skip to main content

Rhaglen a chofnodion

Lleoliad: Siambr Hywel Dda - Swyddfeydd y Cyngor, Caernarfon. Gweld cyfarwyddiadau

Cyswllt: Glynda O'Brien  (01341) 424301

Eitemau
Rhif eitem

1.

ETHOL CADEIRYDD

I gadarnhau penderfyniad y Cyngor yn ei gyfarfod ar 14 Mai 2015 i ethol Y Cynghorydd Tom Ellis yn Gadeirydd i’r Pwyllgor hwn am y flwyddyn 2015/16.

 

Cofnod:

Penderfynwyd cadarnhau penderfyniad y Cyngor ar 14 Mai 2015 i ethol y Cynghorydd Tom Ellis yn Gadeirydd i’r Pwyllgor hwn am y flwyddyn 2015/16.

 

Diolchodd y Cadeirydd i’r Cynghorydd Lesley Day am y gwaith a’i  hymroddiad i’r Pwyllgor hwn yn ei swydd fel Cadeirydd am y ddwy flynedd diwethaf

2.

ETHOL IS-GADEIRYDD

I ethol Is-gadeirydd i’r Pwyllgor hwn am y flwyddyn 2015/16.

Cofnod:

Penderfynwyd ethol y Cynghorydd Anne Lloyd Jones  yn Is-gadeirydd i’r Pwyllgor hwn am y flwyddyn 2015/16.

 

 

3.

CROESO

Cofnod:

Estynnwyd croeso i Mr Geraint Owen, a oedd wedi ei benodi i’r swydd Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd, yn ddiweddar a dymunwyd yn dda iddo yn ei rôl newydd

4.

DATGAN BUDDIANT PERSONOL

Derbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol.

Cofnod:

Ni dderbyniwyd datganiad o fuddiant personol gan unrhyw aelod oedd yn bresennol.

5.

COFNODION pdf eicon PDF 240 KB

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion y cyfarfod diwethaf o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 10 Mawrth, 2015 fel rhai cywir.

Cofnod:

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion cyfarfod diwethaf o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 10 Mawrth 2015, fel rhai cywir.

 

6.

ADRODDIADAU BLYNYDDOL GAN AELODAU pdf eicon PDF 129 KB

I ystyried adroddiad Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd.

Cofnod:

 

(a)     Cyflwynwyd adroddiad gan yr Uwch Reolwr Democratiaeth a Chyflawni a’r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ynglyn â chynhyrchu adroddiadau blynyddol i gynnwys gwybodaeth ffeithiol o weithgareddau, os ydynt yn dymuno gwneud hynny.

 

         (b)           Nodwyd bod awgrym yn y papur gwyn ar newid statws adroddiadau blynyddol i fod yn statudol ac y dylid cynnwys ystadegau am bresenoldeb aelodau mewn cyfarfodydd / hyfforddiant fel gwybodaeth cyhoeddus yn hytrach nag yn rhan o’r adroddiadau yn unig. Cyfeirirwyd at y templed yn Atodiad 1 i’w anfon i Aelodau, yn unol â’r drefn a weithredwyd y llynedd, gyda pheth o’r wybodaeth wedi ei baratoi yn barod iddynt gyflwyno eu hadroddiadau erbyn diwedd mis Mehefin.  Gofynnwyd am sylwadau / barn y Pwyllgor a y cynigon.

 

         (c)           Amlygwyd y pwyntiau canlynol gan Aelodau unigol

 

(i)            Nad oedd rhai aelodau yn gweld creu adroddiad blynyddol yn fuddiol a phe byddir yn derbyn cefnogaeth gan y Cyngor y byddai cynhyrchu cylchlythyr i gynnwys gwaith a wna Aelodau etholedig yn eu wardiau  yn llawer mwy effeithiol

(ii)           Siomedig mai dim ond 26 Aelod a gynhyrchodd adroddiad blynyddol y llynedd  ac y dylid annog mwy o Aelodau i’w cynhyrchu drwy drafodaethau gyda’r Grwpiau Gwleidyddol

(iii)          Falch bod cynnydd yn y niferoedd o’i gymharu â’r flwyddyn flaenorol (8) a’i fod yn arf defnyddiol iawn i Aelodau a bod tystiolaeth bod llawer iawn o unigolion yn darllen yr adroddiadau blynyddol. 

