Rhaglen a chofnodion

I dderbyn unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol.

Ni dderbyniwyd datganiad o fuddiant personol gan unrhyw aelod oedd yn bresennol.

Nodi unrhyw eitemau sy’n fater brys ym marn y Cadeirydd fel y gellid eu hystyried.

Dim i’w nodi.

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion y cyfarfod blaenorol o’r Pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar Fedi 20fed 2016 fel rhai cywir.

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 20 Medi, 2016 fel rhai cywir.

Derbyn sylwadau’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd mewn ymateb i’r ymgynghoriad. 

Cyflwynwyd – sylwadau o’r cyfarfod a fynychwyd gan Gadeirydd y Pwyllgor Hwn a’r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd gydag aelodau’r Panel Annibynnol. Nodwyd fod  cynnydd bychan o 0.75% yn y cyflog sylfaenol i aelodau etholedig yn cael ei fwriadau ar gyfer y flwyddyn nesaf ar ôl etholiadau’r Cyngor. Golyga hynny gynnydd o £100 y flwyddyn. Gofynnwyd i’r pwyllgor am eu sylwadau.

Adroddwyd mai pwrpas yr ad-daliad costau gofal oedd galluogi pobl o drawstoriad o gefndiroedd a sefyllfaoedd i fod yn aelodau etholedig trwy eu galluogi i fynychu cyfarfodydd. Nodwyd na fu unrhyw hawliad am ad-daliad o gostau gofal yn ddiweddar gan fod cyhoeddusrwydd negyddol wedi deillio o gyhoeddi hawlio’r ad-daliadau gofal.

O ran cofnodi’r rheswm pam fod aelod wedi bod yn absennol o gyfarfod, nodwyd mai’r bwriad oedd er mwyn hysbysu eraill mai er mwyn cofnodi methu mynychu gan fod aelod yn rhywle arall ar fusnes y Cyngor.

Sylwadau yn codi o’r drafodaeth:-

·         Beth oedd ymateb cynghorau eraill? Mewn ymateb nododd yr Uwch Reolwr Democratiaeth a Chyflawni fod barn gymysg ymysg yn gyffredinol, gydag ambell gyngor yn gwrthod y cynnig

·         Y dylid derbyn y cynnydd o ran egwyddor, er mwyn hybu ymgeiswyr o wahanol gefndiroedd i sefyll mewn etholiad

·         Ei fod yn bwysig gochel rhag gorfod rhannu manylion am ad-daliadau costau gofal trwy gais rhyddid gwybodaeth. Mewn ymateb nododd yr Uwch Reolwr Cefnogaeth Gorfforaethol nad oedd manylion am yr ad-daliadau yn wybodaeth oedd yn dod o dan yr ‘hawl i wybodaeth’. Gan y byddai gwirio fod yr arian wedi ei rannu yn briodol yn cael ei wirio yn y ffordd arferol.

·         Dylid cofnodi pan fo aelodau yn absennol oherwydd eu bod ar fusnes y Cyngor, ac y dylai sefydliadau fod yn ymwybodol o gyfarfodydd sy’n cael eu trefnu gan sefydliadau eraill a’r galwadau hynny ar amser aelodau.

·         Na ddylai’r Panel dderbyn gwahoddiad i siarad gyda’r Cyngor Llawn. Mewn ymateb nododd yr Uwch Reolwr Cefnogaeth Gorfforaethol mai eisiau clywed lleisiau gwahanol oedd y Panel, ond nad oedd hynny o reidrwydd yn gorfod digwydd yn y Cyngor Llawn.

PENDERFYNWYD:

a) cefnogi’r cynnig i gynyddu y lwfans sylfaenol o £13,300 i £13,400

b) er mwyn hyrwyddo mwy o aelodau cymwys i hawlio y cymorth costau gofal, cefnogwyd y dylid cyhoeddi cyfanswm a ad-dalwyd gan yr awdurdod yn ystod y flwyddyn, ond heb briodoli’r taliadau i unrhyw aelod, a gofyn i’r Panel hefyd ystyried sut i sicrhau na fyddai ceisiadau rhyddid gwybodaeth yn y dyfodol yn golygu y byddai’n rhaid i awdurdodau ryddhau gwybodaeth am hawlio ad-daliadau costau gofal fesul unigolyn.

c) cefnogi’r trefniadau newydd arfaethedig ar gyfer absenoldeb oherwydd salwch gan ddeilydd uwch gyflog.

ch) cefnogi’r argymhelliad i nodi’r rheswm am absenoldeb lle bo hynny yn sgil aelod yn cynrychioli’r Cyngor mewn cyfarfod arall, tra’n nodi y byddai’n rhaid i aelodau unigol ddarparu’r wybodaeth eu hunain.

d) gwahodd y Panel  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 4.

Diweddaru'r aelodau o'r gwaith paratoi sy’n digwydd ar gyfer Etholiadau Llywodraeth Leol 2017

Cyflwynwyd - adroddiad cynnydd ar y paratoadau ar gyfer etholiad 2017. Adroddwyd fod y trefniadau arfaethedig wedi eu cyflwyno yng nghyfarfod diwethaf y Pwyllgor. Nodwyd fod y cyfarfodydd ar gyfer codi ymwybyddiaeth ymysg darpar ymgeiswyr wedi eu trefnu.

