Rhaglen a chofnodion drafft

Lleoliad: Siambr Hywel Dda, Swyddfa'r Cyngor, Caernarfon LL55 1SH

Cyswllt: Eirian Roberts  01286 679018

Eitemau
Rhif eitem

1.

YMDDIHEURIADAU

Derbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

Cofnod:

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan y Cynghorwyr R Medwyn Hughes, Peredur Jenkins a W Gareth Roberts

 

2.

DATGAN BUDDIANT PERSONOL

Derbyn unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol.

Cofnod:

 

 

Ni dderbyniwyd datganiad o fuddiant personol gan unrhyw aelod oedd yn bresennol.

 

3.

MATERION BRYS

Nodi unrhyw eitemau sy’n fater brys ym marn y Cadeirydd fel y gellir eu hystyried.

Cofnod:

Dim i’w nodi

 

 

4.

COFNODION pdf eicon PDF 102 KB

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion y cyfarfodydd o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 29 Gorffennaf ac 13 Medi, 2019, fel rhai cywir  (ynghlwm).

Dogfennau ychwanegol:

Cofnod:

 

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion cyfarfodydd o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 29ain Gorffennaf a 13eg o Fedi 2019, fel rhai cywir.

 

5.

CYNNYRCH ARCHWILIO MEWNOL 1/4/2019 - 4/10/2019 pdf eicon PDF 182 KB

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio  (ynghlwm).

Cofnod:

 

Cyflwynwyd adroddiad gan y Rheolwr Archwilio yn amlinellu gwaith Archwilio Mewnol am y cyfnod hyd Hydref 4ydd 2019.  Tynnwyd sylw ar lefel sicrwydd perthnasol archwiliadau'r cynllun, gan nodi bod y canlyniadau yn galonogol gyda’r lefelau yn syrthio i’r ddau gategori uchaf sef digonol (rheolaethau mewn lle i gyflawni amcanion ond bod agweddau lle gellir tynhau ar y trefniadau i liniaru’r risgiau ymhellach) ac uchel (gellir datgan sicrwydd o briodoldeb gan y gellir dibynnu ar y rheolaethau mewnol mewn lle i gyflawni amcanion).

 

Ni dderbyniwyd sylwadau am yr archwiliadau unigol.

 

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad a chefnogi’r gweithrediadau sydd eisoes wedi eu cytuno gyda’r gwasanaethau perthnasol

 

6.

CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL 2019/20 pdf eicon PDF 119 KB

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio  (ynghlwm).

 

Cofnod:

 

Cyflwynwyd, er gwybodaeth, adroddiad gan y Rheolwr Archwilio yn diweddaru’r Pwyllgor ar y sefyllfa gyfredol o ran cwblhau Cynllun Archwilio Mewnol 2019/20. Amlygwyd bod cyfanswm o 60 archwiliad wedi eu cynnwys yn y cynllun gyda’r gwasanaeth yn anelu at gael 95% o’r archwiliadau hyn unai wedi cau neu gydag adroddiad terfynol wedi eu rhyddhau erbyn 31 Mawrth 2020. Ar y 4ydd o Hydref, nodwyd mai gwir gyrhaeddiad Archwilio Mewnol oedd 16.67% (targed 20% erbyn diwedd chwarter 2) gyda 10 archwiliad unigol wedi eu rhyddhau yn derfynol.

 

Adroddwyd bod man addasiadau i’r cynllun gyda phedwar archwiliad wedi eu hychwanegu i’r cynllun. Er mwyn gweithredu ar hyn, ynghyd ag ystyried cefnogaeth Uwch Archwiliwr i gynorthwyo Awdurdod Parc Cenedlaethol Eryri i gau cyfrifon 2018/19 (cyfanswm dyddiau 52), penderfynwyd blaenoriaethu archwiliadau'r cynllun ar sail risg. Daethpwyd i’r casgliad i ganslo saith archwiliad.

