Rhaglen a chofnodion

Lleoliad: Siambr Hywel Dda, Swyddfa'r Cyngor, Caernarfon LL55 1SH

Cyswllt: Bethan Adams  01286 679020

Gweddarllediad: Gwylio'r gweddarllediad

Eitemau
Rhif eitem

1.

YMDDIHEURIADAU

Derbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnod:

Y Cynghorwyr Berwyn Parry Jones, Huw G. Wyn Jones, John Pughe Roberts a Gethin Glyn Williams.

2.

DATGAN BUDDIANT PERSONOL

Derbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnod:

Datganodd y Cynghorydd Alwyn Gruffydd fuddiant personol, yn eitem 5 ar y rhaglen ‘Cyllideb Refeniw 2018/19 – Adolygiad Diwedd Tachwedd’, oherwydd ei fod yn berchennog tŷ gwag.

 

Nid oedd yr aelod o’r farn ei fod yn fuddiant a oedd yn rhagfarnu ac ni adawodd y cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem.

3.

MATERION BRYS

Ystyried unrhyw fater arall sydd yn teilyngu sylw brys ym marn y Cadeirydd.

Dogfennau ychwanegol:

4.

COFNODION pdf eicon PDF 121 KB

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion cyfarfod o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 29 Tachwedd 2018, fel rhai cywir.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnod:

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion cyfarfod o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 29 Tachwedd 2018, fel rhai cywir.

5.

CYLLIDEB REFENIW 2018/19 – ADOLYGIAD DIWEDD TACHWEDD pdf eicon PDF 216 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnod:

Cyflwynwyd yr adroddiad gan yr Uwch Reolwr Cyllid, gosododd y cyd-destun ac ymhelaethodd ar gynnwys yr adroddiad a gyflwynwyd i’r Cabinet ar 22 Ionawr 2019. Amlygodd ers 2015, bod y Cyngor wedi wynebu gwireddu arbedion o oddeutu £27 miliwn, a oedd yn heriol i’w gyflawni. Nododd bod adolygiad ddiwedd Tachwedd o’r cyllidebau yn dangos darlun cymysg gyda rheolaeth ariannol dderbyniol gan nifer o adrannau’r Cyngor. Eglurodd y rhagwelir gorwariant sylweddol gan yr Adran Addysg, Adran Plant a Theuluoedd ynghyd â’r Adran Priffyrdd a Bwrdeistrefol, a bod camau gweithredu pendant i sicrhau rheolaeth o’u cyllidebau erbyn 31 Mawrth 2019.

 

Tynnodd sylw at benderfyniad y Cabinet:

 

Derbyn yr adroddiad ar adolygiad diwedd Tachwedd 2018 o’r Gyllideb Refeniw, a nodi y sefyllfa ariannol ddiweddaraf parthed cyllidebau pob adran / gwasanaeth.

·         Gofyn i’r Aelod Cabinet ar gyfer Oedolion, Iechyd a Llesiant, ynghyd â'r Pennaeth Adran, i fynd at wraidd gorwariant y gwasanaeth Darparu a chymryd camau i leihau'r gorwariant, ac i adrodd i'r Cabinet ar y cynllun ymateb.

·         Oherwydd cynnydd yn y gorwariant ar nifer o benawdau'r gyllideb gan yr Adran Plant a Theuluoedd ers yr adolygiad diwethaf, i ystyried y sefyllfa pan dderbynnir adroddiad perfformiad yr Aelod Cabinet (Cabinet 29/01/19) gyda golwg ar geisio lleihau'r gorwariant erbyn diwedd y flwyddyn ariannol.

·         Oherwydd lefel y gorwariant ar gludiant disgyblion gan yr Adran Addysg, i ystyried y sefyllfa pan dderbynnir adroddiad yr Aelod Cabinet (Cabinet 29/01/19).

·         Caniatáu'r Adran Amgylchedd i neilltuo (£60k) o danwariant yr adran ar gyfer cynnal adolygiad gan gomisiynu ymchwil gan y Brifysgol a chyflogi swyddogion ychwanegol i gasglu tystiolaeth yn y maes Cludiant Cyhoeddus yn dilyn nifer o faterion dros y blynyddoedd diwethaf.