Ychwanegodd fod angen i’r Pwyllgor ystyried tri pheth yn benodol wrth drafod y Dyddiadau Croesawu:
A – Cynyddu’r adnodd ar gyfer dysgu dros y we - e-ddysgu

B – Edrych ar wneud hyfforddiant yn fandadol

C – Cyhoeddi presenoldeb aelodau mewn hyfforddiant

Sylwadau yn codi o’r drafodaeth:-

·         Oes yno awgrym nad yw Aelodau yn mynychu’r cyfarfodydd sydd yn eu hardaloedd eu hunain? Atebodd yr Uwch Reolwr Cefnogaeth Gorfforaethol fod yr Is-grŵp wedi trefnu i Aelodau nad oedd yn bwriadu ymgeisio yn yr Etholiad i fynd i siarad yn y cyfarfodydd, gan wneud hynny y tu allan i’w hardaloedd. Nododd fod y cyfarfodydd yn rhai cyhoeddus, gyda’r bwriad o rannu gwybodaeth a rhoi cyfle i ofyn cwestiynau yn unig. ‘Roedd bwriad i rannu gwybodaeth gyda’r Cyngor a’r Fforymau ardal yn ogystal.

·         Fod clerc un Cyngor Cymuned/Tref wedi cwyno am y  poster hyrwyddo gan ei fod yn teimlo ei fod yn ddilornus gan roi argraff blentynnaidd o Gynghorwyr. Mewn ymateb nododd yr Uwch Reolwr Democratiaeth a Chyflawni mai bwriad y poster oedd bod yn syml a pheidio â bod yn fygythiol, heb unrhyw fwriad bod yn ddilornus.

·         Mynegwyd pryder, o weld yr amser byr sydd rhwng yr etholiad a’r sesiynau anwytho, y gallai fod yn anodd i Aelodau sydd newydd eu hethol yn 2017 drefnu amser i ffwrdd o’r gwaith i fynychu’r sesiynau anwytho. Mewn ymateb nododd yr Uwch Reolwr Cefnogaeth Gorfforaethol  fod bwriad rhannu'r dyddiadau anwytho i ddarpar ymgeiswyr er mwyn eu rhagrybuddio a pharatoi petaent yn cael eu hethol.

·         Fod e-ddysgu yn berthnasol iawn ac yn bwysig er mwyn galluogi aelodau i dderbyn hyfforddiant ar amser sy’n gyfleus iddynt hwy.

·         Y dylid nodi lefel presenoldeb aelodau mewn hyfforddiant, gan geisio cynnwys gwybodaeth am e-ddysgu hefyd.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.

Diweddaru'r aelodau ar y gwaith mwyaf diweddar a gwahodd barn ar faterion i gael sylw

Cyflwynwyd - diweddariad ar ddefnydd y Cyngor o feddalwedd Modern.gov ers prynu a mewnosod y meddalwedd yn 2015. Nodwyd fod y rhaglen yn galluogi’r Gwasanaeth Democratiaeth i gyhoeddi mwy o wybodaeth, gyda 40 aelod etholedig yn defnyddio’r ‘ap’ sy’n gysylltiedig â’r meddalwedd.

Sylwadau yn codi o’r drafodaeth:-

·         Byddai’n fuddiol cysylltu’n well gydag Outlook er mwyn hwyluso presenoldeb aelodau a swyddogion wrth drefnu cyfarfodydd.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.

Diweddaru'r pwyllgor ar y cais am y siarter

Cyflwynwyd yr adroddiad, gan egluro fod yr adnoddau ar gael gan Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru i asesu cynghorau ar gyfer y freinlen (Siarter Aelodau) bellach. Un o’r prif faterion oedd angen sylw ar gyfer cyflawni’r Siarter oedd sicrhau bod swydd ddisgrifiadau i aelodau yn gywir ac yn addas i bwrpas. Gofynnwyd felly am ganiatâd y Pwyllgor i ymgynghori â’r rhai sy’n cyflawni’r swyddi dan sylw a chynnull is-grŵp i roi eu barn a chynorthwyo’r Cyngor i ennill y Siarter.

Sylwadau yn codi o’r drafodaeth:-

·         O feddwl fod yno swydd ddisgrifiad, oes yno wedyn elfen o werthuso perfformiad? Mewn ymateb nododd yr Uwch Reolwr Cefnogaeth Gorfforaethol gan nad yw aelodau etholedig yn staff i’r Cyngor, nid oedd elfen o werthuso ynghlwm â mabwysiadu swydd ddisgrifiadau. Fodd bynnag, roedd cyfweliadau datblygu personol ar gael i unrhyw aelod sy’n dymuno manteisio arnynt.

·         Ychwanegu “cyd-weithio a thrafod gyda’r deilydd portffolio” i swydd ddisgrifiad Pencampwr.

·         Ychwanegu categori ‘cynrychioli’r Cyngor ar gyrff allanol i’r swydd ddisgrifiad cyffredinol. Nodwyd fod adolygiad ar y gweill yn y maes i fesur y disgwyliadau ar aelodau sy’n aelodau o gyrff allanol.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad