Rhaglen, penderfyniadau a chofnodion

 I dderbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan y Cynghorydd Hefin Underwood.

I dderbyn unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol.

I nodi unrhyw faterion sydd yn faterion brys yn nhyb y Cadeirydd er mwyn eu hystyried.

Nid oedd mater brys.

Bydd y Cadeirydd yn cynnig bod cofnodion cyfarfod diwethaf y pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 17/11/20 yn cael eu harwyddo fel cofnod cywir o’r cyfarfod.

Cytunwyd bod cofnodion y pwyllgor blaenorol ar y 17/11/2020 yn gywir.

I gyflwyno adroddiad blynyddol Pennaeth Gwasanaethau Democratiaeth i’r pwyllgor.

Derbyn yr adroddiad a chytunwyd i gyflwyno’r adroddiad i’r Cyngor Llawn ym mis Mai 2021.

PENDERFYNIAD 

Derbyn yr adroddiad a chytunwyd i gyflwyno’r adroddiad i’r Cyngor Llawn ym mis Mai 2021.

Cyflwynwyd adroddiad blynyddol drafft gan y Pennaeth Gwasanaethau Democratiaeth ar gyfer derbyn unrhyw sylwadau gan y pwyllgor cyn ei chyflwyno i’r Cyngor Llawn ym Mis Mai 2021.

Rhoddwyd rhagair yn nodi bod rôl gan y Pennaeth Gwasanaethau Democratiaeth, y Rheolwr Democratiaeth ac Iaith ynghyd a’r swyddogion, i adolygu’r gefnogaeth sydd ar gael i aelodau yn barhaus.

Adroddwyd yn ôl ar ddiwedd flwyddyn heriol gan bwysleisio a llongyfarch bod holl aelodau etholedig wedi ymgyfarwyddo gyda phwyllgorau rhithiol erbyn hyn.

Rhoddwyd trosolwg cryno ar gynnwys yr adroddiad gan dynnu sylw at lwyddiannau’r adran, yn cynnwys:

-       Addasu i ganiatáu mynediad o bell i swyddogion ac aelodau er mwyn gwireddu gofynion y ddeddf lywodraeth leol.

-       Cyfeirio yn uniongyrchol at Arweinydd Tîm Cyfieithu a’r cyfieithwyr am addasu i ddulliau newydd.

-       Cyfeirio’n uniongyrchol at y tîm T.G gyda chyfeiriad arbennig at y Rheolwr Swyddfa Rhaglen am ei ymroddiad a chymorth.

-       Trafod y prosiectau megis Porth Aelodau a’r Fewnrwyd sy’n sicrhau bod y wybodaeth bwysig ar gael i aelodau’n rhwydd.

-       Gofyn i aelodau os yw cynnwys yr adroddiad yn cyfarch eu hanghenion.

Yn ystod y drafodaeth, cafwyd y sylwadau isod gan aelodau:

-       Diolchwyd am yr adroddiad a’r wybodaeth gynhwysfawr gan nodi bod derbyn y rhain yn caniatáu i’r aelodau wybod am weithdrefnau’r adran.

-       Nodwyd nad oedd y porth aelodau yn hollol barod i’w ddefnyddio ond mynegwyd brwdfrydedd at gael ei defnyddio yn y dyfodol agos.

-       Croesawyd y ffordd newydd ymlaen o barhau â phwyllgorau’n rhithiol ar gyfer y mwyafrif helaeth ohonynt, nodwyd rhesymau o blaid hyn megis arbed amser teithio a hybu mwy o bobl i sefyll mewn etholiad yn y dyfodol.

-       Tynnwyd sylw at yr angen i ystyried diogelu gwybodaeth Cynghorwyr.

-       Nodwyd bod angen sicrhau bod gan aelodau argaeledd lawn at adnoddau gan gynnwys dyfeisiau a’r cyswllt priodol at y we os bydd gweithdrefnau’n symud yn barhaol i fod yn rhai rhithiol.

-       Cymorth i adnewyddu adnoddau

-       Gofynnwyd a yw holl aelodau etholedig y Cyngor wedi cofrestru efo’r comisiynydd gwybodaeth.

