydd wedi ei sefydlu gan Cefnogaeth Gorfforaethol mewn ymateb i adnabod risg o warchod / diogelu data sydd yn ymddangos ar CCTV. Nodwyd bod bwriad i sicrhau bod y wybodaeth sydd yn cael ei ddal ar CCTV yn cael ei ystyried fel ‘data’ ac o ganlyniad  yn cael ei reoli  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 11.

12.

CYFRIFON TERFYNOL 2020/21 - ALLDRO REFENIW pdf eicon PDF 221 KB

I dderbyn y wybodaeth, ystyried unrhyw risgiau sy’n deillio o’r gwir wariant ac incwm yn erbyn cyllideb 2020/21, a chraffu penderfyniadau’r Cabinet yng nghyswllt rheoli cyllidebau’r Cyngor a’i Adrannau.

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

Derbyn yr adroddiad

Nodi’r risgiau perthnsaol

Cefnogi penderfyniad y Cabinet (18 Mai 2021)

 

 

Cofnod:

Amlygodd yr Aelod Cabinet Cyllid bod yr adroddiad wedi ei gyflwyno i’r Cabinet 18 Mai 2021 a bod y Cabinet wedi cymeradwyo’r holl argymhellion a’r trosglwyddiadau ariannol.

 

Gosodwyd y cyd-destun ac ymhelaethwyd ar gynnwys yr adroddiad gan yr Uwch Reolwr Cyllid. Cyfeiriwyd at grynodeb o’r sefyllfa fesul adran oedd yn amlygu’r symiau i’w cario ymlaen ar ddiwedd y flwyddyn ynghyd a’r prif faterion a meysydd ble fu gwahaniaethau sylweddol. Amlygwyd,

 

·         Bod effaith ariannol Covid19 yn sylweddol i’r Cyngor. Gyda dros £20 miliwn wedi ei hawlio o’r gronfa caledi a ffyrlo erbyn diwedd y flwyddyn, oedd yn gyfuniad o gostau ychwanegol o £11.6 miliwn, colledion incwm o £7.3 miliwn a £1.5 miliwn ffyrlo.

·         O ganlyniad i dderbyn nifer o grantiau sylweddol eraill cysylltiedig â Covid-19 yn hwyr yn y flwyddyn ariannol, amlygwyd bod sefyllfa ariannol 2020/21 wedi ei drawsnewid erbyn diwedd y flwyddyn, gyda’r grantiau yn cynnwys grantiau i gyllidebau ysgolion, ar gyfer trawsnewid digidol, diffyg gwireddu arbedion ac ôl groniad Treth Cyngor.

·         Bod 5 adran ar ddiwedd y flwyddyn yn gorwario cyn dyrannu grantiau digolledu am Covid19 gan Lywodraeth Cymru, gan adael dim ond un adran yn gorwario yn derfynol, sef Adran Plant a Theuluoedd.

·         Pwysau sylweddol yn wynebu’r Adran Plant a Theuluoedd, ond lleihad yn y gorwariant i £1.3 miliwn yn dilyn dileu £688k o arbedion nad oedd modd eu gwireddu a derbyniad grant covid.

·         Bod gwelliant sylweddol yn sefyllfa’r Adran Oedolion - gwerth £1 miliwn o arbedion nad oedd modd eu cyflawni wedi eu dileu a’u llithro yn ogystal â derbyniad grantiau cyffredinol ym misoedd olaf y flwyddyn.

·         Bod cynnydd yn sefyllfa ariannol Priffyrdd a Bwrdeistrefol oedd yn gyfuniad o gwtogi ar wariant, derbyniadau grant covid a grantiau cyffredinol a dileu arbedion. Y maes gwastraff, yn parhau i fod yn bryder gyda’r adran wedi wynebu costau ychwanegol sylweddol yn ymwneud â chydymffurfio gyda chanllawiau covid 19. Nodwyd hefyd golledion incwm yn y maes gwastraff masnachol, oedd yn ei gyfanrwydd werth £2.4 miliwn am flwyddyn.

