Lleoliad: Cyfarfod Rhithiol - Virtual Meeting
Cyswllt: Natalie Lloyd Jones E-bost: NatalieLloydJones@gwynedd.llyw.cymru
Rhif | eitem |
---|---|
YMDDIHEURIADAU I dderbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb. COFNODION: Derbyniwyd
ymddiheuriadau gan y Cynghorydd Hefin Underwood. |
|
DATGAN BUDDIANT PERSONOL I dderbyn unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol. COFNODION: Ni
dderbyniwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol. |
|
MATERION BRYS I nodi unrhyw faterion sydd yn faterion brys yn nhyb y Cadeirydd er mwyn eu hystyried. COFNODION: Nid
oedd mater brys. |
|
Bydd y Cadeirydd yn cynnig bod cofnodion cyfarfod diwethaf y pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 17/11/20 yn cael eu harwyddo fel cofnod cywir o’r cyfarfod. COFNODION: Cytunwyd
bod cofnodion y pwyllgor blaenorol ar y 17/11/2020 yn gywir. |
|
ADRODDIAD BLYNYDDOL PENNAETH GWASANAETHAU DEMOCRATIAETH PDF 453 KB I gyflwyno
adroddiad blynyddol Pennaeth Gwasanaethau Democratiaeth i’r pwyllgor. Penderfyniad: Derbyn
yr adroddiad a chytunwyd i gyflwyno’r
adroddiad i’r Cyngor Llawn ym mis Mai 2021. COFNODION: PENDERFYNIAD Derbyn yr
adroddiad a chytunwyd i gyflwyno’r adroddiad i’r Cyngor Llawn ym mis Mai 2021. Cyflwynwyd
adroddiad blynyddol drafft gan y Pennaeth Gwasanaethau Democratiaeth ar gyfer
derbyn unrhyw sylwadau gan y pwyllgor cyn ei chyflwyno i’r Cyngor Llawn ym Mis
Mai 2021. Rhoddwyd
rhagair yn nodi bod rôl gan y Pennaeth Gwasanaethau Democratiaeth, y Rheolwr
Democratiaeth ac Iaith ynghyd a’r swyddogion, i adolygu’r gefnogaeth sydd ar
gael i aelodau yn barhaus. Adroddwyd
yn ôl ar ddiwedd flwyddyn heriol gan bwysleisio a llongyfarch bod holl aelodau
etholedig wedi ymgyfarwyddo gyda phwyllgorau rhithiol erbyn hyn. Rhoddwyd
trosolwg cryno ar gynnwys yr adroddiad gan dynnu sylw at lwyddiannau’r adran,
yn cynnwys: -
Addasu i ganiatáu mynediad o bell i swyddogion ac aelodau er mwyn
gwireddu gofynion y ddeddf lywodraeth leol. -
Cyfeirio yn uniongyrchol at Arweinydd Tîm Cyfieithu a’r cyfieithwyr am
addasu i ddulliau newydd. -
Cyfeirio’n uniongyrchol at y tîm T.G gyda chyfeiriad arbennig at y
Rheolwr Swyddfa Rhaglen am ei ymroddiad a chymorth. -
Trafod y prosiectau megis Porth Aelodau a’r Fewnrwyd sy’n sicrhau bod y
wybodaeth bwysig ar gael i aelodau’n rhwydd. -
Gofyn i aelodau os yw cynnwys yr adroddiad yn cyfarch eu hanghenion. Yn
ystod y drafodaeth, cafwyd y sylwadau isod gan aelodau: -
Diolchwyd am yr adroddiad a’r wybodaeth gynhwysfawr gan nodi bod derbyn
y rhain yn caniatáu i’r aelodau wybod am weithdrefnau’r adran. -
Nodwyd nad oedd y porth aelodau yn hollol barod i’w ddefnyddio ond
mynegwyd brwdfrydedd at gael ei defnyddio yn y dyfodol agos. -
Croesawyd y ffordd newydd ymlaen o barhau â phwyllgorau’n rhithiol ar