Mewn ymateb i’r sylwadau hyn nododd y Pennaeth Gwasanaethau Democratiaeth bod y gwasanaeth T.G. yn y broses o edrych ar y Porth Aelodau i sicrhau mynediad i bawb gan fod angen mân addasiadau cyn ei lansio.

Cytunodd bod diogelu gwybodaeth yn elfen bwysig iddynt ei hystyried, yn enwedig gan bo  swyddogion ac aelodau yn gweithio o adref ac yn parhau i ddelio â gwybodaeth. Ategodd y bydd diogelu gwybodaeth yn bwnc i roi mwy o sylw iddo i’r dyfodol  ac y bydd mwy o wybodaeth yn cael ei adrodd yn ôl yn y dyfodol.

I ymgynghori gydag aelodau’r Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth ar fframwaith ddrafft ar gyfer cynnal cyfarfodydd a phwyllgorau gydag Aelodau i’r dyfodol.

Derbyn yr adroddiad.

PENDERFYNIAD

Derbyn yr adroddiad.

Cafwyd trosolwg o resymeg yr adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaethau Democratiaeth. Nodwyd mai diben yr adroddiad yw cyflwyno fframwaith ar gyfer cynnal pwyllgorau yn y dyfodol. Eglurwyd y byddai’r gyfran helaeth i’w cynnal yn rhithiol fodd bynnag cydnabuwyd y bydd angen rhai wyneb yn wyneb yn achlysurol.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Rheolwr Democratiaeth ac Iaith gan drafod yr egwyddorion drafft ar gyfer cynnal pwyllgorau a chyfarfodydd yn y sefyllfa bresennol a'r dyfodol. Trafodwyd y mathau gwahanol o sefyllfaoedd posib a pha bwyllgorau fyddai'n debygol o ddychwelyd i ffurf wyneb i wyneb pan fyddai modd gwneud hynny. Nodwyd mai’r eithriadau i bwyllgorau a chyfarfodydd rhithiol fydd cyfarfod y Cyngor Llawn, Pwyllgorau Apêl Cyflogaeth (yn ddibynnol ar ddymuniad yr apelydd), Is-bwyllgor Trwyddedu (yn ddibynnol ar ddymuniad yr ymgeisydd) a Phwyllgor Penodi Prif Swyddogion (ar achlysur cyfweliadau).

Ychwanegwyd yr angen i atgyfnerthu hawl a dyletswydd aelodau i siarad Cymraeg ym mhob cyfarfod. Nodwyd bod hyn yn hynod bwysig yn enwedig o fewn pwyllgorau a chyfarfodydd rhanbarthol gan fod angen hybu eraill i ddefnyddio’r Gymraeg er mwyn ei normaleiddio.

Yn ystod y drafodaeth, cafwyd y sylwadau isod gan aelodau:

-       Diolchwyd am yr adroddiad a nodwyd bod hyn yn newid aruthrol gan fod pwyllgorau a chyfarfodydd y Cyngor wedi digwydd wyneb i wyneb ers y cychwyn.

-       Codwyd ambell i bryder, yn arbennig sefyllfa ar gyfer aelodau newydd. Ategwyd bod naws y swyddfa a siambr yn gyfle i ryngweithio ac i sgwrsio gyda chyd-aelodau, bydd hyn efallai yn golled i rai fel aelodau newydd sydd angen ymgyfarwyddo ag aelodau a swyddogion ar gychwyn y tymor.

-       Gofynnwyd a fydd swyddogion yn profi'r un newidiadau yn eu dulliau o weithio fel bydd yr aelodau, h.y. a fyddant hwy yn parhau i gwrdd yn rhithiol wedi i gyfyngiadau llacio.

-       Cynigwyd y bydd yn hanfodol yn achlysurol i gwrdd wyneb yn wyneb er mwyn herio a chraffu.

-       Nodwyd bod argaeledd Teams yn hwyluso cysylltu â swyddogion yn ystod y cyfnod presennol gan ei fod yn fwy personol na galwad ffôn.

-       Gofynnwyd a fyddai'n bosib trefnu sesiwn hyfforddiant ar ddefnyddio Zoom i aelodau.