·         Bod nifer o resymau tanwariant un-tro ar nifer o benawdau Corfforaethol

·         Bod balansau’r ysgolion wedi cynyddu o £4.3 miliwn yn 2019/20 i £10.7 miliwn yn 2020/21 yn sgil effaith Covid19 a derbyniad grantiau amrywiol.

·         Bod adolygiad digonolrwydd cronfeydd penodol y Cyngor wrth gau’r cyfrifon, lle llwyddwyd i gynaeafu £170 mil o adnoddau.

 

Cyfeiriwyd at benderfyniad y Cabinet i,

·         nodi sefyllfa’r adrannau ar ddiwedd 2020/21 a chymeradwyo’r symiau i’w cario ymlaen

·         cymeradwyo’r holl argymhellion a’r trosglwyddiadau ariannol

 

Adroddwyd bod y datganiadau ariannol statudol 2020/21 wrthi’n cael eu cwblhau gyda’r bwriad o’u cyflwyno i’r Archwilwyr cyn y dyddiad statudol o 31 Mai 2021. Ategwyd y byddai’r cyfrifon yn cael eu harchwilio dros yr haf gan Archwilio Cymru ac nid gan gwmni Deloitte fel y gwelwyd yn y gorffennol.

 

Ategodd y Pennaeth Cyllid bod grantiau wedi rhoi hwb ariannol sylweddol i’r sefyllfa sydd bellach yn cyfleu sefyllfa iach a chadarn. Er gwaethaf y gost, sicrhawyd diogelwch trigolion Gwynedd yn ystod y pandemig  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 12.

13.

RHAGLEN GYFALAF 2020/21 - ADOLYGIAD DIWEDD BLWYDDYN (SEFYLLFA 31 MAWRTH 2021) pdf eicon PDF 206 KB

I dderbyn y wybodaeth, ac ystyried y risgiau yn ymwneud â’r Rhaglen Gyfalaf

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

Derbyn yr adroddiad

Nodi’r risgiau perthnasol

Cefnogi penderfyniad y Cabinet (18 Mai 2021)

 

Cofnod:

Amlygodd y Uwch Reolwr Cyllid mai prif ddiben yr adroddiad oedd cyflwyno’r rhaglen gyfalaf diwygiedig ar ddiwedd y flwyddyn ariannol (sefyllfa 31 Mawrth 2021), a chymeradwyo’r ffynonellau ariannu perthnasol. Cyfeiriwyd at ddadansoddiad fesul Adran o’r rhaglen gyfalaf £114.6 miliwn am y 3 blynedd 2020/21 - 2022/23 ynghyd a’r ffynonellau sydd ar gael i ariannu’r cynnydd net sydd oddeutu £11.0 miliwn ers yr adolygiad diwethaf.

 

Prif gasgliadau adolygiad oedd bod y Cyngor wedi llwyddo i wario £27.7m yn 2020/21 ar gynlluniau cyfalaf, gyda £18.2m (66%) ohono wedi’i ariannu trwy grantiau penodol.

 

Adroddwyd bod effaith argyfwng Covid19 a’r cyfnod clo ar y rhaglen gyfalaf yn amlwg ac yn ychwanegol i’r £14.1m a adroddwyd arno yn yr adolygiadau blaenorol, roedd £19.3m pellach o wariant arfaethedig wedi’i ail-broffilio o 2020/21 i 2021/22, gyda’r prif gynlluniau yn cynnwys:

           £4.5 miliwn Cynlluniau Ysgolion Ganrif 21

           £3.3 miliwn Adnewyddu Cerbydau.

           Grant hwyr o £2.2 miliwn ar Gynnal a Chadw Ysgolion a gyrhaeddodd ym mis Mawrth 2021, gyda’r hawl penodol gan Lywodraeth Cymru i ddisodli ariannu cyfredol a’i lithro i’r flwyddyn ganlynol.

