skip to main content

Rhaglen a chofnodion

Lleoliad: Siambr Hywel Dda, Swyddfa'r Cyngor, Caernarfon LL55 1SH

Cyswllt: Sion Owen  01286 679665

Eitemau
Rhif eitem

1.

ETHOL IS GADEIRYDD

Ethol is gadeirydd i’r pwyllgor hwn ar gyfer 2019-20.

Cofnod:

PENDERFYNWYD: Ethol y Cynghorydd Anne Lloyd Jones yn is-gadeirydd y Pwyllgor hwn am y flwyddyn 2019/20.

 

2.

YMDDIHEURIADAU

I dderbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

Cofnod:

Ymddiheuriadau: Y Cynghorwyr Annwen Daniels, Anwen Davies, John Brynmor Hughes, Judith Humphreys a Dewi Owen.

 

3.

DATGAN BUDDIANT PERSONOL

I dderbyn unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol.

Cofnod:

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol.

4.

MATERION BRYS

I nodi unrhyw faterion sydd yn faterion brys yn nhyb y Cadeirydd er mwyn eu hystyried.

Cofnod:

Nid oedd mater brys

5.

COFNODION pdf eicon PDF 72 KB

Bydd y Cadeirydd yn cynnig bod cofnodion cyfarfod diwethaf y pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 4/9/19 yn cael eu harwyddo fel cofnod cywir o’r cyfarfod.

Cofnod:

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 4 Ebrill 2019 fel rhai cywir.

 

6.

CYDNABYDDIAETH ARIANNOL I AELODAU ETHOLEDIG pdf eicon PDF 81 KB

Adrodd ar wybodaeth Adroddiad Blynyddol y Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol.

Cofnod:

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democratiaeth ac Iaith ei hadroddiad gan nodi fod  Adroddiad Blynyddol Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol (Chwefror 2020) wedi ei gyhoeddi ar ffurf drafft ar y 15fed o Hydref, 2019. Gofynnodd  i’r Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth gyflwyno sylwadau fel sail i ffurfio ymateb i’r ymgynghoriad drafft gan y Panel.  Bydd gofyn ymateb i’r ymgynghoriad erbyn 10fed o Ragfyr, 2019. 

 

 

Cododd y sylwadau penodol isod o’r drafodaeth:

-        Ei fod yn bwysig fod pawb yn ymwybodol mai'r Panel oedd yn gosod lefelau’r cyflog, nid y Cyngor.

-        Eu bod yn cyd-fynd gyda’r lefel cynnydd oedd wedi ei nodi yn yr adroddiad drafft.

-        Nad oedd hyrwyddo’r ad-daliadau o gostau gofal i’r rhai oedd y gymwys yn dasg hawdd a chydnabuwyd y byddai’n cymryd amser i godi ymwybyddiaeth ac nad oedd am ddigwydd yn syth.. Serch hynny ‘roedd yn bwysig fod argaeledd yr ad-daliad wedi ei hyrwyddo cyn etholiadau er mwy annog amrywiaeth ymysg ymgeiswyr. Nodwyd fod hon yn broblem genedlaethol ac nid yn un unigryw i Wynedd.  Gofynnwyd i’r swyddogion ystyried gwahanol ddulliau o godi ymwybyddiaeth i’r ad-daliad gofal ymysg aelodau.

 

Derbyniwyd yr adroddiad.

 

7.

CYFATHREBU A THECHNOLEG pdf eicon PDF 81 KB

Cyflwyno diweddariad o’r gwaith er mwyn gwella y ddarpariaeth i gyfathrebu trwy ddefnydd technoleg

Cofnod:

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democratiaeth ac Iaith adroddiad a gyflwynwyd ar y cyd ganddi hi a’r Uwch Reolwr Technoleg Gwybodaeth.

 

Adroddodd bod y Cyngor wedi gwneud cynnydd gyda’i ddefnydd o dechnoleg, ond bod  lle i wella hynny ymhellach, a bod  rôl arbennig gan y Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth i fod yn cynorthwyo gyda hyn. 