·         Cynaeafu (£2,984k) o'r tanwariant net ar gyllidebau Corfforaethol,

Ø  gyda (£700k) cysylltiedig â’r premiwm Treth y Cyngor i’w neilltuo i gronfa benodol i’w ystyried ar gyfer y Strategaeth Dai.

Ø  (£435k) yn ymwneud â chostau cyfalaf i’w drosglwyddo i gronfa ariannu’r rhaglen gyfalaf.

Ø  gyda’r gweddill sef (£1,849k) i'w drosglwyddo i Gronfa Cefnogi’r Strategaeth Ariannol i gynorthwyo gyda phwysau anochel un-tro ar gyllidebau'r Cyngor.”

 

Yn ystod y drafodaeth ddilynol ymatebodd y swyddogion a’r Aelod Cabinet Cyllid i sylwadau ac ymholiadau’r aelodau fel a ganlyn:

·         Bod y gorwariant ar gludiant disgyblion wedi ei drafod yng nghyfarfod y Cabinet ar 29 Ionawr 2019 yng nghyd-destun adroddiad perfformiad yr Aelod Cabinet Addysg. Byddai datrysiad i leihau’r gorwariant yn cymryd amser. Roedd bwriad i newid y dull darparu cludiant er mwyn cael darpariaeth ratach, oherwydd ei fod yn ddatrysiad tymor hir rhoddwyd ychwaneg o arian yng nghyllideb 2018-19 er mwyn cyfarch y gorwariant. Nid oedd yr arian ychwanegol yn cyfarch yr holl orwariant gan y disgwyliwyd datrysiad gan yr Adran Addysg a’r Adran Amgylchedd.

·         O ran incwm parciau a thraethau yn yr Adran Economi a Chymuned, bod yr adroddiad yn adlewyrchu sefyllfa incwm cyffredinol adrannol. Yn gyffredinol defnyddir incwm a gynhyrchwyd yn adrannol ar gyfer gwasanaethau eraill o  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 5.

6.

RHAGLEN GYFALAF 2018/19 – ADOLYGIAD DIWEDD TACHWEDD pdf eicon PDF 212 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnod:

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Cyllid yn rhoddi manylion am y rhaglen ddiwygiedig a’r ffynonellau ariannu perthnasol.

 

Gosododd yr Uwch Reolwr Cyllid y cyd-destun ac ymhelaethodd ar gynnwys yr adroddiad a gyflwynwyd i’r Cabinet ar 22 Ionawr 2019. Nododd bod cynnydd o £4.249 miliwn yn y gyllideb ar gyfer y rhaglen gyfalaf ers yr adolygiad diwethaf, gyda £3.4 miliwn ychwanegol wedi llithro i flwyddyn ariannol 2019/20, ond nid oedd unrhyw golled ariannu. Eglurodd bod cynlluniau pendant mewn lle i fuddsoddi oddeutu £28.5 miliwn yn 2018/19, gyda £ 9.2miliwn (32%) ohono wedi ei ariannu trwy ddenu grantiau penodol. Tynnwyd sylw at benderfyniad y Cabinet.

 

PENDERFYNWYD nodi’r sefyllfa a’r risgiau perthnasol yng nghyswllt rhaglen gyfalaf y Cyngor.

7.

TROSOLWG ARBEDION: ADRODDIAD CYNNYDD AR WIREDDU CYNLLUNIAU ARBEDION pdf eicon PDF 194 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnod:

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Cyllid a oedd yn adrodd ar sefyllfa ddiweddaraf gwireddu cynlluniau arbedion.

 

Gosododd yr Uwch Reolwr Cyllid y cyd-destun ac ymhelaethodd ar gynnwys yr adroddiad a gyflwynwyd i’r Cabinet ar 22 Ionawr 2019. Nododd bod dros 95%, sef £23 miliwn o’r cyfanswm o £24 miliwn o gynlluniau arbedion ar gyfer 2015/16 – 2017/18, wedi eu gwireddu gyda dim ond ychydig o lithriad ar 15 o gynlluniau.