gyfer y mwyafrif helaeth ohonynt, nodwyd rhesymau o blaid hyn megis arbed amser
teithio a hybu mwy o bobl i sefyll mewn etholiad yn y dyfodol. -
Tynnwyd sylw at yr angen i ystyried diogelu gwybodaeth Cynghorwyr. -
Nodwyd bod angen sicrhau bod gan aelodau argaeledd lawn at adnoddau gan
gynnwys dyfeisiau a’r cyswllt priodol at y we os bydd gweithdrefnau’n symud yn
barhaol i fod yn rhai rhithiol. -
Cymorth i adnewyddu adnoddau -
Gofynnwyd a yw holl aelodau etholedig y Cyngor wedi cofrestru efo’r
comisiynydd gwybodaeth. Mewn
ymateb i’r sylwadau hyn nododd y Pennaeth Gwasanaethau Democratiaeth bod y
gwasanaeth T.G. yn y broses o edrych ar y Porth Aelodau i sicrhau mynediad i
bawb gan fod angen mân addasiadau cyn ei lansio. Cytunodd
bod diogelu gwybodaeth yn elfen bwysig iddynt ei hystyried, yn enwedig gan
bo swyddogion ac aelodau yn gweithio o
adref ac yn parhau i ddelio â gwybodaeth. Ategodd y bydd diogelu gwybodaeth yn
bwnc i roi mwy o sylw iddo i’r dyfodol
ac y bydd mwy o wybodaeth yn cael ei adrodd yn ôl yn y dyfodol. |
|
FFRAMWAITH PWYLLGORAU PDF 440 KB I
ymgynghori gydag aelodau’r Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth ar fframwaith
ddrafft ar gyfer cynnal cyfarfodydd a phwyllgorau gydag Aelodau i’r dyfodol. Penderfyniad: Derbyn yr
adroddiad. COFNODION: PENDERFYNIAD Derbyn yr adroddiad. Cafwyd
trosolwg o resymeg yr adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaethau Democratiaeth.
Nodwyd mai diben yr adroddiad yw cyflwyno fframwaith ar gyfer cynnal pwyllgorau
yn y dyfodol. Eglurwyd y byddai’r gyfran helaeth i’w cynnal yn rhithiol fodd
bynnag cydnabuwyd y bydd angen rhai wyneb yn wyneb yn achlysurol. Cyflwynwyd
yr adroddiad gan y Rheolwr Democratiaeth ac Iaith gan drafod yr egwyddorion
drafft ar gyfer cynnal pwyllgorau a chyfarfodydd yn y sefyllfa bresennol a'r
dyfodol. Trafodwyd y mathau gwahanol o sefyllfaoedd posib a pha bwyllgorau
fyddai'n debygol o ddychwelyd i ffurf wyneb i wyneb pan fyddai modd gwneud
hynny. Nodwyd mai’r eithriadau i bwyllgorau a chyfarfodydd rhithiol fydd
cyfarfod y Cyngor Llawn, Pwyllgorau Apêl Cyflogaeth (yn ddibynnol ar ddymuniad
yr apelydd), Is-bwyllgor Trwyddedu (yn ddibynnol ar ddymuniad yr ymgeisydd) a
Phwyllgor Penodi Prif Swyddogion (ar achlysur cyfweliadau). Ychwanegwyd
yr angen i atgyfnerthu hawl a dyletswydd aelodau i siarad Cymraeg ym mhob
cyfarfod. Nodwyd bod hyn yn hynod bwysig yn enwedig o fewn pwyllgorau a
chyfarfodydd rhanbarthol gan fod angen hybu eraill i ddefnyddio’r Gymraeg er
mwyn ei normaleiddio. Yn
ystod y drafodaeth, cafwyd y sylwadau isod gan aelodau: -
Diolchwyd am yr adroddiad a nodwyd bod hyn yn newid aruthrol gan fod
pwyllgorau a chyfarfodydd y Cyngor wedi digwydd wyneb i wyneb ers y cychwyn. -
Codwyd ambell i bryder, yn arbennig sefyllfa ar gyfer aelodau newydd.