 

Nodwyd ei bod yn angenrheidiol ystyried y darlun cyfansawdd ar gyfer adnabod y ffordd ymlaen a gwneud hynny mewn modd rhesymegol sy’n cyd-fynd â datblygiadau  perthnasol .  I’r perwyl hwn mae Grŵp Prosiect ar y cyd rhwng yr Adran Gyllid a’r Adran Gefnogaeth Gorfforaethol newydd ei sefydlu i fwrw ymlaen gyda’r gwaith.  Nodwyd y bydd y Grŵp Prosiect yn adrodd diweddariadau i’r Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth maes o law.  

 

Adroddwyd y byddid yn parhau i geisio gwella o fewn y ddarpariaeth gyfredol yn y cyfamser, gan gynnwys treialu defnydd o fideo gynhadledd a skype,casglu tystiolaeth am brofiad y defnyddiwr, a cheisio dileu’r rhwystrau i wneud y defnydd gorau o’r ddarpariaeth gyfredol. 

Yn ogystal, byddid yn gweithio gyda’r Gwasanaeth Dysgu a Datblygu i ddatblygu hyfforddiant ar gyfer Cadeirio cyfarfodydd o’r fath, gan ymchwilio i waith Cynghorau eraill yn y maes a dysgu o’u profiadau hwy. 

 

Nodwyd hefyd bod y porth aelodau wedi bod yn cael sylw dros y misoedd diwethaf ac adroddwyd y derbyniwyd nifer o sylwadau gan aelodau ar ymarferoldeb y porth, a syniadau ynghylch yr hyn roeddent yn ddymuno ei gael.  I grynhoi yn syml, roedd teimlad fod lle i wella pa mor hawdd ei ddefnyddio oedd y porth, ond fod y wybodaeth arno yn ddefnyddiol iawn – yn arbennig i Aelodau newydd.   Yn sgil y sylwadau hyn, roedd porth wedi ei ddatblygu ar ei newydd wedd, un llawer haws ei ddefnyddio ac wedi ei adeiladu o berspectif aelodau’n ei ddefnyddio yn hytrach na staff yn ei gynllunio. Roedd safle peilot wedi ei greu, gyda’r bwriad o rannu’r porth gyda’r holl aelodau gynted ag y bydd yn barod.  Gofynnwyd i’r Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth adnabod 3 neu 4 o’u  plith i gael cyflwyniad i’r porth a’i ddefnyddio dros dro er mwyn bwydo sylwadau yn ôl i’r swyddogion. 

 

Cymeradwywyd y ffordd ymlaen gan enwebu’r Cynghorwyr Anne Lloyd–Jones, Charles Wyn Jones a Mair Rowlands i gynorthwyo treialu’r Porth Aelodau ar ei newydd wedd.

 

8.

ADRODDIADAU BLYNYDDOL AELODAU ETHOLEDIG 2018/19 pdf eicon PDF 61 KB

Cyflwyno gwybodaeth am Adroddiadau Blynyddol Aelodau Etholedig (2018/19) a gyhoeddwyd a’r gwelliannau sydd wedi eu gwneud i’n prosesau.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnod:

Adroddodd y Rheolwr Democratiaeth ac Iaith bod yn rhaid i  awdurdodau lleol Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 wneud trefniadau :

-                  bob person sy’n aelod o’r awdurdod i lunio adroddiad blynyddol ynghylch gweithgareddau’r person fel aelod o’r awdurdod yn ystod y flwyddyn y mae’r adroddiad yn ymwneud â hi,

-                  bob person sy’n aelod o weithrediaeth yr awdurdod lunio adroddiad blynyddol ynghylch gweithgareddau’r person fel aelod o’r weithrediaeth yn ystod y flwyddyn y mae’r adroddiad yn ymwneud â hi

-                  gyhoeddi pob adroddiad blynyddol sy’n cael ei lunio gan ei aelodau a chan aelodau ei weithrediaeth.

