Rhaglen a chofnodion
Lleoliad: Siambr Hywel Dda - Swyddfeydd y Cyngor, Caernarfon. Gweld cyfarwyddiadau
Cyswllt: Glynda O'Brien (01341) 424301
Rhif | eitem |
---|---|
ETHOL CADEIRYDD I gadarnhau penderfyniad y Cyngor yn ei gyfarfod ar
14 Mai 2015 i ethol Y Cynghorydd Tom Ellis yn Gadeirydd i’r
Pwyllgor hwn am y flwyddyn 2015/16. Cofnod: Penderfynwyd cadarnhau penderfyniad y Cyngor ar 14 Mai
2015 i ethol y Cynghorydd Tom Ellis yn Gadeirydd i’r
Pwyllgor hwn am y flwyddyn 2015/16. Diolchodd y Cadeirydd i’r Cynghorydd Lesley Day am y gwaith a’i hymroddiad i’r Pwyllgor hwn yn ei swydd fel Cadeirydd am y ddwy flynedd diwethaf |
|
ETHOL IS-GADEIRYDD I ethol Is-gadeirydd i’r Pwyllgor hwn am y flwyddyn 2015/16. Cofnod: Penderfynwyd ethol y Cynghorydd Anne
Lloyd Jones yn
Is-gadeirydd i’r Pwyllgor hwn am y flwyddyn 2015/16. |
|
CROESO Cofnod: Estynnwyd croeso i Mr Geraint Owen, a oedd wedi ei benodi i’r swydd Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd, yn ddiweddar a dymunwyd yn dda iddo yn ei rôl newydd |
|
DATGAN BUDDIANT PERSONOL Derbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol. Cofnod: Ni dderbyniwyd datganiad o fuddiant personol gan unrhyw aelod oedd yn bresennol. |
|
Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion y cyfarfod diwethaf o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 10 Mawrth, 2015 fel rhai cywir. Cofnod: Llofnododd y Cadeirydd gofnodion cyfarfod diwethaf o’r pwyllgor hwn
a gynhaliwyd ar 10 Mawrth 2015, fel rhai cywir. |
|
ADRODDIADAU BLYNYDDOL GAN AELODAU PDF 129 KB I ystyried adroddiad Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd. Cofnod:
(a) Cyflwynwyd
adroddiad gan yr Uwch Reolwr
Democratiaeth a Chyflawni a’r Rheolwr Gwasanaethau
Democrataidd ynglyn â chynhyrchu adroddiadau blynyddol i gynnwys gwybodaeth ffeithiol o weithgareddau, os ydynt yn dymuno
gwneud hynny. (b) Nodwyd bod awgrym
yn y papur gwyn ar newid
statws adroddiadau blynyddol i fod yn statudol ac y dylid cynnwys ystadegau
am bresenoldeb aelodau mewn cyfarfodydd / hyfforddiant fel gwybodaeth cyhoeddus yn hytrach nag yn rhan o’r
adroddiadau yn unig. Cyfeirirwyd at y templed yn Atodiad
1 i’w anfon i Aelodau, yn unol â’r
drefn a weithredwyd y llynedd, gyda pheth
o’r wybodaeth wedi ei baratoi
yn barod iddynt gyflwyno eu hadroddiadau erbyn diwedd mis
Mehefin. Gofynnwyd am sylwadau / barn y Pwyllgor a y cynigon. (c) Amlygwyd y pwyntiau
canlynol gan Aelodau unigol (i)
Nad oedd rhai aelodau yn
gweld creu adroddiad blynyddol yn fuddiol a phe
byddir yn derbyn cefnogaeth gan y Cyngor y byddai cynhyrchu cylchlythyr i gynnwys gwaith a wna Aelodau etholedig yn eu wardiau yn llawer mwy effeithiol (ii)
Siomedig mai dim ond 26 Aelod a gynhyrchodd adroddiad blynyddol y llynedd ac y dylid annog mwy
o Aelodau i’w cynhyrchu drwy drafodaethau gyda’r Grwpiau Gwleidyddol (iii)
Falch bod cynnydd yn y niferoedd o’i gymharu â’r
flwyddyn flaenorol (8) a’i fod yn
arf defnyddiol iawn i Aelodau a bod tystiolaeth
bod llawer iawn o unigolion yn darllen
yr adroddiadau blynyddol. (iv)
Bod aelodau yn cael llai
o gyfle nac eraill i wasanaethu
y sir fel y dymunent gan nad oeddent
wedi eu dewis
i eistedd ar gyrff allanol (v)