Ategwyd bod naws y swyddfa a siambr yn gyfle i ryngweithio ac i sgwrsio gyda
chyd-aelodau, bydd hyn efallai yn golled i rai fel aelodau newydd sydd angen
ymgyfarwyddo ag aelodau a swyddogion ar gychwyn y tymor. -
Gofynnwyd a fydd swyddogion yn profi'r un newidiadau yn eu dulliau o
weithio fel bydd yr aelodau, h.y. a fyddant hwy yn parhau i gwrdd yn rhithiol
wedi i gyfyngiadau llacio. -
Cynigwyd y bydd yn hanfodol yn achlysurol i gwrdd wyneb yn wyneb er mwyn
herio a chraffu. -
Nodwyd bod argaeledd Teams yn hwyluso cysylltu
â swyddogion yn ystod y cyfnod presennol gan ei fod yn fwy personol na galwad ffôn. -
Gofynnwyd a fyddai'n bosib trefnu sesiwn hyfforddiant ar ddefnyddio Zoom i aelodau. -
Atgyfnerthwyd pwysigrwydd atgoffa trefnyddion bod hawl i
ddefnyddio’r Gymraeg o fewn cyfarfodydd
rhithiol. Ategwyd hyn drwy gynnig y dylid ei ychwanegu at brotocol cyfarfodydd
rhithiol. -
Nodwyd bod argaeledd swyddogion angen ei sicrhau cyn symud y
trefniadau’n ffurfiol i fod yn rhithiol gan nad ydynt bob amser ar gael ar
e-bost yn sydyn. -
Gofynnwyd a oedd pawb, gan gynnwys aelodau a swyddogion, wedi cael eu
holi am eu barn bersonol hwy ar symud i ddull rhithiol parhaol yn y dyfodol. Cafwyd
yr ymatebion isod i’r sylwadau: -
Cadarnhawyd y bydd ceisiadau yn cael eu hystyried os bydd yr angen i
gynnal cyfarfodydd wyneb i wyneb, yn enwedig mewn achosion pan fo’n
angenrheidiol. - Nodwyd na fydd swyddogion yn dychwelyd i hen drefniadau yn y swyddfa lle nad oes angen gwneud hynny. Ategwyd bod gwasanaethau yn y broses o adnabod pa swyddogaethau sy’n gallu cael eu ... view the full COFNODION text for item 6. |
|
YMGYNGHORIAD OMBWDSMAN GWASANAETHAU CYHOEDDUS CYMRU PDF 307 KB I adrodd ar
ymgynghoriad i god ymddygiad i Aelodau. Dogfennau ychwanegol: Penderfyniad: Derbyn yr
adroddiad. COFNODION: PENDERFYNIAD Derbyn yr adroddiad. Cyflwynwyd
yr adroddiad gan y Swyddog Monitro gan nodi bod yr Ombwdsman yn ymgynghori ar ganllawiau drafft newydd ar
y Cod Ymddygiad ar gyfer aelodau Cynghorau Sir a Chynghorau Tref a Chymuned. Nodwyd bod y ddogfen yn un ar
gyfer esbonio’r cod i aelodau mewn modd dealladwy ag er mwyn sicrhau gwell
dealltwriaeth ymysg aelodau o hyn sy’n gynwysedig. Tynnwyd
sylw at y prif agweddau o gorff yr adroddiad ac yn dilyn hynny gofynnwyd i
aelodau’r pwyllgor am eu sylwadau. Ategwyd mai’r prif bwyntiau i’w hystyried yw
pa mor ddefnyddiol ydy’r ddogfen ar gyfer eu cynorthwyo hwy yn bersonol i
ddeall gofynion y cod ymddygiad ac a yw’r ddogfen o ddefnydd iddynt fel
aelodau. Eglurwyd
y byddai’r sylwadau ar yr ymgynghoriad yn cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor Safonau
ar yr 22ain o Chwefror, 2021. Yn
ystod y drafodaeth, cafwyd y sylwadau isod gan aelodau: -
Nodwyd nad oedd y ddogfen yn trafod unrhyw gosbau posib a fydd yn disgyn
ar aelodau petaent yn torri’r cod ymddygiad. -
Rhoddwyd y sylw bod y cod ymddygiad yn pwysleisio rhagdybiaeth bod angen
i gynghorwyr fod yn groendew ag i dderbyn y byddwch yn agored i feirniadaeth
bersonol. -
Ategwyd at hyn gan ofyn lle mae’r ffin i’r feirniadaeth oherwydd gall
hynny rhwystro pobl rhag sefyll fel cynghorwyr. -
Rhoddwyd sylw nad yw’r cod ymddygiad yn sôn am glercod cynghorau cymuned
a nodwyd y gallai fod yn destun pryder ynghylch dyletswyddau’r clercod i
ddatgan buddiannau lle bo’n briodol. Cafwyd
yr ymatebion isod i’r sylwadau, gan y Swyddog Monitro: -
Nodwyd ei fod yn anodd adnabod ble mae’r ffin ynghylch beirniadaeth,