 

Nodwyd  y nifer o Aelodau Etholedig a ddewisodd gyhoeddi adroddiadau blynyddol dros y blynyddoedd diwethaf:  

 

2012/13           8 adroddiad (peilot o’r drefn)

2013/14           26 adroddiad (gan ddefnyddio templed am y tro cyntaf)

2014/15           39 adroddiad

2015/16           29 adroddiad

2016/17           Ni chynhyrchwyd adroddiadau

2017/18           16 adroddiad

2018/19           17 adroddiad

 

Adroddwyd bod Aelodau’r Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth wedi trafod yr adroddiadau blynyddol lawer gwaith, gyda’r nôd parhaus o gynhyrchu adroddiadau gweledol deniadol, o geisio symleiddio’r broses i’w cynhyrchu tra’n cadw o fewn y canllawiau ar gyfer yr adroddiadau. 

 

Roedd yr amserlen eleni yn llawer tynnach na’r hyn a fu yn y gorffennol, gyda’r nôd o sicrhau cyhoeddi yr adroddiadau ar y safle we yn ddwyieithog cyn yr haf. Penderfynwyd symleiddio’r broses ymhellach, gan ofyn i Aelodau Etholedig ateb dau gwestiwn ar ffurf e-bost yn unig fel a ganlyn:

 

 

-                  Beth oedd eich prif weithgareddau etholaethol a chymunedol dros y cyfnod  4 Mai 2018 i 3 Mai 2019?

-                  Pa gyfarfodydd y bu i chi eu mynychu yn ystod y cyfnod 4 Mai 2018 i 3 Mai 2019 yn ychwanegol i’r hyn a nodir yn eich ystadegau presenoldeb ar y wefan? 

 

Bu’r  broses yn llawer esmwythach i’r Aelodau a’r Swyddogion eleni ar gyfer cynhyrchu adroddiadau 2018/19.  Tybiwyd mai’r rhesymau am hyn oedd:

·        Nad oedd templed i’w gwblhau, yn hytrach 2 gwestiwn oedd angen sylw yr Aelodau

·        Nid oedd gwaith trosglwyddo rhwng un rhaglen gyfrifiadurol a’r llall

·        Dilëwyd nifer o gamau gwastraff o’r prosesau cefndirol, camau nad oedd yn ychwanegu gwerth

·        Blaenoriaethwyd y gwaith gan swyddogion er mwyn ei gwblhau yn amserol

 

Gofynnwyd y cwestiwn a oedd yn werth cyhoeddi yr adroddiadau blynyddol, a chytunodd y Rheolwr i chwilio am ffigyrau ynglyn â nifer oedd yn eu darllen/ edrych arnynt ar y wefan. Roedd yn amau bod y ffigyrau hynny yn cynyddu ar adeg etholiad. Hefyd adroddwyd fod diweddariad i’r Mesur llywodraeth Lleol ar ei ffordd, ac y disgwylid diweddariad yn y Mesur ar yr adroddiadau blynyddol.

 

Derbyniwyd yr adroddiad.

 

9.

IS-GRWP AMRYWIAETH pdf eicon PDF 87 KB

Cyflwyno diweddariad ar waith yr is-grŵp Amrywiaeth i aelodau’r Pwyllgor a gofyn am sylwadau ar y rhaglen waith ddrafft. 

Cofnod:

Adroddwyd bod yr is-grŵp wedi ail afael yn y gwaith dros y misoedd diwethaf, ac yn falch o groesawu aelodau newydd i’r grŵp.  Gwnaethpwyd cynnydd mewn tri maes penodol:  codi ymwybyddiaeth o ragfarn diymwybod, cynnal peilot o ddigwyddiad i gynyddu ymwybyddiaeth o drefniadau democratiaeth ymysg pobl ifanc, a sefydlu rhaglen waith pellach.  

 

Nododd y pwyllgor  bod “Rhagfarn Diarwybod” - hyfforddiant a gododd yn wreiddiol fel cais gan y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd wedi bod yn llwyddiannus iawn ac anogwyd pawb i fynychu’r cwrs.

 

Adroddwyd y bu criw o 85 o bobl ifanc o 6 o ysgolion cynradd dalgylch Dyffryn Nantlle ar ymweliad â Siambr y Cyngor yn ystod mis Gorffennaf eleni.  Pwrpas y sesiwn oedd ceisio codi ymwybyddiaeth y plant o drefniadau democratiaeth y Cyngor.  Rhoddwyd profiad iddynt o drafod yn y Siambr, gan roi cyfle iddynt holi rhai o’r Cynghorwyr ar wahanol bynciau.  

