skip to main content

Rhaglen, penderfyniadau a chofnodion

Lleoliad: Cyfarfod Rhithiol - Zoom

Cyswllt: Eirian Roberts  01286 679018

Eitemau
Rhif eitem

1.

YMDDIHEURIADAU

Derbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

 

Cofnod:

Derbyniwyd ymddiheuriad gan Mr Richard Parry Hughes, Aelod Pwyllgor Cymunedol.

 

2.

DATGAN BUDDIANT PERSONOL

Derbyn unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol.

 

Cofnod:

Datganodd Mr Hywel Eifion Jones fuddiant personol yn eitem 6 ar y rhaglen – Ymgynghoriad Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru – Canllawiau Drafft Newydd ar y Cod Ymddygiad ar gyfer Aelodau Cynghorau Sir a Chynghorau Tref a Chymuned, oherwydd ei fod yn aelod o Banel Dyfarnu Cymru, a bod cyfeiriad at y panel yn yr adroddiad.

 

Nid oedd o’r farn ei fod yn fuddiant oedd yn rhagfarnu, ac ni adawodd y cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem.

 

3.

MATERION BRYS

Nodi unrhyw eitemau sy’n fater brys ym marn y Cadeirydd fel y gellir eu hystyried.

 

Cofnod:

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

4.

COFNODION pdf eicon PDF 220 KB

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 9 Tachwedd, 2020 fel rhai cywir  (ynghlwm).

 

Cofnod:

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 9 Tachwedd, 2020 fel rhai cywir.

 

5.

HUNAN ASESIAD A RHAGLEN WAITH pdf eicon PDF 226 KB

Cyflwyno adroddiad y Swyddog Monitro  (ynghlwm).

Penderfyniad:

(a)        Mabwysiadu’r canlynol fel hunan asesiad y pwyllgor o’i berfformiad yn 2019/20, gan nodi bod amgylchiadau y tu allan i reolaeth y Pwyllgor Safonau wedi golygu na fu’n bosib’ gweithredu sawl cam y tro hwn:-

 

SWYDDOGAETH

ASESIAD

(1/2/3/4)

 

Tystiolaeth

Camau pellach

Hyrwyddo a chynnal safonau ymddygiad uchel gan aelodau

 

 

1

Mae’r Cadeirydd ac Is Gadeirydd wedi mynychu Fforwm Safonau Gogledd Cymru i rannu profiadau hefo pwyllgorau safonau eraill.

 

Cyflwyno adroddiad blynyddol i’r Cyngor Llawn

 

Pwyllgor wedi derbyn adroddiad ar drefniadau Fframwaith Foesegol yng nghyd-destun cyd-weithio

 

Parhau i fynychu a chefnogi

 

 

 

Cynorthwyo’r aelodau i gadw at y Cod Ymddygiad

 

2

Swyddog Monitro a’i dîm yn darparu cyngor ac arweiniad mewn cyfarfodydd ac ar sail un i aelodau.

 

Adfer camau hyfforddiant pan mae adnoddau yn caniatáu

Cynghori’r Cyngor ynglŷn â mabwysiadu neu ddiwygio’r Cod Ymddygiad

 

Dim angen gweithredu

Dim achlysur wedi codi i ddiwygio’r Cod.

 

Monitro gweithrediad y Cod Ymddygiad

 

2

Derbyn adroddiadau rheolaidd o honiadau yn erbyn aelodau

 

Derbyn adroddiadau blynyddol yr Ombwdsman a Phanel Dyfarnu Cymru

 

Parhau i fonitro ac ystyried a hyrwyddo dulliau amgen o dderbyn gwybodaeth

 

Derbyn adroddiadau rheolaidd o Lyfr Achosion Cod Ymddygiad yr Ombwdsmon.

 

Derbyn adroddiadau blynyddol am y gofrestr buddiannau a lletygarwch.

 

Cynghori, hyfforddi neu drefnu i hyfforddi aelodau ar faterion yn ymwneud â’r Cod Ymddygiad

 

 

3

 

Angen edrych ar ddarparu hyfforddiant newydd.

Rhoi goddefebau i aelodau

 

1

Ceisiadau wedi eu hystyried dan y drefn newydd.