Awgrymwyd, lle cyfeirir at absenoldeb mynychu pwyllgorau, y byddai’n ddefnyddiol i greu blwch ychwanegol
er mwyn i Aelodau fedru rhoi rhesymau
pam nad ydynt wedi mynychu gan
rhan amlaf eu bod yn mynychu
cyfarfodydd eraill ar ran y Cyngor ee yn eu rôl
fel Pencampwyr (ch) Croesawyd y sylwadau uchod a phwysleisiwyd bod yr adroddiadau blynyddol yn cael ei
weld fel gofyniad lleiaf a bod unrhyw beth mae Aelodau yn gynhyrchu uwchben
hyn i’w groesawu
ond yn anffodus
ni ellir cytuno nac ymrwymo
i’r Cyngor i gefnogi unrhyw beth pellach
yn yr hinsawdd
ariannol sydd ohoni. Penderfynwyd: Derbyn
a nodi cynnwys yr adroddiad a chymeradwyo fformat y templed yn ddarostyngedig
i ychwanegu blwch ychwanegol ar gyfer
nodi rhesymau am absenoldeb o bwyllgorau. |
|
LWFANSAU A PHRESENOLDEB AELODAU PDF 225 KB I ystyried adroddiad Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd. Cofnod: (a) Cyflwynwyd adroddiad yr Uwch
Reolwr Democratiaeth a Chyflawni a’r Rheolwr
Gwasanaethau Democrataidd yn diweddaru Aelodau ar y gofynion cyhoeddi
ac adrodd ar lwfansau a phresenoldeb. (b) Nodwyd ei fod yn
ofynnol i’r Cyngor gyhoeddi gwybodaeth am y cyflogau y bwriedir eu talu i Aelodau ar gyfer 2015/16 ynghyd â gwybodaeth am y cyflogau a’u treuliau
a dalwyd iddynt yn ystod 2014/15. Bwriedir ar gyfer eleni
cyhoeddi’r wybodaeth ar wefan y Cyngor ynghyd ag yn Newyddion
Gwynedd. (c) Yn ystod y drafodaeth ddilynol, amlygwyd y pwyntiau canlynol: (i)
O safbwynt
lwfans gofal, y dylid cynnwys eglurder
ar hawliau aelodau i lwfans gofal boed hyn
yn ofal plant neu ddibynnydd gan bod aelodau wedi derbyn beirniadaeth
o’i dderbyn yn y gorffennol (ii)
Dylid nodi os nad yw Cadeirydd
/ Is-gadeirydd Pwyllgor yn derbyn lwfans
am y swydd er mwyn rhoi
darlun cyflawn i’r cyhoedd (iii)
Bod ambell
i Aelod gyda swyddogaeth fel Pencampwr ar feysydd
arbennig a olygai llawer iawn o deithio
ychwanegol ac felly er mwyn creu darlun
cyflawn y dylid bod eglurhad yn cyfleu
eu bod yn teithio milltiroedd ar gyfer y gwaith
ychwanegol o’i gymharu ag aelodau eraill (iv)
Bod amryw
o Aelodau yn gwasanaethu ar ran y Cyngor ar gyrff allanol eraill
megis y Parc Cenedlaethol, Gwasanaeth Tân, Cartrefi Cymunedol
Gwynedd, a’u bod yn mynychu llawer o gyfarfodydd ac sy’n golygu llawer o oriau teithio (v)
Bod y dyddiadur
enghreifftiol o waith Aelod a gyhoeddwyd y llynedd yn hynod ddiddorol
ac o fudd i’r cyhoedd lle nodir
dyletswyddau a faint o bwyllgorau
a fynychwyd (vi)
O safbwynt
presenoldeb Aelodau mewn cyfarfodydd, mynegwyd anfodlonrwydd nad oedd rhai Aelodau yn mynychu yn
rheolaidd a bod hyn yn sarhad ar
y Cyngor a’u hetholwyr ac nad oeddynt yn
cyflawni eu dyletswyddau i’r eithaf (vii)
Yn dilyn o’r uchod, mynegwyd nad oedd rhai
Aelodau yn teimlo gwerth mewn mynychu
pwyllgorau oherwydd nad oeddynt yn
gallu gwneud penderfyniadau (viii) Nad oedd canrannau yn adlewyrchiad teg ar bresenoldeb
i rhai hynny sydd yn gwasanaethau
ar lai o bwyllgorau mewn nifer (ix)
Yng nghyd-destun mynychu
cyrsiau / hyfforddiant, y byddai’n ddefnyddiol cael cynnig y ddarpariaeth
yn ystod fin nosau neu ar
lein er mwyn
hwyluso y rhai sy’n gweithio oriau
9 a.m. – 5 p.m. (x)
Awgrymwyd efallai y byddai o fudd cynhyrchu taflen oriau er
mwyn i Aelodau ei gwblhau a fyddai’n cyfiawnhau yr oriau
