Rhaglen a chofnodion

I ethol Cadeirydd am 2019/20.

Etholwyd y Cynghorydd Gareth Griffith fel Cadeirydd y Pwyllgor Polisi Cynllunio ar y Cyd am y cyfnod 2019 – 2020.

I ethol Is-gadeirydd am 2019/20.

Etholwyd y cynghorydd Richard Dew fel Is-gadeirydd y Pwyllgor Polisi Cynllunio ar y Cyd am y cyfnod 2019 – 2020.

Derbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

Cyng. John Brynmor Hughes (CG)

Cyng. Richard Owain Jones (CSYM)

Croesawyd a dymunwyd yn dda i Rebeca Jones yn ei swydd newydd fel Rheolwr yr Uned Polisi Cynllunio ar y Cyd.

Derbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiad o fuddiant personol.

Ystyried unrhyw fater arall sydd yn teilyngu sylw brys ym marn y Cadeirydd.

Ni dderbyniwyd unrhyw faterion brys.

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion cyfarfod o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 15 Ebrill 2019, fel rhai cywir.

Derbyniwyd cofnodion y Pwyllgor a gynhaliwyd ar 15 Ebrill 2019 fel y rhai cywir.

Cyflwyno adroddiad gan Uwch Reolwr Cyllid (Cyngor Gwynedd).

Cyflwynwyd adroddiad gan Ffion Madog Evans (Uwch Rheolwr Cyllid)  a oedd yn ymateb i ofyniad statudol o dan Adran 12 o Ddeddf Archwilio Gyhoeddus (Cymru) 2004 i adrodd yn benodol am gyfrifo ac archwilio cyfrifon Pwyllgorau ar y Cyd.

Eglurwyd fod angen cwblhau ffurflenni swyddogol ar gyfer Swyddfa Archwilio Cymru a byddai’r ffurflenni’n destun archwiliad ar wahân.

Cyflwynwyd copi o’r ffurflenni yn Atodiad A & B. Bydd yr Archwilydd Penodedig, sef Deloitte, (archwilwyr allanol a benodwyd gan Gyngor Gwynedd) yn archwilio’r wybodaeth. Esboniwyd  i’r Pwyllgor nad oes angen ail-gyflwyno’r adroddiad i’r Pwyllgor Polisi Cynllunio ar y Cyd ym mis Medi 2019 (cyn iddo gael ei ardystio gan yr Archwiliwr) oni bai bydd angen tynnu sylw’r Pwyllgor at newidiadau argymhellir gan yr Archwilydd Penodedig. 

Materion a godwyd:

·         Cwestiynwyd y Datganiad Cyfrifon ar gyfer 2018 - 2019 a phriodoldeb cynnwys y cyfanswm incwm ar linell 2 yn hytrach na llinell 3.

Ymateb:

·         Nodwyd y byddai’r Archwilwyr yn edrych ar y mater, fodd bynnag nodwyd na fyddai unrhyw newid yn cael effaith ar y cyfrifon.

Penderfyniad - Derbyniwyd a chymeradwywyd y ‘Cyfrif Incwm a Gwariant refeniw 2018/2019’ ynghyd a’r ‘Ffurflen Flynyddol’ ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben 31 Mawrth 2019. Llofnodwyd y cyfrifon gan y Cadeirydd, gan gadarnhau ei bod wedi cael ei gymeradwyo gan y Pwyllgor Polisi Cynllunio ar y cyd.

Cyflwyno adroddiad gan Bob Thomas (Arweinydd Tîm) Uned Polisi Cynllunio ar y Cyd.

Rhoddwyd trosolwg o’r broses craffu sydd wedi mynd rhagddi gan y ddau Gyngor fel rhan o’r broses o baratoi’r Canllaw gan Gareth Jones (Uwch Reolwr Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd). Nodwyd fod Pwyllgor Craffu Cymunedau (Cyngor Gwynedd) ynghyd a Phwyllgor Sgriwtini (Cyngor Sir Ynys Môn) wedi cael cyfle i flaen graffu'r Canllaw ac wedi derbyn adroddiad ar yr ymgynghoriad cyhoeddus a gynhaliwyd parthed y Canllaw.

Am nifer o resymau, ni dderbyniwyd unrhyw sylw ffurfiol ar yr Adroddiad Ymgynghoriad Cyhoeddus, yn sgil ymgynghoriad cyhoeddus statudol a gynhaliwyd yn Rhagfyr 2018 ac Ionawr2019 ar y Canllaw (Drafft)gan Bwyllgor Craffu Cymunedau (Cyngor Gwynedd).

Amlygwyd y ffaith fod yna farn gyfreithiol wedi ei dderbyn ychydig ddyddiau cyn cyfarfod y Pwyllgor. Yn sgil derbyn y farn gyfreithiol ynghyd a’r ffaith fod y Pwyllgor Craffu wedi methu a rhoi sylwadau ar yr Adroddiad Ymgynghori cyhoeddus argymhellwyd fod yr eitem yn cael ei ohirio er mwyn:-

1)    Rhoi cyfle, hyd at y 5 Gorffennaf, 2019 i Bwyllgor Craffu Cymunedau (Cyngor Gwynedd) gyflwyno eu sylwadau ar yr ymatebion i’r ymgynghoriad cyhoeddus a gynhaliwyd rhwng Rhagfyr 2018 ac Ionawr 2019 i’r Uned Polisi Cynllunio ar y Cyd.

2)    Rhoi cyfle i’r Uned gael cynghori’r Pwyllgor ar sylwadau’r Pwyllgor Craffu ac ar y farn gyfreithiol sydd wedi ei dderbyn yr wythnos hon

3)    Cyflwyno adroddiad diwygiedig i’r Pwyllgor Polisi Cynllunio ar y Cyd sydd wedi ei drefnu ar gyfer 17 Gorffennaf 2019.

Nodwyd fod y rhesymau yma’n gyson hefo’r cais ar gyfer gohirio’r penderfyniad ar y CCA a dderbyniwyd gan y Pwyllgor Craffu.

Materion a godwyd:

·         Mynegwyd pryder ynglŷn â gwneud penderfyniad ar y mater oherwydd y risg sydd yn gysylltiedig

·         Cwestiynwyd priodoldeb rhoi ystyriaeth i’r sylwadau sydd wedi ei dderbyn (gan Bwyllgor Craffu (Cyngor Gwynedd) ynghyd a’r farn gyfreithiol) gan ei fod wedi cyflwyno ar ôl i’r cyfnod ymgynghori cyhoeddus ddod i ben.

Ymateb:

·         Nodwyd fod yna ddatganiad clir wedi cael ei ryddhau gan y Cyngor yn cadarnhau yn ddiffuant fod gan y Cyngor ffydd yn y CCA a bod safbwynt y Cyngor ar y mater yn gwbl glir.

·         Oherwydd natur y sylwadau a’r ffaith fod yna farn gyfreithiol wedi ei dderbyn ystyriwyd yn ddoeth fod sylw priodol yn cael ei roi er mwyn gallu ymateb yn llawn.

Penderfyniad – Gohirio’r eitem hyd at y cyfarfod nesaf o’r Pwyllgor Polisi Cynllunio ar y Cyd sydd wedi ei drefnu ar gyfer 17 Gorffennaf 2019.