Rhaglen, penderfyniadau a chofnodion drafft

Derbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

Derbyniwyd ymddiheuriad gan y Cynghorydd Beth Lawton.

Derbyn unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol.

Dim i’w nodi.

Nodi unrhyw eitemau sy’n fater brys ym marn y Cadeirydd fel y gellir eu hystyried.

Nododd y Swyddog Monitro mai’r bwriad oedd i wahodd arweinyddion y grwpiau gwleidyddol i’r cyfarfod hwn, ond yn sgil newidiadau yn arweinyddiaeth y Cyngor, penderfynwyd na fyddai hynny wedi bod yn ymarferol y tro hwn. Eglurwyd mai’r bwriad yw i symud y cyfarfod gyda’r arweinyddion grwpiau i fis Chwefror 2025. Yn y cyfamser, pan fydd arweinydd newydd wedi ei benodi, nodwyd y bydd y Swyddog Monitro a Chadeirydd y Pwyllgor Safonau yn trefnu cyfarfod gyda’r Arweinydd i amlygu’r ddyletswydd ar arweinyddion i hybu a chynnal safonau ymddygiad uchel ymhlith aelodau eu grŵp.

Gofynnwyd cwestiwn gan aelod ynglŷn â ble mae’r Cyngor yn sefyll ar hyn o bryd heb arweinydd. Mewn ateb, eglurodd y Swyddog Monitro bod y broses o adnabod arweinydd newydd wedi cychwyn a’r disgwyliad yw y bydd yr arweinydd newydd yn cael ei benodi yng nghyfarfod y Cyngor Llawn ym mis Rhagfyr. Yn y cyfamser, esboniwyd bod y dirprwy arweinydd yn arwain y Cyngor.

Nododd yr aelod ei fod yn siomedig gyda’r diffyg gwybodaeth am bwy i gysylltu gyda yn ystod y cyfnod yma. Mynegodd y byddai wedi hoffi cael mwy o arweiniad gan y Cyngor ynglŷn â’r broses.

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 17 Mehefin, 2024 fel rhai cywir.

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion y cyfarfod o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 17 Mehefin, 2024 fel rhai cywir.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Priodoldeb ac Etholiadau.

Nodi a derbyn cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynwyd - adroddiad gan y Swyddog Monitro yn manylu ar y Gofrestr Rhoddion a Lletygarwch ac yn gwahodd sylwadau’r pwyllgor fel rhan o’r gwaith monitro safonau o fewn y Cyngor.

Nododd y Swyddog Monitro fod gofyn i aelodau gofrestru unrhyw gynnig o rodd neu letygarwch  sydd werth dros £25. Atgoffwyd bod y cod ymddygiad yn nodi’n glir bod unrhyw rodd sydd yn rhoi aelodau mewn sefyllfa amhriodol, beth bynnag ei werth, yn amhriodol.

Cyfeiriwyd at ran 7.2 o’r adroddiad ble nodwyd bod pob cynnig a gofrestrwyd hyd yma yn fynegiant o ddiolch am gymorth aelod lleol (nid aelod o’r Pwyllgor Cynllunio) gyda chais cynllunio penodol.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Swyddog Monitro am gadarnhau nad oedd yr adroddiad yn cyfeirio at aelodau’r Pwyllgor Cynllunio.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Priodoldeb ac Etholiadau.

Nodi a derbyn cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynwyd - adroddiad gan y Swyddog Monitro yn manylu ar y Gofrestr Buddiannau Aelodau Cyngor Gwynedd ac yn gwahodd sylwadau’r pwyllgor fel rhan o’r gwaith o fonitro safonau o fewn y Cyngor.

Esboniwyd mai dyletswydd yr aelodau ydi cofrestru eu buddiannau, ond wrth symud ymlaen bod bwriad i anfon neges at yr aelodau yn gofyn iddynt wirio’r gofrestr i wneud yn siŵr ei bod yn gyfredol. Ymhellach, os yw aelodau yn datgan buddiant mewn cyfarfod rhaid llenwi ffurflen yn nodi  natur y buddiant. Nodwyd bod symud i gyfarfodydd rhithiol wedi golygu newid y drefn o lenwi’r ffurflen yn y fan a’r lle i drefn o yrru’r ffurflenni  dros e-bost i’r aelodau, ond nad oedd y system yn rhwydd i’w defnyddio. O achos hyn, eglurwyd bod y Rheolwr Priodoldeb ac Etholiadau yn y broses o greu ffurflen ar-lein drwy ‘Microsoft Forms' fel bod aelodau yn gallu cwblhau’r manylion heb orfod dychwelyd ffurflen dros e-bost.