-       Atgyfnerthwyd pwysigrwydd atgoffa trefnyddion bod hawl i ddefnyddio’r  Gymraeg o fewn cyfarfodydd rhithiol. Ategwyd hyn drwy gynnig y dylid ei ychwanegu at brotocol cyfarfodydd rhithiol.

-       Nodwyd bod argaeledd swyddogion angen ei sicrhau cyn symud y trefniadau’n ffurfiol i fod yn rhithiol gan nad ydynt bob amser ar gael ar e-bost yn sydyn.

-       Gofynnwyd a oedd pawb, gan gynnwys aelodau a swyddogion, wedi cael eu holi am eu barn bersonol hwy ar symud i ddull rhithiol parhaol yn y dyfodol.

Cafwyd yr ymatebion isod i’r sylwadau:

-       Cadarnhawyd y bydd ceisiadau yn cael eu hystyried os bydd yr angen i gynnal cyfarfodydd wyneb i wyneb, yn enwedig mewn achosion pan fo’n angenrheidiol.

-       Nodwyd na fydd swyddogion yn dychwelyd i hen drefniadau yn y swyddfa  lle nad oes angen gwneud hynny. Ategwyd bod gwasanaethau yn y broses o adnabod pa swyddogaethau sy’n gallu cael eu  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 6.

I adrodd ar ymgynghoriad i god ymddygiad i Aelodau.

Derbyn yr adroddiad.

PENDERFYNIAD

Derbyn yr adroddiad.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Swyddog Monitro gan nodi bod yr Ombwdsman yn ymgynghori ar ganllawiau drafft newydd ar y Cod Ymddygiad ar gyfer aelodau Cynghorau Sir a Chynghorau Tref a Chymuned.

Nodwyd bod y ddogfen yn un ar gyfer esbonio’r cod i aelodau mewn modd dealladwy ag er mwyn sicrhau gwell dealltwriaeth ymysg aelodau o hyn sy’n gynwysedig.

Tynnwyd sylw at y prif agweddau o gorff yr adroddiad ac yn dilyn hynny gofynnwyd i aelodau’r pwyllgor am eu sylwadau. Ategwyd mai’r prif bwyntiau i’w hystyried yw pa mor ddefnyddiol ydy’r ddogfen ar gyfer eu cynorthwyo hwy yn bersonol i ddeall gofynion y cod ymddygiad ac a yw’r ddogfen o ddefnydd iddynt fel aelodau.

Eglurwyd y byddai’r sylwadau ar yr ymgynghoriad yn cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor Safonau ar yr 22ain o Chwefror, 2021.

Yn ystod y drafodaeth, cafwyd y sylwadau isod gan aelodau:

-       Nodwyd nad oedd y ddogfen yn trafod unrhyw gosbau posib a fydd yn disgyn ar aelodau petaent yn torri’r cod ymddygiad.

-       Rhoddwyd y sylw bod y cod ymddygiad yn pwysleisio rhagdybiaeth bod angen i gynghorwyr fod yn groendew ag i dderbyn y byddwch yn agored i feirniadaeth bersonol.

-       Ategwyd at hyn gan ofyn lle mae’r ffin i’r feirniadaeth oherwydd gall hynny rhwystro pobl rhag sefyll fel cynghorwyr.

-       Rhoddwyd sylw nad yw’r cod ymddygiad yn sôn am glercod cynghorau cymuned a nodwyd y gallai fod yn destun pryder ynghylch dyletswyddau’r clercod i ddatgan buddiannau lle bo’n briodol.

Cafwyd yr ymatebion isod i’r sylwadau, gan y Swyddog Monitro:

-       Nodwyd ei fod yn anodd adnabod ble mae’r ffin ynghylch beirniadaeth, fodd bynnag beirniadaeth wleidyddol yn unig sydd yn dderbyniol a difrïo personol yn annerbyniol.

-       Mewn ymateb i’r pryder ynghylch clercod cymuned, nodwyd bod ganddynt god ymddygiad uniongyrchol sef cod ymddygiad swyddogion statudol. Ategwyd bod y rheolau yn wahanol ond caiff ei weithredu yn yr un modd a chod ymddygiad aelodau etholedig.

I ddiweddaru aelodau ar y calendr cyfarfodydd.

Derbyn yr adroddiad gan gyflwyno’r argymhelliad i’r Cyngor llawn ym mis Mawrth, 2021.