 

Tynnodd sylw bod dros £2.5 miliwn o arbedion wedi eu cynllunio yn Strategaeth Ariannol 2018/19, gyda 62% o’r 29 o gynlluniau wedi’u gwireddu, 7 ar drac i gyflawni’n amserol a dim ond llithriad ar 5 cynllun. Ymhelaethodd mai un o’r llithriadau oedd y cynllun “Dechrau i’r Diwedd” yn yr Adran Plant a Theuluoedd, gydag arbedion o £250,280 ar gyfer 2018/19. Eglurodd bod y cynllun wedi bod yn destun adolygiad ar y cyd rhwng yr Adran Plant a Theuluoedd, Cyllid a’r Rheolwr Ymchwil a Gwybodaeth, gan ail ymweld â thybiaethau'r model ‘Dechrau i’r Diwedd’ gwreiddiol. Nododd bod niferoedd y nosweithiau plant mewn lleoliadau preswyl wedi lleihau ond fod newid yn y proffil a chymhlethdod yr achosion, gan effeithio ar gyfartaledd cost lleoliadau. ‘Roedd lleihad yn ogystal yng nghyfraniadau gan y Gwasanaeth Iechyd.

 

Nododd ei fod yn anorfod bod gwireddu bron i £27 miliwn o arbedion ers Ebrill 2015 wedi bod yn heriol. Cadarnhaodd bod cynnydd wedi ei wneud ar draws y Cyngor i wireddu’r arbedion. Tynnwyd sylw at benderfyniad y Cabinet.

 

Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod parthed lleihad yng nghyfraniadau gan y Gwasanaeth Iechyd, eglurodd yr Uwch Reolwr Cyllid bod newidiadau yn y math o achosion yn golygu fod cyfraniadau’r Gwasanaeth Iechyd yn llai.

 

Mewn ymateb i sylw gan aelod, nododd yr Aelod Cabinet Cyllid bod y Cabinet yn ystyried y sefyllfa o ran gwireddu arbedion yn gyson. Eglurodd bod llithriad yng nghyflawniad cynlluniau arbedion yn gyfrifoldeb ar y Pennaeth a’r Aelod Cabinet perthnasol. Nododd er nad oedd yn hapus bod rhaid darganfod arbedion ei fod yn fodlon o ran yr arbedion a wireddwyd a bod trefniadau cadarn i sicrhau gwireddu arbedion.

 

PENDERFYNWYD nodi’r sefyllfa a’r risgiau perthnasol yng nghyswllt y trosolwg arbedion.

8.

CYLLIDEB 2019/20 pdf eicon PDF 145 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnod:

Cyflwynwyd adroddiad yr Aelod Cabinet Cyllid ar Gyllideb y Cyngor ar gyfer 2019/20 er mwyn rhoddi cyfle i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu graffu’r wybodaeth o ran ei briodoldeb ariannol a’r risgiau perthnasol, cyn i’r adroddiad fynd gerbron y Cabinet ar 19 Chwefror.

 

Gosodwyd cefndir a chyd-destun i’r adroddiad gan yr Aelod Cabinet Cyllid. Eglurodd bod yr holl aelodau wedi cael mewnbwn mewn gweithdai a bod ymgynghoriad cyhoeddus wedi ei gynnal ar Dreth y Cyngor ynghyd â’r cynlluniau arbedion. Nododd bod trafodaethau manwl wedi arwain at y gyllideb a argymhellwyd.

 

Manylodd y Pennaeth Cyllid ar gynnwys yr adroddiad, gan nodi bod bwlch ariannol o £13 miliwn a oedd yn cynnwys costau chwyddiant o £7.5 miliwn a galw anorfod am wasanaethau o £4 miliwn. Nododd nad oedd y cynnydd grant gan Lywodraeth Cymru i’r awdurdodau lleol yn ddigonol i gwrdd â’r costau hyn. Cyfeiriodd at Atodiad 2 o’r adroddiad a oedd yn cynnwys manylion bidiau ariannol anorfod i ymateb i’r pwysau ar wasanaethau, gwerth cyfanswm o £2.5 miliwn. Ymhelaethodd bod y bidiau ariannol wedi eu trafod mewn gweithdai yn fis Rhagfyr, lle'r oedd yr aelodau’n cydsynio bod y gwariant yn anorfod. Amlygodd bod gofynion gwario 2019/20, cyn arbedion, yn £253.2 miliwn.