 

 

Ymdrin ag adroddiadau o dribiwnlys achos ac unrhyw adroddiadau gan y Swyddog Monitro ar faterion a gyfeiriwyd gan yr Ombwdsmon

 

Dim angen gweithredu

Ni gododd angen am wrandawiadau yn ystod y flwyddyn

 

Awdurdodi’r Swyddog Monitro i dalu lwfansau i bersonau a gynorthwyodd gydag ymchwiliad

 

Dim angen gweithredu

Ni fu achlysur i dalu lwfans o’r fath

 

 

Ymarfer y swyddogaethau uchod mewn perthynas â chynghorau cymuned

 

3

Swyddog Monitro a’i dîm  yn darparu cyngor ac arweiniad i gynghorau, clercod ac aelodau.

 

Mabwysiadu peilot ar gyfer hyfforddi Cod Ymddygiad.  Wedi cynnwys sesiwn i beilota cynnwys y cwrs.

 

 

Cwrs peilot wedi ei gynnal gyda Chyngor Tref Tywyn gydag adborth cadarnhaol.  Angen ystyried adfer y rhaglen ar sail rithiol pan mae adnoddau yn caniatáu.

 

(b)     Cymeradwyo’r rhaglen waith a ganlyn ar gyfer 2021/22:-

 

Mehefin, 2021

 

Adroddiad Blynyddol

Honiadau yn erbyn Aelodau

Llyfr Achosion yr Ombwdsmon

Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021

Hyfforddiant yn gyffredinol

 

Tachwedd, 2021

 

Cofrestr Rhoddion a Lletygarwch

Cofrestr Datgan Buddiant

Adroddiad Blynyddol yr Ombwdsmon

Honiadau yn erbyn Aelodau

Gwrthdrawiadau Buddiannau a phartneriaid y tu allan i Lywodraeth Leol

Paratoi ar gyfer Etholiad Mai 2022 o safbwynt y Cod Ymddygiad

 

Chwefror, 2022

 

Adroddiad Blynyddol y Panel Dyfarnu

Honiadau yn erbyn Aelodau

 

Cofnod:

Cyflwynwyd – adroddiad y Swyddog Monitro yn gwahodd y pwyllgor i:-

·         gynnal hunan asesiad o waith ac allbynnau’r pwyllgor yn ystod 2019/20; ac

·         ystyried rhaglen waith ddrafft ar gyfer 2021/22.

 

Pwysleisiwyd, er bod y tabl hunanasesiad yn Atodiad 1 i’r adroddiad wedi’i seilio ar amgylchiadau arferol, bod y sefyllfa Covid wedi cael ardrawiad sylweddol ar y gallu i gyflawni’r swyddogaethau yn ystod y flwyddyn ddiwethaf.  Er, yn dechnegol, bod nifer o’r swyddogaethau yn disgyn o fewn Categori 4, nid oedd hynny’n adlewyrchiad llwyr o’r sefyllfa, ac roedd yn bwysig nodi mai’r argyfwng oedd wedi gorfodi’r Pwyllgor Safonau i’r sefyllfa yma, yn hytrach nag unrhyw ddiffyg gweithredu ar ei ran.

 

Gofynnwyd beth oedd barn y Swyddog Monitro ynglŷn ag effeithiolrwydd yr Ombwdsmon o safbwynt penderfynu i ymchwilio i gwynion ai peidio.  Mewn ymateb, eglurwyd bod effeithiolrwydd yr Ombwdsmon yn anodd ei fesur, ond y gallai’r pwyllgor fonitro sut mae’r gyfundrefn yn gweithio wrth drafod adroddiadau blynyddol a llythyrau chwarterol yr Ombwdsmon.  Mewn ymateb i gwestiwn pellach ynglŷn â herio penderfyniadau’r Ombwdsmon, eglurwyd nad oedd hynny’n digwydd gam amlaf, oni bai bod yn rywbeth penodol iawn, neu rywbeth wedi’i gamddeall neu ei gamddehongli, neu angen fwy o wybodaeth.  Awgrymwyd y gallai’r pwyllgor drafod ychydig mwy ar hyn o dan eitem 6 ar y rhaglen.

 

Nodwyd y byddai’n fuddiol darparu canllawiau ar y Cod Ymddygiad ar gyfer grwpiau sy’n dewis ymgeiswyr ar gyfer Etholiad 2022, fel bod pobl sy’n rhoi eu henwau ymlaen yn ymwybodol o’r ymrwymiadau sy’n deillio o fod yn gynghorydd.  Mewn ymateb, awgrymwyd y byddai’n fuddiol adrodd i’r pwyllgor ym mis Tachwedd ar y paratoadau ar gyfer Etholiad Mai 2022 o safbwynt codi ymwybyddiaeth o ofynion y Cod Ymddygiad ymhlith darpar ymgeiswyr ac aelodau presennol.