 

Tra’n cymeradwyo y rhaglen waith, nodwyd y byddai angen ystyried effaith pleidlais i bobl ifanc 16-17 oed i’r cylch gorchwyl a’r rhaglen waith unwaith y byddai’r mesur yn dod i rym.

 

Hefyd croesawyd y bwriad i sefydlu cronfa genedlaethol i gynorthwyo pobl anabl sydd angen cymorth ymarferol i sefyll etholiad.

 

10.

DARPARIAETH DYSGU A DATBLYGU I AELODAU pdf eicon PDF 132 KB

Rhoi trosolwg o’r ddarpariaeth Dysgu a Datblygu i Aelodau, gan amlygu llwyddiannau, sialensiau a datblygiadau

Cofnod:

Cyflwynodd y Rheolwr Dysgu a Datblygu’r Sefydliad ei adroddiad gan nodi y cynigir rhaglen ddatblygol gynhwysfawr sy’n cynnwys hyfforddiant ‘traddodiadol’ wyneb i wyneb, ac elfennau megis gweithdai, cymhelliant (coaching) ac e-ddysgu.  Hefyd, darperir rhaglen ar gyfer datblygu’r Arweinyddiaeth.

 

Adroddwyd bod y rhaglen yn cynnwys teitlau allweddol/craidd (sy’n cael eu hadnabod gan Swyddogion yn bennaf) a theitlau datblygol sy’n rhoi cyfle i Aelodau ystyried eu hanghenion dysgu a datblygu personol eu hunain a chymryd cyfrifoldeb cynyddol dros gynnwys y rhaglen.

 

Nododd y Pwyllgor bod angen ystyried sut i sicrhau bod pob aelod yn mynychu hyfforddiant perthnasol.

 

Gwahoddwyd y Pwyllgor i ystyried y rhaglen bresennol ac i gysylltu â’r Tîm  Dysgu a Datblygu i gynnig awgrymiadau am feysydd/teitlau ychwanegol i’w cynnwys.

 

Derbyniwyd yr adroddiad

 

11.

YMDDYGIAD BYGYTHIOL YN ERBYN CYNGHORWYR pdf eicon PDF 65 KB

Cyflwyno canllawiau diweddaraf Cymdeithas Llywodraeth Cymru (CLlC) “Canllaw’r Cynghorwyr i drafod bygwch”.

Cofnod:

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democratiaeth ac Iaith adroddiad ar y cyd ganddi hi a’r Swyddog Cyfathrebu Aelodau a Staff.

 

Adroddwyd bod nifer cynyddol o bobl sy’n ymwneud â democratiaeth (ar lefel genedlaethol neu leol) yn nodi eu bod yn dioddef bygythiadau,  a bod Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (CLlC) wedi diweddaru eu canllawiau ar gyfer Cynghorwyr.  Maent yn cynnwys mesurau ymarferol y gall Cynghorwyr a darpar ymgeiswyr eu hystyried er mwyn diogelwch personol. 

Nododd  y Pennaeth Gwasanaethau Democratiaeth bod canllawiau ymarfer da ar gyfer staff y Cyngor yn berthnasol i Aelodau hefyd ac y trefnir i’w gosod mewn man cyfleus i Aelodau.

Nodwyd bod dau brif bwynt wedi codi o’r drafodaeth:

technoleg – yn ymwneud â diogelwch ar gyfryngau cymdeithasol ee rhyddhau cyfeiriad, cyfeiriad ebost a rhif ffôn personol ar safle gwefan a chyfryngau cymdeithasol

a

gwydnwch personol – yn wyneb yr ymdeimlad a’r disgwyl traddodiadol fod gwleidyddion sydd mewn rolau cyhoeddus i fod i ddisgwyl a derbyn rhywfaint o sylwadau a phobl yn anghydweld, fod y canllawiau yn ystyried sut i  ddelio’n feddyliol pan fo rhywbeth yn digwydd.

Cytunwyd bod angen ystyried hyfforddiant ar gyfer y ddau faes uchod.