 

Nododd bod £2.48 miliwn o arbedion eisoes wedi’u cymeradwyo, bod £2.45 miliwn o arbedion arfaethedig, £0.5 miliwn o arbedion effeithlonrwydd pellach, a oedd yn dod i gyfanswm o £5.4 miliwn o arbedion i leihau’r bwlch.

 

Tynnodd sylw at yr hyn a argymhellir i’r Cabinet ei gymeradwyo, sef:

 

“(a)  Argymell i’r Cyngor (yn ei gyfarfod ar 7 Mawrth 2019) y dylid: 

 

1.    Sefydlu cyllideb o £247,797,900 ar gyfer 2019/20 i’w ariannu drwy Grant Llywodraeth o £176,551,790 a £71,246,110 o incwm o’r Dreth Cyngor gyda chynnydd o 5.5%.

 

2.    Ychwanegu £18,316,130 at y rhaglen gyfalaf i’w wario yn 2019/20 er mwyn sefydlu rhaglen gyfalaf gwerth £34,991,250 erbyn 2019/20 i’w ariannu o’r ffynonellau a nodir yn Atodiad 4 i’r adroddiad.

 

(b)     Cymeradwyo symud ymlaen i weithredu’r rhestr cynlluniau arbedion sy’n Atodiad 3, er mwyn sefydlu’r gyllideb argymhellir i’r Cyngor llawn.

 

(c)     Nodi’r Strategaeth Ariannol Tymor Canol a’r tafluniadau sy’n Atodiad 8, a mabwysiadu’r cynllun sy’n rhan 18-20 ohono.”

 

Nododd bod yr hyn a argymhellir yn amodol ar benderfyniad y Cabinet i gymeradwyo symud ymlaen i weithredu’r cynlluniau arbedion a oedd wedi eu cynnwys yn Atodiad 3, neu i beidio gweithredu ambell gynllun, fel yr awgrymwyd yn Atodiad 12. Eglurodd pe byddai penderfyniad i beidio gweithredu’r 5 cynllun yn Atodiad 12, byddai’r ffigyrau yn newid i:

·         sefydlu cyllideb o £247,869,620 ar gyfer 2019/20,

·         i’w ariannu drwy Grant Llywodraeth o £176,551,790,

·         a £71,317,830 o incwm o’r Dreth Cyngor gyda chynnydd o 5.6%.

 

Cyfeiriodd at yr asesiad effaith o safbwynt cydraddoldeb, asesiad llesiant o ran gofynion Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015 ynghyd ag asesiad o gadernid yr amcangyfrifon a oedd yn nodi’r risgiau.

 

Amlygodd bod Strategaeth Ariannol Tymor Canol wedi ei lunio,  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 8.

9.

ADRODDIAD STRATEGAETH CYFALAF 2019/20 pdf eicon PDF 97 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnod:

Cyflwynodd yr Uwch Reolwr Cyllid yr adroddiad, gan nodi bod yr adroddiad yn ofyniad newydd gan CIPFA (Chartered Institute of Public Finance) ar Gynghorau, a ddaethpwyd i rym ar gyfer blwyddyn ariannol 2019/20 ymlaen. Eglurodd mai bwriad yr adroddiad oedd rhoi cyd-destun hir dymor i benderfyniadau gwariant cyfalaf a buddsoddiadau gan Gynghorau gan ystyried y risgiau. Roedd yr adroddiad yn dod a’r rhaglen gyfalaf ac adroddiad arferol Rheolaeth Trysorlys o fewn yr un adroddiad.