 

Nodwyd ei bod yn amserol i gymryd trosolwg o’r trefniadau hyfforddiant yn gyffredinol, ac awgrymwyd cyflwyno adroddiad ar hynny i gyfarfod mis Mehefin o’r pwyllgor.  Nodwyd hefyd, pan fyddai amgylchiadau’n caniatáu, y bwriedid ail afael yn y cwrs peilot i gynghorau cymuned ar y Cod Ymddygiad ar sail rithiol, ac adrodd yn ôl ar hynny.

 

PENDERFYNWYD

(a)     Mabwysiadu’r canlynol fel hunan asesiad y pwyllgor o’i berfformiad yn 2019/20, gan nodi bod amgylchiadau y tu allan i reolaeth y Pwyllgor Safonau wedi golygu na fu’n bosib’ gweithredu sawl cam y tro hwn:-

 

SWYDDOGAETH

ASESIAD

(1/2/3/4)

 

Tystiolaeth

Camau pellach

Hyrwyddo a chynnal safonau ymddygiad uchel gan aelodau

 

 

1

Mae’r Cadeirydd ac Is Gadeirydd wedi mynychu Fforwm Safonau Gogledd Cymru i rannu profiadau hefo pwyllgorau safonau eraill.

 

Cyflwyno adroddiad blynyddol i’r Cyngor Llawn

 

Pwyllgor wedi derbyn adroddiad ar drefniadau Fframwaith Foesegol yng nghyd-destun cyd-weithio

 

Parhau i fynychu a chefnogi

 

 

 

Cynorthwyo’r aelodau i gadw at y Cod Ymddygiad

 

2

Swyddog Monitro a’i dîm yn darparu cyngor ac arweiniad mewn cyfarfodydd ac ar sail un i aelodau.

 

Adfer camau hyfforddiant pan mae adnoddau yn caniatáu

Cynghori’r Cyngor ynglŷn â mabwysiadu neu ddiwygio’r Cod Ymddygiad

 

Dim angen gweithredu

Dim achlysur wedi codi i ddiwygio’r Cod.

 

Monitro gweithrediad y Cod Ymddygiad

 

2

Derbyn adroddiadau rheolaidd o honiadau yn erbyn  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 5.

6.

YMGYNGHORIAD OMBWDSMON GWASANAETHAU CYHOEDDUS CYMRU - CANLLAWIAU DRAFFT NEWYDD AR Y COD YMDDYGIAD AR GYFER AELODAU CYNGHORAU SIR A CHYNGHORAU TREF A CHYMUNED pdf eicon PDF 306 KB

Cyflwyno adroddiad y Swyddog Monitro  (ynghlwm).

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

Cyflwyno’r sylwadau a ganlyn mewn ymateb i’r ymgynghoriad, a dirprwyo hawl i’r Swyddog Monitro goladu a chyfleu yr ymateb ar ran y Cyngor:-

 

·         Bod y pwyllgor yn croesawu’r ddogfen yn gyffredinol, ac o’r farn ei bod yn ddarllenadwy ac yn hynod ddefnyddiol o ran esbonio’r cod.  Credir hefyd bod y defnydd o esiamplau achos a swigod siarad yn ffordd dda o amlygu rhannau o’r ddogfen a’i gwneud yn berthnasol i bobl.

·         Byddai’n fuddiol petai’r enghreifftiau o dorri’r Cod Ymddygiad a restrir yn y ddogfen hefyd yn nodi beth oedd canlyniad hynny, er mwyn rhoi darlun mwy eglur.

·         Byddai’r fuddiol petai’r ddogfen yn cynnwys esiamplau o sut mae’r prawf budd cyhoeddus wedi weithio’n ymarferol, h.y. pa fathau o gwynion sydd wedi croesi’r rhiniog, a pha fathau o gwynion sydd wedi methu.

·         Y dylai’r ddogfen fod yn niwtral o ran rhyw.

 

Cofnod:

Cyflwynwyd – adroddiad y Swyddog Monitro yn gwahodd y pwyllgor i gyflwyno sylwadau ac adborth ar ymgynghoriad Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ar ganllawiau drafft newydd ar y Cod Ymddygiad ar gyfer aelodau Cynghorau Sir a Chynghorau Tref a Chymuned.

