Lleoliad: Cyfarfod Rhithiol / Virtual Meeting. Gweld cyfarwyddiadau
Cyswllt: Eirian Roberts 01286 679018
Rhif | eitem |
---|---|
PENODI IS-GADEIRYDD Penodi Is-gadeirydd
ar gyfer 2023/24. Penderfyniad: Ethol y Cynghorydd Arwyn Herald
Roberts yn Is-Gadeirydd y Pwyllgor
Gwasanaethau Democratiaeth am y flwyddyn 2023/24. Cofnod: Cynigwyd ac eiliwyd dau enw ar gyfer yr
is-gadeiryddiaeth sef y Cynghorydd Arwyn Herald Roberts a’r Cynghorydd John Pughe. PENDERFYNWYD penodi y Cynghorydd Arwyn
Herald Roberts yn is-gadeirydd Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth ar gyfer y
flwyddyn 2023/24. |
|
YMDDIHEURIADAU Derbyn
unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb. Cofnod: Derbyniwyd ymddiheuriadau gan y Cynghorydd
Gwynfor Owen a’r Cynghorydd Stephen Churchman. |
|
DATGAN BUDDIANT PERSONOL Derbyn
unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol. Cofnod: Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiadau o
fuddiant personol. |
|
MATERION BRYS Nodi unrhyw
eitemau sy’n fater brys ym marn y Cadeirydd fel y gellir eu hystyried. Cofnod: Ni chodwyd unrhyw faterion brys. |
|
Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor
hwn a gynhaliwyd ar 16 Mawrth
2023 fel rhai cywir. Cofnod: Llofnododd y Cadeirydd gofnodion y cyfarfod
blaenorol, a gynhaliwyd ar 16 Mawrth, 2023, fel rhai cywir. |
|
BLAENORIAETHAU'R PENNAETH GWASANAETHAU DEMOCRATIAETH - DIWEDDARIAD PDF 396 KB Cyflwyno adroddiad
y Pennaeth Gwasanaethau Democratiaeth. Penderfyniad: Derbyn yr adroddiad a’r wybodaeth. Cofnod: Cyflwynwyd yr eitem fel dilyniant i
adroddiad blynyddol y Pennaeth Gwasanaethau Democratiaeth gan ganolbwyntio ar
ddau o’r pedwar maes blaenoriaeth a nodwyd fel rhan o’r adroddiad hwnnw:
sgyrsiau datblygiad personol a chyngor di-bapur. Eglurwyd bod gwaith eisoes
wedi ei ddechrau ar geisio sicrhau fod y cyngor yn symud i fod mor ddi-bapur a
phosib, a hynny er mwyn lleihau ôl troed carbon a lleihau costau argraffu a
phostio, yn unol â phenderfyniad y Cyngor Llawn. Y bwriad yw ceisio symud i fod
mor ddi-bapur a phosib o gychwyn tymor yr Hydref gan gydnabod bod newid
arferion yn gallu cymryd amser ac yn gallu bod yn heriol i ddechrau. Nodwyd na fydd
newid o’r math yn digwydd dros nos a phwysleisiwyd y bydd cefnogaeth ac
arweiniad ar gael i dywys y cynghorwyr drwy’r newid graddol hwn. Y bwriad yw
cynnig sgriniau i gynghorwyr sydd heb dderbyn rhai yn barod yn ogystal â
chynnig cyfle i gynghorwyr drefnu hyfforddiant 1:1 ar sut i ddefnyddio cyfarpar
TG. Nodwyd y bydd eithriadau yn debygol o fod i’r rheolau a thrwy ymgymryd â’r
newid yn raddol, gellir sicrhau y bydd cyfle i gynghorwyr gysylltu a chyflwyno
tystiolaeth er mwyn cyfiawnhau pam y dylent gael eu heithrio a pharhau i
dderbyn copïau papur. Materion a godwyd yn ystod y drafodaeth:- -
Mewn
ymateb i’r adroddiad, cyfeiriodd ambell i gynghorydd at eu sefyllfa bersonol
gan nodi pam y byddai rhaid iddynt barhau i dderbyn copïau papur. Nododd y
Pennaeth Gwasanaethau Democratiaeth nad cyfle i drafod sefyllfaoedd personol
oedd y cyfarfod ond drwy gyflwyno’r newid yn raddol gellir rhoi ystyriaeth i
sefyllfaoedd personol cynghorwyr unigol. -
Ategodd
y Rheolwr Gwasanaethau Democratiaeth ac Iaith bod cyfle ar gael i aelodau
drefnu sesiwn gyda Swyddog Datblygu er mwyn ateb unrhyw bryderon sydd ganddynt
a gofynnodd i’r aelodau rannu’r genadwri am y sesiynau ymhlith eu cyd-aelodau.