(iv)         Bod aelodau yn cael llai o  gyfle nac eraill i wasanaethu y sir fel y dymunent gan nad oeddent wedi eu dewis i eistedd ar gyrff allanol

(v)          Awgrymwyd, lle cyfeirir at absenoldeb mynychu pwyllgorau, y  byddai’n ddefnyddiol i greu blwch ychwanegol er mwyn i Aelodau fedru rhoi rhesymau pam nad ydynt wedi mynychu gan rhan amlaf eu bod yn mynychu cyfarfodydd eraill ar ran y Cyngor ee yn eu rôl fel Pencampwyr   

  

(ch) Croesawyd y sylwadau uchod a phwysleisiwyd bod yr adroddiadau blynyddol yn cael ei weld fel gofyniad lleiaf a bod unrhyw beth mae Aelodau yn gynhyrchu uwchben hyn i’w groesawu ond yn anffodus ni ellir cytuno nac ymrwymo i’r Cyngor i gefnogi unrhyw beth pellach yn yr hinsawdd ariannol sydd ohoni.      

 

          Penderfynwyd:                        Derbyn a nodi cynnwys yr adroddiad a chymeradwyo fformat y templed yn ddarostyngedig i ychwanegu blwch ychwanegol ar gyfer nodi rhesymau am absenoldeb o bwyllgorau. 

 

7.

LWFANSAU A PHRESENOLDEB AELODAU pdf eicon PDF 225 KB

I ystyried adroddiad Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd.

Cofnod:

(a)  Cyflwynwyd adroddiad yr Uwch Reolwr Democratiaeth a Chyflawni a’r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd yn diweddaru Aelodau ar y gofynion cyhoeddi ac adrodd ar lwfansau a phresenoldeb.

 

(b)  Nodwyd ei fod yn ofynnol i’r Cyngor gyhoeddi gwybodaeth am y cyflogau y bwriedir eu talu i Aelodau ar gyfer 2015/16 ynghyd â gwybodaeth am y cyflogau a’u treuliau a dalwyd iddynt yn ystod 2014/15.  Bwriedir ar gyfer eleni cyhoeddi’r wybodaeth ar wefan y Cyngor ynghyd ag yn Newyddion Gwynedd.

 

(c)  Yn ystod y drafodaeth ddilynol, amlygwyd y pwyntiau canlynol:

 

(i)            O safbwynt lwfans gofal, y dylid cynnwys eglurder ar hawliau aelodau i lwfans gofal boed hyn yn ofal plant neu ddibynnydd gan bod aelodau wedi derbyn beirniadaeth o’i dderbyn yn y gorffennol

(ii)           Dylid nodi os nad yw Cadeirydd / Is-gadeirydd Pwyllgor yn derbyn lwfans am y swydd  er mwyn rhoi darlun cyflawn i’r cyhoedd   

(iii)          Bod ambell i Aelod gyda swyddogaeth fel Pencampwr ar feysydd arbennig a olygai llawer iawn o deithio ychwanegol ac felly er mwyn creu darlun cyflawn y dylid bod eglurhad yn cyfleu eu bod yn teithio milltiroedd ar gyfer y gwaith ychwanegol o’i gymharu ag aelodau eraill

(iv)         Bod amryw o Aelodau yn gwasanaethu ar ran y Cyngor ar gyrff allanol eraill megis y Parc Cenedlaethol, Gwasanaeth Tân, Cartrefi Cymunedol Gwynedd, a’u bod yn mynychu llawer o gyfarfodydd ac sy’n golygu llawer o oriau teithio

(v)          Bod y dyddiadur enghreifftiol o waith Aelod a gyhoeddwyd y llynedd  yn hynod ddiddorol ac o fudd i’r cyhoedd lle nodir dyletswyddau a faint o bwyllgorau a fynychwyd

(vi)         O safbwynt presenoldeb Aelodau mewn cyfarfodydd, mynegwyd anfodlonrwydd nad oedd rhai Aelodau yn mynychu yn rheolaidd a bod hyn yn sarhad ar y Cyngor a’u hetholwyr ac nad oeddynt yn cyflawni eu dyletswyddau i’r eithaf

(vii)        Yn dilyn o’r uchod, mynegwyd nad oedd rhai Aelodau yn teimlo gwerth mewn mynychu pwyllgorau oherwydd nad oeddynt yn gallu gwneud penderfyniadau

(viii)       Nad oedd canrannau yn adlewyrchiad teg ar bresenoldeb i rhai hynny sydd yn gwasanaethau ar lai o bwyllgorau mewn nifer

(ix)         Yng nghyd-destun mynychu cyrsiau / hyfforddiant, y byddai’n ddefnyddiol cael cynnig y ddarpariaeth yn ystod fin nosau neu ar lein er mwyn hwyluso y rhai sy’n gweithio oriau 9 a.m. – 5 p.m. 

(x)          Awgrymwyd efallai y byddai o fudd cynhyrchu taflen oriau er mwyn i Aelodau ei gwblhau a fyddai’n cyfiawnhau yr oriau a dreulir mewn cyfarfodydd / gwaith lleol, a.y.b.

