Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

Derbyniwyd ymddiheuriad gan Mr Aled Jones.

Derbyn unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol.

Ni dderbyniwyd datganiad o fuddiant personol gan unrhyw aelod oedd yn bresennol.

Nodi unrhyw eitemau sy’n fater brys ym marn y Cadeirydd fel y gellir eu hystyried.

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 4 Tachwedd, 2019 fel rhai cywir.

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 4 Tachwedd, 2019 fel rhai cywir.

Ystyried adroddiad y Swyddog Monitro  (i ddilyn).

Cyflwynwyd adroddiad y Swyddog Monitro yn rhoi trosolwg o’r ystod o drefniadau llywodraethu gwahanol sy’n rhan o gyd-weithio’r Cyngor ar draws ystod o brosiectau mewn amryw o feysydd, ac yn esbonio sut mae materion priodoldeb yn cael eu cyfarch.

Nododd y Swyddog Monitro, gan fod hanes o gydweithio agos rhwng swyddogion monitro Gogledd Cymru, bod llawer o waith cydgordio yn digwydd y tu ôl i’r llen ac yn ei gwneud yn hawdd cael consensws ar wahanol faterion.

Cyfeiriwyd yn benodol at:-

·         Y tabl yn Atodiad 1 i’r adroddiad, oedd yn rhoi trosolwg bras o’r mathau o fodelau o gydweithio ac allanoli oedd yn cael eu defnyddio amlaf.

·         Y Cod Ymddygiad ar gyfer Ymgynghorwyr Bwrdd Uchelgais Gogledd Cymru.

Holwyd sut roedd hyn i gyd yn cael ei roi o flaen y cynghorwyr fel eu bod yn glir beth oedd y gofynion.  Mewn ymateb, eglurwyd bod rhaid ymdrin â hyn ar sail pob achos yn unigol. E.e. roedd y swyddogion monitro yn cynghori aelodau o ran cydbwyllgorau.  Roedd yna brotocol ar gyfer y Bwrdd Uchelgais oedd yn sôn am y trefniadau, ac yn achos cwmnïau megis Cwmni Byw’n Iach, roedd y bwrdd cyfarwyddwyr wedi derbyn cyfarwyddyd i fynd dros y gofynion gyda’r cynghorwyr. 

Mewn ymateb i gwestiwn pellach, nodwyd nad oedd problem wedi codi o ran datgan buddiant mewn sefyllfa o gydweithio, boed hynny drwy gamddealltwriaeth neu dramgwydd.  Roedd y materion yn eithaf amlwg fel rheol ac roedd modd cael sgwrs aeddfed a chall ble bynnag roedd y sefyllfa’n codi.  Roedd hefyd yn bwysig cael y sgwrs honno’n ddigon buan.

PENDERFYNWYD nodi a derbyn cynnwys yr adroddiad.

Ystyried adroddiad Yr Uwch Gyfreithiwr  (Corfforaethol)  (ynghlwm).

Cyflwynwyd – adroddiad yr Uwch Gyfreithiwr (Corfforaethol) yn manylu ar y drefn o ran cofrestru buddiannau aelodau ac yn gwahodd y pwyllgor i gynnig unrhyw sylwadau ar gamau y gellid eu cymryd mewn perthynas â hyn.

Nodwyd bod rhai sefydliadau yn ail-ddosbarthu ffurflenni datgan buddiannau ymlaen llaw yn flynyddol, ac y gellid ystyried hyn yn hytrach nag anfon neges atgoffa yn unig.  Awgrymwyd y dylid dweud wrth y cynghorau cymuned bod cofrestru ymlaen llaw yn angenrheidiol, yn hytrach nag yn ymarfer da yn unig.  Mewn ymateb, eglurwyd na ellid gorfodi’r cynghorau cymuned i wneud hynny gan nad oedd rheidrwydd ar eu haelodau i gofrestru buddiannau ymlaen llaw.

Nodwyd, wrth geisio creu awyrgylch anffurfiol / cartrefol mewn cyfarfodydd cynghorau cymuned, bod tueddiad i ddweud wrth aelodau sydd â buddiant nad oes raid iddynt adael y stafell yn ystod y drafodaeth ar y mater dan sylw. 

Awgrymodd y Swyddog Monitro efallai bod darn o waith i’w wneud o ran sut mae buddiannau yn cael eu cofrestru.  Waeth beth oedd yr hinsawdd o ran gorfodi, roedd aelodau’n cydymffurfio oherwydd bod hynny’r peth iawn i’w wneud, ac nid oherwydd bod yna orfodaeth arnynt.  Hefyd, roedd yn creu delwedd well os oedd aelod sydd â buddiant yn gadael yr ystafell.

Nodwyd, bod cynghorwyr Gwynedd yn cael eu hannog i fynd i weld y Swyddog Monitro neu’r Uwch Gyfreithiwr (Corfforaethol) ymlaen llaw i wirio os oedd ganddynt fuddiant mewn eitem ar raglen pwyllgor ai peidio.

Nodwyd nad oedd clercod cynghorau cymuned yn datgan buddiannau.  Mewn ymateb, eglurwyd nad oedd y Cod Ymddygiad yn berthnasol i’r staff, ac fel yr unig swyddog yn gweithio i gyngor cymuned, gallai fod yn anodd i’r clerc gamu o’r neilltu.  Er hynny, byddai modd rhoi trefniadau mewn lle i reoli sefyllfa o’r fath gan fod hyn i gyd yn ymwneud â delwedd gyhoeddus.  Awgrymwyd y gellid cynnwys hyn yn yr hyfforddiant i’r clercod.

Canmolwyd yr hyfforddiant a drefnwyd yn Nhywyn yn ddiweddar a diolchwyd i’r Swyddog Monitro am ddod yno.

Nodwyd nad oedd y ffurflen yn amlygu’n glir bod buddiannau partneriaid, ac ati, yn berthnasol hefyd. 

Gofynnwyd i’r aelodau, fel defnyddwyr, fwrw golwg dros y ffurflen cofrestru ymlaen llaw a’r ffurflen cofrestru datganiadau a wneir mewn cyfarfodydd, a chysylltu â’r Swyddog Monitro gydag unrhyw awgrymiadau o ran sut i’w gwella.

          PENDERFYNWYD nodi a derbyn cynnwys yr adroddiad.

Ystyried adroddiad yr Uwch Gyfreithiwr  (ynghlwm).

Cyflwynwyd, er gwybodaeth, adroddiad yr Uwch Gyfreithiwr (Corfforaethol) yn cyflwyno gwybodaeth am benderfyniadau’r Ombwdsmon ar gwynion ffurfiol yn erbyn aelodau. Nodwyd bod un cwyn y mae’r Ombwdsmon yn cynnal ymchwiliad iddi ac un lle mae’n ystyried os dylai ymchwilio. 

Sylwadau yn codi o’r drafodaeth:

·         Nodwyd ei bod yn galonogol gweld cyn lleied o gwynion ond bod gan rai aelodau bryderon ynglŷn â’r amser mae’n cymryd i gael ymateb gan yr Ombwdsmon. Nodwyd bod hwn yn fater sydd wedi ei godi yn y Cyngor llawn hefyd.

·         Esboniodd y Swyddog Monitro fod angen i’r gŵyn fod yn un sylweddol i’r Ombwdsmon ymchwilio a gweithredu.

PENDERFYNWYD nodi a derbyn cynnwys yr adroddiad.