 

Manylodd ar gynnwys yr adroddiad gan dynnu sylw bod bwriad i wario £35 miliwn ar wariant cyfalaf yn 2019/20, a bron i £18.8 miliwn ar gyfer 2020/21 a £9.3 miliwn 2021/22. Nododd bod prif brosiectau cyfalaf 2019/20 yn cynnwys gwariant o £8.7 miliwn ar Ysgolion Unfed Ganrif ar Hugain, £2.7 miliwn ar atgyweirio priffyrdd a £2.7 miliwn ar y Strategaeth Dai, gyda £11.7 miliwn ar gyfer y Cynllun Rheoli Asedau i’w ddyrannu. Amlygodd bod y rhan Rheolaeth Trysorlys o’r adroddiad yn cynnwys gwybodaeth am y strategaeth fenthyca, buddsoddi, ymrwymiadau, rheoli hylifedd, rhagolygon economaidd a rhagolygon credyd, gyda’r wybodaeth gefnogol a’r manylder wedi ei gynnwys yn Atodiad C.

 

Eglurodd bod gofyn i’r Pwyllgor fabwysiadu’r wybodaeth yn yr adroddiad gan ystyried unrhyw risgiau a oedd yn codi o’r strategaeth cyn ei gyflwyno i’r Cyngor Llawn ar 7 Mawrth 2019.

 

Nododd aelod ei gwerthfawrogiad o’r hyfforddiant a gynhaliwyd ar 16 Ionawr 2019 i aelodau’r Pwyllgor yn y maes rheolaeth trysorlys gydag ymgynghorwyr o gwmni Arlingclose, sef ymgynghorwyr rheolaeth trysorlys y Cyngor, gan ofyn i’w diolchiadau gael ei drosglwyddo i’r ymgynghorwyr.

 

Mewn ymateb i ymholiad gan aelod parthed cyllid ar gyfer y Strategaeth Dai, nododd y Prif Weithredwr bod yr Adran Oedolion, Iechyd a Llesiant yn trafod cynlluniau penodol gyda’r Aelod Cabinet Tai, Hamdden a Diwylliant ac mi fyddai’r Strategaeth Dai gerbron y Cabinet yn fuan.

 

Mewn ymateb i ymholiad pellach, eglurodd y Prif Weithredwr bod y £2.7 miliwn ar gyfer atgyweirio priffyrdd yn dderbyniad grant gan Lywodraeth Cymru ac mai arian incwm Premiwm Treth y Cyngor oedd y £2.7 miliwn ar gyfer y Strategaeth Dai. Ymhelaethodd y Pennaeth Cyllid bod y Strategaeth Dai yn uchelgeisiol ac yn edrych ar gyfnod estynedig o 5 i 10 mlynedd ac ar hyn o bryd yn cael ei fireinio. Nododd yr aelod ei fod yn edrych ymlaen at glywed y cynlluniau ynghlwm â’r Strategaeth Dai.

 

Holodd aelod yng nghyswllt penderfyniadau a wnaethpwyd yn y gorffennol o ran benthyciadau’r Cyngor ac a rhagwelwyd newid yng nghyfraddau llog. Mewn ymateb, eglurodd y Pennaeth Cyllid bod cyfraddau llog uwch ar fenthyciadau yn dyddio nôl i’r wythdegau a bod rhan fwyaf ohonynt yn dod i ben. Ychwanegodd y byddai hyn yn addasiad positif i’r gyllideb gan ni fyddai’r Cyngor yn talu cyfraddau llog uwch ac ni ragwelwyd y byddai llogau’n codi’n uchel. Eglurodd bod y Cyngor yn hunan fenthyca gan gadw benthyciadau allanol i leiafswm. 

 

PENDERFYNWYD nodi a derbyn yr adroddiad a’r risgiau perthnasol.

10.

CYNNYRCH ARCHWILIO MEWNOL 19/11/18 - 1/2/19 pdf eicon PDF 204 KB

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnod:

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio yn amlinellu gwaith Archwilio Mewnol am y cyfnod. Nodwyd bod 12 adroddiad am archwiliadau o’r cynllun gweithredol ac un archwiliad grant wedi eu cwblhau. Tynnwyd sylw o ran archwiliadau dilyniant, bod gweithrediad derbyniol ar 71.17% o’r camau cytunedig, sef 116 allan o 163.