 

Mewn ymateb i gwestiwn am eglurhad o ‘5 Ffordd o Weithio’, nododd y Rheolwr Archwilio mai trefn statudol o weithio yw’r ymadrodd, ble ceir gofyn statudol gan Lywodraeth Cymru i roi ystyriaeth briodol i rai egwyddorion.

 

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â’r gwaith archwilio a wnaed i gynorthwyo Awdurdod Parc Cenedlaethol Eryri, adroddwyd bod cytundeb gyda’r Parc am ddarparu 30 diwrnod o wasanaeth Archwilio Mewnol, a thalwyd ar wahân am 52 diwrnod o gefnogaeth ychwanegol i gynorthwyo i baratoi Cyfrifon 2018/19 Awdurdod y Parc.

 

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â phenderfyniad i ganslo saith o’r archwiliadau, nodwyd bod y drefn yn ei chyfanrwydd a'r cynllun blynyddol wedi ei hystyried ar y cyd gyda’r Pennaeth Cynorthwyol - Refeniw a Risg. Ategwyd nad yw’r saith archwiliad yn ‘disgyn allan’ o’r cynllun tymor-canol, gan fyddant yn flaenoriaeth yng nghynllun Archwilio Mewnol 2020/21.

 

Awgrymwyd, wrth adrodd yn y dyfodol ar gwblhau’r Cynllun Archwilio Mewnol, byddai’n fuddiol cael brawddeg yn nodi’r rhesymeg dros ‘lithro’ archwiliad er mwyn gwneud y sefyllfa yn ddealladwy.

 

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad

 

 

7.

ASESIAD ALLANOL O ARCHWILIO MEWNOL pdf eicon PDF 50 KB

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio  (ynghlwm).

Dogfennau ychwanegol:

Cofnod:

 

Cyflwynwyd adroddiad gan y Rheolwr Archwilio yn cyflwyno canlyniadau'r asesiad allanol a gwblhawyd gan brif weithredwr Cyngor Sir Gâr. Atgoffwyd yr Aelodau bod Safonau Archwilio Mewnol y Sector Gyhoeddus yn gofyn am asesiad allanol o’r holl wasanaethau Archwilio Mewnol o leiaf unwaith bod pum mlynedd gan adolygwr cymwysedig ac annibynnol allanol i’r sefydliad.

 

Adroddwyd bod 334 o ofynion arfer gorau o fewn y Safonau a bod Cyngor Gwynedd yn cydymffurfio’n gyffredinol â 307 o’r gofynion hynny, ac yn cydymffurfio yn rhannol gyda 13 o’r gofynion eraill.

 

Cyfeiriwyd at y graddfeydd sydd yn dynodi ‘lefel cydymffurfiaeth’ gan amlygu bod ‘cydymffurfio’n gyffredinol’ yn golygu bod gan y weithgaredd fewnol siarter, polisïau a phrosesau y bernir eu bod yn cydymffurfio a’r safonau.

 

Ategodd y Rheolwr Archwilio ei bod yn croesawu canlyniad yr hunanasesiad. Nododd hefyd na fyddai adborth ffurfiol o berfformiad y Prif Archwiliwr  yn cael ei gyflwyno, ond bod prosesau Cyngor Gwynedd o gynnal cyfarfodydd monitro perfformiad chwarterol yn rhoi cyfle i’r Aelod Cabinet adrodd ac egluro’r mesurau cyflawni a thrafod perfformiad a gwaith yr uned.

 

Diolchodd y Pennaeth Cyllid i’r Rheolwr Archwilio a’i staff am ei gwaith clodwiw, a cytunwyd bod y canlyniad yn un i ymfalchïo ynddo.

 

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad a llongyfarch y Gwasanaeth Archwilio Mewnol am ansawdd broffesiynol eu gwaith.

 

8.