a dreulir mewn cyfarfodydd / gwaith lleol, a.y.b. (ch) Ymatebodd y swyddogion i’r sylwadau uchod fel a ganlyn: (a)
gellir cyflwyno esboniad yn wahanol
i flwyddyn diwethaf ynglyn â chyfrifoldebau ychwanegol Aelodau sy’n gorfod teithio llawer iawn fwy
o filltiroedd o’i gymharu ag Aelodau eraill (b)
o safbwynt y dyddiadur dychmygol, awgrymwyd posibilrwydd i gyflwyno erthygl yn Newyddion
Gwynedd yn seiliedig ar gwestiynau ac atebion i gyfarch materion megis lwfansau teithio, lwfansau gofal a phresenoldeb mewn cyfarfodydd. (c) Yn amlwg bod Aelodau yn awyddus i newid rheoliadau ynglyn â phresenoldeb ... gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 7. |
|
DATBLYGIADAU TECHNEGOL PDF 243 KB I ystyried adroddiad Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd. Cofnod: (A) Darpariaeth Llechen Cyflwynwyd adroddiad yr Uwch
Reolwr Democratiaeth a Chyflawni a’r Rheolwr
Gwasanaethau Democrataidd yn diweddaru’r Aelodau ar faterion technoleg
gwybodaeth. Nodwyd bod sesiwn peilot gydag
8 aelod wedi ei drefnu ar
gyfer 26 Mehefin 2015 i’w uwchsgilio ar ddefnydd i-Pads. Yn ddibynnol ar adborth
y sesiwn byddir yn bwrw ymlaen
i barhau gyda grwpiau bychain. (a)
Yn ystod y drafodaeth ddilynol, amlygwyd y sylwadau canlynol gan Aelodau unigol: (i)
Nad oedd meddalwedd yr i-pad (Apple) a’r sustem gyfrifiadurol
gorfforaethol (Microsoft) yn
gytûn hefo’i gilydd (ii)
bod hyfforddiant pellach yn wastraff
amser ac y byddai derbyn mwy o feddalwedd
arnynt yn fwy buddiol (iii)
siomedig bod yr hyfforddiant yn y Gymraeg yn
unig a bod rhai Aelodau yn ei chael
yn anodd dilyn ac nad oedd
pob un Aelod mor ddeallus ar
ddarpariaeth gyfrifiadurol (iv)
bod gormod o ddefnydd o’r i-pad yn creu trafferth
i’r llygaid (v)
trafferthion i agor rhai atodiadau
Ymatebodd yr Uwch Reolwr Technoleg
Gwybodaeth i’r sylwadau uchod fel a ganlyn: (a)
Bod nifer o aelodau yn ymwybodol
o anghenion sylfaenol yr i-pads ond yn
awyddus i’w defnyddio yn fwy
hyderus. Nodwyd ymhellach nad oedd unrhyw
benderfyniad wedi ei gymryd ynglŷn
â meddalwedd ychwanegol arnynt (b)
Nad oedd yr Uned Technoleg
Gwybodaeth yn gallu cefnogi gwahanol
fathau o feddalwedd ond yn hytrach
y rhai safonol ar yr i-pads (c)
Bod defnydd y llechen fwy ar
gyfer darllen ac ymateb i e-byst, ac os oes angen
ymgymryd â gwaith gyda thaenlenni, llythyrau, a.y.b. bod yn rhaid gwneud
hyn ar gyfrifiadur
personol (ch)y byddai hyfforddiant yn ddefnyddiol ar gyfer unioni
pa mor llachar yw’r sgrin, maint
y
ffont, gwirio sefyllfaoedd anffodus o newid geirfa (d)
Awgrymwyd i Aelodau a oedd yn profi
anhawster i agor atodiadau iddynt anfon y wybodaeth ymlaen i’r Uned
Technoleg Gwybodaeth er mwyn ymchwilio
ymhellach i’r broblem Penderfynwyd: Cymeradwyo i symud ymlaen hefo’r rhaglen
hyfforddiant peilot ac i adrodd yn ôl
ar yr adborth
i gyfarfod nesaf y Pwyllgor. (B) Modern Gov Adroddwyd, er gwybodaeth, gan yr Uwch
Reolwr Democratiaeth a Chyflawni o safbwynt y system gweinyddu pwyllgorau electronaidd uchod ei fod
yn cynnig mwy o hyblygrwydd ac yn ddull o gyhoeddi
deunydd ar wefan newydd y Cyngor. Bydd y system yn galluogi: ·
gweinyddu pwyllgorau yn fwy
effeithiol ·
gosod rhaglenni yn fwy hwylus
ar lechi aelodau ·
yn asio yn dda gyda
gwe-ddarlledu ·