 

          (ch)        Ymatebodd y swyddogion i’r sylwadau uchod fel a ganlyn:

 

(a)  gellir cyflwyno esboniad yn wahanol i flwyddyn diwethaf ynglyn â chyfrifoldebau ychwanegol Aelodau sy’n gorfod teithio llawer iawn fwy o filltiroedd o’i gymharu ag Aelodau eraill

(b)   o safbwynt y dyddiadur dychmygol, awgrymwyd posibilrwydd i gyflwyno erthygl yn Newyddion Gwynedd yn seiliedig ar gwestiynau ac atebion i gyfarch materion megis lwfansau  teithio, lwfansau gofal a phresenoldeb mewn cyfarfodydd.

(c)  Yn amlwg bod Aelodau yn awyddus i newid rheoliadau ynglyn â phresenoldeb  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 7.

8.

DATBLYGIADAU TECHNEGOL pdf eicon PDF 243 KB

I ystyried adroddiad Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd.

Cofnod:

(A) Darpariaeth Llechen

 

Cyflwynwyd adroddiad yr Uwch Reolwr Democratiaeth a Chyflawni a’r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd yn diweddaru’r Aelodau ar faterion technoleg gwybodaeth.

 

Nodwyd bod sesiwn peilot gydag 8 aelod wedi ei drefnu ar gyfer 26 Mehefin 2015 i’w uwchsgilio ar ddefnydd i-Pads.  Yn ddibynnol ar adborth y sesiwn byddir yn bwrw ymlaen i barhau gyda grwpiau bychain.

 

(a)  Yn ystod y drafodaeth ddilynol, amlygwyd y sylwadau canlynol gan Aelodau unigol:

 

(i)            Nad oedd meddalwedd yr i-pad (Apple) a’r sustem gyfrifiadurol gorfforaethol (Microsoft) yn gytûn hefo’i gilydd

(ii)           bod hyfforddiant pellach yn wastraff amser ac y byddai derbyn mwy o feddalwedd arnynt yn fwy buddiol

(iii)          siomedig bod yr hyfforddiant yn y Gymraeg yn unig a bod rhai Aelodau yn ei chael yn anodd dilyn ac nad oedd pob un Aelod mor ddeallus ar ddarpariaeth gyfrifiadurol

(iv)         bod gormod o ddefnydd o’r i-pad yn creu trafferth i’r llygaid

(v)          trafferthion i agor rhai atodiadau

 

Ymatebodd yr  Uwch Reolwr Technoleg Gwybodaeth i’r sylwadau uchod fel a ganlyn:

 

(a)  Bod nifer o aelodau yn ymwybodol o anghenion sylfaenol yr i-pads ond yn awyddus i’w defnyddio yn fwy hyderus.  Nodwyd ymhellach nad oedd unrhyw benderfyniad wedi ei gymryd ynglŷn â meddalwedd ychwanegol arnynt

(b)  Nad oedd yr Uned Technoleg Gwybodaeth yn gallu cefnogi gwahanol fathau o feddalwedd ond yn hytrach y rhai safonol ar yr i-pads

(c)  Bod defnydd y llechen fwy ar gyfer darllen ac ymateb i e-byst, ac os oes angen ymgymryd â gwaith gyda thaenlenni, llythyrau, a.y.b. bod yn rhaid gwneud hyn ar gyfrifiadur personol 

          (ch)y byddai hyfforddiant yn ddefnyddiol ar gyfer unioni pa mor llachar yw’r sgrin, maint y

                ffont, gwirio sefyllfaoedd anffodus o newid geirfa

(d)  Awgrymwyd i Aelodau a oedd yn profi anhawster i agor atodiadau iddynt anfon y wybodaeth ymlaen i’r Uned Technoleg Gwybodaeth er mwyn ymchwilio ymhellach i’r broblem           

 

          Penderfynwyd:                        Cymeradwyo i symud ymlaen hefo’r rhaglen hyfforddiant peilot ac i adrodd yn ôl ar yr adborth i gyfarfod nesaf y Pwyllgor.

 

 

(B)  Modern Gov

         

Adroddwyd, er gwybodaeth, gan yr Uwch Reolwr Democratiaeth a Chyflawni  o safbwynt y system gweinyddu pwyllgorau electronaidd uchod ei fod yn cynnig mwy o hyblygrwydd ac yn ddull o gyhoeddi deunydd ar wefan newydd y Cyngor.  Bydd y system yn galluogi:

·         gweinyddu pwyllgorau yn fwy effeithiol

·         gosod rhaglenni yn fwy hwylus ar lechi aelodau

·         yn asio yn dda gyda gwe-ddarlledu

·         modd hwylus o gasglu gwybodaeth am bresenoldeb, a.y.b.