CYLLIDEB REFENIW 2019/20 - ADOLYGIAD DIWEDD AWST pdf eicon PDF 186 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cyllid  (ynghlwm).

Dogfennau ychwanegol:

Cofnod:

 

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Cynghorydd Ioan Thomas (Aelod Cabinet Cyllid) er gwybodaeth i’r Aelodau gael ystyried risgiau sydd yn deillio o’r tafluniadau gwariant yn erbyn y gyllideb. Amlygwyd bod yr adroddiad wedi ei gyflwyno i’r Cabinet ar y 15fed o Hydref. Tynnwyd sylw at grynhoad o’r sefyllfa fesul adran a’r darlun cymysg sydd yn cael ei amlygu.

 

Cyfeiriwyd at yr Adran Oedolion sydd â gorwariant o £1.6m, yn deillio’n rhannol o’r methiant i gyflawni cynlluniau arbedion.  Nodwyd bod y Prif Weithredwr bellach wedi galw cyfarfod gyda swyddogion perthnasol i geisio gwell dealltwriaeth a rhaglen glir i ymateb. Amlygwyd bod yr Adran Plant hefyd yn dangos gorwariant o £2.9m a bod Grŵp Tasg wedi ei  drefnu i fynd at wraidd gorwariant yr Adran. Nodwyd  bod cynnydd o 15% o blant mewn gofal yn ystod 2018/19  ac nad oedd y sefyllfa yn unigryw i Wynedd.  Ymhelaethodd yr Aelod Cabinet Cyllid bydd y Grŵp Tasg yr Adran Plant yn adrodd ar welliannau ym mis Chwefror 2020. Nodwyd hefyd fod gorwariant o £733k yn yr Adran Priffyrdd, oherwydd problemau yn y maes casglu a gwaredu gwastraff.  Adroddwyd bod yr Adran Amgylchedd wedi cael caniatâd i neilltuo £220k o danwariant tuag at gostau anochel (sydd tu hwnt i reolaeth y Cyngor) yn dilyn adolygiad barnwrol diweddar yn ymwneud â Ffordd fynedfa Llanbedr.

 

Tynnwyd sylw at sefyllfa’r gyllideb Gorfforaethol, lle mae £2,867k o danwariant yn cael ei drosglwyddo i gronfeydd, yn rhannol er mwyn lleddfu risg gorwariant adrannau’r Cyngor yn 2019/20.

 

Mewn ymateb i gwestiwn os yw’r Prif Weithredwr wedi cyfarfod  gyda swyddogion perthnasol yr Adran Oedolion, nodwyd bod cyfarfod cychwynnol wedi ei gynnal a bod y swyddogion wedi derbyn y dasg o edrych ar y wybodaeth.

 

Mewn ymateb i sylw bod sefyllfa'r Adran Ieuenctid yn amlygu negeseuon cymysg o ystyried bod y gwasanaeth wedi ei ail fodelu mewn ymateb i raglen arbedion, ond erbyn hyn yn dangos tanwariant sylweddol, amlygwyd mai addasiadau i swyddi a gweithgareddau oedd wedi eu gweithredu. Ategwyd bod grantiau hefyd wedi eu derbyn a olygai nad oedd tanwariant yn erbyn y gyllideb craidd.

 

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â’r sefyllfa ddiweddaraf o ran Premiwm Treth Cyngor adroddwyd disgwylir casglu £2.7m eleni yn unol â’r amcangyfrif yn y gyllideb, a bod swyddogion ac Aelodau yn pwyso ar Lywodraeth Cymru am ddiweddariad ynglŷn â’r eiddo sy’n trosglwyddo’n fusnesau.