           £1.7 miliwn Cynllun Cei Aberdyfi.

 

Yn ogystal, llwyddodd y Cyngor ddenu grantiau pellach ers yr adolygiad diwethaf oedd yn cynnwys;

           £7.2 miliwn - Grant o’r Gronfa Trafnidiaeth Leol a Llwybrau Diogel - caniatâd llithro’r mwyafrif i 21/22.

           £2.2 miliwn - Grant Cynnal a Chadw Ysgolion 20/21 sy’n caniatáu disodli ariannu cyfredol i’w wario yn 21/22.

           £0.6 miliwn - Grant Tai Arloesol - Cartrefi Clyd (Podiau) i gynorthwyo gyda lleihau digartrefedd.

           £0.5 miliwn - Grant Cronfa Gofal Canolraddol – addasiadau sefydliadau oedolion a hwyluso gweithio ar y cyd ag asiantaethau eraill yn y maes gofal.

 

Penderfynodd y Cabinet (18 Mai 2021) i dderbyn yr holl argymhellion oedd yn cynnwys:

           Derbyn yr adroddiad ar adolygiad diwedd y flwyddyn (sefyllfa 31 Mawrth 2021) o’r rhaglen gyfalaf.

           Nodi’r gwariant o £27,667,000 ar y rhaglen gyfalaf yn ystod y flwyddyn ariannol 2020/21, fydd yn cael ei ddefnyddio yn y datganiadau ariannol statudol ar gyfer 2020/21.

           Cymeradwyo’r ariannu addasedig a gyflwynwyd sef:

-       Cynnydd yn y defnydd o

       £3 mil o fenthyca

       £10.561 miliwn yn y grantiau a chyfraniadau

       £234 mil o gyfraniadau refeniw

       £200 mil o gronfeydd adnewyddu ac eraill

 

 

PENDERFYNWYD

 

Derbyn yr adroddiad

Nodi’r risgiau perthnasol

Cefnogi penderfyniad y Cabinet (18 Mai 2021)

 

 

14.

CYFRIFON TERFYNOL HARBYRAU GWYNEDD pdf eicon PDF 209 KB

I dderbyn a chymeradwyo’r cyfrifon

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

Derbyn yr adroddiad

Cymeradwyo’r Cyfrifon:

-       Cyfrif Incwm a Gwariant Refeniw 2020 / 21

-       Ffurflen Flynyddol ar gyfer y Flwyddyn a ddaeth i ben 31 Mawrth 2021, yn amodol ar archwiliad gan Archwilio Cymru

 

Cofnod:

Cyflwynwyd yr adroddiad gan yr Uwch Reolwr Cyllid. Eglurwyd, yn unol â’r gofynion statudol o dan Ddeddf Harbyrau 1964 mae’n rhaid i Wynedd, fel awdurdod harbyrau, ddarparu datganiad cyfrifon blynyddol sy’n ymwneud â gweithgareddau harbyrau Abermaw, Aberdyfi, Pwllheli a Porthmadog. Gyda throsiant yr harbyrau yn is na £2.5m,ystyriwyd i fod yn gorff llywodraeth leol llai o faint ac felly mae cwblhau ffurflen datganiadau cyfrifon a ddarparwyd gan Archwilio Cymru yn cwrdd â’r gofynion statudol.

           

Cyfeiriwyd at y cyfrif incwm a gwawriant, ac amlygwyd £5,208 o orwariant ar ddiwedd y flwyddyn. Adroddwyd, bod ardrawiad covid-19 a’r cyfnod clo cysylltiedig wedi effeithio lefelau incwm yr Harbyrau sydd yn llawer llai na’r targed incwm eleni. Er hynny, adroddwyd bod  tanwariant ar staffio, cynnal a chadw ayyb wedi lleddfu rhywfaint ar y sefyllfa.

 

Tynnwyd sylw at ffurflen safonol yr archwilwyr allanol ynghyd a’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol, sydd yn sicrhau system rheolaeth fewnol gadarn. Amlygwyd bod y cyfrifon eisoes wedi bod yn destun archwiliad Mewnol a bellach wedi eu cyflwyno i’r archwilwyr allanol sef Archwilwyr Allanol Archwilio Cymru. Ategwyd mai dim ond os bydd angen gweithredu newidiadau yn dilyn archwiliad y bydd fersiwn ddiwygiedig yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor ym mis Hydref.

 

PENDERFYNWYD

 

Derbyn yr adroddiad

Cymeradwyo’r Cyfrifon:

-       Cyfrif Incwm a Gwariant Refeniw 2020 / 21

-       Ffurflen Flynyddol ar gyfer y Flwyddyn a ddaeth i ben 31 Mawrth 2021, yn amodol ar archwiliad gan Archwilio Cymru

Argymell bod y Cadeirydd yn  arwyddo’r ffurflen yn electroneg

 

15.

CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL 2021/22 pdf eicon PDF 434 KB

I ystyried a chymeradwyo’r Cynllun

Penderfyniad:

Derbyn yr adroddiad

Cymeradwyo’r Cynllun

 

Cofnod:

Cyflwynwyd cynllun o waith Archwilio Mewnol am y flwyddyn ariannol 2021/22 gan y Rheolwr Archwilio. Yn unol ag arfer gorau a Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus, mae'r cynllun Archwilio Mewnol yn destun adolygiad parhaus i sicrhau ei fod yn parhau’n gyfredol ac yn adlewyrchu newidiadau yn y busnes ynghyd ag ystyried effeithiau sylweddol a chyflym pandemig COVID-19 ar y Cyngor. Er mwyn sicrhau bod rheolaethau allweddol y Cyngor a’r materion cywir yn cael eu hadolygu, rhoddwyd ystyriaeth i’r Gofrestr Risg Corfforaethol, Cynllun Cyngor Gwynedd ynghyd ag unrhyw ddatblygiadau arwyddocaol sydd ar waith.  O ganlyniad, paratowyd cynllun cychwynnol gyda hyblygrwydd fyddai’n rhoi sylw i unrhyw faterion a ddaw i’r amlwg a newidiadau i risgiau a  blaenoriaethau’r Cyngor a hefyd sicrhau iechyd a diogelwch swyddogion Archwilio Mewnol a chleientiaid. Trafodwyd y cynllun cychwynnol gyda phob Pennaeth Gwasanaeth lle bu cyfle i fireinio’r cynllun ymhellach, cyn paratoi’r Cynllun terfynol i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu. 

 

Nodwyd bod Cynllun Archwilio 2021/2022 yn rhoi ystyriaeth briodol i’r canlynol:

·      bod yn ymwybodol o’r posibilrwydd y gall twyll neu lygredigaeth ddigwydd -  manteisio ar y Fenter Twyll Cenedlaethol a chynnal gwaith Atal Twyll Rhagweithiol

·      parhau i roi sylw i grantiau penodol, yn enwedig lle mae amodau’r grant yn disgwyl adolygiad gan Archwilio Mewnol.

·      I sicrhau hyblygrwydd, bydd Archwilio Mewnol yn defnyddio methodoleg AGILE ble bo hynny’n bosibl. Prif amcanion cymhwyso egwyddorion AGILE yw:

o   Gwella ansawdd archwilio

o   Cylchoedd archwilio byr

o   Cynnydd mewn rhyngweithio â chleientiaid

o   Darparu mewnwelediadau

 

(Nodwyd bod Agile yn darparu modd hyblyg a dynamig i Gynllunio Archwilio Mewnol o ganlyniad i fonitro risg yn barhaus).

 

Rhagwelwyd y byddai oddeutu 715 diwrnod o adnoddau archwilio ar gael i gwblhau cynllun archwilio 2021/22. Dadansoddwyd yr adnoddau staffio sydd ar gael, gan ystyried cyllidebau rhesymol ar gyfer gweithgareddau “di-gynnyrch” megis gwyliau, salwch, hyfforddiant, rheolaeth a chyfarfodydd.

 

Manylwyd ar fwriad a rheswm rhai o’r archwiliadau fel bod yr aelodau yn cael rhagflas o gynnwys y cynllun archwilio

 

Diolchwyd am yr adroddiad

 

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â chynnwys diogelwch seiber ( a adnabuwyd fel maes blaenoriaeth mewn gweithdy diweddar) ar y rhaglen waith, nodwyd bod archwiliad i ddiogelwch systemau TG wedi ei adnabod. Er hynny, amlygwyd bod cwmni allanol yn paratoi adroddiadau trylwyr proffesiynol ar ddiogelwch seiber a bod yr adroddiadau hynny yn cael eu cyflwyno i’r Gwasanaeth Archwilio. Ategwyd bod rhain yn drefniadau cadarn ac i raddau ni fuasai’r Gwasanaeth Archwilio yn gallu ategu at yr hyn mae'r cwmni allanol yn ei wneud. Adroddwyd bod eitemGwydnwch Systemau TG - Diogelwch Seiberwedi ei gynnwys fel eitem i’w graffu yng nghyfarfod 15 Gorffennaf o’r Pwyllgor.

 

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â mesurau diogelu rhyddid a’r bwriad o archwilio trefniadau newydd sydd yn disodli DoLS ac os byddai’r trefniadau newydd hyn yn well i’r Cyngor ynteu i’r unigolion, nodwyd bod hwn yn archwiliad ar gais Pennaeth Oedolion , Iechyd a Llesiant sydd wedi argymell bod y Gwasaneth Archwilio yn edrych ar  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 15.

16.

ARCHWILIO CYMRU CYNLLUN ARCHWILIO 2021 CYNGOR GWYNEDD pdf eicon PDF 947 KB

I ystyried yr adroddiad

Penderfyniad:

Derbyn yr adroddiad

 

Cofnod:

Croesawyd Alan Hughes ac Yvonne Thomas i’r cyfarfod. Cyflwynwyd cynllun Archwilio Cymru ar gyfer 2021 yn nodi’r gwaith y maent yn fwriadau eu gwneud yn ystod y flwyddyn yn unol â’r cyfrifoldeb statudol sydd ganddynt fel archwilwyr allanol. Cyfeiriwyd at yr angen i archwilio datganiadau ariannol a’r risgiau sydd ynghlwm (sydd yn risgiau sydd yn ymddangos i bob Cyngor mwyn neu lai). Cyfeiriwyd at gynnwys y rhaglen archwilio perfformiad gan gynnig braslun o’r gwaith sydd i’w gyflawni  ar  amserlen bwriadedig.

 

Diolchwyd am yr adroddiad a mynegwyd parodrwydd i gydweithio.

 

PENDERFYNWYD

 

Derbyn yr adroddiad

 

17.

BLAEN RAGLEN Y PWYLLGOR pdf eicon PDF 208 KB

I ystyried cynnwys y blaen raglen, holi’r swyddogion am yr eitemau fel bo’r angen, a chynnig sylwadau.

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

Derbyn yr adroddiad

 

Cofnod:

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Cynorthwyol (Refeniw a Risg) yn rhoi amlinelliad o raglen waith y pwyllgor am y flwyddyn hyd at Chwefror, 2022. Amlygwyd bod y blaen raglen wedi ei llunio o gwmpas eitemau sefydlog ynghyd ag ambell eitem craffu wedi ei gynnwys.  Ategwyd bod y rhaglen yn rhaglen fyw a bod posib i’r amserlen newid.

 

PENDERFYNWYD

 

Derbyn yr adroddiad