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn ag addasrwydd y ffurflen ar-lein ar gyfer aelodau annibynnol, nad ydynt, o bosib’ yn defnyddio ‘Microsoft’, cadarnhaodd y Swyddog Monitro ei fod am ofyn i’r Rheolwr Priodoldeb ac Etholiadau gadarnhau os oes rhaid cael ‘Microsoft’ ar y cyfrifiadur i gwblhau’r ffurflen ar lein ai peidio.. Awgrymwyd y byddai’n well gan rai aelodau barhau i lenwi ffurflen bapur os ydynt yn mynychu cyfarfod yn y Siambr, ond eglurodd y Swyddog Monitro  ymhellach mai’r bwriad yw ceisio  cael pob aelod i gwblhau’r ffurflen ar lein oherwydd ei bod yn haws cloriannu a chadw’r wybodaeth dan un gyfundrefn.  Awgrymwyd o bosib’ bod angen cydweithio gyda’r Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth ac ymgynghori gyda’r cynghorwyr ar hyn.

Nodwyd, gan bod aelodau’n rhan o bopeth sy’n digwydd o fewn eu cymunedau, y gall fod yn anodd iddynt benderfynu a oes ganddynt fuddiant mewn mater ai peidio.  Mewn ymateb, nododd y Swyddog Monitro y cytunai fod hynny’n gallu bod yn anodd, ond bod canllawiau ar gael, a’i fod yn hapus i drafod y canllawiau hynny gyda’r aelodau.

Cyflwyno adroddiad y Swyddog Monitro

Nodi’r wybodaeth.

Cyflwynwyd - adroddiad gan y Swyddog Monitro ar ganfyddiadau ymchwiliad annibynnol i brosesau yr Ombwdsmon.

Nodwyd bod straeon wedi ymddangos yn y wasg ym mis Ebrill eleni yn honni bod aelod o staff yn swyddfa’r Ombwdsmon wedi bod yn ymwneud â datganiadau gwleidyddol iawn ar y cyfryngau cymdeithasol. Soniwyd bod hyn wedi creu pryder o fewn tîm yr Ombwdsmon. Pwysleisiwyd bod cyfundrefn yr Ombwdsmon yn greiddiol i’r gyfundrefn safonau a moesegol yng Nghymru. Nodwyd nad oes system gyffelyb yn Lloegr ac mae rhinweddau sylweddol o safbwynt cynnal y gyfundrefn i gael corff annibynnol a chyfrifoldeb am y broses ymchwilio.

Tynnwyd sylw at ran 4.1 o’r adroddiad ble amlygwyd tri argymhelliad o’r adroddiad annibynnol a fyddai o ddiddordeb i’r aelodau.

Gwahoddwyd sylwadau/cwestiynau gan yr aelodau.

Nodwyd, gan nad oedd nifer o gwynion Ombwdsmon yn mynd ymhellach na’r cam cyntaf, y byddai'n well petai’r achos yn cael ei gyfyngu i’r cwynwr a’r person sydd dan ymchwiliad i arbed y pryder mae ei gyhoeddi yn ei achosi.

Mewn ymateb, nododd y Swyddog Monitro fod bodolaeth cŵyn Ombwdsmon yn gyfrinachol i’r partïon nes bod penderfyniad ar yr ymchwiliad. Cydnabuwyd, fodd bynnag, y gallai achwynydd hysbysu’r  person sydd yn destun y gŵyn  o’r gŵyn  yn eu herbyn. Esboniwyd bod profiad yn awgrymu bod y system fel ag y mae yn cynhyrchu llai o bryder ac ymholiadau ynglŷn â chwynion.

Nodwyd y gall aelod ddisgwyl chwech i naw mis cyn i benderfyniad gael ei wneud a chredid mai  diffyg adnoddau gan yr Ombwdsmon a’r ffaith bod cyfran sylweddol  o’i amser yn cael ei ffocysu ar gwynion yn erbyn byrddau iechyd oedd yn gyfrifol am hynny.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Priodoldeb ac Etholiadau.

Nodi’r wybodaeth.