 

Derbyniwyd sylw bod Grŵp Tasg o Aelodau’r Pwyllgor Craffu Cymunedau wedi’i sefydlu i ystyried  opsiynau ar gyfer rheoli parcio yn wyneb heriau ariannol, ond ymddengys o’r adroddiad ar gyllideb 2019/20 bod yr Adran Amgylchedd eisoes wedi  llwyddo i or-gyflawni ar y targed incwm. Mewn ymateb, amlygodd yr Aelod Cabinet fod gan yr Adran Amgylchedd gynllun arbediad hanesyddol i’w gyflawni erbyn 2020/21, ac ymhellach, mewn cynlluniau tuag at y targed £2m cyfredol, dylai’r adrannau gynnig arbedion sy’n lleihau gwariant, neu gynnig ffrwd incwm newydd, yn hytrach na chodi prisiau am wasanaethau cyfredol.

 

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad gan nodi’r sefyllfa a’r risgiau perthnasol yng nghyswllt cyllidebau’r Cyngor a’i adrannau

 

9.

RHAGLEN GYFALAF 2019/20 - ADOLYGIAD DIWEDD AWST pdf eicon PDF 188 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cyllid  (ynghlwm).

 

Dogfennau ychwanegol:

Cofnod:

 

Cyflwynwyd yr  adroddiad gan y Cynghorydd Ioan Thomas (Aelod Cabinet Cyllid) er gwybodaeth i’r Aelodau gael ystyried risgiau sydd yn deillio o’r rhaglen gyfalaf a chraffu penderfyniadau’r Cabinet. Cyfeiriwyd at y prif gasgliadau oedd wedi eu rhestru yn yr adroddiad  ynghyd â manylion y grantiau ychwanegol roedd y Cyngor wedi llwyddo i’w denu ers sefydlu’r gyllideb wreiddiol. Tynnwyd sylw at y newidiadau i’r ffynonellau ariannu sydd yn golygu cynnydd £17.85m yn y rhaglen gyfalaf dair blynedd ers sefydlu’r gyllideb wreiddiol. Amlygwyd bod £5,353k benthyca arall ychwanegol yn y tabl ariannu yn deillio o’r Cynlluniau Atal Llifogydd. Gyda’r Fenter Benthyca Llywodraeth Leol (MBLlL), eglurwyd fod Llywodraeth Cymru yn ariannu 75% o gost y cynllun, trwy ddigolledu costau benthyca’r Cyngor dros gyfnod o 25 mlynedd yn y Grant Cefnogaeth Refeniw (GCR) blynyddol. Cadarnhawyd fod y 25% sydd i’w ariannu gan y Cyngor eisoes wedi ei glustnodi fel rhan o’r Cynllun Asedau.

 

Yng nghyd-destun penderfyniad diweddar Llywodraeth San Steffan i godi cyfraddau llog y ‘PWLB’ 1% yn uwch, sydd yn golygu bod cost benthyg yn uwch i’r awdurdodau lleol, eglurwyd gyda’r Cynllun Menter mai Llywodraeth Cymru sy’n ariannu’r llog. O ganlyniad, gofynnwyd y cwestiwn, os ydy’r arian rydym yn ei dderbyn gan y Llywodraeth yn adlewyrchu’r lefel llog uwch rydym yn gorfod talu i fenthyg? Cadarnhawyd bod amodau’r drefn yn galluogi’r Cyngor i hawlio mwy o gyfraniad, gan fod symudiad mwy na 0.5% yn y gyfradd, ac felly bydd Llywodraeth Cymru yn ariannu’r cynnydd.

 

Mewn ymateb i’r sylw bu codiad yn y gyfradd llog, nodwyd bod cyfraddau wedi disgyn yn y gorffennol ac mai dychwelyd i lefel isel oedd y codiad yn hytrach na ‘rhywbeth anarferol’. Nododd y Pennaeth Cyllid bod y codiad diweddar yn annisgwyl ac er bod llogau wedi disgyn yn raddol ers 2008, mae codiad o 1% erbyn hyn yn naid eithaf sylweddol.

 

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad gan nodi’r sefyllfa a’r risgiau perthnasol yng nghyswllt rhaglen gyfalaf y Cyngor