 

Hyderir y bydd y system yn cael ei gosod ym mis Gorffennaf gyda hyfforddiant i Aelodau ar 25 Tachwedd 2015.  Fe fyddir yn rhannu gwybodaeth bellach yn Rhaeadr pan fydd y system wedi ei osod.  

 

Addawodd yr Uwch Reolwr Technoleg Gwybodaeth ymchwilio ymhellach i wendid y peiriannau chwilio ar y wefan newydd yn unol â chais Aelod. 

 

Penderfynwyd:                        Derbyn a nodi’r wybodaeth uchod.

 

 

(C) Gwefannau Cynghorau Tref a Chymuned

 

Atgoffwyd yr Aelodau o’r ddarpariaeth grant o £500  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 8.

9.

CYFWELIADAU DATBLYGU PERSONOL pdf eicon PDF 355 KB

I ystyried adroddiad Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd.

Cofnod:

(a)    Cyflwynwyd adroddiad yr Uwch Reolwr Democratiaeth a Chyflawni a’r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd yn diweddaru Aelodau ar drefniadau’r Cyngor ynglŷn â chyfweliadau datblygu personol.

 

(b)    Nodwyd y cynigwyd cyfle i Aelodau gael trafodaeth ynglŷn â’u hanghenion er mwyn eu bwydo i’r rhaglen hyfforddiant.  Bu 26 o Aelodau yn rhan o’r drefn ac fe ofynnwyd eu barn ar sut maent wedi elwa o fod yn rhan o’r broses.  Derbyniwyd ymateb gan nifer isel gyda’r ymatebion yn amrywiol - rhai wedi gweld budd enfawr yn y broses a rhai eraill ddim.  Bwriedir cynnal cyfres o gyfarfodydd ym mis Medi i Ragfyr ac fe ymhelaethwyd  ar y camau nesaf o fewn yr adroddiad. 

 

(c)    Gofynnwyd i Aelodau eu barn ynglŷn â pharhau gyda’r cylch o gyfweliadau a / neu roi cyfle i’r rhai na gyfwelwyd yn flaenorol i gael cyfle yn ystod mis Medi i Ragfyr.

 

(ch)  Mewn ymateb, nododd Aelod bod hyfforddiant yn hynod bwysig ac ni ellir cael gormod ohono.  Awgrymwyd ymhellach y byddai gweithredu rhaglen dreigl o gyfweliadau

pob dwy flynedd yn fuddiol.

 

 

Penderfynwyd:          (a)        Derbyn a nodi cynnwys yr adroddiad.

 

(a)                Cymeradwyo i gynnig cyfweliadau i’r Aelodau hynny na gafodd y cyfle i gael cyfweliad yn y cylch diwethaf yn ystod tymor yr Hydref a gweithredu rhaglen dreigl o gyfweliadau wedi hynny bob dwy flynedd.          

 

 

10.

RHAGLEN WAITH AM Y FLWYDDYN pdf eicon PDF 256 KB

I ystyried adroddiad Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd ar raglen waith debygol y Pwyllgor am y flwyddyn.

Cofnod:

(a)  Cyflwynwyd rhaglen waith ddrafft ar gyfer ystyriaeth y Pwyllgor er mwyn blaen-raglennu gwaith y flwyddyn.

 

(b)  Gofynnwyd am farn y Pwyllgor ar fframwaith y rhaglen ddrafft gan dynnu sylw penodol at  yr eitemau a restrwyd.

 

(c)  Croesawyd y rhaglen waith ddrafft yn enwedig y cyfle i gynnal deialog gyda Chadeirydd y Pwyllgor Safonau er mwyn deall cylch gorchwyl y pwyllgor hwnnw a’r berthynas rhwng y ddau bwyllgor.

 

(ch) Cymerodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd y cyfle i gyfarch y Pwyllgor drwy nodi bod y Timau Gwasanaethau Democrataidd, Cefnogi Aelodau, Cabinet, Grwpiau Gwleidyddol a Chyfieithwyr yn sicrhau cefnogaeth i’r broses ddemocrataidd ac yn brofiadol yn y maes.  Cydnabuwyd bod angen ystyried fwy o hyfforddiant ar lein a bod llawer o waith yn digwydd drwy’r maes E-ddysgu.  Tra’n derbyn bod gan aelodau wahanol arbenigedd, pwysleisiodd yr angen i gydweithio er mwyn galluogi Aelodau i graffu’n effeithiol mewn pwyllgorau.        

 

Penderfynwyd:                        Derbyn, nodi a chymeradwyo’r rhaglen waith ddrafft fel fframwaith sylfaenol ynghyd ag unrhyw faterion a godir sydd angen sylw.