Cyflwynwyd - adroddiad gan y Swyddog Monitro ar benderfyniadau’r Ombwdsmon ar gwynion ffurfiol yn erbyn aelodau. Adroddwyd mai crynodeb yw hwn o gwynion sydd wedi cau er mwyn rhoi darlun i’r Pwyllgor o’r math o bethau sy’n cael eu cyfeirio at yr  Ombwdsmon a’r penderfyniadau a wneir wrth asesu’r cwynion.

Nodwyd bod y gwahaniaeth rhwng y nifer o gwynion sydd ddim yn mynd i ymchwiliad o gymharu â  nifer y cwynion sydd yn cael eu gwneud, yn eithaf trawiadol. Amlygwyd bod elfen o gydymdeimlad gyda’r Ombwdsmon gan fod pob cŵyn yn gorfod cael sylw..

Nodwyd mai’r bwriad yn y cyfarfod hwn oedd i adrodd ar drefniadau hyfforddi ar gyfer cynghorau tref a chymuned ond, yn anffodus, ymddiheurwyd bod y rhaglen wedi llithro oherwydd pwysau gwaith. Er hyn, llwyddwyd bellach i ail afael yn y rhaglen ac roedd bwriad i ddechrau cynnig y cyrsiau hyfforddi i’r cynghorau tref a chymuned yn y dyfodol agos. Esboniwyd bod profiad yn awgrymu bod hyfforddiant yn bwysig wrth ymdrin â materion fel hyn. Awgrymwyd hefyd bod angen cynnig llwybr datrys amgen i gwynion lefel isel yn hytrach na darparu hyfforddiant  yn unig.

Sylwadau:

Diolchwyd am yr adroddiad. Mewn ymateb i gwestiwn, cadarnhaodd y Swyddog Monitro y bydd yr adroddiad ar y trefniadau hyfforddi ar gael ar gyfer y cyfarfod nesaf.

Holwyd a yw’r Ombwdsmon yn ystyried defnyddio prawf trothwy ar gyfer cwynion lefel isel, ac os ydynt, oes proses i gyfeirio’r cwynion lefel isel yn ôl at y Cyngor. Mewn ymateb, eglurodd y Swyddog Monitro fod Unllais Cymru wedi datblygu trefn datrys mewnol ar gyfer Cynghorau Tref a Chymuned tua 4 i 5 mlynedd yn ôl. Ymhelaethodd bod y drefn datrys lleol yn anodd i’w gweithredu gan bod y cynghorau tref a chymuned yn gyrff bychan o ran staff ac aelodaeth ac felly mae’r elfen ymddiriedaeth i gynnal y broses yn anoddach i’w greu os oes anghydfod o ddifri’ yn y Cyngor.

Diolchwyd i’r Swyddog Monitro am ei ateb a gofynnwyd ymhellach a fydd yn blaenoriaethu adnoddau yn y meysydd a allai elwa fwyaf o hyfforddiant cynnar. Nododd y Swyddog Monitro ei fod o blaid teilwra’r cwrs i ble mae’r pwyslais angen bod a’i  fod yn hapus i basio’r sleidiau o’r cwrs blaenorol a gyflwynwyd i’r aelodau yn ôl yn Ionawr 2020 ymlaen i’r aelodau. Derbyniwyd bod prinder amser i gynnal cwrs ond ei bod yn bwysig taro’r mannau pwysicaf ar gyfer trafodaeth.   Nodwyd hefyd ei bod yn bwysig bod clercod cynghorau tref a chymuned yn teimlo bod yna gefnogaeth broffesiynol ar gael iddynt.

Nododd Cynrychiolydd y Cynghorau Cymuned y byddai’n hapus i fynd gyda'r Cadeirydd neu’r Swyddog Monitro i unrhyw gyfarfod i drafod hyfforddiant.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Priodoldeb ac Etholiadau.

To note the report.

Cyflwynwyd - adroddiad gan y Swyddog Monitro yn amgáu Adroddiad Blynyddol yr Ombwdsmon ar gyfer 2023/24..

Sylwadau:

Mynegwyd gobaith y gall datblygiadau technolegol mewn deallusrwydd artiffisial  brosesu cwynion yn syth ac yn ddi-oed ymhen amser gan y credid mai dyma’r  datrysiad hir dymor i arbed oedi hir yn y system.

Cyflwyno adroddiad y Swyddog Monitro.

To accept the information.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Swyddog Monitro.

Nodwyd bod Meleri Tudur wedi cael ei phenodi fel Llywydd y Panel Dyfarnu Cenedlaethol a mynegwyd balchder ei bod hi'n gyfreithwraig o Wynedd gyda chefndir cryf yn y Sir.