fodd bynnag beirniadaeth wleidyddol yn unig sydd yn dderbyniol a difrïo
personol yn annerbyniol. -
Mewn ymateb i’r pryder ynghylch clercod cymuned, nodwyd bod ganddynt god ymddygiad uniongyrchol sef cod ymddygiad swyddogion
statudol. Ategwyd bod y rheolau yn wahanol ond caiff ei weithredu yn yr un modd
a chod ymddygiad aelodau etholedig. |
|
CALENDR CYFARFODYDD PDF 261 KB I ddiweddaru aelodau ar y calendr cyfarfodydd. Dogfennau ychwanegol: Penderfyniad: Derbyn
yr adroddiad gan gyflwyno’r argymhelliad i’r Cyngor llawn ym mis Mawrth, 2021. COFNODION: PENDERFYNIAD: Derbyn yr adroddiad gan
gyflwyno’r argymhelliad i’r Cyngor llawn ym mis Mawrth, 2021 Cyflwynwyd
y calendr arfaethedig gan yr Arweinydd Tîm Democratiaeth. Rhoddwyd gerbron y
pwyllgor er mwyn derbyn sylwadau cyn ei gyflwyno i’r Cyngor llawn ym mis
Mawrth. Ychwanegwyd bod y calendr sydd gerbron y pwyllgor heddiw eisoes wedi ei
gylchredeg o amgylch swyddogion er mwyn sicrhau ei fod yn cyd-fynd â gofynion
statudol a chyllidol. Yn
ystod y drafodaeth, cafwyd un sylw gan aelod nad oedd dyddiadau i weld ar gyfer
pwyllgorau ardal. Mewn
ymateb, nododd Arweinydd Tîm
Democratiaeth nad yw pwyllgorau ardal yn rhan o’r calendr dan sylw, fodd bynnag
bydd cyfarfodydd y pwyllgorau ardal yn
ail gychwyn yn y dyfodol agos. |
|
HYFFORDDIANT I AELODAU PDF 560 KB I
ddiweddaru aelodau ar yr hyfforddiant sydd wedi digwydd ers y cyfarfod
diwethaf. I gynnwys copi o galendr hyfforddiant 2021/22. Penderfyniad: Derbyn yr
adroddiad. COFNODION: PENDERFYNIAD: Derbyn yr adroddiad Cyflwynwyd
adroddiad gan y Rheolwr Dysgu a Datblygu i ddiweddaru’r pwyllgor ar yr
hyfforddiant sydd wedi bod ar gael i aelodau ers y pwyllgor diwethaf. Atgoffwyd
y pwyllgor sut mae’r dulliau darparu hyfforddiant wedi addasu dros y cyfnod
COVID-19. Ychwanegwyd bod hyn wedi bod yn gyfle i dreialu dull newydd o dderbyn
adborth drwy ddull ar-lein. Rhoddwyd
crynodeb o’r digwyddiadau diweddar gan ategu bod cyfnod distaw cyn etholiad ar
y gweill. Cyfeiriwyd at y rhaglen ddiweddaraf er gwybodaeth i aelodau’r
pwyllgor a gofynnwyd am unrhyw fewnbwn gan aelodau ar feysydd hyfforddiant
posib ar gyfer y dyfodol. Yn
ystod y drafodaeth, cafwyd y sylwadau isod gan aelodau: -
Diolchwyd am y ddarpariaeth dda sydd wedi bod gyda hyfforddiant rhithiol
ac ategwyd bod yr adroddiad yn ddarlun cywir o’r ddarpariaeth. -
Nodwyd bod llawer mwy i’w weld yn mynychu sesiynau rhithiol o gymharu â
rhai yn y gorffennol -
Nodwyd gan aelod y byddai taflen adborth ar bapur yn ddefnyddiol gan fod
aelodau yn derbyn nifer o e-byst a bod posibilrwydd ‘r e-bost adborth fynd ar
goll yn eu canol. -
Dywed fod y rhaglen hyfforddiant yn cynnwys nifer cytbwys o hyfforddiant
yn ogystal ag cyfleoedd datblygiad personol. -
Gofynnwyd a fydd modd uwch lwytho recordiadau o’r sesiynau hyfforddiant
ar gyfer aelodau na ellir mynychu. -
Rhoddwyd cais am sesiynau T.G er mwyn datblygu gwybodaeth yn y maes ac
ategwyd byddai'r rhain yn fwy defnyddiol mewn grwpiau bach neu 1-i-1. Mewn
ymateb i’r sylwadau uchod nododd y Swyddog Datblygu Aelodau; -
Byddai modd sicrhau bod taflenni yn cael eu cylchredeg er mwyn derbyn
adborth aelodau yn dilyn sesiynau hyfforddiant. -
Eglurwyd bod nifer o’r sesiynau diweddar wedi bod yn rhai ar gyfer codi
ymwybyddiaeth felly doedd dim dull casglu adborth wedi ei rannu. -
Cadarnhawyd bod cyfres o sesiynau T.G
mewn grwpiau bychain wedi eu trefnu ar gyfer mis Mawrth. . |