modd hwylus o gasglu gwybodaeth am bresenoldeb, a.y.b. Hyderir y bydd y system yn cael ei gosod
ym mis Gorffennaf
gyda hyfforddiant i Aelodau
ar 25 Tachwedd 2015. Fe fyddir yn rhannu gwybodaeth
bellach yn Rhaeadr pan fydd y system wedi ei osod. Addawodd yr Uwch Reolwr
Technoleg Gwybodaeth ymchwilio ymhellach i wendid y peiriannau chwilio ar y wefan
newydd yn unol â chais Aelod. Penderfynwyd: Derbyn a nodi’r wybodaeth uchod. (C) Gwefannau Cynghorau Tref a Chymuned Atgoffwyd yr Aelodau o’r ddarpariaeth grant o £500 ... gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 8. |
|
CYFWELIADAU DATBLYGU PERSONOL PDF 355 KB I ystyried adroddiad Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd. Cofnod: (a)
Cyflwynwyd adroddiad yr Uwch
Reolwr Democratiaeth a Chyflawni a’r Rheolwr
Gwasanaethau Democrataidd yn diweddaru Aelodau ar drefniadau’r Cyngor ynglŷn â chyfweliadau datblygu personol. (b)
Nodwyd y cynigwyd cyfle i Aelodau gael trafodaeth ynglŷn â’u hanghenion er mwyn eu
bwydo i’r rhaglen hyfforddiant. Bu 26 o Aelodau yn rhan o’r drefn
ac fe ofynnwyd eu barn ar sut
maent wedi elwa o fod yn
rhan o’r broses. Derbyniwyd ymateb gan nifer
isel gyda’r ymatebion yn amrywiol
- rhai wedi gweld budd enfawr
yn y broses a rhai eraill ddim. Bwriedir cynnal cyfres o gyfarfodydd ym mis Medi i Ragfyr
ac fe ymhelaethwyd ar y camau nesaf o fewn
yr adroddiad. (c)
Gofynnwyd i Aelodau eu barn ynglŷn â
pharhau gyda’r cylch o gyfweliadau a / neu roi cyfle i’r rhai na gyfwelwyd yn
flaenorol i gael cyfle yn ystod mis Medi i Ragfyr. (ch) Mewn ymateb, nododd Aelod bod hyfforddiant yn
hynod bwysig ac ni ellir cael gormod ohono.
Awgrymwyd ymhellach y byddai gweithredu rhaglen dreigl o gyfweliadau pob dwy flynedd yn fuddiol. Penderfynwyd: (a) Derbyn
a nodi cynnwys yr adroddiad. (a)
Cymeradwyo i
gynnig cyfweliadau i’r Aelodau hynny na gafodd y
cyfle i gael cyfweliad yn y cylch diwethaf yn ystod tymor yr Hydref a
gweithredu rhaglen dreigl o gyfweliadau wedi hynny bob dwy flynedd. |
|
RHAGLEN WAITH AM Y FLWYDDYN PDF 256 KB I ystyried adroddiad Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd ar raglen waith debygol y Pwyllgor am y flwyddyn. Cofnod: (a)
Cyflwynwyd rhaglen waith ddrafft
ar gyfer ystyriaeth y Pwyllgor er mwyn blaen-raglennu
gwaith y flwyddyn. (b)
Gofynnwyd am farn y Pwyllgor ar fframwaith y rhaglen ddrafft gan dynnu sylw
penodol at yr eitemau a restrwyd. (c)
Croesawyd y rhaglen waith ddrafft
yn enwedig y cyfle i gynnal deialog gyda Chadeirydd
y Pwyllgor Safonau er mwyn deall
cylch gorchwyl y pwyllgor hwnnw a’r berthynas rhwng
y ddau bwyllgor. (ch) Cymerodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd y cyfle i gyfarch y Pwyllgor drwy nodi
bod y Timau Gwasanaethau Democrataidd, Cefnogi Aelodau,
Cabinet, Grwpiau Gwleidyddol
a Chyfieithwyr yn sicrhau cefnogaeth i’r broses ddemocrataidd ac yn brofiadol yn
y maes. Cydnabuwyd bod angen ystyried fwy o hyfforddiant ar lein a bod llawer o waith yn digwydd
drwy’r maes E-ddysgu. Tra’n derbyn bod gan aelodau wahanol
arbenigedd, pwysleisiodd yr angen i gydweithio
er mwyn galluogi
Aelodau i graffu’n effeithiol
mewn pwyllgorau. Penderfynwyd: Derbyn, nodi a chymeradwyo’r rhaglen waith ddrafft fel
fframwaith sylfaenol ynghyd ag unrhyw faterion a godir sydd angen sylw. |