Nododd bod swyddogion y cyngor eisoes wedi gwneud y newid i fod mor ddi-bapur a
phosib ac yn gweld budd i hynny. PENDERFYNWYD
derbyn yr adroddiad er gwybodaeth. |
|
CEFNOGAETH I GYNGHORWYR A DIOGELU CYNGHORWYR PDF 260 KB Cyflwyno
adroddiad y Rheolwr Gwasanaethau Democratiaeth ac Iaith, y Pennaeth Cynorthwyol
Cefnogaeth Gorfforaethol a’r Swyddog Datblygu Aelodau. Penderfyniad: Derbyn
yr adroddiad a’r wybodaeth. Cofnod: Cyflwynwyd yr
adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau Democratiaeth ac Iaith fel diweddariad o’r
hyn sydd ar gael fel cefnogaeth i gynghorwyr. Tynnwyd sylw at y Fewnrwyd
Aelodau, sy’n ffynhonnell gynhwysfawr o gefnogaeth i gynghorwyr, y bwletin
aelodau sy’n cynnwys eitem fisol ar lesiant cynghorwyr, a’r cyfleoedd
hyfforddiant sydd ar gael i gynghorwyr. Nodwyd bod y niferoedd sy’n mynychu’r
sesiynau hyfforddiant yn isel a gofynnodd y Rheolwr Gwasanaethau Democratiaeth
ac Iaith i’r aelodau rannu’r wybodaeth am y cyfleoedd hyfforddiant gyda’u
cyd-aelodau. Materion a godwyd
yn ystod y drafodaeth:- -
Nodwyd
bod y pecyn diogelwch sydd gan gynghorwyr wedi gwella o’i gymharu â’r sefyllfa
ychydig flynyddoedd yn ôl ond bod lle i barhau i ddatblygu a chynyddu’r pecyn. -
Cyfeiriodd
ambell gynghorydd at y modd y mae’n rhaid i gynghorwyr fod yn groendew wrth
ddelio gyda’r cyhoedd allan yn eu wardiau a bod sylwadau gan aelodau’r cyhoedd
yn gallu bod yn eithafol ar adegau. -
Nodwyd
bod cynghorwyr wedi hen arfer derbyn beirniadaeth gan aelodau’r cyhoedd ond bod
y sefyllfa wedi gwaethygu’n sylweddol dros y blynyddoedd diwethaf. Dadleuwyd
bod y cyhoedd yn llawer mwy parod i herio pethau erbyn heddiw a bod hyn yn cael
ei amlygu gan faterion cyfoes. -
Cyfeiriwyd
at y modd y mae defnydd o gyfryngau cymdeithasol wedi cynyddu’r feirniadaeth ar
gynghorwyr. Gofynnwyd a oes modd i’r cyngor wneud unrhyw beth i helpu
cynghorwyr sy’n derbyn negeseuon cas ac anwir gan gyfrifon â ffugenwau ar
gyfryngau cymdeithasol. -
Mewn
ymateb, nododd y Pennaeth Gwasanaethau Democratiaeth y byddai’n anodd i’r
cyngor ymyrryd yng nghyd-destun negeseuon personol, penodol ond y byddai’n
bosib anfon negeseuon cyffredinol yn erbyn y math yma o ymddygiad. -
Nododd
y Rheolwr Gwasanaethau Democratiaeth ac Iaith bod y pecyn diogelwch sydd ar
gael i gynghorwyr yn ceisio mynd i’r afael a’r gwahanol elfennau a bod angen
i’r cynghorwyr sicrhau eu bod yn tynnu sylw swyddogion y cyngor at y pethau
sy’n eu pryderu. -
Ategodd
y Pennaeth Gwasanaethau Democratiaeth bod angen i gynghorwyr adrodd unrhyw beth
sy’n peri pryder iddynt er mwyn i’r cyngor allu ymateb a chymryd y camau
priodol. Nododd bod y cyfarfod hwn yn gyfle gwerthfawr i adnabod y gwahanol
bryderon a’r risgiau sy’n wynebu cynghorwyr ac yn gyfle i ddatblygu asesiad
risg mwy cyflawn. -
Rhoddwyd
canmoliaeth i gefnogaeth y Tîm Democratiaeth a’r Gwasanaeth Cyfreithiol. PENDERFYNWYD
derbyn yr adroddiad er gwybodaeth. |