PENDERFYNIAD:

Derbyn yr adroddiad gan gyflwyno’r argymhelliad i’r Cyngor llawn ym mis Mawrth, 2021

Cyflwynwyd y calendr arfaethedig gan yr Arweinydd Tîm Democratiaeth. Rhoddwyd gerbron y pwyllgor er mwyn derbyn sylwadau cyn ei gyflwyno i’r Cyngor llawn ym mis Mawrth. Ychwanegwyd bod y calendr sydd gerbron y pwyllgor heddiw eisoes wedi ei gylchredeg o amgylch swyddogion er mwyn sicrhau ei fod yn cyd-fynd â gofynion statudol a chyllidol.

Yn ystod y drafodaeth, cafwyd un sylw gan aelod nad oedd dyddiadau i weld ar gyfer pwyllgorau ardal.

Mewn ymateb, nododd  Arweinydd Tîm Democratiaeth nad yw pwyllgorau ardal yn rhan o’r calendr dan sylw, fodd bynnag bydd cyfarfodydd y pwyllgorau ardal  yn ail gychwyn yn y dyfodol agos.

I ddiweddaru aelodau ar yr hyfforddiant sydd wedi digwydd ers y cyfarfod diwethaf. I gynnwys copi o galendr hyfforddiant 2021/22.

Derbyn yr adroddiad.

 PENDERFYNIAD:

 Derbyn yr adroddiad

Cyflwynwyd adroddiad gan y Rheolwr Dysgu a Datblygu i ddiweddaru’r pwyllgor ar yr hyfforddiant sydd wedi bod ar gael i aelodau ers y pwyllgor diwethaf. Atgoffwyd y pwyllgor sut mae’r dulliau darparu hyfforddiant wedi addasu dros y cyfnod COVID-19. Ychwanegwyd bod hyn wedi bod yn gyfle i dreialu dull newydd o dderbyn adborth drwy ddull ar-lein.

Rhoddwyd crynodeb o’r digwyddiadau diweddar gan ategu bod cyfnod distaw cyn etholiad ar y gweill. Cyfeiriwyd at y rhaglen ddiweddaraf er gwybodaeth i aelodau’r pwyllgor a gofynnwyd am unrhyw fewnbwn gan aelodau ar feysydd hyfforddiant posib ar gyfer y dyfodol.

Yn ystod y drafodaeth, cafwyd y sylwadau isod gan aelodau:

-       Diolchwyd am y ddarpariaeth dda sydd wedi bod gyda hyfforddiant rhithiol ac ategwyd bod yr adroddiad yn ddarlun cywir o’r ddarpariaeth.

-       Nodwyd bod llawer mwy i’w weld yn mynychu sesiynau rhithiol o gymharu â rhai yn y gorffennol

-       Nodwyd gan aelod y byddai taflen adborth ar bapur yn ddefnyddiol gan fod aelodau yn derbyn nifer o e-byst a bod posibilrwydd ‘r e-bost adborth fynd ar goll yn eu canol.

-       Dywed fod y rhaglen hyfforddiant yn cynnwys nifer cytbwys o hyfforddiant yn ogystal ag cyfleoedd datblygiad personol.

-       Gofynnwyd a fydd modd uwch lwytho recordiadau o’r sesiynau hyfforddiant ar gyfer aelodau na ellir mynychu.

-       Rhoddwyd cais am sesiynau T.G er mwyn datblygu gwybodaeth yn y maes ac ategwyd byddai'r rhain yn fwy defnyddiol mewn grwpiau bach neu 1-i-1.

Mewn ymateb i’r sylwadau uchod nododd y Swyddog Datblygu Aelodau;

-       Byddai modd sicrhau bod taflenni yn cael eu cylchredeg er mwyn derbyn adborth aelodau yn dilyn sesiynau hyfforddiant.

-       Eglurwyd bod nifer o’r sesiynau diweddar wedi bod yn rhai ar gyfer codi ymwybyddiaeth felly doedd dim dull casglu adborth wedi ei rannu.

-       Cadarnhawyd bod cyfres o sesiynau T.G  mewn grwpiau bychain wedi eu trefnu ar gyfer mis Mawrth.

.