 

Rhoddwyd ystyriaeth i’r adroddiadau yn unigol ac yn ystod y drafodaeth cyfeiriwyd at y prif faterion canlynol

 

Trefniadau Diogelu - Sefydliadau

 

Mewn ymateb i ymholiad gan aelod, eglurodd y Rheolwr Archwilio bod system yn amlygu pan fo angen adnewyddu dadleniad gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS). Ymhelaethodd ei fod yn broses hir a bod cyfrifoldeb ar yr unigolyn i gyflwyno cais. Ychwanegodd bod gwendidau wedi eu hadnabod o ran cyflwyno modiwlau hyfforddiant diogelu i staff ac o’r herwydd bod archwiliad yng nghyswllt adolygiad o drefniadau hyfforddiant ar yr ystod o fodiwlau diogelu wedi ei gynnwys yng Nghynllun Archwilio Mewnol 2019/20.

 

Nododd aelod ei phryder o ran yr amrywiaeth yn y nifer o staff a oedd wedi cwblhau’r modiwlau diogelu yn y canolfannau hamdden. Holodd beth fyddai’r trefniadau yn dilyn trosglwyddo’r canolfannau hamdden i gwmni Byw’n Iach Cyf. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio y byddai gwaith dilyniant ar archwiliadau canolfannau hamdden yn cael eu cwblhau cyn trosglwyddo i’r cwmni ar 1 Ebrill 2019 a byddai hyn a ddarganfuwyd yn cael ei adrodd i’r Pwyllgor. Ymhelaethodd y byddai adroddiadau archwilio yn cael eu cyflwyno i Fwrdd Byw’n Iach Cyf yn dilyn y trosglwyddiad.

 

Mewn ymateb i gwestiwn pellach, nododd y Rheolwr Archwilio ei fod yn debygol y byddai’r cwmni yn gweithredu yn unol â chyfundrefnau’r Cyngor yng nghyswllt dadleniadau.

 

Nododd aelod y dylai’r archwiliad dderbyn ystyriaeth gan y Gweithgor Gwella Rheolaethau oherwydd bod diffygion wedi eu hamlygu.

 

Mewn ymateb i sylw, nododd y Rheolwr Archwilio oherwydd ei fod yn fater corfforaethol roedd  trefniadau hyfforddiant yn amrywio ac yn sefyllfa gweithwyr tymhorol ei fod yn fwy problemus, ond yn bwysig eu bod hwythau yn derbyn yr hyfforddiant. Eglurodd pe byddai’r archwiliad yn derbyn ystyriaeth yn y gweithgor, mai Cadeirydd y Panel Gweithredol Diogelu fyddai’n bresennol ac mi fyddai’n anodd iddo egluro’r sefyllfa o ran staff traethau ac harbyrau. Nododd bod y Panel Gweithredol yn anfon neges i’r timau rheoli adrannol ac fe ddylai gael ei raeadru i reolwyr i sicrhau gweithrediad.

 

Tynnodd aelod sylw bod y cam gweithredu i barhau i godi ymwybyddiaeth gweithwyr y Cyngor o drefniadau diogelu corfforaethol a’r angen i gwblhau hyfforddiant, ond bod angen ychwaneg o waith i wella’r lefel sicrwydd a oedd yn bresennol yn gyfyngedig.

 

Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol

 

Nododd aelod y dylai’r archwiliad dderbyn ystyriaeth gan y Gweithgor Gwella Rheolaethau oherwydd bod yr archwiliad wedi derbyn lefel sicrwydd cyfyngedig.

 

Cronfa’r Degwm

 

Eglurodd y Rheolwr Archwilio bod y Gronfa yn cwmpasu Gwynedd, Conwy ac Ynys Môn gydag anghydfod trawsffiniol hirdymor yng nghyswllt darn o dir wedi ei ddatrys bellach a symudiad i ddatgymalu’r gronfa  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 10.

11.

CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL 2018/19 pdf eicon PDF 128 KB

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio ar y cynnydd ar Gynllun Archwilio Mewnol 2018/19.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnod:

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio yn rhoi diweddariad ar y sefyllfa gyfredol o ran cwblhau cynllun archwilio mewnol 2018/19.