 

Eglurwyd nad oedd cwestiynau penodedig wedi’u gosod yn yr ymgynghoriad, ond gan ddal sylw at bwrpas y ddogfen, awgrymwyd y materion canlynol ar gyfer ystyriaeth y pwyllgor:-

 

·         Ydi’r arweiniad a roddir yn ddealladwy ac o ddefnydd?

·         Oes agweddau sydd ddim gystal ag y gellir eu gwella a sut?

·         Oes angen ychwanegu rhywbeth?  Beth?

 

Nodwyd ymhellach bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd wedi cael cyfle i ystyried yr ymgynghoriad yn eu cyfarfod ar 18 Chwefror, ac er yn gyffredinol gefnogol i’r canllawiau o ran eu cynnwys a’u tôn, bod rhai cwestiynau wedi codi o gwmpas yr her o ran mynegiant gwleidyddol, a lle mae’r llinell rhwng yr hyn sy’n briodol ac yn amhriodol, ayb, yn enwedig o safbwynt parch a’r defnydd o gyfryngau cymdeithasol, ac ati.

 

Yna tynnwyd sylw’r pwyllgor at rannau penodol o’r canllawiau, sef:-

 

·         Y prawf dau gam a ddefnyddir gan yr Ombwdsmon wrth benderfynu a ddylid ymchwilio i gŵyn, neu a ddylid parhau ag ymchwiliad i dorri’r Cod.

·         Hawl mynegiant gwleidyddol, lle gall y Cod ymyrryd, a lle mae’n croesi’r llinell. 

·         Perthnasedd y Cod i unigolion a’r disgwyliad bod pobl sydd mewn swyddi cyhoeddus yn cynnal safonau uchel o ymddygiad.

·         Y gofyn i aelodau sy’n cynrychioli’r Cyngor ar gyrff allanol gydymffurfio â Chod y corff hwnnw, ac y gall torri Cod y corff hefyd olygu bod yr aelod yn torri Cod y Cyngor.

·         Rol arweinyddiaeth gymunedol aelodau, a sut y gall gyrru negeseuon e-bost amhriodol neu ddefnydd diofal neu anghyfrifol o gyfryngau cymdeithasol ddwyn anfri ar swydd yr aelod.

·         Cymhlethdod rôl a statws y clerc o fewn unrhyw gyngor cymuned.

·         Rôl y Swyddog Monitro yng nghyd-destun cynghorau cymuned.

 

Yn ystod y drafodaeth, codwyd y materion a ganlyn:-

 

Nodwyd, er bod y canllawiau’n cynnwys enghreifftiau o dorri’r Cod, nad oedd cyfeiriad at y gosb a roddwyd yn yr achosion hynny.

 

Awgrymwyd bod y defnydd o esiamplau achos a swigod siarad yn ffordd dda o amlygu rhannau o’r ddogfen a’u gwneud yn berthnasol i bobl.

 

Nodwyd bod y pwynt ynglŷn â diffyg ymchwilio i gwynion gan yr Ombwdsmon yn codi’n flynyddol yng nghyfarfod y Cyngor llawn, ond roedd yn amlwg bod llai na 5% o waith yr Ombwdsmon yn ymwneud â chynghorau, gyda’r mwyafrif o gwynion yn codi yn y maes iechyd.  Tynnwyd sylw hefyd at y ffaith bod yr Ombwdsmon yn nodi yn ei ragair i’r canllawiau bod nifer y cwynion lefel isel oedd yn dod i law yn dal yn rhy uchel, ac er ei bod yn ymddangos mai nifer fach o aelodau oedd yn cyflwyno’r cwynion hyn, yn y cyfnod heriol hwn, roedd yn bwysicach nag erioed bod adnoddau ei swyddfa’n cael eu defnyddio’n effeithiol, a bod unrhyw ymchwiliad a gynhelid yn gymesur ac yn ofynnol er budd ehangach y cyhoedd.  Nodwyd hefyd bod yr Ombwdsmon yn  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 6.

7.

HONIADAU YN ERBYN AELODAU pdf eicon PDF 254 KB

Cyflwyno adroddiad yr Uwch Gyfreithiwr (Corfforaethol)  (ynghlwm).

 

 

Cofnod:

Cyflwynwyd – adroddiad yr Uwch Gyfreithiwr (Corfforaethol) yn cyflwyno gwybodaeth am benderfyniadau’r Ombwdsmon ar gwynion ffurfiol yn erbyn aelodau.