 

Adroddwyd bod y Gwasanaeth Archwilio Mewnol hyd at 1 Chwefror 2019 wedi cwblhau 58.33% o’r cynllun, gyda 35 o’r 60 archwiliad yng nghynllun 2018/19 wedi eu rhyddhau yn derfynol. Tynnwyd sylw at yr addasiadau i’r Cynllun.

 

PENDERFYNWYD derbyn a nodi cynnwys yr adroddiad fel diweddariad o gynnydd yn erbyn cynllun archwilio mewnol 2018/19.

12.

CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL DRAFFT 2019/20 pdf eicon PDF 98 KB

Cyflwyno Cynllun Archwilio Mewnol Drafft ar gyfer y flwyddyn 1 Ebrill 2019 – 31 Mawrth 2020.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnod:

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio yn rhoi manylion am gynllun drafft o waith y Gwasanaeth Archwilio Mewnol am y flwyddyn ariannol 2019/20 er sylwadaeth a chymeradwyaeth y Pwyllgor. Nodwyd er mwyn sicrhau bod y materion cywir yn cael eu hadolygu, yn gyntaf rhoddwyd ystyriaeth i’r Gofrestr Risg Corfforaethol yn ogystal â chofrestrau risg pob adran.

 

Tynnwyd sylw y rhagwelwyd y byddai oddeutu 766 diwrnod o adnoddau archwilio ar gael i gwblhau cynllun archwilio 2019/20.

 

Mewn ymateb i sylw gan aelod yng nghyswllt gweld tueddiadau ar draws adrannau’r Cyngor, nododd yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg bod cofnodi risgiau yn adnabod tueddiadau gyda chofrestrau risg adrannol yn gallu bwydo i mewn i’r Gofrestr Risg Gorfforaethol. Ychwanegodd bod amlygu tueddiadau yn ddibynnol ar ansawdd y wybodaeth ac y byddai’r Gwasanaeth Yswiriant a Risg yn cysylltu gyda phob adran er mwyn eu cefnogi i sicrhau bod risgiau wedi eu cofnodi’n briodol.

 

Holodd aelod a fyddai’n bosib edrych ar gynlluniau corfforaethol a sut y gellir eu pecynnu i ymateb i agweddau trawsadrannol. Holodd ymhellach o ran y nifer o ddyddiau a ddynodwyd ar gyfer yr archwiliad ‘Diwylliant a Moeseg’ gan nodi ei fod yn fater cymhleth a dylid ail-ystyried y nifer o ddyddiau a ddynodwyd ar gyfer yr archwiliad er mwyn cael darlun mwy cynhwysfawr.

 

Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio ei bod yn cyfeirio at Gynllun y Cyngor wrth lunio’r cynllun archwilio. Tynnodd sylw bod rheolwyr prosiect yn gyfrifol am gynlluniau corfforaethol a gyda phrinder adnoddau archwilio ei fod yn anodd clustnodi llawer o ddyddiau i gynnal archwiliad mewn maes penodol ond fe edrychir ar reolaeth o’r prosiect o ran amserlen, ei fod wedi ei gynllunio’n iawn ac os cedwir cofnod o’r elfennau ariannol.

 

Nododd aelod byddai mesur ‘Diwylliant a Moeseg’ yn anodd ei gyflawni gan ofyn sut y bwriedir ei fesur. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio y bwriedir llunio holiadur syml gan ofyn cwestiynau am faterion megis cofnodi oriau yn gywir a gweithrediad o Bolisi Canu’r Gloch.

 

Mewn ymateb i sylwadau pellach gan aelodau parthed yr archwiliad ‘Diwylliant a Moeseg’, nododd y Rheolwr Archwilio y byddai’n gwneud gwaith ymchwil i’r maes.

 

PENDERFYNWYD cymeradwyo’r Cynllun Archwilio drafft ar gyfer y cyfnod 1 Ebrill 2019 i 31 Mawrth 2020.

13.

STRATEGAETH GWRTH-DWYLL, GWRTH-LYGREDD A GWRTH-GWGRWOBRYWO CYNGOR GWYNEDD A CHYNLLUN YMATEB pdf eicon PDF 53 KB

Cyflwyno adroddiad yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg.

 

Dogfennau ychwanegol:

Cofnod:

Cyflwynwyd adroddiad yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg a oedd yn rhoi diweddariad ar drefniadau atal twyll ac atal llygredd y Cyngor ynghyd â chyflwyno rhaglen waith ar gyfer y tair blynedd nesaf.

 

Nodwyd er bod ‘Risg o Dwyll, Llwgrwobrwyo a/neu Lygredd’ yn cael ei ystyried yn risg isel roedd y Cyngor yn parhau i fod yn ymwybodol o’r risg gyda’r Cyngor wedi dioddef o ganlyniad i dwyll mawr yn y gorffennol. Manylwyd ar gynnwys yr adroddiad.

 

Eglurwyd y byddai’r Pwyllgor yn derbyn adroddiadau rheolaidd (oddeutu bob 6 mis) ar ymdrechion gwrth-dwyll, gwrthlygredd a gwrth-gwgrwobrwyo y Cyngor.

 

Nododd aelod bod y twyll ynghlwm â Express Motors wedi bod yn arswydus ac a fyddai budd o gael is-grŵp o’r Pwyllgor i edrych yn fanwl a dysgu gwersi ohono. Cyfeiriodd at y Strategaeth gan ofyn pa mor rheolaidd y byddai gweithdai efo swyddogion perthnasol i drafod materion yn codi, risgiau ymddangosol a rhannu arferion da yn cael eu cynnal. Holodd pa asiantaethau oedd y Cyngor yn cydweithio â hwy a pa mor rheolaidd yr adolygir y Strategaeth.

 

Mewn ymateb i’r sylwadau uchod, nododd yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg:

·         Bod y Pwyllgor eisoes wedi derbyn adroddiad ar Dwyll Express yn ei gyfarfod ar 29 Tachwedd 2018 ac wedi trafod y mater mewn manylder.  Bryd hynny, gofynnwyd i’r Adran Amgylchedd am adroddiad ynglŷn â lliniaru risg i’r Cyngor o ymrwymo i gytundeb newydd Cynllun Tocynnau Teithio Rhatach Llywodraeth Cymru. Ei fod yn benderfyniad yr aelodau os am drafod y ddwy achos o dwyll yn y maes cludiant cyhoeddus yn y Gweithgor Gwella Rheolaethau, ond roedd peryg drwy ganolbwyntio ar y twyll yma y collir golwg ar risgiau eraill o ystyried bod gan y Cyngor ystod eang o wasanaethau.

·         Nid oedd gan y Cyngor adnodd penodol gwrth-dwyll, fe gwblheir y gwaith o fewn adnoddau gydag archwilio mewnol yn gwneud y gwaith ymchwil. Bwriedir cynnal gweithdai rheolaidd efo swyddogion o wasanaethau gwahanol megis archwilio, budd-dal, trethi ac eraill, gan edrych ar risgiau a oedd yn ymddangos o brofiadau awdurdodau eraill.

·         Er nad oedd y Cynllun Ymateb wedi ei ddiwygio ers 2013, mi oedd dal yn addas i bwrpas gyda newidiadau o ran teitlau swyddi yn unig.

·         Roedd Swyddfa Archwilio Cymru yn arwain ar y Fenter Twyll Genedlaethol a gynhelir bob 2 flynedd i gymharu data asiantaethau a pe byddai rhywbeth yn cael ei amlygu fe gysylltir â’r asiantaeth berthnasol. Nododd unwaith bod digon o dystiolaeth i’w gyflwyno i’r heddlu yn dilyn ymchwiliad gan archwilio mewnol fe gyfeirir y wybodaeth i’r Swyddog Monitro.

 

Nododd aelod ei fod o’r farn bod angen rhoi ystyriaeth i’r ddwy achos o dwyll yn y maes cludiant cyhoeddus yn y Gweithgor Gwella Rheolaethau.

 

Holodd aelod os oedd system mewn lle i ymateb pan fo digwyddiadau o dwyll yn digwydd. Mewn ymateb, nododd yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg mai dyna oedd pwrpas y Cynllun Ymateb. Nododd mai rheolwyr a swyddogion oedd yn y lle gorau i ddarganfod twyll a bod angen codi ymwybyddiaeth er mwyn iddynt fod yn  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 13.